นําเข้าที่ติดต่อจากสเปรดชีต Excel ไปยัง Outlook แบบคลาสสิก

ถ้าคุณมีข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจหรือส่วนบุคคลจํานวนมากที่คุณเก็บไว้ในสเปรดชีต คุณสามารถนําเข้าโดยตรงลงใน Outlook ด้วยการจัดเตรียมเพียงเล็กน้อย มีสามขั้นตอนหลัก

1. บันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณเป็นไฟล์ .csv
2. นําเข้าที่ติดต่อของคุณ
3. แมปคอลัมน์สเปรดชีต Excel กับเขตข้อมูล Outlook ที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณเป็นไฟล์ .csv

Outlook สามารถนําเข้าไฟล์ที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) แต่ไม่สามารถนําเข้าเวิร์กบุ๊กที่มีหลายแผ่นงานได้ ดังนั้นขั้นตอนที่ 1 จะบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณเป็นไฟล์ .csv วิธีการมีดังนี้:

1. ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้คลิกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่ติดต่อที่คุณต้องการนำเข้า
2. คลิก บันทึกไฟล์>เป็น
3. เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ของคุณ
4. ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด ให้เลือก CSV (Comma delimited) (*.csv) แล้วคลิก บันทึก
   Excel จะบอกคุณว่า "ชนิดไฟล์ที่เลือกไม่มีเวิร์กบุ๊กที่มีหลายแผ่นงาน" ซึ่งหมายถึงข้อจํากัดของไฟล์ CSV จะไม่มีอะไรเกิดขึ้นกับเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ (ไฟล์ .xlsx)
5. คลิก ตกลง
   Excel จะบอกคุณว่า "ฟีเจอร์บางอย่างในเวิร์กบุ๊กของคุณอาจสูญหายถ้าคุณบันทึกเป็น CSV (คั่นด้วยจุลภาค)" ซึ่งหมายถึงข้อจํากัดของไฟล์ CSV เท่านั้นและสามารถละเว้นได้
6. คลิก ใช่ เพื่อให้ Excel บันทึกเวิร์กชีตปัจจุบันเป็นไฟล์ CSV เวิร์กบุ๊กต้นฉบับ (ไฟล์ .xlsx) จะปิดลง
7. ปิดไฟล์ CSV

คุณทําเสร็จแล้วด้วย Excel ตอนนี้ คุณสามารถเริ่มกระบวนการนําเข้าใน Outlook ได้แล้ว

ขั้นตอนที่ 2: นําเข้าที่ติดต่อของคุณไปยัง Outlook

1. ที่ด้านบน Ribbon ของ Outlook ของคุณ ให้เลือก ไฟล์

   

2. เลือก เปิด & ส่งออก>การนําเข้า/ส่งออก
   

3. เลือก นำเข้าจากอีกโปรแกรมหนึ่งหรืออีกไฟล์หนึ่ง แล้วคลิก ถัดไป
   

   เคล็ดลับ

   ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านและคุณไม่ได้ตั้งค่ารหัสผ่าน ให้คลิก ยกเลิก เพื่อย้ายไปยังหน้าต่างถัดไป

4. เลือก ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาค และคลิก ถัดไป

5. เรียกดูไฟล์ .csv ที่คุณต้องการนำเข้า

6. ภายใต้ ตัวเลือก ให้เลือกว่าจะแทนที่รายการที่ซ้ำ (ที่ติดต่อที่มีอยู่) สร้างที่ติดต่อที่ซ้ำกัน หรือไม่นำเข้ารายการที่ซ้ำกัน

7. คลิก ถัดไป แล้วเลือกโฟลเดอร์ปลายทางสําหรับที่ติดต่อของคุณ ควรเลือกรายชื่อผู้ติดต่อ ตามค่าเริ่มต้น แต่หากไม่เลือก ให้เลื่อนขึ้นหรือลงจนกว่าคุณจะพบ คุณยังสามารถเลือกโฟลเดอร์อื่น หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้

8. คลิก ถัดไป

9. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก นําเข้า "MyContacts.csv" (สมมติว่าเป็นชื่อไฟล์ของคุณ)

10. อย่าเพิ่งคลิก เสร็จสิ้น เนื่องจากคุณจะต้อง "แมป" บางคอลัมน์ในไฟล์ CSV ของคุณไปยังเขตข้อมูลที่ติดต่อใน Outlook การแมปสามารถช่วยให้ผู้ติดต่อที่นําเข้าเปลี่ยนได้ตามที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 3: แมปคอลัมน์ไฟล์ CSV กับเขตข้อมูลที่ติดต่อใน Outlook

1. คลิกปุ่ม แมปเขตข้อมูลแบบกําหนดเอง กล่องโต้ตอบ แมปเขตข้อมูลแบบกําหนดเอง จะปรากฏขึ้น

   • ภายใต้ จาก คุณจะเห็นกล่องที่มีชื่อคอลัมน์จากไฟล์ CSV ซึ่งคุณกำลังนำเข้า
   • ภายใต้ ถึง คุณจะเห็นเขตข้อมูลมาตรฐานที่ Outlook ใช้สําหรับที่ติดต่อ ถ้าเขตข้อมูลตรงกับคอลัมน์ในไฟล์ CSV คุณจะเห็นคอลัมน์ของคุณภายใต้ แมปจาก
   • เขตข้อมูล ชื่อ, ชื่อ และ นามสกุล เป็นเขตข้อมูลที่ติดต่อ Outlook มาตรฐาน ดังนั้นถ้าข้อมูลที่ติดต่อในไฟล์ของคุณมีชื่อที่ติดต่อเหล่านั้น คุณก็พร้อมที่จะเริ่มได้
     

2. คุณอาจต้องทําการแมปด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ในไฟล์ที่นําเข้านี้ โทรศัพท์มือถือของที่ติดต่อจะอยู่ในคอลัมน์ที่ชื่อ "เซลล์ Ph" ซึ่งจะไม่ตรงกันทุกประการใน Outlook แต่คุณสามารถค้นหาการจับคู่ที่เหมาะสมใน Outlook ได้โดยทําดังนี้:

   1. เลื่อนลงในบานหน้าต่างทางด้านขวา และคุณจะพบ ที่อยู่อื่น ซึ่งมีเครื่องหมายบวก (+) อยู่ข้างๆ
   2. คลิกเครื่องหมายบวกเพื่อขยายสิ่งที่อยู่ภายใต้เครื่องหมายบวกนั้น และคุณจะเห็นค่าที่เหมาะสม ซึ่งก็คือ โทรศัพท์มือถือ

3. ในบานหน้าต่างทางด้านซ้าย ให้ลาก มือถือ และปล่อยลงบน โทรศัพท์มือถือ ในบานหน้าต่างด้านขวา
   คุณจะสังเกตได้ว่า มือถือ จะปรากฏขึ้นถัดจาก โทรศัพท์มือถือ ในคอลัมน์ แมปจาก
   

4. ครั้งละหนึ่งรายการ ให้ลากค่าที่เหลือจากบานหน้าต่างด้านซ้ายไปยังเขตข้อมูล Outlook ที่เหมาะสมในบานหน้าต่างด้านขวา ตัวอย่างเช่น คุณอาจลาก ที่อยู่ ไปยัง ถนน (บ้าน) หรือ ถนน (ธุรกิจ) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของที่อยู่สําหรับที่ติดต่อของคุณ

5. คลิก เสร็จสิ้น
   ที่ติดต่อของคุณจะถูกนําเข้าลงใน Outlook

6. เมื่อต้องการดูที่ติดต่อของคุณใน Outlook ที่ด้านล่างของแถบนําทาง ให้เลือกไอคอน People
   

ดูเพิ่มเติม

นำเข้าและส่งออกอีเมล Outlook ที่ติดต่อ และปฏิทิน