ตัวเลือกการรวบรวมข้อมูลอีเมล

ประมวลผลการตอบกลับและเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ตัวเลือกนี้ช่วยให้ Access ประมวลผลการตอบกลับทันทีที่ข้อความตอบกลับมาถึง Microsoft Office Outlook 2007 หรือ Microsoft Outlook 2010 กล่องจดหมายเข้าของคุณ Access 2007/2010 และ Outlook 2007/2010 ทํางานร่วมกันเพื่อส่งออกเนื้อหาของฟอร์มของแต่ละการตอบกลับไปยังตารางปลายทางใน Access ถ้าไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้คุณต้องประมวลผลการตอบกลับด้วยตนเอง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติและด้วยตนเอง

การตอบกลับจะถูกส่งออกจาก Outlook ไปยัง Access โดยอัตโนมัติ ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้เมื่อการตอบกลับมาถึงกล่องจดหมาย Outlook ของคุณ:

• Outlook 2007 หรือ Outlook 2010     ต้องติดตั้ง Outlook 2007 หรือ Outlook 2010 บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าโปรแกรมไม่ได้ทํางานอยู่เมื่อการตอบกลับมาถึง

• Access 2007 หรือ Access 2010     ต้องติดตั้ง Access 2007 หรือ Access 2010 บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

• ฐานข้อมูล     ฐานข้อมูลต้องไม่ถูกป้องกันด้วยรหัสผ่าน และไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่เปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่ที่คุณส่งข้อความอีเมล

• ตารางและคิวรี     ชื่อของตารางหรือคิวรีที่คุณระบุ และคุณสมบัติของเขตข้อมูลต้นแบบต้องไม่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่ที่คุณส่งข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจาก Number เป็น AutoNumber หลังจากที่คุณส่งข้อความ การส่งออกจะล้มเหลว

• สิทธิ์    คุณต้องมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของตารางและคิวรีพื้นฐาน

ถ้าไม่ตรงตามเงื่อนไขตั้งแต่หนึ่งข้อขึ้นไป แก้ไขปัญหา แล้วส่งออกการตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ข้อความตอบกลับใดๆ ที่เข้าถึงกล่องจดหมายของคุณหลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาแล้วจะยังคงได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

การประมวลผลด้วยตนเอง     ถ้าคุณต้องการควบคุมว่าข้อความตอบกลับใดที่จะถูกประมวลผลและจะประมวลผลเมื่อใด ให้เลือกการประมวลผลด้วยตนเอง ในกรณีนี้ การตอบกลับจะไปถึงกล่องจดหมายเข้า Outlook ของคุณ แต่จะไม่ถูกส่งออกไปยังฐานข้อมูลจนกว่าคุณจะเลือกและคลิกขวาที่การตอบกลับแต่ละรายการใน Outlook ด้วยตนเอง แล้วคลิก ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Office Access สําหรับแต่ละข้อความ

คุณอาจจําเป็นต้องดําเนินการตอบกลับใดๆ ที่ล้มเหลวในการประมวลผลโดยอัตโนมัติด้วยตนเอง หลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาที่ทําให้เกิดความล้มเหลว

ก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการส่งออก โปรดจําข้อควรพิจารณาต่อไปนี้:

• Access 2007 หรือ Access 2010     ต้องติดตั้ง Access 2007 หรือ Access 2010 บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

• ฐานข้อมูล     ถ้าฐานข้อมูลมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านเมื่อคุณเริ่มการดําเนินการส่งออก นอกจากนี้ ไม่ควรเปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และชื่อหรือตําแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล

• ตารางและคิวรี    ทั้งชื่อของตารางและคิวรีที่คุณระบุ หรือคุณสมบัติของเขตข้อมูลต้นแบบไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่คุณส่งข้อความอีเมล

• สิทธิ์    คุณต้องมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของตารางและคิวรีพื้นฐาน

ละทิ้งการตอบกลับจากบุคคลที่คุณไม่ได้ส่งข้อความ

ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ประมวลผลการตอบกลับที่ส่งโดยผู้รับเดิมของข้อความของคุณโดยอัตโนมัติเท่านั้น การตอบกลับจากผู้รับรายอื่นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถประมวลผลการตอบกลับเหล่านี้ด้วยตนเองได้

ยอมรับการตอบกลับหลายรายการจากผู้รับแต่ละราย

ตัวเลือกนี้ช่วยให้ผู้รับสามารถส่งการตอบกลับข้อความอีเมลเดียวกันได้หลายข้อความ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ผู้รับแต่ละรายสามารถตอบกลับข้อความได้หลายครั้ง และแต่ละการตอบกลับจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ผู้รับแต่ละรายจะยังคงสามารถส่งการตอบกลับหลายรายการ ได้ แต่เฉพาะการตอบกลับแรกจากผู้รับแต่ละรายเท่านั้นที่จะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับที่ตามมาใดๆ จากผู้รับนั้นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook จากนั้นคุณสามารถประมวลผลหรือลบด้วยตนเองได้

อนุญาตหลายแถวต่อการตอบกลับ

เมื่อคุณใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อส่งข้อมูล ผู้รับสามารถเพิ่มระเบียนได้โดยการคลิก แทรกแถว ที่ด้านล่างของข้อความอีเมล ถ้าคุณต้องการประมวลผลเพียงหนึ่งระเบียนต่อการตอบกลับ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้

อนุญาตการอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น

เมื่อคุณใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อปรับปรุงข้อมูล ผู้รับสามารถส่งระเบียนใหม่นอกเหนือจากการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ผู้รับเพิ่มระเบียนใหม่โดยใช้ฟอร์ม InfoPath ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

จํานวนการตอบกลับที่จะประมวลผล

พิมพ์จํานวนการตอบกลับทั้งหมด (จากผู้รับทั้งหมด) ที่คุณต้องการให้ประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการให้ข้อความตอบกลับทั้งหมดถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้ใส่ค่าขนาดใหญ่ในกล่องข้อความ การตอบกลับที่ได้รับหลังจากค่าที่ระบุถึงจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

วันที่และเวลาที่จะหยุด

ระบุวันที่และเวลาเมื่อการประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติควรจะหยุดสําหรับข้อความอีเมลนี้ การตอบกลับที่ได้รับหลังจากวันที่และเวลานี้จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า