คุณสามารถสร้าง ข้อความแสดงแทน (ข้อความแสดงแทน) สําหรับรูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ ตาราง กราฟิก SmartArt หรือวัตถุอื่นๆ ในเอกสาร Office ของคุณ ข้อความแสดงแทนช่วยให้ผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเข้าใจเนื้อหาของรูปภาพ เมื่อคุณใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อดูเอกสารของคุณ หรือบันทึกเป็นรูปแบบไฟล์ เช่น HTML หรือ DAISY (Digital Accessible Information System) ข้อความแสดงแทนจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณย้ายตัวชี้ไปไว้เหนือรูปภาพในเบราว์เซอร์ส่วนใหญ่
หมายเหตุ: เว้นแต่คุณจะมีแผนภูมิหรือตารางที่ซับซ้อน คุณมักจะต้องการใส่ข้อความในกล่อง คําอธิบาย เท่านั้น เมื่อคุณมีเนื้อหาที่ซับซ้อนที่จะอธิบาย การใส่ข้อมูลในเขตข้อมูล ชื่อเรื่อง จะเป็นประโยชน์ ดังนั้นการอ่านคําอธิบายแบบเต็มจึงไม่จําเป็นเว้นแต่จะต้องการ
คำอธิบาย
ใส่คําอธิบายของรูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ ตาราง กราฟิก SmartArt หรือวัตถุอื่นๆ ในกล่องนี้ ควรเติมข้อมูลในกล่องนี้เสมอ
ชื่อเรื่อง
ใส่ข้อมูลสรุปโดยย่อในกล่องนี้ ควรใส่ข้อมูลในกล่องนี้ก็ต่อเมื่อคุณใส่คําอธิบายโดยละเอียดหรือแบบยาวในกล่อง คําอธิบาย เท่านั้น
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางที่แสดงจํานวนประชากรของเป็ดตามเดือนสําหรับปี 2553 ชื่อเรื่องของคุณอาจเป็น: "ตารางอธิบายประชากรเป็ดในปี 2010" และในกล่อง คําอธิบาย คุณสามารถใส่: "ข้อมูลแบบเดือนต่อเดือนที่อธิบายประชากรเป็ดในปี 2010 ในเดือนมีนาคมประชากรของมาลาร์ดเพิ่มขึ้น 30% ทําให้แนวโน้มการเติบโตอย่างต่อเนื่องของ 5% ระหว่างเดือนมกราคมถึงมิถุนายน สองเดือนติดต่อกันของการเติบโต 0% ของเพนกวินเริ่มต้นในเดือนสิงหาคมก็ไม่สอดคล้องกัน"
