คุณสามารถใช้สูตรและฟังก์ชันในรายการหรือไลบรารีเพื่อคํานวณข้อมูลได้หลายวิธี ด้วยการเพิ่มคอลัมน์จากการคํานวณลงในรายการหรือไลบรารี คุณสามารถสร้างสูตรที่รวมข้อมูลจากคอลัมน์อื่น และทําฟังก์ชันเพื่อคํานวณวันที่และเวลา เพื่อดําเนินการสมการทางคณิตศาสตร์ หรือเพื่อจัดการข้อความ ตัวอย่างเช่น ในรายการงาน คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อคํานวณจํานวนวันที่ต้องใช้ในการทํางานแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ตามคอลัมน์ วันที่เริ่ม และ วันที่เสร็จสมบูรณ์
หมายเหตุ
บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับแนวคิดพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สูตรและฟังก์ชัน สําหรับข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับฟังก์ชันเฉพาะ ให้ดูบทความเกี่ยวกับฟังก์ชันนั้น
ในบทความนี้
- ภาพรวมสูตร
- ภาพรวมของฟังก์ชัน
- การใช้การอ้างอิงคอลัมน์ในสูตร
- การใช้ค่าคงที่ในสูตร
- การใช้ตัวดําเนินการการคํานวณในสูตร
ภาพรวมสูตร
สูตรคือสมการที่ทําการคํานวณค่าในรายการหรือไลบรารี สูตรจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ตัวอย่างเช่น สูตรต่อไปนี้จะคูณ 2 ด้วย 3 แล้วบวก 5 กับผลลัพธ์
=5+2*3
คุณสามารถใช้สูตรในคอลัมน์จากการคํานวณและคํานวณค่าเริ่มต้นสําหรับคอลัมน์ได้ สูตรสามารถมีฟังก์ชัน การอ้างอิงคอลัมน์ ตัวดําเนินการ และค่าคงที่ได้ ดังตัวอย่างต่อไปนี้
=PI()*[Result]^2
| องค์ประกอบ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ฟังก์ชัน | ฟังก์ชัน PI() ส่งกลับค่า pi: 3.141592654 |
| การอ้างอิง (หรือชื่อคอลัมน์) | [ผลลัพธ์] แสดงค่าในคอลัมน์ผลลัพธ์สําหรับแถวปัจจุบัน |
| ค่าคงที่ | ตัวเลขหรือค่าข้อความที่ใส่ลงในสูตรโดยตรง เช่น 2 |
| ตัวดำเนินการ | ตัวดําเนินการ * (เครื่องหมายดอกจัน) จะคูณ และตัวดําเนินการ ^ (แคเรท) จะยกกําลังตัวเลข |
สูตรอาจใช้องค์ประกอบอย่างน้อยหนึ่งองค์ประกอบจากตารางก่อนหน้า ต่อไปนี้คือตัวอย่างของสูตร (ตามลําดับของความซับซ้อน)
สูตรอย่างง่าย (เช่น =128+345)
สูตรต่อไปนี้มีค่าคงที่และตัวดําเนินการ
| ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|
| =128+345 | บวก 128 และ 345 |
| =5^2 | สี่เหลี่ยม 5 |
สูตรที่มีการอ้างอิงคอลัมน์ (เช่น =[Revenue] >[Cost])
สูตรต่อไปนี้อ้างอิงไปยังคอลัมน์อื่นในรายการหรือไลบรารีเดียวกัน
| ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|
| =[Revenue] | ใช้ค่าในคอลัมน์รายได้ |
| =[Revenue]*10/100 | 10% ของค่าในคอลัมน์รายได้ |
| =[รายได้] > [ต้นทุน] | ส่งกลับ ใช่ ถ้าค่าในคอลัมน์ รายได้ มากกว่าค่าในคอลัมน์ ต้นทุน |
สูตรที่เรียกใช้ฟังก์ชัน (เช่น =AVERAGE(1, 2, 3, 4, 5))
สูตรต่อไปนี้จะเรียกใช้ฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายใน
| ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|
| =AVERAGE(1, 2, 3, 4, 5) | ส่งกลับค่าเฉลี่ยของชุดค่า |
| =MAX([Q1], [Q2], [Q3], [Q4]) | ส่งกลับค่าที่มากที่สุดในชุดของค่า |
| =IF([Cost]>[Revenue], "Not OK", "OK") | ส่งกลับ ไม่ตกลง ถ้าต้นทุนมากกว่ารายได้ ถ้าไม่ใช่ จะส่งกลับค่า ตกลง |
| =DAY("15-เม.ย.-2551") | ส่งกลับส่วนวันของวันที่ สูตรนี้ส่งกลับตัวเลข 15 |
สูตรที่มีฟังก์ชันที่ซ้อนกัน (เช่น =SUM(IF([A][B]>, [A]-[B], 10), [C]))
สูตรต่อไปนี้จะระบุฟังก์ชันอย่างน้อยหนึ่งฟังก์ชันเป็นอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน
| ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|
| =SUM(IF([A][B]>, [A]-[B], 10), [C]) | ฟังก์ชัน IF ส่งกลับผลต่างระหว่างค่าในคอลัมน์ A และ B หรือ 10 ฟังก์ชัน SUM จะรวมค่าที่ส่งกลับของฟังก์ชัน IF และค่าในคอลัมน์ C |
| =DEGREES(PI()) | ฟังก์ชัน PI ส่งกลับตัวเลข 3.141592654 ฟังก์ชัน DEGREES จะแปลงค่าที่ระบุเป็นมุมเรเดียนเป็นองศา สูตรนี้ส่งกลับค่า 180 |
| =ISNUMBER(FIND("BD",[Column1])) | ฟังก์ชัน FIND จะค้นหาสตริง BD ใน Column1 และส่งกลับตําแหน่งเริ่มต้นของสตริง โดยจะส่งกลับค่าความผิดพลาดถ้าไม่พบสตริง ฟังก์ชัน ISNUMBER จะส่งกลับ Yes ถ้าฟังก์ชัน FIND ส่งกลับค่าตัวเลข มิฉะนั้นจะส่งกลับหมายเลข |
ภาพรวมของฟังก์ชัน
ฟังก์ชันคือสูตรที่กําหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อทําการคํานวณโดยใช้ค่าที่ระบุ ที่เรียกว่า อาร์กิวเมนต์ ในลําดับหรือโครงสร้างเฉพาะ สามารถใช้ฟังก์ชันในการคํานวณอย่างง่ายหรือซับซ้อนได้ ตัวอย่างเช่น อินสแตนซ์ต่อไปนี้ของฟังก์ชัน ROUND จะปัดเศษตัวเลขในคอลัมน์ ต้นทุน เป็นทศนิยมสองตําแหน่ง
=ROUND([Cost], 2)
คําศัพท์ต่อไปนี้มีประโยชน์เมื่อคุณกําลังเรียนรู้ฟังก์ชันและสูตร:
โครง สร้าง โครงสร้างของฟังก์ชันเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อฟังก์ชัน วงเล็บเปิด อาร์กิวเมนต์สําหรับฟังก์ชันที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค และวงเล็บปิด
ชื่อฟังก์ชัน นี่คือชื่อของฟังก์ชันที่ได้รับการสนับสนุนโดยรายการหรือไลบรารี แต่ละฟังก์ชันจะใช้อาร์กิวเมนต์จํานวนหนึ่ง ประมวลผลอาร์กิวเมนต์เหล่านั้น และส่งกลับค่า
อาร์กิวเมนต์ อาร์กิวเมนต์อาจเป็นตัวเลข ข้อความ ค่าตรรกะ เช่น True หรือ False หรือการอ้างอิงคอลัมน์ อาร์กิวเมนต์ที่คุณกําหนดต้องสร้างค่าที่ถูกต้องสําหรับอาร์กิวเมนต์นั้น อาร์กิวเมนต์อาจเป็นค่าคงที่ สูตร หรือฟังก์ชันอื่นๆ ก็ได้
ในบางกรณี คุณอาจจําเป็นต้องใช้ฟังก์ชันหนึ่งเป็นอาร์กิวเมนต์ของอีกฟังก์ชันหนึ่ง ตัวอย่างเช่น สูตรต่อไปนี้ใช้ฟังก์ชัน AVERAGE ที่ซ้อนกันและเปรียบเทียบผลลัพธ์กับผลรวมของค่าคอลัมน์สองค่า
=AVERAGE([Cost1], SUM([Cost2]+[Discount]))
การส่งคืนที่ถูกต้อง เมื่อฟังก์ชันถูกใช้เป็นอาร์กิวเมนต์ ฟังก์ชันนั้นจะต้องส่งกลับค่าชนิดเดียวกันกับที่อาร์กิวเมนต์นั้นใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าอาร์กิวเมนต์ใช้ Yes หรือ No ฟังก์ชันซ้อนนั้นจะต้องส่งกลับ Yes หรือ No หากไม่มี รายการหรือไลบรารีจะแสดง #VALUE! เป็นค่าความผิดพลาด
ขีดจํากัดระดับการซ้อน สูตรสามารถมีฟังก์ชันซ้อนกันได้สูงสุดแปดระดับ เมื่อฟังก์ชัน B ถูกใช้เป็นอาร์กิวเมนต์ใน ฟังก์ชัน A ฟังก์ชัน B คือฟังก์ชันระดับที่สอง ในตัวอย่างด้านบน ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน SUM เป็นฟังก์ชันระดับที่สองเนื่องจากเป็นอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน AVERAGE ฟังก์ชันที่ซ้อนอยู่ภายในฟังก์ชัน SUM จะเป็นฟังก์ชันระดับที่สาม และอื่นๆ
หมายเหตุ
- รายการและไลบรารีไม่สนับสนุนฟังก์ชัน RAND และ NOW
- ฟังก์ชัน TODAY และ ME ไม่ได้รับการสนับสนุนในคอลัมน์จากการคํานวณ แต่ได้รับการสนับสนุนในการตั้งค่าเริ่มต้นของคอลัมน์
การใช้การอ้างอิงคอลัมน์ในสูตร
การอ้างอิงจะระบุเซลล์ในแถวปัจจุบันและระบุไปยังรายการหรือไลบรารีที่จะค้นหาค่าหรือข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในสูตร ตัวอย่างเช่น [Cost] อ้างอิงค่าในคอลัมน์ Cost ในแถวปัจจุบัน ถ้าคอลัมน์ Cost มีค่า 100 สําหรับแถวปัจจุบัน แล้ว =[Cost]*3 จะส่งกลับ 300
ด้วยการอ้างอิง คุณสามารถใช้ข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ต่างๆ ของรายการหรือไลบรารีในสูตรอย่างน้อยหนึ่งสูตรได้ คอลัมน์ของชนิดข้อมูลต่อไปนี้สามารถอ้างอิงในสูตรได้ ได้แก่ ข้อความ ตัวเลข สกุลเงิน วันที่และเวลา ตัวเลือก ใช่/ไม่ใช่ และจากการคํานวณหนึ่งบรรทัด
คุณใช้ชื่อที่ใช้แสดงของคอลัมน์เพื่ออ้างอิงในสูตร ถ้าชื่อมีช่องว่างหรืออักขระพิเศษ คุณต้องใส่ชื่อไว้ในวงเล็บเหลี่ยม ([ ]) การอ้างอิงไม่ต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอ้างอิงคอลัมน์ราคาต่อหน่วยในสูตรเป็น [ราคาต่อหน่วย] หรือ [ราคาต่อหน่วย]
หมายเหตุ
- คุณไม่สามารถอ้างอิงค่าในแถวอื่นนอกเหนือจากแถวปัจจุบันได้
- คุณไม่สามารถอ้างอิงค่าในรายการหรือไลบรารีอื่นได้
- คุณไม่สามารถอ้างอิง ID ของแถวสําหรับแถวที่เพิ่งแทรกใหม่ได้ ยังไม่มีรหัสอยู่เมื่อทําการคํานวณ
- คุณไม่สามารถอ้างอิงคอลัมน์อื่นในสูตรที่สร้างค่าเริ่มต้นสําหรับคอลัมน์ได้
การใช้ค่าคงที่ในสูตร
ค่าคงที่คือค่าที่ไม่ได้คํานวณ ตัวอย่างเช่น วันที่ 9/10/2551 ตัวเลข 210 และข้อความ "รายไตรมาส" คือค่าคงที่ทั้งหมด ค่าคงที่อาจเป็นชนิดข้อมูลต่อไปนี้
- สตริง (ตัวอย่าง: =[นามสกุล] = "Smith")
ค่าคงที่สตริงจะอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศ และสามารถมีอักขระได้สูงสุด 255 ตัว - ตัวเลข (ตัวอย่าง: =[Cost] >= 29.99)
ค่าคงที่ตัวเลขอาจมีตําแหน่งทศนิยม และสามารถเป็นบวกหรือลบได้ - วันที่ (ตัวอย่าง: =[วันที่] > DATE(2007,7,1))
ค่าคงที่วันที่จําเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน DATE(year,month,day) - บูลีน (ตัวอย่าง: =IF([Cost]>[Revenue], "Loss", "No Loss")
ใช่ และ ไม่ใช่ คือค่าคงที่บูลีน คุณสามารถใช้ในนิพจน์เงื่อนไขได้ ในตัวอย่างข้างต้น ถ้า ต้นทุน มากกว่า รายได้ ฟังก์ชัน IF จะส่งกลับ ใช่ และสูตรจะส่งกลับสตริง "Loss" ถ้า Cost เท่ากับหรือน้อยกว่า Revenue ฟังก์ชันจะส่งกลับ No และสูตรจะส่งกลับสตริง "No Loss"
การใช้ตัวดําเนินการการคํานวณในสูตร
ตัวดําเนินการจะระบุชนิดของการคํานวณที่คุณต้องการดําเนินการกับองค์ประกอบของสูตร รายการและไลบรารีสนับสนุนตัวดําเนินการการคํานวณสามชนิด ได้แก่ คณิตศาสตร์ การเปรียบเทียบ และข้อความ
ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์
ใช้ตัวดําเนินการทางคณิตศาสตร์ต่อไปนี้เพื่อดําเนินการทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน เช่น บวก ลบ หรือคูณ เพื่อรวมตัวเลข; การดู หรือเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข
| ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ | ความหมาย (ตัวอย่าง) |
|---|---|
| + (เครื่องหมายบวก) | เพิ่มเติม (3+3) |
| - (เครื่องหมายลบ) | การลบ (3–1) ปฏิเสธ (–1) |
| * (เครื่องหมายดอกจัน) | คูณ (3*3) |
| / (เครื่องหมายทับ) | กอง (3/3) |
| % (เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์) | เปอร์เซ็นต์ (20%) |
| ^ (แคเรท) | เลขชี้กําลัง (3^2) |
ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ
คุณสามารถเปรียบเทียบค่าสองค่ากับตัวดําเนินการต่อไปนี้ เมื่อเปรียบเทียบค่าสองค่าโดยใช้ตัวดําเนินการเหล่านี้ ผลลัพธ์จะเป็นค่าตรรกะ Yes หรือ No
| ตัวดําเนินการเปรียบเทียบ | ความหมาย (ตัวอย่าง) |
|---|---|
| = (เครื่องหมายเท่ากับ) | เท่ากับ (A=B) |
| > (เครื่องหมายมากกว่า) | มากกว่า (A>B) |
| < (เครื่องหมายน้อยกว่า) | น้อยกว่า (A<B) |
| >= (เครื่องหมายมากกว่าหรือเท่ากับ) | มากกว่าหรือเท่ากับ (A>=B) |
| <= (เครื่องหมายน้อยกว่าหรือเท่ากับ) | น้อยกว่าหรือเท่ากับ (A<=B) |
| <> (เครื่องหมายไม่เท่ากับ) | ไม่เท่ากับ (A<>B) |
ตัวดำเนินการข้อความ
ใช้เครื่องหมายและ (&) เพื่อรวมหรือต่อสตริงข้อความอย่างน้อยหนึ่งสตริงเข้าด้วยกันเพื่อสร้างเป็นข้อความส่วนเดียว
| ตัวดำเนินการข้อความ | ความหมาย (ตัวอย่าง) |
|---|---|
| & (เครื่องหมาย 'และ') | เชื่อมต่อหรือเชื่อมค่าสองค่าเข้าด้วยกันเพื่อสร้างค่าข้อความที่ต่อเนื่องกัน ("ภาคเหนือ"&"ลม") |
ลําดับการดําเนินการของรายการหรือไลบรารีในสูตร
สูตรจะคํานวณค่าตามลําดับที่ระบุ สูตรอาจเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ต่อจากเครื่องหมายเท่ากับคือองค์ประกอบที่จะคํานวณ (ตัวถูกดําเนินการ) ซึ่งคั่นด้วยตัวดําเนินการการคํานวณ รายการและไลบรารีจะคํานวณสูตรจากซ้ายไปขวาตามลําดับที่เฉพาะเจาะจงสําหรับตัวดําเนินการแต่ละตัวในสูตร
ความสำคัญของตัวดำเนินการ
ถ้าคุณรวมตัวดําเนินการหลายตัวไว้ในสูตรเดียว รายการและไลบรารีจะดําเนินการตามลําดับที่แสดงในตารางต่อไปนี้ ถ้าสูตรมีตัวดําเนินการที่มีลําดับความสําคัญเท่ากัน ตัวอย่างเช่น ถ้าสูตรมีทั้งตัวดําเนินการคูณและตัวดําเนินการการหาร รายการและไลบรารีจะประเมินตัวดําเนินการจากซ้ายไปขวา
| ตัวดำเนินการ | คำอธิบาย |
|---|---|
| – | จำนวนติดลบ (เช่น –1) |
| % | เปอร์เซ็นต์ |
| ^ | การยกกำลัง |
| * และ / | การคูณและการหาร |
| + และ – | การบวกและการลบ |
| & | การเรียงต่อกัน (เชื่อมต่อสองสตริงข้อความ) |
| = <><= ><> | การเปรียบเทียบ |
การใช้วงเล็บ
เมื่อต้องการเปลี่ยนลําดับของการประเมิน ให้ใส่วงเล็บคร่อมส่วนของสูตรที่จะคํานวณก่อน ตัวอย่างเช่น สูตรต่อไปนี้ให้ผลลัพธ์เป็น 11 เนื่องจากรายการหรือไลบรารีจะคํานวณการคูณก่อนการบวก สูตรจะคูณ 2 ด้วย 3 แล้วบวก 5 กับผลลัพธ์
=5+2*3
ในทางตรงกันข้าม ถ้าคุณใช้วงเล็บเพื่อเปลี่ยนไวยากรณ์ รายการหรือไลบรารีจะบวก 5 และ 2 เข้าด้วยกัน แล้วคูณผลลัพธ์ด้วย 3 เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เป็น 21
=(5+2)*3
ในตัวอย่างด้านล่าง วงเล็บรอบส่วนแรกของสูตรจะบังคับให้รายการหรือไลบรารีคํานวณ [Cost]+25 ก่อน แล้วจึงหารผลลัพธ์ด้วยผลรวมของค่าในคอลัมน์ EC1 และ EC2
=([Cost]+25)/SUM([EC1]+[EC2])