การนำตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

นําตัวกรองทั่วไปไปใช้

1. เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่าไอคอน ไม่มี การกรอง หรือ ไม่มีตัวกรอง สีจาง ปรากฏอยู่

   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดสําหรับวัตถุใดวัตถุหนึ่งออก บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด

3. คลิกที่ใดก็ได้ในคอลัมน์หรือตัวควบคุมที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการกรอง และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ตัวกรอง

เมื่อต้องการนําตัวกรองทั่วไปไปใช้: ชี้ไปที่ ตัวกรองข้อความ (หรือ ตัวเลข หรือ วันที่) แล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการ ตัวกรอง เช่น เท่ากับ และ ระหว่าง พร้อมท์ให้คุณใส่ค่าที่จําเป็น

เมื่อต้องการนําตัวกรองไปใช้โดยยึดตามค่าเขตข้อมูล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากค่าที่คุณไม่ต้องการกรอง แล้วคลิก ตกลง

เมื่อต้องการกรองค่าในรายการแบบยาวเพียงหนึ่งค่าหรือเพียงไม่กี่ค่า ก่อนอื่นให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) จากนั้นเลือกค่าที่คุณต้องการ

เมื่อต้องการกรองหาค่า Null (ค่า Null จะระบุว่าไม่มีข้อมูล) ในเขตข้อมูลข้อความ ตัวเลข และวันที่: ในรายการกล่องกาเครื่องหมาย ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจาก (ว่าง)

นําตัวกรองไปใช้โดยยึดตามส่วนที่เลือก

1. เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่าไอคอน ไม่มี การกรอง หรือ ไม่มีตัวกรอง สีจาง ปรากฏอยู่

3. ย้ายไปยังระเบียนที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง แล้วคลิกภายในคอลัมน์ (ในมุมมองแผ่นข้อมูล) หรือตัวควบคุม (ในมุมมองฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง)

เมื่อต้องการกรองตามส่วนที่เลือกบางส่วน เลือกอักขระที่คุณต้องการ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ส่วนที่เลือก แล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการนําไปใช้

นําตัวกรองไปใช้โดยการกรอกฟอร์ม

1. เปิดตารางหรือคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มในมุมมองฟอร์ม

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่าไอคอน ไม่มี การกรอง หรือ ไม่มีตัวกรอง สีจาง ปรากฏอยู่

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม บนเมนูทางลัด

4. ขึ้นอยู่กับว่าคุณกําลังทํางานในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือในมุมมองฟอร์ม ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   มุมมองแผ่นข้อมูล: คลิกแถวแรกในคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วเลือกค่า เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม เพียงคลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลแล้วเลือกค่าอื่น

   มุมมองฟอร์ม: คลิกลูกศรที่ปรากฏในตัวควบคุม แล้วเลือกค่าที่จะกรอง เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม ให้คลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของฟอร์ม แล้วเลือกค่าอื่น

   เคล็ดลับ: คุณไม่สามารถระบุค่าเขตข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าได้โดยใช้ตัวกรองตามฟอร์ม แต่คุณสามารถระบุค่าสําหรับเขตข้อมูลที่ไม่มีหลายค่าในชุดระเบียนได้

   • เมื่อต้องการระบุรายการของค่าที่เป็นไปได้สําหรับเขตข้อมูล ให้ใช้ตัวดําเนินการ หรือ ตัวอย่างเช่น ระบุ "Portland" หรือ "Oregon" ในเขตข้อมูล City เพื่อกรองระเบียนที่มีค่าใดค่าหนึ่ง

   • เมื่อต้องการกรองตามสถานะของตัวควบคุม เช่น กล่องกาเครื่องหมายหรือปุ่ม ให้คลิกตัวควบคุมเพื่อให้อยู่ในสถานะที่คุณต้องการ เมื่อต้องการส่งกลับตัวควบคุมไปยังตําแหน่งที่เป็นกลาง เพื่อไม่ให้ตัวควบคุมนั้นเป็นเกณฑ์ในการกรองระเบียน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวควบคุมนั้นไม่พร้อมใช้งาน (ปรากฏเป็นสีจาง)

   • เมื่อต้องการกรองสําหรับระเบียนที่มีค่า Null (หายไป) ไม่ใช่ Null ว่างเปล่า (ค่าว่างหรือ "") หรือค่าที่ไม่ว่าง ให้พิมพ์ Is Null, Is Not Null, "" หรือ Not "" ในเขตข้อมูล

5. ถ้าคุณต้องการระบุเกณฑ์สํารองสองชุด ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเฉพาะชื่อของที่ติดต่อที่ค่า CountryRegion คือ USA และวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถเลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการเรียกใช้ระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับชุดเงื่อนไขชุดใดชุดหนึ่งของหลายชุด ให้ระบุเกณฑ์โดยการใส่ชุดของเงื่อนไขชุดแรก คลิกแท็บ หรือ แล้วใส่ชุดเงื่อนไขถัดไป โปรดทราบว่า ถ้าคุณต้องการให้ค่าเขตข้อมูลทํางานเป็นตัวกรองโดยอิสระจากค่าเขตข้อมูลอื่นๆ คุณต้องใส่ค่านั้นบนแท็บ ค้นหา และแต่ละแท็บ หรือ กล่าวอีกนัยหนึ่ง แท็บ ค้นหา และแต่ละแท็บ หรือ จะแสดงชุดค่าตัวกรองสํารอง

   • โปรดทราบว่าทุกครั้งที่คุณเพิ่มเกณฑ์เขตข้อมูลลงในแท็บ หรือ Access จะสร้างแท็บ หรือ อีกแท็บหนึ่ง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถระบุเกณฑ์ "หรือ" ได้หลายเกณฑ์ ตัวกรองจะส่งกลับระเบียนใดๆ ที่มีค่าทั้งหมดที่ระบุบนแท็บ ค้นหา หรือค่าทั้งหมดที่ระบุบนแท็บ หรือ แท็บ หรือ แรก หรือค่าทั้งหมดที่ระบุบนแท็บ หรือ อื่นๆ

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกและแสดงระเบียนทั้งหมด ให้คลิก สลับตัวกรอง อีกครั้ง

เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนตัวกรองตามฟอร์ม ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม อีกครั้ง ชุดเงื่อนไขตัวกรองปัจจุบันจะแสดงขึ้น

นําตัวกรองขั้นสูงไปใช้

1. เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบนําทางระเบียน ให้ตรวจสอบว่า ไม่มีตัวกรอง ปรากฏเป็นสีจาง (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้าแถบตัวนําทางระเบียนไม่สามารถมองเห็นได้ ให้คลิก ขั้นสูง ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง บนแท็บ หน้าแรก แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด (ถ้า ล้างตัวกรองทั้งหมด ปรากฏเป็นสีจาง จะไม่มีตัวกรองมีผล)

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ตัวกรอง/เรียงลําดับขั้นสูง บนเมนูทางลัด

4. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองไปยังเส้นตาราง

5. ในแถว เกณฑ์ ของแต่ละเขตข้อมูล ให้ระบุเกณฑ์ เกณฑ์จะถูกนําไปใช้เป็นชุด และเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งหมดในแถว เกณฑ์ เท่านั้นที่จะแสดงขึ้น เมื่อต้องการระบุเกณฑ์สํารองสําหรับเขตข้อมูลเดียว ให้พิมพ์เกณฑ์แรกในแถว เกณฑ์ และเกณฑ์ที่สองในแถว หรือ และอื่นๆ

   เคล็ดลับ: 

   • ทั้งชุดของเกณฑ์ในแถว หรือ จะถูกนําไปใช้เป็นทางเลือกแทนชุดเกณฑ์ในแถว เกณฑ์ เกณฑ์ใดๆ ที่คุณต้องการนําไปใช้สําหรับทั้งชุดของเกณฑ์จะต้องพิมพ์ทั้งในแถว เกณฑ์ และแถว หรือ คลิก สลับตัวกรอง เพื่อดูแถวที่กรองแล้ว

   • วิธีที่ดีในการเรียนรู้การเขียนเกณฑ์คือการใช้ตัวกรองทั่วไปหรือตัวกรองโดยยึดตามการเลือกที่สร้างผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณกําลังค้นหา จากนั้น เมื่อตัวกรองถูกนําไปใช้กับมุมมอง ให้แสดงแท็บ วัตถุตัวกรอง