ศูนย์ระเบียนมีวัตถุประสงค์เพื่อทําหน้าที่เป็นที่เก็บส่วนกลางที่องค์กรสามารถจัดเก็บและจัดการระเบียนทั้งหมดของตนเอง ได้ เช่น เอกสารทางกฎหมายหรือเอกสารทางการเงิน ศูนย์ระเบียนสนับสนุนกระบวนการการจัดการระเบียนทั้งหมด ตั้งแต่การรวบรวมระเบียนไปจนถึงการจัดการระเบียน
เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียนจะคล้ายกับไซต์ SharePoint อื่นๆ ที่ทําหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลทั่วไปสําหรับเอกสารและเปิดใช้งานการทํางานร่วมกันระหว่างผู้ใช้ไซต์ อย่างไรก็ตาม เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นไซต์ที่ได้รับการกําหนดค่าไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรใช้การจัดการระเบียนและโปรแกรมการเก็บข้อมูลของพวกเขาได้ การกำหนดเวอร์ชัน, การตรวจสอบ, การจัดการ Metadata, eDiscovery และการกำหนดเส้นทางระเบียนแบบกำหนดเอง เป็นฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วภายในซึ่งสามารถช่วยให้คุณจัดการระเบียนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
หมายเหตุ
ใน SharePoint เราได้เริ่ม ใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลเพื่อประกาศเนื้อหาเป็นระเบียน ซึ่งแทนที่ความจําเป็นในการใช้ศูนย์ระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าคุณกําลังใช้ศูนย์ระเบียน คุณสามารถใช้ศูนย์ระเบียนควบคู่ไปกับป้ายชื่อการเก็บข้อมูลต่อไปได้ แต่ในอนาคต เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการระเบียน เราขอแนะนําให้ใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลแทนศูนย์ระเบียน
การกําหนดแผนการจัดการระเบียน
ในระดับสูงสุด มีสองขั้นตอนหลักที่เกี่ยวข้องในการออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อใช้โปรแกรมการจัดการระเบียน ได้แก่
- องค์กรต้องพัฒนากลยุทธ์การจัดการระเบียนและแผนการจัดการระเบียนอย่างเป็นทางการ นี่คือความพยายามร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานระหว่างผู้จัดการระเบียนเจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและพนักงานข้อมูล
- องค์กรต้องกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนอย่างน้อยหนึ่งไซต์เพื่อใช้แผนการจัดการระเบียนขององค์กร
ส่วนด้านล่างแสดงเค้าร่างองค์ประกอบหลักที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนเหล่านี้
การวางแผนการจัดการระเบียน
ก่อนที่องค์กรจะสามารถกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นโซลูชันการจัดการระเบียนได้ องค์กรควรพัฒนาแผนอย่างเป็นทางการสําหรับกลยุทธ์การจัดการระเบียนขององค์กร องค์ประกอบเฉพาะของแผนการจัดการระเบียนที่เป็นทางการมีแนวโน้มที่จะไม่ซ้ํากันกับองค์กรหรือธุรกิจแต่ละรายการ อย่างไรก็ตาม แผนการจัดการระเบียนเกือบทั้งหมดจะรวมถึงเอกสารและกระบวนการต่อไปนี้:
แผนไฟล์ แผนไฟล์อธิบายชนิดของเอกสารหรือรายการที่องค์กรยอมรับว่าเป็นระเบียนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะระบุตําแหน่งที่จัดเก็บระเบียนเหล่านี้ และให้ข้อมูลที่แยกความแตกต่างของระเบียนชนิดหนึ่งออกจากอีกระเบียนหนึ่ง แผนไฟล์ทําหน้าที่เป็นคอลเลกชันที่ครอบคลุมของนโยบาย กระบวนการ และแนวทางสําหรับการสร้าง การจัดเก็บ และการจัดการระเบียน แผนไฟล์ควรครอบคลุมระเบียนทั้งหมด โดยไม่คํานึงถึงสื่อ รวมถึงกระดาษ บล็อก Wiki อีเมล และไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังต้องระบุวิธีการจัดประเภทแต่ละระเบียนปลอดภัยและทําลายในที่สุด นอกจากนี้ยังควรมีข้อควรพิจารณาสําหรับระเบียนประเภทพิเศษเช่นข้อมูลที่เป็นความลับความลับความลับทางการค้าหรือบันทึกสิทธิพิเศษ สุดท้าย แผนไฟล์ต้องระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการเรกคอร์ดแต่ละชนิด
ไลบรารีระเบียน ไลบรารีเรกคอร์ดเป็นไลบรารีเอกสารหลักที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดประเภทและจัดเก็บระเบียนที่สําคัญ คุณสร้างไลบรารีระเบียนสําหรับระเบียนแต่ละชนิดที่คุณต้องการเก็บไว้ ระเบียนจะถูกกําหนดเส้นทางไปยังไลบรารีที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติโดยยึดตามการตั้งค่าที่กําหนดค่าไว้ในตัวจัดระเบียบเนื้อหา
ชนิดเนื้อหา คุณสร้างชนิดเนื้อหาเพื่อกําหนดชนิดของระเบียนที่องค์กรของคุณจําเป็นต้องใช้ในการจัดเก็บและระบุคุณสมบัติที่ไม่ซ้ํากันสําหรับระเบียนแต่ละชนิด โดยการกําหนดชนิดเนื้อหาสําหรับระเบียนชนิดเฉพาะ องค์กรของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าแต่ละกลุ่มเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการจัดการอย่างสอดคล้องกัน เอกสาร Office, PDF, TIF (รูปที่สแกน) อีเมล การสนทนาผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันที วิดีโอ และบันทึกทางกายภาพทั้งหมดสามารถจัดประเภทและจัดเก็บไว้กับชนิดเนื้อหาที่คุณสร้างได้ ระเบียนใดๆ ที่เรียกว่า "สัญญา" จะถูกดําเนินการในลักษณะเดียวกันและสอดคล้องกันภายในระบบการจัดการระเบียนของ SharePoint การใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดประเภทและจัดเก็บระเบียนเป็นวิธีอื่นในการใช้ไลบรารีระเบียน
กําหนดการการเก็บข้อมูล กําหนดการการเก็บข้อมูลจะระบุระยะเวลาที่ระเบียนแต่ละชนิดในแผนไฟล์ต้องถูกเก็บรักษาไว้ (ระยะเวลาการเก็บข้อมูล) และกระบวนการสําหรับการลบทิ้งเมื่อถึงจุดสิ้นสุดของช่วงเวลานี้ (กระบวนการการจัดการ) แนวทางต่างๆ ในกําหนดการการเก็บข้อมูลมักจะเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย ความเสี่ยงต่อองค์กร และความต้องการทางธุรกิจ นอกจากนี้ กําหนดการการเก็บข้อมูลมักจะอธิบายความไม่แน่นอนในการจัดการความเสี่ยงที่กําหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลสําหรับแต่ละชนิดระเบียน
เอกสารข้อกําหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เอกสารข้อกําหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบกําหนดกฎที่ระบบ IT สําหรับการจัดการระเบียนต้องปฏิบัติตาม ความสามารถที่พวกเขาต้องมี และชนิดของการตรวจสอบเป็นประจําที่พวกเขาต้องสนับสนุนเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อบังคับ
- กระบวนการที่เป็นทางการสําหรับการระงับการโอนการครอบครองระเบียน กระบวนการนี้ ซึ่งมักจะเรียกว่าการระงับ รายละเอียดว่าองค์กรระงับการโอนการครอบครองระเบียนเมื่อมีเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การดําเนินคดี การตรวจสอบ หรือการตรวจสอบเกิดขึ้น
- ระบบสําหรับการตรวจสอบและรายงานการจัดการบันทึกข้อมูล โปรแกรมการจัดการระเบียนต้องมีกระบวนการหรือระบบสําหรับการตรวจสอบและการรายงานเกี่ยวกับการจัดการระเบียน
การกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน
หลังจากที่องค์กรมีส่วนร่วมในการวางแผนรายละเอียดของการจัดการระเบียน และพัฒนาแผนอย่างเป็นทางการสําหรับการจัดการระเบียน องค์กรสามารถสร้างและกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อช่วยในการปรับใช้โปรแกรมนี้
คุณต้องทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน
สร้างไลบรารีหรือรายการเรกคอร์ดเพื่อจัดการและจัดเก็บเรกคอร์ดแต่ละชนิดที่ระบุในแผนไฟล์
- เราขอแนะนําให้คุณสร้างหนึ่งไลบรารีระเบียนสําหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดในแผนระเบียนของคุณ
- เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกกําหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้อง
สร้างคอลัมน์สําหรับไลบรารีเอกสาร รายการ หรือชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อประกอบด้วยและแสดง Metadata สําหรับแต่ละชนิดระเบียนที่ระบุในแผนไฟล์
ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับแต่ละชนิดระเบียนบนไซต์ศูนย์ระเบียน นโยบายเหล่านี้ควรแสดงระยะเวลาการเก็บข้อมูลและข้อกําหนดการตรวจสอบที่ระบุในแผนไฟล์และกําหนดการการเก็บข้อมูลขององค์กรของคุณ
กําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกําหนดเส้นทางแต่ละชนิดระเบียนไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือโดยทางโปรแกรม แอปพลิเคชันจะใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อกําหนดวิธีการจัดประเภทระเบียนภายในไซต์ศูนย์ระเบียนและตําแหน่งที่จะส่งระเบียน