นโยบายการเก็บข้อมูล

นำไปใช้กับ
Outlook บนเว็บสำหรับ Exchange Server 2016 Outlook บนเว็บสำหรับ Exchange Server 2019 Outlook Web App

ใช้การตั้งค่า นโยบายการเก็บข้อมูล ใน Outlook Web App เพื่อนํานโยบายไปใช้กับข้อความและโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ นโยบายการเก็บข้อมูลจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อความของคุณจะถูกบันทึก นโยบาย Archive จะควบคุมระยะเวลาที่เหลือของข้อความในโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่จะถูกย้ายไปยังที่เก็บถาวร

คุณอาจสามารถเพิ่มหรือเอานโยบายการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรที่เป็นตัวเลือกออกซึ่งถูกตั้งค่าโดยบุคคลที่จัดการกล่องจดหมายของคุณ ไม่สามารถลบนโยบายที่จําเป็นออกได้

หมายเหตุ

การจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรสําหรับบัญชีของคุณเป็นฟีเจอร์เสริม และอาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับคุณ

บทความนี้มีไว้สําหรับ Outlook Web App ซึ่งใช้โดยองค์กรที่จัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ใช้ Exchange Server 2013 หรือ 2010 ถ้าคุณกําลังใช้ Microsoft 365 หรือ Exchange Server 2016 หรือ 2019 โปรแกรมอีเมลของคุณจะถูก Outlook บนเว็บ สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Outlook บนเว็บ ดูที่ รับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Outlook บนเว็บ

กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวร

นโยบายการเก็บข้อมูลโดยทั่วไปจะครอบคลุมระยะเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ในรูปภาพด้านล่าง นโยบายที่มีให้ใช้งานได้แก่ ลบ 1 สัปดาห์ (7 วัน) และ ลบ 1 เดือน (1 เดือน) นอกจากนี้ยังมีนโยบายระยะยาว เช่น ลบ 1 ปี (1 ปี) และลบ 5 ปี (5 ปี) สําหรับข้อความหรือโฟลเดอร์ที่สําคัญมาก ให้เลือก ไม่ลบ (ไม่เลย)

นโยบาย Archive สามารถมีตั้งแต่ส่วนบุคคล 1 ปีย้ายไปที่เก็บถาวร (1 ปี) ไปยังส่วนบุคคล 5 ปีย้ายไปที่เก็บถาวร (5 ปี) คุณยังสามารถเลือก ส่วนบุคคล ไม่เคยย้ายไปยังที่เก็บถาวร (ไม่เลย)

หมายเหตุ

องค์กรของคุณจะควบคุมนโยบายที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณ

เมื่อต้องการกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลหรือเก็บถาวรให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์ คุณต้องไปที่ข้อความของคุณ

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้ Outlook Web App โดยใช้ URL ที่ให้โดยบุคคลที่จัดการอีเมลสําหรับองค์กรของคุณ ใส่ชื่อผู้ใช้ของคุณและรหัสผ่าน จากนั้นเลือก ลงชื่อเข้าใช้

  2. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ข้อความหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำนโยบายไปใช้ และเลือก กำหนดนโยบาย
    สกรีนช็อตแสดงเมนูทางลัดที่เลือกตัวเลือก กําหนดนโยบาย ซึ่งแสดง Archive และนโยบายการเก็บข้อมูลที่พร้อมใช้งานกับข้อความอีเมลที่เลือก

  3. เลือกนโยบายการเก็บถาวรหรือนโยบายการเก็บข้อมูลที่คุณต้องการกําหนดให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์

    เคล็ดลับ

    ถ้าคุณต้องการให้ข้อความเป็นไปตามนโยบายเดียวกันกับโฟลเดอร์ที่มีข้อความนั้น ให้เลือก ใช้นโยบายโฟลเดอร์หลัก

จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อความที่ถูกลบโดยนโยบาย

นโยบายการเก็บข้อมูลอาจลบข้อความอย่างถาวร หรืออาจย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ ถ้าคุณเห็นคําอธิบายนโยบายการเก็บข้อมูลที่ระบุว่า ลบ (สามารถกู้คืนได้ชั่วคราว) คุณสามารถใช้ กู้คืนรายการที่ถูกลบ เพื่อกู้คืนข้อความได้ ระยะเวลาที่รายการสามารถกู้คืนได้จะได้รับการจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ ระยะเวลาเริ่มต้นคือ 30 วัน ดู กู้คืนและคืนค่ารายการที่ถูกลบใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อคุณกู้คืนรายการที่ถูกลบโดยนโยบายการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวร คุณต้องวางรายการนั้นไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่มีนโยบายเกี่ยวข้องด้วย หรือเอานโยบายออกจากรายการนั้นหลังจากที่คุณกู้คืนรายการนั้น มิฉะนั้น รายการอาจถูกเอาออกอีกครั้ง

ฉันต้องรู้อะไรอีก

  • คุณไม่สามารถจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับปฏิทินของคุณได้
  • นโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกสร้างและจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ
  • นโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรจะดําเนินการหนึ่งครั้งในเจ็ดวัน