Lync Web Scheduler

สร้างการประชุม Lync

1. ไปที่หน้า Web Scheduler ที่จัดให้คุณโดยทีมสนับสนุนของบริษัทของคุณ

2. เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ

3. คลิก สร้างการประชุมใหม่

1. พิมพ์ เรื่อง สำหรับการประชุมของคุณ

2. คุณสามารถปล่อยสถานที่ประชุมไว้เป็น Lync การประชุม หรือเพิ่มสถานที่ เช่น ห้องประชุม ถ้าคุณมีผู้เข้าร่วมประชุมที่เข้าร่วมด้วยตนเองด้วย

3. พิมพ์ข้อความสั้นๆ หรือวาระการประชุมในกล่อง ข้อความ (เลือกได้)

4. เลือก โซนเวลา, วันที่/เวลา เริ่มต้น และ สิ้นสุด ของการประชุม

5. ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนรวมถึงบุคคลภายนอกบริษัทของคุณสามารถเลี่ยงผ่านล็อบบี้ ซึ่งเป็นพื้นที่รอแบบเสมือนที่ช่วยให้คุณยอมรับบุคคลหรือปฏิเสธการเข้าถึงได้ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดูที่ การเข้าถึงและผู้นําเสนอ

6. ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนจากบริษัทของคุณจะมีสิทธิ์ผู้นําเสนอ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดูที่ การเข้าถึงและผู้นําเสนอ

7. ภายใต้ ผู้เข้าร่วมและเสียง ให้เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ได้รับเชิญ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)

8. คลิก ตรวจสอบชื่อ เพื่อตรวจสอบว่าคุณมีชื่อที่ถูกต้อง

สำหรับผู้ได้รับเชิญที่เป็นบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็ม เช่น contoso@contoso.com

1. ถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณถูกตั้งค่าด้วยผู้ให้บริการการประชุมทางเสียง การเชิญเข้าร่วมประชุมจะมีหมายเลขโทรฟรี หมายเลขคิดค่าบริการ และรหัสผู้เข้าร่วมรวมอยู่ด้วย ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถใช้เสียงคอมพิวเตอร์ หรือโทรเข้าร่วมการประชุมได้

2. คลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

ส่งการเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อต้องการส่งการเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

1. ส่งการเชิญโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ

ด้วยวิธีการนี้ คุณคัดลอกข้อมูลการประชุมจาก Web Scheduler และวางลงในการเรียกประชุมที่คุณสร้างขึ้นจากโปรแกรมอีเมลโปรดของคุณ

1. เมื่อสร้างการประชุมเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก

2. หน้าต่างพร้อมด้วยข้อมูลการประชุมจะเปิดขึ้น

1. เน้นข้อมูลการประชุมรวมถึง URL การประชุม หมายเลขการประชุมทางเสียง และ ID การประชุม

2. คลิกขวาที่ข้อความ แล้วคลิก คัดลอก

3. เปิดโปรแกรมอีเมลใดๆ ก็ได้และสร้างการเรียกประชุมทั่วไป

4. วางรายละเอียดการประชุม Lync (ที่คัดลอกในขั้นตอนที่ 4) ลงในการเรียกประชุม

5. เพิ่มผู้เข้าร่วม ตรวจสอบวันที่/เวลาการประชุม พิมพ์วาระการประชุม และส่งการเรียกประชุม

6. ส่งการเชิญโดยใช้ iCalendar

iCalendar ช่วยให้ผู้ใช้ที่ใช้ระบบอีเมลต่างๆ สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลปฏิทินได้ ผู้รับของการร้องขอ iCalendar ต้องมีซอฟต์แวร์ที่ได้รับการสนับสนุนเพื่อเปิดและตอบกลับการเรียกประชุม

1. ในส่วน การประชุมของฉัน ให้เลือกการประชุมตามหัวเรื่อง แล้วคลิก ส่งออกเป็น iCalendar

1. คลิก เปิด เมื่อได้รับพร้อมท์โดยโปรแกรมอีเมลของคุณ

2. เมื่อรายการปฏิทินเปิดขึ้น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่คุณได้เพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมในขณะจัดกำหนดการการประชุม

3. ถึงตอนนี้ผู้ได้รับเชิญสามารถเปิดและบันทึกไฟล์ iCalendar ด้วยโปรแกรมอีเมลที่ต้องการได้ เช่น Outlook, Notes, iCal และอื่นๆ

ด้านบนของหน้า

การเข้าถึงและผู้นำเสนอ

ตัวเลือกการประชุมเริ่มต้นจะดีที่สุดสําหรับการประชุมทีมทั่วไป คุณสามารถกําหนดตัวเลือกการประชุมของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการ ชนิดการประชุม และผู้เข้าร่วมของคุณได้ดีขึ้น

เมื่อคุณกำลังสร้างการประชุมใหม่ ภายใต้ การเข้าถึงและผู้นำเสนอ ให้เลือกคนที่จะเลี่ยงผ่านล็อบบี้ได้และผู้ที่สามารถเป็นผู้นำเสนอ

เข้าร่วมการประชุม Lync

คลิกลิงก์การประชุมในการเรียกประชุมเพื่อลงชื่อเข้าใช้

หรือคุณสามารถใช้แท็บ เข้าร่วมประชุม ใน Web Scheduler ดังนี้

1. ภายใต้ การประชุมของฉัน ให้เลือกการประชุมที่คุณต้องการเข้าร่วม

2. ที่ด้านขวาของหน้า ให้คลิก เข้าร่วมประชุม

3. ลูกค้า Lync ที่เหมาะสมจะเปิดและลงชื่อคุณเข้าสู่การประชุม

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เข้าร่วมการประชุมSkype for Business (Lync)

ดูหรือแก้ไขการประชุมที่มีอยู่แล้วของคุณ

คุณสามารถดูการประชุมทั้งหมดที่คุณจัดขึ้นภายใต้ การประชุมของฉัน ใน Web Scheduler ได้ โปรดจําไว้ว่า Web Scheduler จะแสดงรายการเฉพาะการประชุมที่คุณจัดไว้เท่านั้น ไม่ใช่การประชุมที่คุณได้รับการร้องขอ

1. ไปที่ การประชุมของฉัน แล้วคลิกหัวข้อการประชุมเพื่อเปิดหน้ารายละเอียด

1. คลิก แก้ไขการประชุม

2. ทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ แล้วคลิก บันทึก

3. คลิก ตกลง บนการแจ้งเตือนว่าทำสำเร็จ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง

• ถ้าคุณใช้ iCalendar ในการส่งการเชิญ ให้คลิก ส่งออกเป็น iCalendar อีกครั้ง เพื่อเปิดการเชิญและส่งการอัปเดต

• ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียด Lync การประชุมในการเรียกประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้นแล้วอัปเดตด้วยรายละเอียดการประชุมใหม่ แล้วส่งไปยังผู้เข้าร่วมของคุณอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

ลบหรือยกเลิกการประชุม

การประชุมของคุณจะหมดอายุใน 14 วันหลังจากเวลาสิ้นสุดตามกําหนดการ แต่คุณสามารถลบการประชุมได้ถ้าคุณต้องการล้างข้อมูล Web Scheduler หรือ ยกเลิกการประชุมของคุณ

1. ภายใต้ส่วน แท็บ การประชุมของฉัน ให้คลิกการประชุมที่คุณต้องการลบ

2. บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้คลิกแท็บ ลบการประชุม

3. คลิก ใช่ ในกล่องการยืนยัน

   สิ่งสำคัญ:  คุณจะต้องส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้เข้าร่วมของคุณ เนื่องจาก Web Scheduler ไม่ได้อัปเดตปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ

4. ถ้าคุณใช้ iCalendar ในการส่งการเรียกประชุม ให้เปิดการเชิญนั้น แล้วคลิก ยกเลิก การทําเช่นนี้จะส่งบันทึกย่อการยกเลิกไปยังผู้รับ

5. ถ้าคุณคัดลอกรายละเอียด Lync การประชุมในการเรียกประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้น แล้วคลิก ยกเลิก เพื่อส่งบันทึกย่อการยกเลิกไปยังผู้ถูกเชิญ