หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปคือความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลจํานวนมากและทําให้เป็นระเบียบ แต่บางครั้งคุณอาจใช้หน้าจอที่เต็มไปด้วยตัวเลขหรือข้อความ และอาจเป็นเรื่องยากที่จะเลือกสิ่งที่สําคัญจริงๆ นั่นคือจุดที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถช่วยได้ คุณสามารถตั้งค่ากฎสําหรับแต่ละเขตข้อมูลบนฟอร์ม และเน้นค่าโดยอัตโนมัติตามกฎเหล่านั้น
หมายเหตุ: การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเข้ากันไม่ได้กับฟีเจอร์ ประกาศไปยัง Access Services ใน Access 2010 ดังนั้นคําสั่งจึงไม่พร้อมใช้งานบนแท็บ รูปแบบ เมื่อคุณกําลังทํางานบนฟอร์มที่เข้ากันได้กับเว็บ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขยังไม่พร้อมใช้งานกับ Access Web App อย่างไรก็ตาม สําหรับฟอร์มไคลเอ็นต์มาตรฐาน การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถช่วยให้ข้อมูลโดดเด่นตามกฎที่คุณตั้งไว้ได้
ในวิดีโอ
จัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มีอยู่ (หรือบนผลลัพธ์ของนิพจน์)
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
-
เลือกคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เมื่อต้องการนํากฎการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับหลายคอลัมน์หรือหลายเขตข้อมูล ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละแป้นจนกว่าจะถูกเลือกทั้งหมด
-
บนแท็บ รูปแบบ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
-
ใส่เกณฑ์สําหรับกฎของคุณ
-
เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มีอยู่ ให้เลือก ค่าเขตข้อมูล จากรายการ แรก แล้วเลือกหรือใส่เกณฑ์ที่คุณต้องการ
-
เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามการคํานวณ ให้เลือก นิพจน์ มาจาก รายการแรก แล้วพิมพ์นิพจน์ในกล่อง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับนิพจน์
-
เมื่อต้องการนําการจัดรูปแบบไปใช้กับเขตข้อมูลที่เลือกเฉพาะเมื่อเขตข้อมูลมีโฟกัส ให้เลือก เขตข้อมูลมีโฟกัส จากรายการแรก
-
-
เลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการนําไปใช้ คุณสามารถตั้งค่าสไตล์ต่อไปนี้:
-
ตัวหนา
-
ตัวเอียง
-
ขีดเส้นใต้
-
สีพื้นหลัง
-
สีแบบอักษร
-
เปิดใช้งาน (ตัวเลือกนี้ปิดใช้งานเขตข้อมูลเพื่อให้ไม่สามารถแก้ไขได้ และแทนที่การตั้งค่าสีพื้นหลังและสีฟอนต์)
Access จะแสดงตัวอย่างการจัดรูปแบบขณะที่คุณเลือกตัวเลือก
-
-
คลิก ตกลง
-
เมื่อต้องการเพิ่มกฎใหม่ลงในเขตข้อมูลเดียวกัน ให้คลิก กฎใหม่ แล้วทําซ้ําขั้นตอนนี้จากขั้นตอนที่ 5
หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มกฎได้สูงสุด 50 กฎต่อเขตข้อมูลหรือกลุ่มของเขตข้อมูล กฎจะถูกประเมินจากบนลงล่าง เมื่อเป็นไปตามเกณฑ์ของกฎแล้ว Access จะนําการจัดรูปแบบสําหรับกฎนั้นไปใช้และไม่ประเมินกฎที่อยู่ด้านล่างกฎนั้น
-
เมื่อคุณเพิ่มกฎเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เปรียบเทียบค่าระหว่างระเบียนโดยใช้แถบข้อมูล
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
-
เลือกคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เมื่อต้องการนํากฎการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับหลายคอลัมน์หรือหลายเขตข้อมูล ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละแป้นจนกว่าจะถูกเลือกทั้งหมด
-
บนแท็บ รูปแบบ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
-
ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้เลือก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น
-
ภายใต้ แก้ไขคําอธิบายกฎ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง
