คําแนะนําเกี่ยวกับส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Access

Ribbon

Ribbon เป็นการแทนที่หลักสําหรับเมนูและแถบเครื่องมือ โดยส่วนใหญ่แล้วประกอบด้วยแท็บที่มีกลุ่มของปุ่ม

Ribbon มีแท็บหลักที่จัดกลุ่มคําสั่งที่เกี่ยวข้องกันทั่วไป แท็บบริบทที่ปรากฏเฉพาะเมื่อคุณสามารถใช้ได้และแถบเครื่องมือด่วน แถบเครื่องมือขนาดเล็กที่คุณสามารถกําหนดเองได้ด้วยคําสั่งที่คุณชื่นชอบ

บนแท็บ Ribbon ปุ่มบางปุ่มจะให้แกลเลอรีตัวเลือกแก่คุณ ในขณะที่ปุ่มอื่นๆ จะเปิดใช้คําสั่ง

มุมมอง Backstage

มุมมอง Backstage มีคําสั่งและข้อมูลที่จะนําไปใช้กับทั้งฐานข้อมูล เช่น กระชับและซ่อมแซม รวมถึงคําสั่งที่อยู่บนเมนู ไฟล์ ในเวอร์ชันก่อนหน้า เช่น พิมพ์

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนําทางช่วยให้คุณจัดระเบียบวัตถุฐานข้อมูลของคุณ และเป็นวิธีหลักในการเปิดหรือเปลี่ยนการออกแบบวัตถุฐานข้อมูล

บานหน้าต่างนําทางจะจัดระเบียบตามประเภทและกลุ่ม คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกองค์กรที่หลากหลาย และยังสามารถสร้างแบบแผนองค์กรแบบกําหนดเองของคุณเองในบานหน้าต่างนําทางได้อีกด้วย ตามค่าเริ่มต้น ฐานข้อมูลใหม่จะใช้ประเภท ชนิดของวัตถุ ซึ่งมีกลุ่มที่สอดคล้องกับวัตถุฐานข้อมูลชนิดต่างๆ ประเภท ชนิดวัตถุ จะจัดระเบียบวัตถุฐานข้อมูลในลักษณะคล้ายกับการแสดงหน้าต่างฐานข้อมูลเริ่มต้นจากเวอร์ชันก่อนหน้า

คุณสามารถย่อบานหน้าต่างนําทางให้เล็กสุด และคุณยังสามารถซ่อนบานหน้าต่างนําทางได้ด้วย แต่คุณไม่สามารถบดบังบานหน้าต่างนําทางได้โดยการเปิดวัตถุฐานข้อมูลไว้ด้านหน้า

สร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่

1. เริ่ม Access จากเมนู เริ่มต้น หรือจากทางลัด

   มุมมอง Backstage จะปรากฏขึ้น

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • สร้างฐานข้อมูลบนเว็บใหม่

     1. ภายใต้ เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก ฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า

     2. ทางด้านขวา ภายใต้ ฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า ให้พิมพ์ชื่อสําหรับไฟล์ฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ หรือใช้ชื่อที่มีให้คุณ

     3. คลิก สร้าง

        ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางใหม่จะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

   • สร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปใหม่

     1. ภายใต้ เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า

     2. ทางด้านขวา ภายใต้ ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อสําหรับไฟล์ฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ หรือใช้ชื่อที่มีให้คุณ

     3. คลิก สร้าง

        ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางใหม่จะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

Access มีเทมเพลตจํานวนหนึ่งพร้อมผลิตภัณฑ์ และคุณสามารถดาวน์โหลดเพิ่มเติมได้จาก Office.com เทมเพลต Access คือฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าพร้อมตาราง ฟอร์ม และรายงานที่ออกแบบอย่างมืออาชีพ เทมเพลตช่วยให้คุณเริ่มต้นได้มากเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่

สร้างฐานข้อมูลใหม่จากเทมเพลตตัวอย่าง

1. เริ่ม Access จากเมนู เริ่มต้น หรือจากทางลัด

   มุมมอง Backstage จะปรากฏขึ้น

2. คลิก เทมเพลตตัวอย่าง แล้วเรียกดูเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน

3. เมื่อคุณพบเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ ให้คลิกเทมเพลตนั้น

4. ทางด้านขวา ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์หรือใช้ชื่อที่ให้ไว้ให้คุณ

5. คลิก สร้าง

   Access จะสร้างฐานข้อมูลใหม่จากเทมเพลตและเปิดขึ้น

คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลต Access เพิ่มเติมได้จาก office.com โดยตรงจากมุมมอง Backstage

สร้างฐานข้อมูลใหม่จากเทมเพลต Office.com

1. เริ่ม Access จากเมนู เริ่มต้น หรือจากทางลัด

   มุมมอง Backstage จะปรากฏขึ้น

2. ภายใต้ บานหน้าต่าง เทมเพลต Office.com ให้คลิกประเภท จากนั้น เมื่อเทมเพลตในประเภทนั้นปรากฏขึ้น ให้คลิกเทมเพลต

   หมายเหตุ: คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตโดยใช้กล่องค้นหาที่มีให้

3. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์หรือใช้ชื่อที่ให้ไว้ให้คุณ

4. คลิก ดาวน์โหลด

   Access จะดาวน์โหลดเทมเพลต โดยอัตโนมัติ สร้างฐานข้อมูลใหม่โดยยึดตามเทมเพลตนั้น จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เอกสารของคุณ (ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ เอกสารของฉัน) และเปิดฐานข้อมูล

เมื่อคุณเปิด (หรือสร้างและเปิด) ฐานข้อมูล Access จะเพิ่มชื่อไฟล์และตําแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลลงในรายการภายในของเอกสารที่ใช้ล่าสุด รายการนี้จะแสดงบนแท็บ ล่าสุด ของมุมมอง Backstage เพื่อให้คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลที่ใช้ล่าสุดของคุณได้อย่างง่ายดาย

เปิดฐานข้อมูลที่ใช้ล่าสุด

1. เริ่ม Access

2. ในมุมมอง Backstage ให้คลิก ล่าสุด แล้วคลิกฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด

   Access จะเปิดฐานข้อมูล

เปิดฐานข้อมูลจากมุมมอง Backstage

1. เริ่ม Access

2. คลิกแท็บ ไฟล์ จากนั้นคลิก เปิด เมื่อกล่องโต้ตอบ เปิด ปรากฏขึ้น ให้เรียกดูและเลือกไฟล์ แล้วคลิก เปิด

   ฐานข้อมูลจะเปิดขึ้น

ด้านบนของหน้า

เลือกแท็บคําสั่ง

1. เริ่ม Access

2. คลิกแท็บที่คุณต้องการ

หรือ

1. เริ่ม Access

2. กดแป้น ALT แล้วปล่อย

   เคล็ดลับแป้นพิมพ์จะปรากฏขึ้น

3. กดแป้นหรือแป้นที่แสดงในเคล็ดลับแป้นพิมพ์หรือใกล้กับแท็บคําสั่งที่คุณต้องการมากที่สุด

คุณสามารถดําเนินการคําสั่งได้หลายวิธี เส้นทางที่เร็วที่สุดและตรงที่สุดคือการใช้แป้นพิมพ์ลัดที่เกี่ยวข้องกับคําสั่ง

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัด ให้ดู แป้นพิมพ์ลัดสําหรับ Access

ดําเนินการคําสั่ง

1. เริ่ม Access

2. คลิกแท็บที่เหมาะสมสําหรับคําสั่ง ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของแท็บและคําสั่งต่างๆ ที่พร้อมใช้งานในแต่ละแท็บ แท็บและคําสั่งที่พร้อมใช้งานจะเปลี่ยนแปลงไปตามสิ่งที่คุณกําลังทําอยู่

1. คลิกตัวควบคุมที่แสดงคําสั่ง อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าคุณทราบแป้นพิมพ์ลัดสําหรับคําสั่งจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้า ให้ใส่แป้นพิมพ์ลัดโดยใช้คีย์บอร์ด

   หรือ

   กดแป้น ALT แล้วปล่อย

   แป้นการเข้าถึงจะปรากฏขึ้น

   กดแป้นหรือแป้นที่แสดงในเคล็ดลับแป้นพิมพ์ที่เกี่ยวข้องกับคําสั่งที่คุณต้องการ

แท็บคําสั่งตามบริบท

นอกจากแท็บคําสั่งมาตรฐานแล้ว Access ยังมีแท็บคําสั่งตามบริบทอีกด้วย แท็บคําสั่งตามบริบทอย่างน้อยหนึ่งแท็บอาจปรากฏขึ้นถัดจากแท็บคําสั่งมาตรฐาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบทของคุณ (นั่นคือ วัตถุที่คุณกําลังทํางานอยู่และสิ่งที่คุณกําลังทําอยู่)

เปิดใช้งานแท็บคําสั่งตามบริบท

• คลิกแท็บคําสั่งบริบท

หรือ

1. กดแป้น ALT แล้วปล่อย

   แป้นการเข้าถึงจะปรากฏขึ้น

2. กดแป้นหรือแป้นที่แสดงในแป้นการเข้าถึงที่ปรากฏขึ้นหรือใกล้กับแท็บคําสั่งบริบทมากที่สุด

แท็บคําสั่งตามบริบทประกอบด้วยคําสั่งและฟีเจอร์ที่คุณต้องทํางานในบริบทเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองออกแบบ แท็บบริบทจะมีคําสั่งที่จะนําไปใช้เมื่อคุณทํางานกับตารางในมุมมองนั้นเท่านั้น อีกตัวอย่างหนึ่ง เมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองออกแบบ แท็บคําสั่งบริบทที่ชื่อว่า ออกแบบ จะปรากฏขึ้นถัดจากแท็บ เครื่องมือขั้นสูง เมื่อคุณคลิกแท็บ ออกแบบ Ribbon จะแสดงคําสั่งที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณเมื่อวัตถุอยู่ในมุมมองออกแบบเท่านั้น

แกลเลอรี่    

Ribbon ยังใช้ตัวควบคุมชนิดหนึ่งที่เรียกว่า แกลเลอรี ตัวควบคุมแกลเลอรีออกแบบมาเพื่อให้ความสนใจกับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ตัวควบคุมแกลเลอรีจะแสดงผลลัพธ์ของการใช้คําสั่งเหล่านั้นแทนที่จะแสดงเพียงคําสั่งเท่านั้น แนวคิดคือการให้ภาพเพื่อให้คุณสามารถเรียกดูและดูว่า Access 2010 สามารถทําอะไรได้บ้าง โดยโฟกัสที่ผลลัพธ์ แทนที่จะโฟกัสที่คําสั่งเพียงอย่างเดียว

แกลเลอรีมีรูปร่างและขนาดแตกต่างกัน มีเค้าโครงเส้นตาราง เป็นการแสดงเมนูที่เหมือนกับดรอปดาวน์ และแม้แต่เค้าโครงบน Ribbon ที่วางเนื้อหาของแกลเลอรีบน Ribbon

การซ่อน Ribbon

บางครั้งคุณอาจต้องการพื้นที่เพิ่มอีกเล็กน้อยเพื่ออุทิศให้กับพื้นที่ทํางานของคุณ ด้วยเหตุนี้ Ribbon จึงสามารถยุบได้เพื่อให้เหลือเฉพาะแถบที่มีแท็บคําสั่ง เมื่อต้องการซ่อน Ribbon ให้ดับเบิลคลิกที่แท็บคําสั่งที่ใช้งานอยู่ เมื่อต้องการแสดงอีกครั้ง ให้ดับเบิลคลิกที่แท็บคําสั่งที่ใช้งานอยู่อีกครั้ง

แถบเครื่องมือด่วน (QAT)

แถบเครื่องมือด่วนคือแถบเครื่องมือที่อยู่ติดกับ Ribbon ที่อนุญาตให้เข้าถึงคําสั่งได้ในคลิกเดียว ชุดคําสั่งเริ่มต้นได้แก่ บันทึกเลิกทํา และ ทําซ้ํา และคุณสามารถกําหนดแถบเครื่องมือด่วนให้รวมคําสั่งอื่นๆ ที่คุณใช้บ่อยด้วยตนเองได้ คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนการวางตําแหน่งของแถบเครื่องมือและเปลี่ยนจากขนาดที่เล็กเริ่มต้นเป็นขนาดใหญ่ได้ แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นถัดจากแท็บคําสั่งบน Ribbon เมื่อคุณสลับเป็นขนาดใหญ่ แถบเครื่องมือจะปรากฏอยู่ด้านล่าง Ribbon และขยายเต็มความกว้าง

เปิดวัตถุฐานข้อมูล เช่น ตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน

• ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่วัตถุ

  หรือ

  ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกวัตถุ แล้วกด ENTER

  หรือ

• ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่วัตถุ แล้วคลิก เปิด

โปรดทราบว่าคุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกเพื่อเปิดวัตถุด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการนําทาง

บานหน้าต่างนําทางจะแบ่งวัตถุฐานข้อมูลของคุณออกเป็นประเภทๆ และประเภทเหล่านี้ประกอบด้วยกลุ่มต่างๆ บางประเภทจะถูกกําหนดไว้ล่วงหน้าสําหรับคุณ และคุณยังสามารถสร้างกลุ่มแบบกําหนดเองของคุณเองได้ด้วย

ตามค่าเริ่มต้น บานหน้าต่างนําทางจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล รวมถึงฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถป้องกันไม่ให้บานหน้าต่างนําทางปรากฏตามค่าเริ่มต้นได้โดยการตั้งค่าตัวเลือกโปรแกรม ขั้นตอนชุดต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการดําเนินการแต่ละอย่าง

เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนบานหน้าต่างนําทาง    

• คลิกปุ่มที่มุมขวาบนของบานหน้าต่างนําทาง () หรือกด F11

ป้องกันไม่ให้บานหน้าต่างนําทางปรากฏตามค่าเริ่มต้น

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

   กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ภายใต้ การนําทาง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก ตกลง

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบานหน้าต่างนําทาง ให้ดูบทความ ดูและจัดการวัตถุโดยใช้บานหน้าต่างนําทาง

ด้านบนของหน้า

แสดงหรือซ่อนแท็บเอกสาร

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

   กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ในส่วน ตัวเลือกแอปพลิเคชัน ภายใต้ ตัวเลือกหน้าต่างเอกสาร ให้เลือก เอกสารแบบแท็บ

4. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงแท็บเอกสาร การล้างกล่องกาเครื่องหมายจะปิดแท็บเอกสาร

5. คลิก ตกลง

   หมายเหตุ: 

   • การตั้งค่า แสดงแท็บเอกสาร เป็นการตั้งค่าสําหรับแต่ละฐานข้อมูล คุณต้องตั้งค่าอย่างอิสระสําหรับแต่ละฐานข้อมูล

   • หลังจากที่คุณเปลี่ยนการตั้งค่า แสดงแท็บเอกสาร คุณต้องปิดและเปิดฐานข้อมูลของคุณใหม่เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล

   • ฐานข้อมูลใหม่ที่สร้างขึ้นโดยใช้ Access จะแสดงแท็บเอกสารตามค่าเริ่มต้น

   • ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าจะใช้หน้าต่างที่ซ้อนกันตามค่าเริ่มต้น

ด้านบนของหน้า

การแสดงหรือซ่อนแถบสถานะ

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

   กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ภายใต้ ตัวเลือกแอปพลิเคชัน ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงแถบสถานะ การล้างกล่องกาเครื่องหมายจะปิดการแสดงแถบสถานะ

4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

จัดรูปแบบข้อความโดยใช้แถบเครื่องมือขนาดเล็ก

1. เลือกข้อความที่จะจัดรูปแบบ

   แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏโปร่งใสเหนือข้อความ

2. นําการจัดรูปแบบไปใช้โดยใช้แถบเครื่องมือขนาดเล็ก

ด้านบนของหน้า