นําเข้ากําหนดการจาก Excel ไปยัง Shifts

บทความนี้ใช้กับผู้จัดการระดับแนวหน้า

คุณสามารถใช้เวิร์กบุ๊ก Excel เพื่อนํากําหนดการของคุณมาไว้ใน Shifts ได้ การนําเข้ากําหนดการของคุณจาก Excel ไปยัง Shifts สามารถช่วยให้คุณตั้งค่าทีมของคุณได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณจัดการทีมขนาดใหญ่  

ในบทความนี้

ภาพรวม

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel

ขั้นตอนที่ 2: กรอกกําหนดการของคุณใน Excel

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณ

ดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า

เทมเพลต Excel

ภาพรวม

การนําเข้า Excel สามารถดําเนินการกระทําต่อไปนี้ ได้ ซึ่งคุณอาจทําด้วยตนเองใน Shifts:

• กําหนดกะและปิดเวลาสําหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ
• เพิ่มกะที่เปิดอยู่ 
• จัดระเบียบกะตามกลุ่ม
• เพิ่มสมาชิกทีมลงในกลุ่ม 
• เพิ่มบันทึกย่อสําหรับวัน

ถ้าคุณต้องการกรอกกําหนดการด้วยตนเอง ให้ดู สร้างกําหนดการของทีมใน Shifts และ เพิ่มกะ ลงในกําหนดการใน Shifts

ขั้นแรก ให้คุณใส่ข้อมูลกําหนดการของคุณในเวิร์กบุ๊ก Excel จากนั้นให้คุณนําเข้าเวิร์กบุ๊กไปยัง Shifts โดยการอัปโหลด Shifts มีเทมเพลต Excel ที่คุณสามารถดาวน์โหลดและใช้เพื่อใส่ข้อมูลกําหนดการของคุณ

คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่โดยยึดตามเทมเพลต หรือคุณสามารถเพิ่มข้อมูลกําหนดการได้โดยตรง ถ้าคุณใช้เทมเพลต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลบข้อมูลตัวอย่างในเทมเพลตก่อนที่คุณจะอัปโหลดไฟล์  
 

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel

1. ใน Shifts บนเดสก์ท็อปหรือเว็บ ที่มุมขวาบนของกําหนดการ ให้ไปที่> ตัวเลือกเพิ่มเติมกําหนดการการนําเข้า

2. บนหน้า กําหนดการการนําเข้า ให้เลือกลิงก์ ดาวน์โหลดเทมเพลต เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลต Excel

   ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยชื่อต่อไปนี้ ImportScheduleTemplate_<รหัส>เทม.xlsx

ขั้นตอนที่ 2: กรอกกําหนดการของคุณใน Excel

1. อ่านคําแนะนําในเทมเพลตและดูส่วน เทมเพลต Excel ของบทความนี้สําหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มข้อมูลกําหนดการของคุณ 
2. กรอกกําหนดการของคุณใน Excel

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณ

1. หลังจากที่คุณเพิ่มข้อมูลกําหนดการของคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะนําเข้าข้อมูลไปยัง Shifts บนหน้า นําเข้ากําหนดการ ให้เลือก อัปโหลด

2. ในกล่องโต้ตอบ อัปโหลดไฟล์ Excel ให้เลือก อัปโหลดไฟล์ ไปยังตําแหน่งที่คุณบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ แล้วเลือก เปิด

3. หลังจากที่คุณอัปโหลดไฟล์ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบสถานะการอัปโหลดและรายละเอียดในตาราง ประวัติการนําเข้า ได้ คุณจะเห็นสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้ในคอลัมน์ สถานะ :

   • นําเข้า ระบุว่ากําหนดการของคุณถูกนําเข้าเรียบร้อยแล้ว และขณะนี้จะแสดงในปฏิทิน Shifts ของคุณ
   • ข้อผิดพลาด ระบุว่ากําหนดการของคุณมีข้อผิดพลาดและไม่ได้ถูกนําเข้าหรือถูกนําเข้าเพียงบางส่วน คุณจะเห็นลิงก์ ดาวน์โหลดรายงาน ในคอลัมน์ สถานะ ถ้ากําหนดการของคุณถูกนําเข้าบางส่วน เรียนรู้วิธีการดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า  

   สำคัญ

   ตารางแสดงสถานะการอัปโหลด 10 ครั้งล่าสุดจากทีมของคุณในช่วง 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถดูการอัปโหลดจากคุณและผู้จัดการแนวหน้าคนอื่นๆ ในทีมของคุณได้ ถ้ามีผู้จัดการระดับแนวหน้าหลายคนในทีมของคุณกําลังนําเข้ากําหนดการไปยัง Shifts ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบสถานะการอัปโหลดของคุณก่อนที่จะถูกนําออกจากตาราง

ดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า

ถ้าตาราง ประวัติการนําเข้า แสดงสถานะ ข้อผิดพลาด เมื่อคุณนําเข้าไฟล์ Excel ของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า    

1. เลือก ดาวน์โหลดรายงาน ในคอลัมน์ สถานะ เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ข้อผิดพลาด Excel

   ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยชื่อต่อไปนี้: ImportScheduleErrors_<รหัส>เทม.xls

2. เปิดไฟล์และไปที่เวิร์กชีต ข้อผิดพลาด แต่ละแถวแสดงตําแหน่งของข้อผิดพลาดและสิ่งที่จําเป็นต้องแก้ไข

   

3. ไปที่เวิร์กชีต Shiftsเปิด Shifts หรือ Time Off แล้วแก้ไขข้อผิดพลาด ตําแหน่งของข้อผิดพลาดจะถูกเน้นเป็นสีแดง

   
   ในตัวอย่างนี้ กะมีความยาวมากกว่า 24 ชั่วโมง เมื่อต้องการแก้ไขข้อผิดพลาด ให้เปลี่ยนวันที่เริ่มต้นหรือสิ้นสุดของกะ

4. เมื่อคุณแก้ไขข้อผิดพลาดเสร็จแล้ว ให้บันทึกไฟล์ แล้วนําเข้าไฟล์ไปยัง Shifts อีกครั้ง

เทมเพลต Excel

ใช้เทมเพลต Excel เพื่อช่วยให้คุณใส่กําหนดการของคุณใน Excel เทมเพลตมีเวิร์กชีตต่อไปนี้:

• คําแนะนํา: คําแนะนําสําหรับวิธีป้อนข้อมูลกําหนดการของคุณ
• Shifts, Time Off และ เปิด Shifts: สําหรับการเพิ่มกะ การหยุดทํางาน และกะที่เปิดอยู่
• หมายเหตุวัน: สําหรับการใส่บันทึกย่อที่สอดคล้องกับวันใดวันหนึ่ง 
• สมาชิก: รายการแบบอ่านอย่างเดียวของบุคคลในทีมของคุณซึ่งคุณสามารถกําหนดกะได้ 

คุณยังสามารถสร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณเองโดยใช้โครงสร้างที่อธิบายไว้ในเวิร์กชีต Shifts, Time Off, Open Shifts และ Day Notes

เลื่อนเวิร์กชีต

ในเวิร์กชีต Shifts แต่ละกะจะปรากฏเป็นแถวที่มี 12 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน 

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	สมาชิก	ไม่จำเป็น	ชื่อของสมาชิกในทีมที่กําหนดให้กับกะ	ใส่ชื่อของสมาชิกทีม	มาร์ติน ฟิตซ์เจอรัลด์
B	อีเมลที่ทํางาน	จำเป็น	อีเมลแอดเดรสของสมาชิกทีม	ใส่ที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีม	mfitzgerald@contoso.com
C	กลุ่ม	จำเป็น	กลุ่มการจัดกําหนดการซึ่งสมาชิกในทีมเป็นสมาชิกอยู่	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่ได้	สินค้าเครื่องหนัง
D	วันที่เริ่มต้น	จำเป็น	วันที่เริ่มต้นกะ	รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	เวลาเริ่มต้น	จำเป็น	เวลาเริ่มต้นกะ	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	8:30 น. 8:30 น. 8:30
ศ.	วันที่สิ้นสุด	จำเป็น	วันที่ที่กะสิ้นสุด	รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
G	เวลาสิ้นสุด	จำเป็น	เวลาสิ้นสุดของกะ	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	15:45 น. 15.45 น. 15:45
H	สีของธีม	ไม่จำเป็น	สีเพื่อจัดประเภทกะ	ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. สีขาว 2. สีน้ําเงิน 3. สีเขียว 4.สีม่วง 5.สีชมพู 6. สีเหลือง 7. สีเทา 8. สีน้ําเงิน 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. สีน้ําเงิน
I	ป้ายชื่อแบบกําหนดเอง	ไม่จำเป็น	ป้ายชื่อเพื่อกําหนดกะเอง	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 23 ตัว	สินค้าเครื่องหนังขนาดเล็ก
J	ตัวแบ่งที่ยังไม่ได้ชําระเงิน (นาที)	ไม่จำเป็น	ระยะเวลาของการแบ่งกะเป็นนาที	ใส่ตัวเลข (เป็นนาที) ที่น้อยกว่าระยะเวลาของกะ	45
K	บันทึกย่อ	ไม่จำเป็น	หมายเหตุสําหรับสมาชิกทีมเกี่ยวกับกะเฉพาะนี้	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	ใช้ระบบใหม่ของเราเพื่อขอให้จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าของเรา
L	แชร์	จำเป็น	ตัวเลือกในการแชร์กะกับทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล	เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts	ไม่ได้แชร์

เวิร์กชีต Time Off

บนเวิร์กชีต Time Off แต่ละรายการที่ปิดจะปรากฏเป็นแถวที่มี 11 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน  

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	สมาชิก	ไม่จำเป็น	ชื่อของสมาชิกในทีมที่หมดเวลา	ใส่ชื่อของสมาชิกทีม	มาร์ติน ฟิตซ์เจอรัลด์
B	อีเมลที่ทํางาน	จำเป็น	อีเมลแอดเดรสของสมาชิกทีม	ใส่ที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีม	mfitzgerald@contoso.com
C	วันที่เริ่มต้น	จำเป็น	วันที่เริ่มต้นการหยุดทํางาน	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
D	เวลาเริ่มต้น	จำเป็น	เวลาเริ่มต้นการหยุด	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	12:00 น. 12:00 น. 00:00
E	วันที่สิ้นสุด	จำเป็น	วันที่ที่สิ้นสุดการหมดเวลา	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/20/2024 20/08/2024
ศ.	เวลาสิ้นสุด	จำเป็น	เวลาสิ้นสุดของการปิดเวลา	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	12:00 น. 12:00 น. 00:00
G	เหตุผลในการหมดเวลา	จำเป็น	เหตุผลที่จัดเวลาปิด	ใส่เหตุผลการหมดเวลาจากรายการเหตุผลการหมดเวลาที่พร้อมใช้งานในการตั้งค่า Shifts สําหรับทีมของคุณ	วัน หยุด
H	สีของธีม	ไม่จำเป็น	สีเพื่อจัดประเภทการหยุด	ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. สีขาว 2. สีน้ําเงิน 3. สีเขียว 4.สีม่วง 5.สีชมพู 6. สีเหลือง 7. สีเทา 8. สีน้ําเงิน 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. สีเทา
I	บันทึกย่อ	ไม่จำเป็น	บันทึกย่อสําหรับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการหยุดทํางาน	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	ขอให้มีความสุขกับวันหยุดของคุณ
J	แชร์	จำเป็น	ตัวเลือกเพื่อแชร์การหมดเวลากับสมาชิกในทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล	เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts	แชร์ร่วมกัน

เปิดเวิร์กชีต Shifts

บนเวิร์กชีต เปิด Shifts แต่ละกะที่เปิดอยู่จะปรากฏเป็นแถวที่มี 11 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน  

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	กลุ่ม	จำเป็น	กลุ่มการจัดกําหนดการซึ่งสามารถร้องขอกะที่เปิดได้	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่ได้	สินค้าเครื่องหนัง
B	วันที่เริ่มต้น	จำเป็น	วันที่เริ่มต้นกะที่เปิด	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
C	เวลาเริ่มต้น	จำเป็น	เวลาเริ่มต้นกะที่เปิด	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	8:30 น. 8:30 น. 8:30
D	วันที่สิ้นสุด	จำเป็น	วันที่ที่กะที่เปิดสิ้นสุด	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	เวลาสิ้นสุด	จำเป็น	เวลาสิ้นสุดของกะที่เปิด	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	15:45 น. 15.45 น. 15:45
ศ.	เปิดช่อง	จำเป็น	จํานวนของกะที่เปิดอยู่ที่พร้อมใช้งานสําหรับสมาชิกกลุ่มที่จะร้องขอ	ใส่ตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 255	2
G	สีของธีม	ไม่จำเป็น	สีเพื่อจัดประเภทกะที่เปิดอยู่	ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. สีขาว 2. สีน้ําเงิน 3. สีเขียว 4.สีม่วง 5.สีชมพู 6. สีเหลือง 7. สีเทา 8. สีน้ําเงิน 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. สีเหลือง
H	ป้ายชื่อแบบกําหนดเอง	ไม่จำเป็น	ป้ายชื่อเพื่อกําหนดกะที่เปิด	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 23 ตัว	สินค้าเครื่องหนังขนาดเล็ก
I	ตัวแบ่งที่ยังไม่ได้ชําระเงิน (นาที)	ไม่จำเป็น	ระยะเวลาของการแบ่งกะเป็นนาที	ใส่ตัวเลข (เป็นนาที) ที่น้อยกว่าระยะเวลาของกะ	45
J	บันทึกย่อ	ไม่จำเป็น	หมายเหตุสําหรับสมาชิกทีมเกี่ยวกับกะเปิดเฉพาะนี้	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	ใช้ระบบใหม่ของเราเพื่อขอให้จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าของเรา
K	แชร์	จำเป็น	ตัวเลือกเพื่อแชร์กะกับสมาชิกในทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล	เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts	ไม่ได้แชร์

เวิร์กชีตบันทึกย่อวัน

คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อในแต่ละวันได้ 

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	วันที่	จำเป็น	วันที่ที่คุณต้องการให้บันทึกย่อปรากฏในกําหนดการ	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
B	หมายเหตุ	จำเป็น	ส่งข้อความถึงทีมของคุณ	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	การฝึกอบรมในสถานที่

ใน Shifts บันทึกย่อจะปรากฏใกล้กับด้านบนของกําหนดการภายใต้วันที่

สำหรับผู้ดูแลระบบ IT

กะสําหรับองค์กรแนวหน้าของคุณ