การจัดการเนื้อหาขององค์กรใน SharePoint

ในบทความนี้

• การจัดการเอกสาร

• จัดการสื่อดิจิทัล

• การจัดการระเบียน

• จัดการเนื้อหาเว็บ

การจัดการเอกสาร

ECM ในผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีของ SharePoint จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ทั้งยังให้ฟีเจอร์เพื่อช่วยให้คุณจัดการคอลเลกชันเอกสาร ดังนี้

• จัดการเนื้อหาที่หลากหลายจากส่วนกลาง    เก็บเนื้อหาในที่เก็บส่วนกลางซึ่งช่วยให้บุคคลค้นหา แชร์ และใช้ข้อมูล

• ทำงานกับคุณสมบัติของเอกสารอย่างง่ายดาย    แผงข้อมูลเอกสารช่วยให้คุณเรียกดูและแก้ไขคุณสมบัติเอกสาร (Metadata) ในเอกสารได้โดยตรง

• จัดการ Metadata จากส่วนกลาง    สร้างชุดและกลุ่มคำซึ่งช่วยให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและค้นหาเนื้อหา

• ทำเอกสารใดๆ ให้ไม่ซ้ำกัน    รหัสเอกสารมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับทุกแอสเซทในคอลเลกชันเนื้อหา...

• ประหยัดเวลา และนำการตั้งค่า    ชนิดเนื้อหาช่วยให้คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าที่ใช้ร่วมกันสำหรับชนิดเนื้อหา เช่นคู่มือหรือสเปคเฉพาะเจาะจง

• ควบคุมการเข้าถึงข้อมูล    สิทธิ์ที่กำหนดโดยเฉพาะให้แก่คุณมากมายแบบของเครื่องมือการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกระดับ จากเอกสารเดียวขึ้นไซต์เอง

• เพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลเอกสารที่ทำงานร่วมกัน    เวิร์กโฟลว์เอกสารที่มีอยู่แล้วภายในช่วยให้คุณเริ่มต้น ติดตาม และทำงานร่วมกันในกระบวนการที่มุ่งเน้นเรื่องเอกสารได้โดยตรงจากโปรแกรม Office บนเดสก์ท็อป

การจัดการสื่อดิจิทัล

ผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีของ SharePoint ได้รวมเอาฟังก์ชันการทำงานสำหรับเล่นและจัดการเนื้อหาสื่อดิจิทัล เช่น วิดีโอและเสียงเข้าไว้ด้วยกัน นี่คือข้อดีต่างๆ ของความสามารถเหล่านี้

• เล่นเนื้อหาสื่อได้โดยตรง    โปรแกรมเล่นวิดีโอและเสียงมีอยู่แล้วภายในผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถเล่นวิดีโอและเสียงได้โดยตรงจากพอร์ทัลไซต์ ไซต์ทีม หรือไซต์การประกาศ รวมไปถึงไซต์ที่สร้างขึ้นโดยชุมชนและไซต์การอบรมและการเรียนที่มีการจัดการ

• ใช้ไลบรารีสื่อที่ปรับให้เหมาะสม    ไลบรารีแอสเซทสื่อใน SharePoint Server ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับเนื้อหาสื่อ ฟีเจอร์การจัดการที่เป็นประโยชน์ทั้งหมดของไลบรารีเอกสารเหล่ามีพร้อมให้ใช้งานได้ เช่น Metadata ชนิดเนื้อหา และรหัสที่ไม่ซ้ำกัน นอกจากนี้แล้ว ไลบรารีแอสเซทสื่อยังมีมุมมองรูปขนาดย่อของรูปและวิดีโอพร้อมความสามารถที่มีอยู่ภายในสำหรับการเล่นตัวอย่างวิดีโอได้อีกด้วย

การจัดการระเบียนข้อมูล 

ความสามารถในการจัดการระเบียนที่รวบรวมไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บและป้องกันระเบียนทางธุรกิจในขั้นสุดท้ายได้ องค์กรสามารถใช้นโยบายการจัดการข้อมูลกับระเบียนทางธุรกิจได้ สิ่งนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการดำเนินคดีได้ด้วยการทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลดังกล่าวสอดคล้องกับข้อกำหนดหรือนโยบายทางธุรกิจขององค์กร

• ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ    นำนโยบายสำหรับการเก็บข้อมูล การป้องกันข้อมูล และการตรวจสอบไปใช้กับระเบียนทางธุรกิจเพื่อรับประกันว่ามีการเก็บระเบียนเหล่านี้ไว้อย่างถูกต้อง การติดตามการตรวจสอบจะให้ข้อมูลยืนยันแก่ผู้ตรวจสอบภายในและภายนอกว่าระเบียนต่างๆ ได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างเหมาะสม

• ช่วยรักษาความปลอดภัยธุรกิจและระเบียนที่สำคัญ    เก็บที่ปลอดภัยช่วยรับประกันได้ว่า ระเบียนจะถูกจัดเก็บในสถานะถูกล็อก ขั้นสุดท้าย

ค้นหาการดำเนินคดีง่ายให้แน่ใจว่า    ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณสามารถเรียกดูข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการค้นพบทางกฎหมายในลักษณะประหยัด วางพักสายแบบพิเศษบนระเบียนที่เฉพาะเจาะจงเพื่อป้องกันไม่ให้ทำลาย

การจัดการเนื้อหาทางเว็บ

ฟีเจอร์ การจัดการเนื้อหาเว็บ ทำให้คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้ได้

• สร้างและประกาศเนื้อหาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย    ใช้เครื่องมือที่คุ้นเคยเพื่อสร้างและประกาศเนื้อหาเว็บอย่างรวดเร็ว

• รักษารูปลักษณ์ที่สอดคล้องกันตลอดทั่วทั้งเว็บไซต์    สร้างหน้าต้นแบบและเค้าโครงหน้าที่ได้รับการอนุมัติซึ่งทำให้มีการระบุการกำหนดตราสินค้าและการนำทางของไซต์เพียงครั้งเดียวและถูกนำไปใช้ใหม่โดยผู้เขียนเนื้อหาได้

• ลดต้นทุนในการใช้งานและการจัดการในเว็บไซต์ของคุณ    ใช้โครงสร้างพื้นฐานแบบมัลติเทียร์โครงสร้างเดียวสำหรับการเผยแพร่เนื้อหาในไซต์ที่เป็นอินทราเน็ต เอ็กซ์ทราเน็ต และอินเทอร์เน็ตได้

ด้านบนของหน้า