นโยบายการเก็บข้อมูล

นโยบายการเก็บข้อมูลโดยทั่วไปจะครอบคลุมระยะเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ในรูปภาพด้านล่าง นโยบายที่มีให้ใช้งานได้แก่ ลบ 1 สัปดาห์ (7 วัน) และ ลบ 1 เดือน (1 เดือน) นอกจากนี้ยังมีนโยบายระยะยาว เช่น ลบ 1 ปี (1 ปี) และลบ 5 ปี (5 ปี) สําหรับข้อความหรือโฟลเดอร์ที่สําคัญมาก ให้เลือก ไม่ลบ (ไม่เลย)

นโยบายการเก็บถาวรสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ 1 ปีส่วนบุคคลไปยังที่เก็บถาวร (1 ปี) ไปยังส่วนบุคคล 5 ปีเพื่อย้ายไปยังที่เก็บถาวร (5 ปี) คุณยังสามารถเลือก ส่วนบุคคล ไม่เคยย้ายไปยังที่เก็บถาวร (ไม่เลย)

เมื่อต้องการกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลหรือเก็บถาวรให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์ คุณต้องไปที่ข้อความของคุณ

1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้ Outlook Web App โดยใช้ URL ที่ให้โดยผู้ที่จัดการอีเมลสำหรับองค์กรของคุณ ใส่ชื่อผู้ใช้ของคุณและรหัสผ่าน จากนั้นเลือก ลงชื่อเข้าใช้

2. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ข้อความหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำนโยบายไปใช้ และเลือก กำหนดนโยบาย

   

3. เลือกนโยบายการเก็บถาวรหรือนโยบายการเก็บข้อมูลที่คุณต้องการกําหนดให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้ข้อความเป็นไปตามนโยบายเดียวกันกับโฟลเดอร์ที่มีข้อความนั้น ให้เลือก ใช้นโยบายโฟลเดอร์หลัก

นโยบายการเก็บข้อมูลอาจลบข้อความอย่างถาวร หรืออาจย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ ถ้าคุณเห็นคําอธิบายนโยบายการเก็บข้อมูลที่ระบุว่า ลบ (สามารถกู้คืนได้ชั่วคราว) คุณสามารถใช้ กู้คืนรายการที่ถูกลบ เพื่อกู้คืนข้อความได้ ระยะเวลาที่รายการสามารถกู้คืนได้จะได้รับการจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ ระยะเวลาเริ่มต้นคือ 30 วัน ดู กู้คืนและคืนค่ารายการที่ถูกลบใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อคุณกู้คืนรายการที่ถูกลบโดยนโยบายการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวร คุณต้องวางรายการนั้นไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่มีนโยบายเกี่ยวข้องด้วย หรือเอานโยบายออกจากรายการนั้นหลังจากที่คุณกู้คืนรายการนั้น มิฉะนั้น รายการอาจถูกเอาออกอีกครั้ง

• คุณไม่สามารถจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับปฏิทินของคุณได้

• นโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกสร้างและจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ

• นโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรจะดําเนินการหนึ่งครั้งในเจ็ดวัน