การใช้กล่องโต้ตอบ 'ค้นหาและแทนที่' เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ทำความเข้าใจกล่องกาเครื่องหมายค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ

กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะมีตัวเลือกที่เรียกว่ากล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ เมื่อคุณทําตามขั้นตอนในหัวข้อนี้ คุณจะเห็นว่าบางครั้ง Access เลือกกล่องกาเครื่องหมายโดยอัตโนมัติ ดังนั้น ในบางครั้ง คุณต้องเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายด้วยตนเอง การใช้กล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสมสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการดําเนินการค้นหาของคุณสําเร็จ

ขณะที่คุณดําเนินการ ให้ทําตามกฎนี้: เมื่อ Access เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ ให้ปล่อยกล่องกาเครื่องหมายไว้อย่างเดียว ถ้าคุณล้างกล่องกาเครื่องหมาย การดําเนินการค้นหาของคุณอาจไม่ส่งกลับผลลัพธ์ใดๆ

ลักษณะการทํางานนั้นอาจสับสนในตอนแรก เนื่องจาก Access ไม่มีสิ่งแสดงเป็นภาพหรือตัวบ่งชี้อื่นๆ เพื่อระบุเวลาที่คุณควรเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย คุณอาจสงสัยว่าตรรกะไดรฟ์ใดที่ Access เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ คําตอบคือรูปแบบการป้อนข้อมูล รูปแบบการป้อนข้อมูลเป็นการจัดรูปแบบชนิดหนึ่ง และเมื่อ Access พบรูปแบบการป้อนข้อมูล จะเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณค้นหาเขตข้อมูลการค้นหา ซึ่งเป็นเขตข้อมูลที่ใช้คิวรีเพื่อรับข้อมูลจากตารางอื่น และเขตข้อมูลต้นฉบับในตารางที่สองนั้นใช้รูปแบบการป้อนข้อมูล Access จะเปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ

เกี่ยวกับข้อแตกต่างระหว่างการค้นหา การเรียงลำดับ และการกรอง

สุดท้ายโปรดจําไว้ว่าการค้นหาไม่ใช่กระบวนการเดียวกับการเรียงลําดับหรือการกรอง การค้นหา คือกระบวนการในการค้นหาระเบียนอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในตารางฐานข้อมูล คิวรี และฟอร์ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาลูกค้าทั้งหมดที่รันร้านอาหาร การเรียงลําดับ คือกระบวนการจัดระเบียบชุดระเบียนในลําดับเฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลําดับชุดของระเบียนตามลําดับตัวอักษร ตามวันที่ ตามปริมาณ (ร้านอาหารที่สั่งซื้อขนมปังมากที่สุดหรือมียอดขายสูงสุด) และอื่นๆ การกรอง คือกระบวนการแสดงระเบียนที่ตรงตามเงื่อนไขที่กําหนด ตัวอย่างเช่น หลังจากที่คุณพบลูกค้าทั้งหมดที่เป็นเจ้าของร้านอาหาร คุณสามารถกรองรายการให้รวมเฉพาะลูกค้าในลอนดอนหรือมาดริดเท่านั้น

ถ้าจะช่วยให้คุณเข้าใจได้ คุณสามารถคิดตามวิธีนี้: คุณค้นหาข้อมูลเป็นสิ่งแรก และอาจเรียงลำดับข้อมูลตามลำดับที่ต้องการ และอาจใช้ตัวกรองเพื่อแยกชุดย่อยของข้อมูล

ชุดขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่

ด้านบนของหน้า

ค้นหาและแทนที่ข้อความ

1. ในตารางของคุณ ให้เลือกเขตข้อมูล (คอลัมน์) ที่คุณต้องการค้นหา

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการค้นหาทั้งตาราง ให้ทำตามขั้นตอนอื่นในขั้นตอนที่ 5

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ค้นหา ให้คลิก ค้นหา หรือกด CTRL+F

   แป้นพิมพ์ลัด  กด CTRL+F

   รูปภาพนี้แสดงคำสั่ง:

   

   กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฎขึ้น

3. เมื่อต้องการค้นหาข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ ให้คลิกแท็บ ค้นหา เมื่อต้องการเรียกใช้การดําเนินการค้นหาและแทนที่ ให้คลิกแท็บ แทนที่

4. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์สตริงการค้นหาของคุณ เมื่อต้องการแทนที่ข้อมูล ให้ใส่สตริงแทนที่ในกล่อง แทนที่ด้วย

   หมายเหตุ: อย่าใส่อักขระตัวแทนในกล่อง แทนที่ด้วย เว้นแต่ว่าคุณต้องการให้อยู่ในระเบียนของคุณ

5. หรือ ให้ใช้รายการ ค้นหาใน เพื่อเปลี่ยนเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา หรือค้นหาทั้งตารางแทน

   ตามค่าเริ่มต้น รายการ ค้นหาใน จะมีชื่อของเขตข้อมูลที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ถ้าคุณต้องการค้นหาทั้งตาราง ให้เลือกชื่อของตารางจากรายการ

   -หรือ-

   ถ้าคุณตัดสินใจเลือกคอลัมน์อื่น ให้คลิกคอลัมน์ที่คุณต้องการในแผ่นข้อมูลสําหรับตาราง คุณไม่จําเป็นต้องปิดกล่องโต้ตอบ

6. หรือ ในรายการ ตรงกัน ให้คลิก ส่วนใดก็ได้ของเขตข้อมูล ซึ่งให้การค้นหาที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ ไว้ แล้วคลิก ค้นหาถัดไป

ด้านบนของหน้า

ค้นหาข้อมูลในแบบฟอร์ม

1. เปิดแบบฟอร์มที่คุณต้องการค้นหาในมุมมองแบบฟอร์มหรือมุมมองเค้าโครง

2. เลือกตัวควบคุมที่มีข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการค้นหาทั้งตาราง ให้ทำตามขั้นตอนอื่นในขั้นตอนที่ 5

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ค้นหา ให้คลิก ค้นหา หรือกด CTRL+F

   –หรือ–

   กด CTRL+F

   กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฎขึ้น

4. เมื่อต้องการค้นหาข้อมูล ให้คลิกแท็บ ค้นหา เมื่อต้องการเรียกใช้การดําเนินการค้นหาและแทนที่ ให้คลิกแท็บ แทนที่

5. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์ค่าการค้นหาของคุณ เมื่อต้องการแทนที่ข้อมูล ให้พิมพ์สตริงแทนที่ในกล่อง แทนที่ด้วย

   หมายเหตุ: อย่าใส่อักขระตัวแทนในกล่อง แทนที่ด้วย เว้นแต่ว่าคุณต้องการให้อยู่ในระเบียนของคุณ

6. หรือ ให้ใช้รายการ ค้นหาใน เพื่อเปลี่ยนเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา หรือค้นหาตารางทั้งหมดแทน

   ตามค่าเริ่มต้น รายการ ค้นหาใน จะมีชื่อของตัวควบคุมที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ถ้าคุณต้องการค้นหาตารางที่ขีดเส้นใต้ฟอร์ม ให้เลือกชื่อของตารางจากรายการ

   -หรือ-

   ถ้าคุณตัดสินใจเลือกตัวควบคุมอื่น (เทียบเท่ากับการเลือกเขตข้อมูลตารางอื่น) ให้คลิกตัวควบคุมบนฟอร์มเมื่อใดก็ได้ คุณไม่จําเป็นต้องปิดกล่องโต้ตอบ

7. หรือ ในรายการ ตรงกัน ให้คลิก ส่วนใดก็ได้ของเขตข้อมูล ซึ่งให้การค้นหาที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

8. ในรายการ ค้นหา ให้คลิก ทั้งหมด แล้วคลิก ค้นหาถัดไป เมื่อต้องการแทนที่สตริง ให้คลิก แทนที่ ถ้าคุณแน่ใจว่าคุณได้ใส่สตริงแทนที่ที่ถูกต้อง แล้ว ให้คลิก แทนที่ทั้งหมด แต่โปรดจําไว้ว่าคุณไม่สามารถเลิกทําการดําเนินการแทนที่ได้ ถ้าคุณทําพลาด คุณจะต้องทําซ้ําการดําเนินการค้นหาและแทนที่ ค้นหาค่าที่ไม่ถูกต้อง และแทนที่ด้วยค่าที่ถูกต้อง

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

1. เปิดฐานข้อมูลที่มีระเบียนที่คุณต้องการค้นหา

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่มอื่นๆ ให้คลิก การออกแบบคิวรี

3. เลือกตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการค้นหา แล้วคลิก เพิ่ม แล้วคลิก ปิด

   ตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างอย่างน้อยหนึ่งหน้าต่างในส่วนบนของตารางออกแบบคิวรี และหน้าต่างจะแสดงรายการเขตข้อมูลทั้งหมดในแต่ละตาราง รูปต่อไปนี้แสดงตัวออกแบบที่มีตารางทั่วไป:

   

4. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา เขตข้อมูลที่เลือกจะปรากฏในแถว เขตข้อมูล ในส่วนล่างของตัวออกแบบคิวรี

   คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลตารางหนึ่งเขตข้อมูลต่อคอลัมน์ในส่วนล่าง

   เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดในตารางอย่างรวดเร็ว ให้ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ที่ด้านบนของรายการเขตข้อมูลตาราง รูปต่อไปนี้แสดงตัวออกแบบที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมด

   

5. หรือ คุณสามารถใส่เกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบ

   การทําเช่นนั้นสามารถลดจํานวนระเบียนที่คิวรีส่งกลับและทําให้ค้นหาข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้น ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างเกณฑ์และอธิบายผลกระทบที่มีต่อคิวรี

• บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

  ตรวจสอบว่าคิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการแล้วกด DELETE เพื่อนําออกได้ตามต้องการ คุณสามารถลากเขตข้อมูลเพิ่มเติมไปยังตารางออกแบบ และคุณสามารถเปลี่ยนเกณฑ์ของคุณได้จนกว่าคุณจะพอใจกับผลลัพธ์ของคิวรี

• ไปยังขั้นตอนถัดไป

ค้นหาอักขระตัวแทน

1. เปิดตาราง ชุดผลลัพธ์คิวรี หรือแบบฟอร์ม คุณต้องเปิดตารางและชุดผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล และคุณต้องเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ค้นหา ให้คลิก ค้นหา หรือกด CTRL+F

   -หรือ-

   กด CTRL+F

   กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฎขึ้น

3. ถ้าคุณต้องการค้นหาเฉพาะระเบียนที่มีอักขระตัวแทน ให้คลิกแท็บ ค้นหา ถ้าคุณต้องการค้นหาอักขระตัวแทนและแทนที่ด้วยข้อมูลอื่น ให้คลิกแท็บ แทนที่

4. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์วงเล็บเปิด ([) อักขระตัวแทนที่คุณต้องการค้นหา และวงเล็บปิด (]) ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาอินสแตนซ์ทั้งหมดของเครื่องหมายดอกจัน ให้พิมพ์ [*] ถ้าคุณต้องการเรียกใช้การดําเนินการแทนที่ ให้พิมพ์สตริงแทนที่ของคุณในกล่อง แทนที่ด้วย

5. หรือ ให้ใช้รายการ ค้นหาใน เพื่อเปลี่ยนเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา หรือค้นหาทั้งตารางแทน

   ตามค่าเริ่มต้น รายการ ค้นหาใน จะมีชื่อของเขตข้อมูลที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ถ้าคุณต้องการค้นหาทั้งตาราง ให้เลือกชื่อของตารางจากรายการ

   -หรือ-

   ถ้าคุณตัดสินใจเลือกคอลัมน์อื่น ให้คลิกคอลัมน์ที่คุณต้องการในแผ่นข้อมูลสําหรับตาราง คุณไม่จําเป็นต้องปิดกล่องโต้ตอบ

6. ในรายการ ตรงกัน ให้เลือกตัวเลือกที่คุณคิดว่าดีที่สุดสําหรับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าอักขระตัวแทนอยู่ที่จุดเริ่มต้นของระเบียนของคุณ ให้คลิก จุดเริ่มต้นของเขตข้อมูล มิฉะนั้น ให้คลิก ส่วนใดก็ได้ของเขตข้อมูล เพื่อส่งกลับจํานวนผลลัพธ์ที่มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ แล้ว จากนั้นคลิก ค้นหาถัดไป การดําเนินการค้นหาจะส่งกลับระเบียนที่มีอักขระตัวแทน ถ้าคุณต้องการแทนที่อักขระตัวแทน ให้คลิก แทนที่ ถ้าคุณแน่ใจว่าสตริงการค้นหาและสตริงแทนที่จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแก่คุณ ให้คลิก แทนที่ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม โปรดจําไว้ว่าคุณไม่สามารถเลิกทําผลลัพธ์ของการดําเนินการค้นหาและแทนที่ได้

ด้านบนของหน้า

ค้นหาเครื่องหมายอัญประกาศ

1. เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือเปิดแบบฟอร์มที่ผูกกับตารางนั้น

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ค้นหา ให้คลิก ค้นหา หรือกด CTRL+F

   -หรือ-

   กด CTRL+F

   กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฎขึ้น

3. ถ้าคุณต้องการค้นหาเฉพาะเครื่องหมายอัญเชิญ ให้คลิกแท็บ ค้นหา เมื่อต้องการค้นหาและแทนที่เครื่องหมายอัญอัญเดี่ยว ให้คลิกแท็บ แทนที่

4. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์เครื่องหมายอัญเลือก เมื่อต้องการแทนที่เครื่องหมายอัญระบุด้วยค่าอื่น ให้ใส่ค่านั้นในกล่อง แทนที่ด้วย

   หมายเหตุ: คุณสามารถปล่อยให้กล่อง แทนที่ด้วย ว่างไว้ ถ้าคุณต้องการนำเครื่องหมายอัญประกาศออก

5. หรือ ให้ใช้รายการ ค้นหาใน เพื่อเปลี่ยนเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา หรือค้นหาทั้งตารางแทน

   ตามค่าเริ่มต้น รายการ ค้นหาใน จะมีชื่อของเขตข้อมูลที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ถ้าคุณต้องการค้นหาทั้งตาราง ให้เลือกชื่อของตารางจากรายการ

   -หรือ-

   ถ้าคุณตัดสินใจเลือกคอลัมน์อื่น ให้คลิกคอลัมน์ที่คุณต้องการในแผ่นข้อมูลสําหรับตาราง คุณไม่จําเป็นต้องปิดกล่องโต้ตอบ

6. หรือ จากรายการ ตรงกัน ให้เลือก ส่วนใดก็ได้ของเขตข้อมูล ซึ่งให้การค้นหาที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

7. ในรายการ ค้นหา ให้เลือก ทั้งหมด เพื่อค้นหาในระเบียนทั้งหมด

8. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ

   หมายเหตุ: ถ้า Access เลือกกล่องกาเครื่องหมายโดยอัตโนมัติ ให้ยอมรับการตัดสินใจนั้น เว้นแต่ว่าการดำเนินการค้นหาของคุณล้มเหลว

9. คลิก ค้นหาถัดไป เพื่อค้นหาระเบียน ถ้าการดําเนินการค้นหาล้มเหลว ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ แล้วลองอีกครั้ง ถ้าคุณแน่ใจว่าคุณต้องการแทนที่เครื่องหมายอัญภาคด้วยค่าอื่น (หรือไม่มีค่า) ให้คลิก แทนที่ ถ้าคุณมั่นใจว่าคุณกําลังค้นหาและแทนที่ค่าที่ถูกต้องในตารางของคุณ ให้คลิก แทนที่ทั้งหมด แต่โปรดจําไว้ว่าคุณไม่สามารถเลิกทําการดําเนินการแทนที่ได้ ถ้าคุณทําพลาด คุณต้องเรียกใช้การดําเนินการค้นหาและแทนที่เพิ่มเติมที่ย้อนกลับข้อผิดพลาดของคุณ

ค้นหาค่าว่าง

1. เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการค้นหาตามที่จำเป็น

2. ในตาราง ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีค่าว่างที่คุณต้องการค้นหา

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ค้นหา ให้คลิก ค้นหา หรือกด CTRL+F

   -หรือ-

   กด CTRL+F

   กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฎขึ้น

4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ค้นหาเขตข้อมูลว่างที่จัดรูปแบบให้แสดงค่า

   1. เมื่อต้องการค้นหาค่าที่จัดรูปแบบ ให้คลิกแท็บ ค้นหา

      ถ้าคุณต้องการค้นหาค่าและแทนที่ด้วยข้อมูลอื่นๆ ให้คลิกแท็บ แทนที่

   2. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์ค่าที่ระบุด้วยรูปแบบ

      เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลลงในเขตข้อมูลว่าง ให้ใส่ข้อมูลใหม่ในกล่อง แทนที่ด้วย

   3. ในรายการ ตรงกัน ให้คลิก เขตข้อมูลทั้งหมด

   4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ

   5. คลิก ค้นหาถัดไป

   ค้นหาเขตข้อมูลว่างที่ไม่จัดรูปแบบ

   1. เมื่อต้องการค้นหาเขตข้อมูล ให้คลิกแท็บ ค้นหา ถ้าคุณต้องการค้นหาเขตข้อมูลและเพิ่มค่า ให้คลิกแท็บ แทนที่

   2. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์ Null หรือ Is Null

      ถ้าคุณแทนที่ค่า Null ด้วยข้อมูลอื่น ให้ใส่ข้อมูลใหม่ในกล่อง แทนที่ด้วย

   3. ในรายการ ตรงกัน ให้คลิก เขตข้อมูลทั้งหมด

   4. ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ

   5. คลิก ค้นหาถัดไป

   ค้นหาเขตข้อมูลที่มีสตริงความยาวเป็นศูนย์

   1. เมื่อต้องการค้นหาสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ให้คลิกแท็บ ค้นหา

      ถ้าคุณต้องการแทนที่สตริงด้วยข้อมูลอื่น ให้คลิกแท็บ แทนที่

   2. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์เครื่องหมายอัญประกาศโดยไม่ต้องเว้นช่องว่าง ("")

      ถ้าคุณแทนที่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ด้วยข้อมูลอื่น ให้ใส่ข้อมูลใหม่ในกล่อง แทนที่ด้วย

   3. ในรายการ ตรงกัน ให้คลิก เขตข้อมูลทั้งหมด

   4. ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาเขตข้อมูลตามการจัดรูปแบบ

   5. คลิก ค้นหาถัดไป

ด้านบนของหน้า