คุณสามารถจํากัดสิทธิ์เนื้อหาในข้อความอีเมลใน Outlook ได้ด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) เช่นเดียวกับที่คุณสามารถจํากัดสิทธิ์ในไฟล์ Microsoft Office อื่นๆ ได้
สำคัญ
ถ้าคุณกําลังใช้ Office บนอุปกรณ์ Surface RT คุณสามารถดูจดหมายที่มีการป้องกันแบบ IRM ได้ แต่คุณไม่สามารถส่งได้ ต้องการดูว่าคุณกําลังใช้ Office เวอร์ชันใดใช่หรือไม่
การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยให้คุณสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงข้อความอีเมลได้ IRM ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับถูกอ่าน พิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ IRM ยังช่วยให้องค์กรบังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมและเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือที่เป็นกรรมสิทธิ์ ทั้งภายในองค์กรและกับลูกค้าและคู่ค้า
หลังจากสิทธิ์สําหรับข้อความถูกจํากัดโดยใช้ IRM ข้อจํากัดการเข้าถึงและการใช้งานจะถูกบังคับใช้โดยไม่คํานึงถึงตําแหน่งของข้อความ เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อความอีเมลจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์ข้อความเอง
IRM ไม่สามารถป้องกันไม่ให้เนื้อหาถูกลบ ถูกขโมย เสียหาย หรือถูกจับภาพและส่งโดยโปรแกรมหรือไวรัสคอมพิวเตอร์ที่เป็นอันตรายได้ นอกจากนี้ยังไม่สามารถป้องกันไม่ให้เนื้อหาถูกคัดลอกด้วยมือหรือพิมพ์ใหม่ หรือป้องกันไม่ให้รูปถ่ายดิจิทัลหรือการจับภาพหน้าจอถูกถ่ายจากเนื้อหาที่ถูกจํากัด
ดูข้อความเมื่อ IRM ไม่พร้อมใช้งาน
ถ้าคุณต้องอ่านหรือเปิดเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัด แต่ Outlook ไม่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ที่คุณกําลังใช้งาน คุณสามารถใช้เว็บเบราว์เซอร์ได้ ถ้าคุณใช้ Outlook บนเว็บ คุณสามารถดูข้อความที่ถูกจํากัดบนเบราว์เซอร์ใดก็ได้
เอา IRM ออกจากข้อความที่คุณส่ง
การเอาสิทธิ์ที่ถูกจํากัดออกจากข้อความที่คุณส่งจะไม่อัปเดตข้อความในกล่องจดหมายของผู้รับ เฉพาะสําเนาของข้อความในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของคุณเท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบ
ถ้าคุณเป็นผู้ส่งข้อความเดิมและคุณต้องการเอาสิทธิ์แบบจํากัดออก ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิดข้อความที่เข้ารหัสลับจากโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของคุณโดยการดับเบิลคลิกที่ข้อความนั้น
- เลือกการเข้ารหัสลับ>ไฟล์>แบบไม่จํากัดการเข้าถึง
- เลือก บันทึก
ชนิดไฟล์ที่ครอบคลุมโดยนโยบาย IRM เมื่อแนบมากับข้อความ
เมื่อชนิดไฟล์ต่อไปนี้ถูกแนบกับข้อความที่มีการจัดการสิทธิ์ใน Outlook ชนิดไฟล์เหล่านั้นจะถูกจัดการสิทธิ์โดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ
ถ้าคุณแนบไฟล์ข้อความ Outlook (.msg) ลงในข้อความที่มีการจัดการสิทธิ์ (เช่น การส่งต่อข้อความ Outlook หลายข้อความภายในข้อความเดียว) ข้อความที่แนบจะไม่ถูกจัดการสิทธิ์
เอกสาร Word
| ชนิดไฟล์ | นามสกุล |
|---|---|
| เอกสาร | .doc |
| เอกสาร | .docx |
| เอกสารที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .docm |
| เทมเพลต | .dot |
| เทมเพลต | .dotx |
| เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .dotm |
เอกสาร Excel
| ชนิดไฟล์ | นามสกุล |
|---|---|
| เวิร์กบุ๊ก | .xls |
| เวิร์กบุ๊ก | .xlsx |
| เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xlsm |
| เทมเพลต | .xlt |
| เทมเพลต | .xltx |
| เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xltm |
| เวิร์กบุ๊กไบนารีที่ไม่ใช่ XML | .xlsb |
| Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xla |
| Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xlam |
เอกสาร PowerPoint
| ชนิดไฟล์ | นามสกุล |
|---|---|
| งานนำเสนอ | .ppt |
| งานนำเสนอ | .pptx |
| งานนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .pptm |
| เทมเพลต | .pot |
| เทมเพลต | .potx |
| เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .potm |
| การนำเสนอ | .pps |
| การนำเสนอ | .ppsx |
| การนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .ppsm |
| ธีมของ Office | .thmx |
ไฟล์ InfoPath
| ชนิดไฟล์ | นามสกุล |
|---|---|
| ฟอร์ม/แม่แบบแบบไดนามิก | .xsn |
เอกสาร XPS
| ชนิดไฟล์ | นามสกุล |
|---|---|
| ข้อกําหนด XML Paper | .xps |