ศูนย์ระเบียนมีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นที่เก็บข้อมูลกลางที่องค์กรสามารถจัดเก็บและจัดการระเบียนทั้งหมดของตนได้ เช่น เอกสารทางกฎหมายหรือการเงิน ศูนย์ระเบียนจะสนับสนุนกระบวนการจัดการระเบียนทั้งหมด ตั้งแต่การรวบรวมระเบียน การจัดการระเบียน ไปจนถึงการทําลายระเบียน
เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียนจะคล้ายกับไซต์ SharePoint อื่นๆ ตรงที่ทําหน้าที่เป็นที่เก็บทั่วไปสําหรับเอกสาร และทําให้ผู้ใช้ไซต์สามารถทํางานร่วมกันได้ อย่างไรก็ตาม เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นไซต์ที่กําหนดค่าไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรปรับใช้โปรแกรมการจัดการและเก็บข้อมูลระเบียนของพวกเขาโดยเฉพาะ การกำหนดเวอร์ชัน, การตรวจสอบ, การจัดการ Metadata, eDiscovery และการกำหนดเส้นทางระเบียนแบบกำหนดเอง เป็นฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วภายในซึ่งสามารถช่วยให้คุณจัดการระเบียนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
หมายเหตุ
ใน SharePoint เราได้แนะนํา การใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลเพื่อประกาศเนื้อหาเป็นระเบียน ซึ่งแทนความจําเป็นในการใช้ศูนย์ระเบียน ถ้าคุณกําลังใช้ศูนย์ระเบียน คุณสามารถใช้ควบคู่ไปกับป้ายชื่อการเก็บข้อมูลได้ แต่ต่อจากนี้ไป เพื่อวัตถุประสงค์ของการจัดการระเบียน เราขอแนะนําให้ใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลแทนศูนย์ระเบียน
การกําหนดแผนการจัดการระเบียน
ในระดับสูงสุด มีสองขั้นตอนหลักที่เกี่ยวข้องในการออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อใช้โปรแกรมการจัดการระเบียน:
- องค์กรต้องพัฒนากลยุทธ์การจัดการระเบียนและแผนการจัดการระเบียนอย่างเป็นทางการ นี่คือการทํางานร่วมกันระหว่างผู้จัดการระเบียน เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และเจ้าหน้าที่ดูแลข้อมูล
- จากนั้นองค์กรต้องกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนอย่างน้อยหนึ่งไซต์เพื่อนําแผนการจัดการระเบียนไปใช้
ส่วนด้านล่างนี้สรุปองค์ประกอบหลักที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนเหล่านี้
การวางแผนการจัดการระเบียน
ก่อนที่องค์กรจะสามารถกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนให้เป็นโซลูชันการจัดการระเบียนได้ องค์กรควรพัฒนาแผนอย่างเป็นทางการสําหรับกลยุทธ์การจัดการระเบียน องค์ประกอบเฉพาะของแผนการจัดการระเบียนอย่างเป็นทางการมีแนวโน้มที่จะไม่ซ้ํากันในแต่ละองค์กรหรือธุรกิจ อย่างไรก็ตาม แผนการจัดการระเบียนแทบทั้งหมดมีเอกสารและกระบวนการต่อไปนี้:
แผนไฟล์ แผนไฟล์จะอธิบายชนิดของเอกสารหรือรายการที่องค์กรรับทราบว่าเป็นระเบียนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งระบุตําแหน่งที่จัดเก็บระเบียนเหล่านี้ และให้ข้อมูลที่ทําให้ระเบียนชนิดหนึ่งแตกต่างจากระเบียนชนิดอื่นได้ แผนไฟล์ทําหน้าที่เป็นคอลเลกชันที่ครอบคลุมของนโยบาย กระบวนการ และแนวทางในการสร้าง การจัดเก็บ และการจัดการระเบียน แผนไฟล์ควรครอบคลุมระเบียนทั้งหมด โดยไม่คํานึงถึงสื่อ รวมถึงกระดาษ บล็อก วิกิ อีเมล และไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังต้องระบุวิธีจัดประเภท รักษาความปลอดภัย และทําลายแต่ละระเบียนอย่างไร นอกจากนี้ยังควรพิจารณาระเบียนประเภทพิเศษ เช่น ระเบียนลับเฉพาะ บันทึกสําคัญ ความลับทางการค้า หรือบันทึกที่มีสิทธิพิเศษ สุดท้าย แผนงานไฟล์ต้องระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการระเบียนแต่ละชนิด
ไลบรารีระเบียน ไลบรารีระเบียนคือไลบรารีเอกสารที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดประเภทและจัดเก็บระเบียนที่สําคัญ คุณสร้างไลบรารีระเบียนสําหรับแต่ละชนิดของระเบียนที่คุณต้องการเก็บไว้ ระเบียนจะถูกกําหนดเส้นทางไปยังไลบรารีที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ โดยยึดตามการตั้งค่าที่กําหนดไว้ในตัวจัดระเบียบเนื้อหา
ชนิดเนื้อหา คุณสร้างชนิดเนื้อหาเพื่อกําหนดชนิดของระเบียนที่องค์กรของคุณจําเป็นต้องจัดเก็บและระบุคุณสมบัติที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแต่ละชนิดของระเบียน ด้วยการกําหนดชนิดเนื้อหาสําหรับระเบียนชนิดใดชนิดหนึ่ง องค์กรของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าเนื้อหาแต่ละกลุ่มเหล่านี้จะได้รับการจัดการในลักษณะที่สอดคล้องกัน เอกสาร Office, PDF, TIFF (ภาพที่สแกน), อีเมล, การสนทนาผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันที, วิดีโอ และระเบียนทางกายภาพ ทั้งหมดสามารถจัดประเภทและเก็บไว้กับชนิดเนื้อหาที่คุณสร้างขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น ระเบียนใดๆ ที่เรียกว่า "สัญญา" จะได้รับการปฏิบัติในลักษณะเดียวกันและในลักษณะที่สอดคล้องกันภายในระบบการจัดการระเบียนของ SharePoint การใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดประเภทและจัดเก็บระเบียนคืออีกวิธีหนึ่งในการใช้ไลบรารีระเบียน
กําหนดการเก็บข้อมูล กําหนดการเก็บข้อมูลจะระบุระยะเวลาที่แต่ละระเบียนในแผนไฟล์ต้องถูกเก็บรักษาไว้ (ระยะเวลาการเก็บข้อมูล) และกระบวนการสําหรับการกําจัดระเบียนนั้นเมื่อถึงจุดสิ้นสุดของช่วงเวลานี้ (กระบวนการการจัดการ) โดยปกติแล้ว แนวทางในกําหนดการเก็บข้อมูลจะยึดตามข้อกําหนดทางกฎหมาย ความเสี่ยงต่อองค์กร และความต้องการทางธุรกิจ นอกจากนี้ กําหนดการเก็บข้อมูลมักจะอธิบายเหตุฉุกเฉินในการจัดการความเสี่ยงที่กําหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลสําหรับแต่ละชนิดของระเบียน
เอกสารข้อกําหนดการปฏิบัติตามข้อกําหนด เอกสารข้อกําหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะกําหนดกฎที่ระบบ IT สําหรับการจัดการระเบียนต้องปฏิบัติตาม ความสามารถที่พวกเขาต้องมี และประเภทของการตรวจสอบเป็นประจําที่พวกเขาต้องสนับสนุนเพื่อให้มั่นใจในการปฏิบัติตามข้อบังคับ
- กระบวนการอย่างเป็นทางการสําหรับการระงับการจัดการระเบียน กระบวนการนี้ ซึ่งมักจะเรียกว่าการพัก ให้รายละเอียดวิธีที่องค์กรระงับการจัดการระเบียนเมื่อเกิดเหตุการณ์ เช่น การดําเนินคดี การตรวจสอบ หรือการตรวจสอบ
- ระบบสําหรับการติดตามและรายงานการจัดการบันทึก เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานจะจัดเก็บ เข้าถึง และจัดการระเบียนตามนโยบายและกระบวนการที่กําหนดไว้ โปรแกรมการจัดการระเบียนต้องมีกระบวนการหรือระบบสําหรับตรวจสอบและรายงานการจัดการระเบียน
การกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน
หลังจากที่องค์กรมีส่วนร่วมในการวางแผนโดยละเอียดของการจัดการระเบียนและพัฒนาแผนอย่างเป็นทางการสําหรับการจัดการระเบียนแล้ว องค์กรสามารถสร้างและกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อช่วยในการนําโปรแกรมนี้ไปใช้ได้
คุณต้องทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน
สร้างไลบรารีระเบียนหรือรายการเพื่อจัดการและจัดเก็บระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์
- เราขอแนะนําให้คุณสร้างไลบรารีระเบียนหนึ่งไลบรารีสําหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดในแผนระเบียนของคุณ
- เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกกําหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้อง
สร้างคอลัมน์สําหรับไลบรารีเอกสาร รายการ หรือชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีและแสดง Metadata สําหรับแต่ละชนิดระเบียนที่ระบุไว้ในแผนไฟล์
ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับแต่ละระเบียนชนิดบนไซต์ศูนย์ระเบียน นโยบายเหล่านี้ควรแสดงถึงระยะเวลาการเก็บข้อมูลและข้อกําหนดการตรวจสอบที่ระบุไว้ในแผนไฟล์และกําหนดการการเก็บข้อมูลขององค์กรของคุณ
กําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกําหนดเส้นทางแต่ละชนิดของระเบียนไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ไม่ว่าจะทําด้วยตนเองหรือทางโปรแกรม แอปพลิเคชันจะใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อกําหนดวิธีจัดประเภทระเบียนภายในไซต์ศูนย์ระเบียนและตําแหน่งที่จะส่ง