อาการ
ขนาดแฟ้มของสมุดงาน Microsoft Excel อาจเพิ่มโดยไม่คาดคิด exponentially นอกจากนี้ ถ้าผู้ใช้ทั้งหมดของสมุดงานที่ใช้ร่วมกันบันทึก และปิดสมุดงาน สมุดงานอาจไม่สามารถลดขนาดแฟ้ม ตามสมควร
หมายเหตุ ขึ้นอยู่กับการรวมกันของ XML และการบีบอัดแฟ้ม Excel 2007 ชนิดของแฟ้มกำลังมักจะมีขนาดเล็กกว่าชนิดแฟ้ม XLS ที่สืบทอดมา อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้ในรุ่นของ Excel ที่แสดงไว้ในส่วน "Applies to" ใด ๆ
สาเหตุ
ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นหาก Excel ปิดโดยไม่คาดคิด ในกรณีนี้ ผู้ใช้อาจไม่สามารถถูกตัดการเชื่อมต่อจากสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน
การแก้ปัญหา
เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ตัดการเชื่อมต่อผู้ใช้ทั้งหมดที่อยู่ในขณะนี้ไม่ได้ใช้สมุดงาน บันทึกสมุดงาน และจากนั้น ปิดสมุดงาน
สิ่งสำคัญ ตรวจสอบกับผู้ใช้ที่คุณต้องการตัดการเชื่อมต่อที่ไม่ได้ทำงานในสมุดงาน ถ้าคุณยกเลิกผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ ของผู้ใช้งานที่ไม่ได้บันทึกจะสูญหายไป
ตัดการเชื่อมต่อผู้ใช้ที่อยู่ในขณะนี้ไม่ได้ใช้สมุดงาน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ตามความเหมาะสมกับรุ่นของ Excel ที่คุณกำลังทำงานอยู่
Excel 2007
-
เปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกันใน Excel 2007
-
คลิกแท็บตรวจทาน
-
ในกลุ่มเปลี่ยนแปลงคลิกสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน
-
บนแท็บการแก้ไขคลิกที่ชื่อของแต่ละผู้ใช้ที่คุณต้องการตัดการเชื่อมต่อ และจากนั้น คลิกเอาผู้ใช้ออกหลังจากแต่ละชื่อ
Microsoft Office Excel 2003 และ Excel รุ่นก่อนหน้า
-
บนเมนูเครื่องมือคลิกสมุดงานที่ใช้ร่วมกันและจากนั้น คลิกแท็บการแก้ไข
-
ในกล่องที่มีสมุดงานขณะนี้ตรวจทานรายการของผู้ใช้
-
คลิกที่ชื่อของแต่ละผู้ใช้ที่คุณต้องการตัดการเชื่อมต่อ และจากนั้น คลิกเอาผู้ใช้ออก
ข้อมูลเพิ่มเติม
ปัญหาที่อธิบายไว้ในบทความนี้อาจเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงถึงว่าคุณใช้ตัวเลือกไม่ต้องเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงใน Excel Excel เก็บติดตามของการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นต่อการทำให้ตรงกันระหว่างผู้ใช้สมุดงาน Excel เก็บการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในหน่วยความจำจนกว่าคุณจะบันทึกสมุดงาน เมื่อคุณบันทึกสมุดงาน Excel จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไปฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์
เมื่อใดก็ ตามที่ Excel ปิดโดยไม่คาดคิด ชื่อผู้ใช้ ghost สามารถยังคงอยู่ในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน สมุดงานติดตามรุ่นของสมุดงานที่ใช้ร่วมกันซึ่งผู้ใช้ถูกล่าสุดการซิงโครไนส์ สมุดงานไม่นี้เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นหลังจากการซิงโครไนส์จะไม่ลบออกอย่างถาวร
เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาที่อธิบายไว้ในบทความนี้ ใช้แนวทางปฏิบัติที่แนะนำต่อไปนี้:
-
บันทึกบ่อย ๆ ยาวช่วงเวลาระหว่างการบันทึกการดำเนินการ เพิ่มหน่วยความจำที่ถูกใช้โดยจัดเก็บระเบียนการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บันทึกลงในแฟ้ม
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แต่ละผู้ใช้ปิดสมุดงานที่ใช้ร่วมกันทุกวัน ขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ชื่อผู้ใช้ ghost นอกจากนี้ ขั้นตอนนี้ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงระเบียนที่อยู่ในหน่วยความจำจะถูกลบออกอย่างถาวร
-
เป็นระยะ ๆ ค้นหา และเอาชื่อของผู้ใช้ ghost ใด ๆ ที่เหลือในสมุดงาน แล้ว บันทึก และปิดสมุดงานนั้น
