การจัดกําหนดการเหตุการณ์ ตัวค้นหาห้อง และ RSVP ใน Outlook for Mac

ถ้าคุณใช้บัญชี Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange กับ Outlook คุณสามารถจัดกําหนดการเหตุการณ์หรือการประชุม และใช้ผู้ช่วยจัดกําหนดการและตัวค้นหาห้องเพื่อช่วยจัดกําหนดการได้ง่ายขึ้น

การสร้างเหตุการณ์หรือการประชุมใหม่

1. คลิกเมนูดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ข้อความใหม่ แล้วเลือก เหตุการณ์ใหม่
   
2. จากหน้าต่าง เหตุการณ์ใหม่ คุณสามารถตั้งชื่อเหตุการณ์ เพิ่มบุคคลที่จําเป็น ตั้งค่าเวลา ตั้งค่าเป็นเหตุการณ์/การประชุมที่เป็นกิจวัตร เพิ่มตําแหน่งที่ตั้ง ตั้งค่าตัวเตือน และเพิ่มข้อความ
3. เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อบันทึกการนัดหมาย หรือ ส่ง เพื่อส่งคําเชิญไปยังทุกคนที่คุณเพิ่ม ซึ่งจะปรากฏบนปฏิทินของคุณในเวลาและวันที่ที่คุณเลือก

ใช้ระบบจัดการกำหนดการ

เมื่อเชิญบุคคลหลายคน อาจมีความซับซ้อนเล็กน้อยในการจัดการปฏิทินของทุกคนเพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสมสําหรับทุกคน ระบบจัดการกําหนดการช่วยให้ง่ายขึ้น

1. คลิกเมนูดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ข้อความใหม่ แล้วเลือก เหตุการณ์ใหม่

2. ในหน้าต่าง เหตุการณ์ใหม่ ให้เลือก ดูรายการเพิ่มเติม (...) ในแถบเครื่องมือ แล้วเลือก ระบบจัดการกําหนดการ
   

3. คุณจะเห็นแถวสําหรับผู้รับทั้งหมดที่คุณใส่ไว้ก่อนหน้านี้ รวมถึงความพร้อมใช้งานของตําแหน่งที่ตั้งที่คุณเลือก (ถ้ามี) และคุณยังสามารถเพิ่มผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุมที่ต้องการหรือผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไปได้โดยตรงจาก ระบบจัดการกําหนดการ ด้วยเช่นกัน

   • เวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณไม่ว่างจะแสดงเป็นสีแดง เวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณมีการนัดหมายไม่แน่นอนจะแสดงเป็นลายเส้นทแยงมุมสีแดงและสีขาว เวลาที่ผู้เข้าร่วมของคุณทํางานที่อื่นจะแสดงด้วยเส้นทแยงมุมสีแดง และเวลาที่อยู่นอกชั่วโมงการทํางานของผู้เข้าร่วมจะแสดงเป็นแถบทแยงมุมสีเทาอ่อนและสีขาว
     

4. คลิกที่เวลาเพื่อวางกล่องสีน้ําเงินซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นความขัดแย้งใด ๆ คุณยังสามารถคลิกและลากขอบของกล่องสีน้ําเงินเพื่อเพิ่มหรือลดความยาวของเหตุการณ์หรือการประชุมได้
   

5. เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น ที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อกลับไปยังหน้าต่าง เหตุการณ์ใหม่ ที่มีการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ตรวจสอบว่าทุกอย่างถูกต้อง แล้วคลิก บันทึก เพื่อส่ง

ใช้ตัวค้นหาห้อง

1. ในเหตุการณ์หรือการประชุมใหม่ ให้เลือก ดูรายการเพิ่มเติม (...) ในแถบเครื่องมือ แล้วเลือก ระบบจัดการกําหนดการ

2. คลิก เพิ่มตําแหน่งที่ตั้ง แล้วคลิก เรียกดูด้วยตัวค้นหาห้อง ถ้าพร้อมใช้งาน

   หมายเหตุ

   ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกตัวค้นหาห้อง เป็นไปได้ว่าคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลตําแหน่งที่ตั้ง โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ IT ของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ

   

3. ตัวค้นหาห้องช่วยให้คุณสามารถเลือกอาคาร ประเภทของห้อง ความจุ พื้น และคุณสมบัติต่างๆ (เช่น ถ้าห้องมีเสียง วิดีโอ โปรเจคเตอร์ เป็นต้น)

4. เมื่อคุณเลือกจากตัวเลือกที่พร้อมใช้งานแล้ว ส่วน แนะนํา ที่ด้านล่างจะระบุตําแหน่งห้อง ถ้าห้องพร้อมใช้งานในเวลาการประชุมของคุณ ห้องจะระบุว่า พร้อมใช้งาน ในข้อความสีเขียว และถ้าห้องถูกจองหรือปิดไปแล้ว จะมีคําว่า ไม่พร้อมใช้งาน ในข้อความสีแดง

การตอบกลับเหตุการณ์หรือการประชุม

1. เมื่อคุณคลิกที่อีเมลที่มีคําเชิญเข้าร่วมกิจกรรมหรือการประชุม คลิกที่อีเมลนั้นและคุณจะเห็นหน้าต่าง RSVP
   
2. การคลิก ยอมรับไม่แน่นอน หรือ ปฏิเสธ จะส่ง RSVP ของคุณทันที ดังนั้นถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อความเพิ่มเติมหรือเสนอเวลาใหม่ ให้ดําเนินการดังกล่าวก่อน คุณยังสามารถคลิกกล่องกาเครื่องหมาย ผู้จัดการอีเมล ถ้าคุณไม่ต้องการส่งอีเมลยืนยัน
3. ถ้าคุณต้องการเปลี่ยน RSVP ให้ไปที่ปฏิทินของคุณ ค้นหาเหตุการณ์หรือการประชุม แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเปิด
4. คลิกปุ่ม แก้ไข RSVP เพื่อดูหน้าต่าง RSVP และเปลี่ยนตัวเลือกของคุณ