Microsoft 365 มีกลุ่มหลากหลายประเภทที่สามารถช่วยให้ทีมทํางานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น กลุ่มแต่ละชนิดมีวัตถุประสงค์ที่ไม่ซ้ํากัน เช่น การจัดการการสนทนาทางอีเมล การแชร์ไฟล์ หรือการจัดกิจกรรม ในบทความนี้ เราจะสํารวจกลุ่มชนิดต่างๆ ใน Microsoft 365 และสิ่งที่สามารถนําไปใช้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกกลุ่มที่เหมาะสมกับความต้องการในการทํางานร่วมกันของทีมของคุณ
ชนิดกลุ่มใน Microsoft 365
- กลุ่ม Microsoft 365 ได้รับการออกแบบมาเพื่อการทํางานร่วมกันภายในองค์กรของคุณ They come with a group email address and SharePoint site where you can share documents, notes, and meeting agendas. คุณสามารถใช้กลุ่ม Microsoft 365 สําหรับการจัดการโครงการ การสื่อสารเป็นทีม และการแชร์เอกสาร
- กลุ่มการแจกจ่าย จะใช้สําหรับการออกอากาศข้อมูลและการอัปเดตไปยังบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งสามารถใช้เพื่อแชร์การอัปเดตงาน การเปลี่ยนแปลงองค์กร หรือเหตุการณ์ไปยังกลุ่มลูกค้าหรือพนักงานเฉพาะ
- กลุ่มความปลอดภัย ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากร Microsoft 365 และทําให้การดูแลระบบง่ายขึ้น ซึ่งสามารถใช้เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรที่สําคัญของบริษัท เช่น เครื่องมือ พอร์ทัล รายงาน และอุปกรณ์ เช่น เครื่องพิมพ์
- กลุ่มความปลอดภัยที่เปิดใช้งานจดหมายคล้ายกับ กลุ่มความปลอดภัย แต่เพิ่มความสามารถในการส่งอีเมลถึงสมาชิกทั้งหมด ซึ่งสามารถใช้เพื่อส่งข่าวสาร โปรโมชัน และการอัปเดตของบริษัทไปยังทีมขายของคุณ
สามารถสร้างกลุ่มได้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 หรือ Microsoft 365 Apps เช่น Outlook, Teams และอื่นๆ คุณสามารถสร้างกลุ่มออนไลน์หรือภายในองค์กรได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรของคุณ เมื่อสร้างขึ้นแล้ว คุณสามารถเพิ่มสมาชิก ตั้งค่าสิทธิ์ และเริ่มต้นใช้สําหรับการทํางานร่วมกัน การติดต่อสื่อสาร และการแชร์ทรัพยากร
บทบาทของเจ้าของ สมาชิก และผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม
- เจ้าของ — เจ้าของกลุ่มคือบุคคลที่สร้างกลุ่มและมีสิทธิ์ควบคุมกลุ่มอย่างเต็มรูปแบบ เจ้าของสามารถเพิ่มหรือนําสมาชิกออก เปลี่ยนการตั้งค่ากลุ่ม และจัดการทรัพยากรของกลุ่ม เช่น ไฟล์และปฏิทิน
- สมาชิก — สมาชิกคือบุคคลที่ถูกเพิ่มลงในกลุ่มโดยเจ้าของ สมาชิกสามารถเข้าถึงทรัพยากรของกลุ่มและเข้าร่วมในการสนทนากลุ่มได้
- ผู้เยี่ยมชม — ผู้เยี่ยมชมคือบุคคลที่ไม่ใช่สมาชิกในองค์กรของคุณ แต่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงทรัพยากรของกลุ่มโดยเจ้าของ ผู้เยี่ยมชมสามารถได้รับเชิญให้เข้าร่วมกลุ่มเพื่อทํางานร่วมกันในโครงการเฉพาะ หรือเพื่อให้คําติชมได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้เยี่ยมชมลงในกลุ่ม Microsoft 365
การจัดการกลุ่มใน Microsoft 365
คุณสามารถสร้าง จัดการ และยกเลิกกลุ่มใน Microsoft 365 ได้ในที่สุด เมื่อสร้างกลุ่ม เจ้าของสามารถเลือกชนิดกลุ่ม เพิ่มสมาชิก และตั้งค่าสิทธิ์ได้ เมื่อกลุ่มถูกสร้างขึ้น เจ้าของสามารถจัดการได้โดยการเพิ่มหรือลบสมาชิกออก เปลี่ยนการตั้งค่ากลุ่ม และการจัดการทรัพยากร เช่น ไฟล์และปฏิทิน เมื่อถึงจุดหนึ่ง กลุ่มอาจไม่จําเป็นต้องมีความจําเป็นอีกต่อไป และเจ้าของสามารถเลิกใช้กลุ่มได้ ซึ่งจะเป็นการเอากลุ่มออกจากระบบและป้องกันไม่ให้ใครก็ตามเข้าถึงทรัพยากรของกลุ่มได้
สิ่งสําคัญคือต้องทราบว่ากลุ่มต้องมีเจ้าของเพื่อให้ทํางานได้อย่างถูกต้อง ถ้ากลุ่มไม่มีเจ้าของหรือเจ้าของถูกลบ ระบบอัตโนมัติจะกําหนดเจ้าของกลุ่มคนใหม่ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้กลุ่มทํางานได้และทําให้แน่ใจว่ามีเจ้าของที่รับผิดชอบในการจัดการกลุ่มเสมอ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการกลุ่ม Microsoft 365 ที่ไม่มีเจ้าของ