เมื่อเนื้อหาของไซต์มีการจัดระเบียบตามหลักตรรกะและง่ายต่อการค้นหา การรักษาและจัดการจะง่ายขึ้น และผู้ใช้ไซต์จะมีประสิทธิผลมากขึ้น ในฐานะผู้ดูแลระบบไซต์คอลเลกชันหรือเจ้าของไซต์ คุณอาจต้องการวางแผนกลยุทธ์ของไซต์ของคุณก่อนที่จะสร้างไซต์ของคุณ ในบทความนี้ เราจะสํารวจ:
- คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์
- ผู้ใช้ของคุณจะค้นหาและเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างไร
- ผู้ใช้ต้องทําอย่างไรกับเนื้อหา
คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์
หลังจากที่คุณได้ให้ความคิดบางอย่างกับจํานวนและชนิดของไซต์ที่คุณต้องการแล้ว ให้วางแผนสําหรับเนื้อหาที่จะจัดเก็บไว้บนไซต์เหล่านี้ เป้าหมายสําหรับการวางแผนเนื้อหานี้คือการกําหนด:
- ชนิดของรายการ ไลบรารี หรือหน้าที่คุณต้องการสร้างบนไซต์เพื่อจัดระเบียบเนื้อหา ไลบรารีสามารถใช้เพื่อจัดเก็บเอกสารและไฟล์อื่นๆ ในขณะที่รายการอาจเป็นประโยชน์สําหรับการติดตามงานหรือปัญหาต่างๆ หน้าคือรายการแต่ละรายการภายในไซต์ที่คุณสามารถแสดงเนื้อหา แอป ลิงก์ และอื่นๆ ได้
- คุณต้องการรวมแอปประเภทใดแอปที่มีอยู่แล้วภายใน SharePoint เช่น ไลบรารีเอกสารและรายการ แต่คุณสามารถสร้างแอปของคุณเองหรือซื้อแอปจากบริษัทภายนอกใน SharePoint Store ได้
- คุณต้องการสร้างชนิดเนื้อหาหรือไม่ ชนิดเนื้อหาช่วยให้คุณกําหนดวิธีที่คุณจัดการและติดตามชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงได้
องค์กรของคุณอาจต้องการวางแผนประเภทนี้ในแบบรวมศูนย์ (โดยเฉพาะสําหรับชนิดเนื้อหา) แต่นี่เป็นการวางแผนที่คุณควรสนับสนุนให้เจ้าของไซต์แต่ละคนดําเนินการขณะที่พวกเขากําหนดไซต์ที่พวกเขามีความรับผิดชอบ
คุณต้องการเพิ่มแอปชนิดใด
นอกเหนือจากการคิดเกี่ยวกับชนิดเนื้อหาแล้ว คุณอาจต้องการคิดถึงข้อมูลชนิดอื่นๆ ที่จะถูกจัดเก็บไว้บนไซต์ หรือชนิดของงานที่บุคคลในองค์กรของคุณต้องการใช้ไซต์ในการจัดการ วิธีนี้จะช่วยคุณวางแผนแอปประเภทต่างๆ ที่คุณอาจต้องการเพิ่มลงในไซต์เพื่อเริ่มต้นใช้งาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการสถานที่สําหรับเก็บเอกสาร คุณอาจต้องการเพิ่มไลบรารีเอกสาร ถ้าคุณทราบว่าคุณต้องการติดตามวันที่ที่สําคัญ คุณอาจต้องการปฏิทิน
คุณไม่จําเป็นต้องเพิ่มแอปทั้งหมดที่คุณอาจต้องการในที่สุดทันที เจ้าของไซต์สามารถเพิ่มและนําแอปใหม่ออกได้เมื่อเวลาผ่านไป เนื่องจากความต้องการทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลง แต่การวางแผนในช่วงแรกเกี่ยวกับวิธีการที่คุณต้องการกําหนดเนื้อหาบนไซต์ของคุณสามารถช่วยให้แน่ใจว่าไซต์จะมีประโยชน์ต่อผู้ใช้ในทันที
SharePoint มีแอปในตัวที่เป็นประโยชน์สําหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่หลากหลาย ตั้งแต่การจัดเก็บและการจัดการเอกสาร ไปจนถึงการจัดการและการติดตามโครงการ ไปจนถึงการติดต่อสื่อสาร คุณสามารถเพิ่มอินสแตนซ์ของแอปประเภทเหล่านี้ได้หลายอินสแตนซ์ไปยังไซต์ คุณยังสามารถซื้อและเพิ่มแอปของบริษัทภายนอกจาก SharePoint Store ไปยังไซต์ของคุณได้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มแอปไปยังไซต์ และ ซื้อแอปจาก SharePoint Store
คุณจําเป็นต้องกําหนดชนิดเนื้อหาหรือไม่
ชนิดเนื้อหาช่วยให้ผู้ใช้ไซต์สามารถสร้างเนื้อหาชนิดพิเศษได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คําสั่ง รายการใหม่ หรือ เอกสารใหม่ ในรายการหรือไลบรารี ชนิดเนื้อหามีประโยชน์เนื่องจากชนิดเนื้อหามีวิธีที่เจ้าของไซต์มีวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหามีความสอดคล้องกันในไซต์ต่างๆ ชนิดเนื้อหายังทําให้รายการหรือไลบรารีเดียวสามารถมีชนิดรายการหรือชนิดเอกสารหลายชนิดได้ เจ้าของไซต์สามารถกําหนดค่ารายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับเนื้อหาไว้ล่วงหน้าได้เมื่อพวกเขาตั้งค่าชนิดเนื้อหาสําหรับไซต์ รายการ หรือไลบรารี
เจ้าของไซต์สามารถกําหนดชนิดเนื้อหาสําหรับข้อมูลในรายการ เอกสาร หรือโฟลเดอร์ได้
คุณอาจพบว่าการกําหนดชนิดเนื้อหาสําหรับเนื้อหาบางรายการมีประโยชน์ ถ้าเนื้อหาของคุณตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้:
| ถ้าสิ่งนี้เป็นจริง: | ชนิดเนื้อหาอาจเป็นประโยชน์กับคุณด้วยวิธีต่อไปนี้: |
|---|---|
| คุณมีเอกสารบางชนิดที่มีรูปแบบหรือวัตถุประสงค์ที่เป็นมาตรฐาน และคุณต้องการให้เอกสารมีความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ | กําหนดค่าชนิดเนื้อหาของไซต์สําหรับเอกสารชนิดเหล่านี้ที่ระดับไซต์ทีมเพื่อให้พร้อมใช้งานในไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์ทีม ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้ทุกคนในองค์กรของคุณจะสร้างเอกสารเหล่านี้ในลักษณะที่สอดคล้องกัน |
| คุณมีเทมเพลตเฉพาะที่ผู้ใช้ต้องใช้สําหรับเอกสารบางชนิด | เพิ่มแม่แบบเอกสารเหล่านี้ลงในชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เอกสารใหม่ทั้งหมดที่สร้างขึ้นจากชนิดเนื้อหานั้นใช้แม่แบบนี้ |
| มีชุดข้อมูลมาตรฐานที่คุณต้องการติดตามสําหรับชนิดเอกสารหรือรายการที่ระบุ | เพิ่มคอลัมน์ลงในชนิดเนื้อหาของคุณเพื่อติดตามข้อมูลนี้ ถ้าข้อมูลใดมีความสําคัญเป็นพิเศษ คุณสามารถกําหนดคอลัมน์เหล่านั้นได้ตามต้องการ คุณยังสามารถใส่ค่าเริ่มต้นสําหรับคอลัมน์ที่ระบุเมื่อคุณกําหนดค่าชนิดเนื้อหา |
| มีกระบวนการทางธุรกิจที่กําหนดสําหรับวิธีการจัดการหรือตรวจทานชนิดเอกสารเฉพาะเสมอ | พิจารณาการกําหนดค่าเวิร์กโฟลว์สําหรับชนิดเนื้อหาที่ระบุ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การรีวิวเอกสารหรือการอนุมัติ |
หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาที่คุณอาจต้องการกําหนดชนิดเนื้อหาแล้ว คุณควรคํานึงถึงตําแหน่งที่คุณต้องการกําหนดชนิดเนื้อหา ถ้าคุณกําหนดชนิดเนื้อหาของไซต์ที่ระดับไซต์ทีม ชนิดเนื้อหาของไซต์จะพร้อมใช้งานสําหรับนํามาใช้ใหม่ในรายการและไลบรารีภายในไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์ทีมของคุณ เจ้าของไซต์แต่ละคนยังสามารถกําหนดชนิดเนื้อหาของไซต์สําหรับไซต์ของตนได้ แม้ว่าชนิดเนื้อหาเหล่านี้จะพร้อมใช้งานในรายการและไลบรารีบนไซต์นั้นและไซต์ใดๆ ภายใต้ไซต์นั้นเท่านั้น
คุณอาจพบว่าการสร้างสเปรดชีตหรือตารางที่เก็บรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้มีประโยชน์เมื่อคุณกําหนดชนิดเนื้อหาของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้างข้อมูลพื้นฐาน เช่น ตารางด้านล่าง แล้วปรับให้เข้ากับข้อมูลอื่นที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ในการติดตาม เช่น ไซต์หรือทีมที่จะใช้ชนิดเนื้อหา ดังนี้
| ชนิดเนื้อหาใหม่ | ชนิดเนื้อหาแม่ | คอลัมน์ | แม่แบบเอกสาร | เวิร์กโฟลว์ |
|---|---|---|---|---|
| ระบุชื่อของชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการสร้าง | ระบุชนิดเนื้อหาแม่ที่จะใช้ในการสร้าง | แสดงรายการคอลัมน์ใหม่หรือคอลัมน์ที่มีอยู่ที่คุณต้องการเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา | ระบุว่าจะมีเทมเพลตเอกสารที่สัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาหรือไม่ | ระบุว่าจะมีเวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่สัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาหรือไม่ |
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ สร้างหรือกําหนดชนิดเนื้อหาเอง
ผู้ใช้ของคุณจะค้นหาและเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างไร
ให้คิดว่าผู้ใช้ไซต์จะค้นหาและใช้เนื้อหาบนไซต์ SharePoint ของคุณได้อย่างไร การวางแผนชนิดนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการกําหนดค่าการนําทางและการค้นหาไซต์ทีมและไซต์ย่อยของไซต์ทีม
ไซต์ใดที่คุณต้องการรวมไว้ในการนําทางส่วนกลางของคุณ
เมื่อต้องการวางแผนการนําทางของคุณ คุณอาจพบว่าการสร้างไดอะแกรมของไซต์ในลําดับชั้นของไซต์ของคุณมีประโยชน์ ถ้าคุณสร้างไดอะแกรมขณะวางแผนไซต์แล้ว คุณสามารถเริ่มต้นด้วยไดอะแกรมนั้นและปรับเปลี่ยนได้ รวมไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์ทีมของคุณ คุณอาจต้องการรวมรายการหรือไลบรารีที่สําคัญใดๆ ที่มีอยู่ในไซต์ทีมและไซต์ย่อย ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุปลายทางที่สําคัญที่ผู้ใช้ไซต์อาจต้องการค้นหาได้อย่างรวดเร็วว่าพวกเขากําลังเริ่มต้นจากโฮมเพจของไซต์ทีมของคุณหรือไม่
การนําทางด้านบนของไซต์จะให้สิ่งที่เรียกว่าการนําทางส่วนกลาง
ตามค่าเริ่มต้น แต่ละไซต์จะใช้การนําทางด้านบนของตัวเอง แต่คุณสามารถตัดสินใจที่จะอนุญาตให้ไซต์สืบทอดการนําทางด้านบนจากไซต์แม่เพื่อให้ประสบการณ์การนําทางมีความสอดคล้องกันในทุกไซต์ คุณสามารถกําหนดค่าไซต์ที่จะปรากฏบนการนําทางด้านบนได้ คุณยังสามารถรวมลิงก์ไปยัง URL อื่นๆ ที่คุณต้องการ ในกรณีที่คุณต้องการรวมลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกลงในการนําทางของไซต์ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดการนําทางด้านบนเอง ให้ดูที่ กําหนดการนําทางบนไซต์ทีมของคุณเอง
ถ้าคุณมีไซต์ย่อยจํานวนมากสําหรับไซต์ทีมของคุณ คุณอาจไม่ต้องการแสดงไซต์ทั้งหมดบนแถบลิงก์บนสุด เนื่องจากอาจทําให้ผู้ใช้ไซต์ใช้งานไซต์ได้มากเกินไป แต่คุณไม่ต้องการทําให้ไซต์หรือเนื้อหาที่สําคัญไม่สามารถกู้คืนได้ ใช้ไดอะแกรมลําดับชั้นของไซต์ของคุณเพื่อระบุไซต์หลักที่คุณต้องการแสดงในการนําทางส่วนกลางของคุณ
บุคคลจะนําทางภายในไซต์ได้อย่างไร
นอกจากการนําทางด้านบนไซต์ยังแสดงองค์ประกอบการนําทางทางด้านซ้ายของหน้าที่เรียกว่า เปิดใช้ด่วน ด้วย
โดยทั่วไป 'เปิดใช้ด่วน' จะแสดงลิงก์ที่เฉพาะเจาะจงสําหรับไซต์ปัจจุบัน และสามารถใช้เพื่อเน้นเนื้อหาที่สําคัญที่สุดได้ เมื่อคุณสร้างรายการหรือไลบรารีใหม่ ลิงก์ใหม่จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติภายใต้ ล่าสุด บน เปิดใช้ด่วน เฉพาะลิงก์ใหม่ล่าสุดห้าลิงก์เท่านั้นที่จะปรากฏในส่วน ล่าสุด
คุณสามารถกําหนด เปิดใช้ด่วน เองเพื่อเพิ่มหรือเอาลิงก์ไปยังรายการและไลบรารีบนไซต์ออกได้ คุณยังสามารถจัดกลุ่มลิงก์ภายใต้หัวเรื่องแบบกําหนดเองได้อีกด้วย ถ้าคุณเลือกให้ไซต์ย่อยทั้งหมดสืบทอดการนําทางส่วนกลาง เจ้าของไซต์จะต้องกําหนดการนําทางบนเปิดใช้ด่วนเองเนื่องจากจะเป็นวิธีหลักที่ผู้ใช้จะค้นหาเนื้อหาภายในไซต์เมื่อพวกเขาเยี่ยมชมไซต์ ถ้าคุณตัดสินใจว่าจะไม่มีไซต์ย่อยที่สืบทอดการนําทางส่วนกลางจากไซต์ทีม ผู้ใช้จะสามารถใช้ทั้งแถบลิงก์บนสุดและ เปิดใช้ด่วน บนไซต์ย่อยเพื่อค้นหาเนื้อหาภายในได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขลิงก์บน เปิดใช้ด่วน ให้ดูที่ กําหนดการนําทางบนไซต์ทีมของคุณเอง
คุณควรคิดอย่างไรเมื่อวางแผนการค้นหา
ผู้ใช้ของคุณมักจะต้องการใช้ SharePoint เมื่อพวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดาย ด้วยการใช้ฟีเจอร์เนื้อหา เช่น ชนิดเนื้อหา หรือการเพิ่มคอลัมน์ Metadata ลงในรายการและไลบรารี คุณสามารถช่วยให้เนื้อหาสามารถมองเห็นได้มากขึ้นผ่านการค้นหา
ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันและผู้ดูแลไซต์สามารถกําหนดค่าต่างๆ เพื่อกําหนดประสบการณ์การค้นหาสําหรับผู้ใช้เองได้
| เมื่อต้องการทำเช่นนี้: | โปรดดูหัวข้อนี้: |
|---|---|
| กําหนดสไตล์และการตั้งค่าที่มีผลต่อผลลัพธ์การค้นหาเอง คุณสามารถกําหนดศูนย์การค้นหาและ Web Part ที่ใช้บนหน้าศูนย์การค้นหาได้ | จัดการศูนย์การค้นหาใน SharePoint |
| สร้างกฎคิวรีเพื่อปรับปรุงวิธีการที่การค้นหาตอบสนองต่อจุดประสงค์ของผู้ใช้ | จัดการกฎคิวรี |
| กําหนดแหล่งผลลัพธ์สําหรับการค้นหาเอง | จัดการแหล่งผลลัพธ์ |
| ดู สร้างหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติที่มีการจัดการ หรือแมปคุณสมบัติที่ตระเวนไปยังคุณสมบัติที่มีการจัดการ | จัดการ Schema การค้นหาใน SharePoint |
| เมื่อต้องการส่งออกและนําเข้าการตั้งค่าการกําหนดค่าการค้นหาที่กําหนดเองระหว่างไซต์ การตั้งค่าที่คุณส่งออกและนําเข้าจะรวมกฎคิวรีแหล่งผลลัพธ์ ชนิดผลลัพธ์ แบบจําลองการจัดอันดับ และการตั้งค่าการค้นหาไซต์แบบกําหนดเองทั้งหมด | การส่งออกและนำเข้าการตั้งค่าการค้นหาที่กำหนดเอง |
วิธีการที่เนื้อหาจะพร้อมใช้งานในการค้นหา
บริการการค้นหาได้รับการจัดกําหนดการให้ตระเวนเนื้อหา SharePoint ทุกๆ ห้านาที หลังจากเพิ่มรายการลงในไซต์ SharePoint แล้ว จะมีระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะทําดัชนีและส่งกลับในผลลัพธ์การค้นหา ระยะเวลานี้จะแตกต่างกันไปตามกิจกรรมของผู้ใช้ปัจจุบัน งาน เช่น การโยกย้ายไซต์ การอัปเกรด และการบํารุงรักษาจะเพิ่มการโหลดบนไปป์ไลน์การทําดัชนี โดยปกติรายการเนื้อหาใหม่ควรแสดงในผลลัพธ์การค้นหาภายในหนึ่งชั่วโมง
ผู้ใช้ต้องทําอย่างไรกับเนื้อหา
ด้วยการถามคําถามพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ใช้ไซต์ต้องทํากับเนื้อหา คุณสามารถกําหนดวิธีที่คุณอาจจําเป็นต้องกําหนดค่าไซต์ รายการ หรือไลบรารีที่ระบุ รวมถึงฟีเจอร์ที่ผู้ใช้ไซต์อาจจําเป็นต้องใช้
| คําถามที่ควรสํารวจ: | ข้อควรพิจารณาสําหรับการกําหนดค่าเนื้อหา: |
|---|---|
| คุณต้องการติดตามเวอร์ชันของเอกสารหรือข้อมูลในรายการบางชนิดหรือไม่ |
|
| ผู้ใช้ไซต์ต้องการความสามารถในการทํางานหรือทํางานร่วมกันพร้อมกันบนเอกสารบางชนิดหรือไม่ |
|
| ทําเนื้อหาบางประเภทที่จําเป็นต้องได้รับการอนุมัติก่อนจึงจะสามารถเข้าถึงได้อย่างกว้างขวาง |
|
| เอกสารบางประเภทอยู่ภายใต้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะหรือเวิร์กโฟลว์ของบุคคลหรือไม่ |
|
| คุณจะใช้รายการเพื่อไดรฟ์หรือจัดการกระบวนการต่างๆ |
|
| จะมีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนบนไซต์ที่จําเป็นต้องถูกจํากัดการเข้าถึงทั่วไป |
|
| ผู้ใช้จะต้องได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือไม่ |
|