ปัญหาทั่วไปจดหมายเวียน

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับการแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารคือการเว้นระยะห่างที่ถูกต้องระหว่างเขตข้อมูลผสาน โดยเฉพาะกับเขตข้อมูลผสานที่ไม่ได้นําเสนอเสมอไป เช่น ชื่อกลาง คุณสามารถเพิ่มช่องว่างบนหน้าระหว่างเขตข้อมูลผสานได้โดยตรง แต่จะทําให้มีช่องว่างเพิ่มเติมถ้าที่อยู่บางส่วนไม่ได้ใช้เขตข้อมูลผสานทั้งหมด เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลทั้งหมดของคุณมีพื้นที่ว่างที่ต้องการ ให้แทรกช่องว่างในรายการที่อยู่

ตัวอย่างเช่น เพื่อให้แน่ใจว่าชื่อของผู้รับจะปรากฏอย่างถูกต้องว่ารายการในรายการที่อยู่ของคุณมีชื่อกลางเริ่มต้นหรือไม่ ให้ทําดังต่อไปนี้:

1. ในรายการ ชื่อกลาง เริ่มต้น สําหรับผู้รับแต่ละรายที่มี ชื่อกลาง เริ่มต้น ให้เพิ่มช่องว่าง โดยการกด Space Bar ก่อนและหลังชื่อย่อ

2. ในรายการ ชื่อกลางเริ่มต้น สําหรับผู้รับแต่ละรายที่ไม่มีชื่อย่อ ให้เพิ่มช่องว่าง

   

จดหมายเวียนมีข้อมูลทั้งสองอย่างที่เหมือนกันในแต่ละสําเนาและพื้นที่ที่สํารองไว้สําหรับข้อมูลที่ไม่ซ้ํากันในแต่ละสําเนา ตัวอย่างของจดหมายข่าวนี้คือจดหมายข่าวที่เป็นแบบส่วนตัว ซึ่งเนื้อความของจดหมายข่าวจะเหมือนกันสําหรับผู้รับทั้งหมด แต่ที่อยู่ทางไปรษณีย์และบทนํานั้นแตกต่างกัน

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับการสร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสานจะไม่บันทึกทั้งสิ่งพิมพ์ด้วยเขตข้อมูลผสานและสิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน

สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน คือขั้นตอนที่สามในตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ในขั้นตอนนี้ คุณมีสามตัวเลือก:

1. การพิมพ์      ตัวเลือกนี้จะพิมพ์สิ่งพิมพ์ที่ผสาน

2. ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ใหม่      ตัวเลือกนี้จะเปิดสิ่งพิมพ์ใหม่ที่มีหน้าสําหรับชุดข้อมูลผสานแต่ละชุด

3. เพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ ตัวเลือกนี้พร้อมท์ให้คุณเลือกสิ่งพิมพ์ แล้วเพิ่มหน้าที่ผสานไปยังจุดสิ้นสุดของสิ่งพิมพ์นั้น

เมื่อต้องการบันทึกทั้งสิ่งพิมพ์ที่ผสานและสิ่งพิมพ์ที่มีเขตข้อมูลผสาน ให้คลิกตัวเลือก ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ใหม่ หน้าต่างสิ่งพิมพ์ใหม่จะเปิดขึ้นและแสดงสิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน สิ่งพิมพ์เขตข้อมูลผสานถูกซ่อนอยู่ด้านหลังสิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกสิ่งพิมพ์ทั้งสองรายการ

จากนั้นคุณสามารถพิมพ์สิ่งพิมพ์หน้าที่ผสาน

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับการพิมพ์สิ่งพิมพ์คือการพิมพ์หน้าผสานแต่ละหน้าบนแผ่นกระดาษ ตัวอย่างเช่น หนึ่งในป้ายจ่าหน้าจดหมายแต่ละป้ายบนแผ่นกระดาษป้ายผนึกจดหมาย

ซึ่งเกิดขึ้นเนื่องจากถ้าคุณเลือกตัวเลือก พิมพ์ กล่องโต้ตอบ พิมพ์ จะมีค่าเริ่มต้นเป็นตัวเลือก หลายสําเนาต่อแผ่นงาน และจะพิมพ์ทั้งแผ่นของป้ายผนึกสําหรับแต่ละที่อยู่ แทนที่จะพิมพ์หนึ่งที่อยู่ต่อหนึ่งป้ายผนึกบนแผ่นงาน

เมื่อต้องการพิมพ์ชุดของข้อมูลผสานที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น ชื่อและที่อยู่ที่ต่างกัน บนแผ่นกระดาษแต่ละแผ่น ให้คลิก หลายหน้าต่อแผ่น ในส่วน ตัวเลือกการพิมพ์