วิธีการปิดปีงบประมาณใน Small Business Accounting 2006 ใน Accounting Express และใน Accounting Professional

ขั้นตอนที่ 1: จัดการงานสิ้นปีด้วยตนเอง

ก่อนที่คุณจะปิดปีงบประมาณ ให้เริ่มการงานต่อไปนี้ด้วยตนเอง

• ล้างค่าใช้จ่ายที่ชําระเงินล่วงหน้า

• ปรับบัญชีธนาคารให้ใหม่

• ปรับบัญชีบัตรเครดิตให้ใหม่

• บันทึกค่าเสื่อมราคา

• ปรับสินค้าคงคลัง

ขั้นตอนที่ 2: ปรับรายการบันทึกรายวัน

ปรับเปลี่ยนรายการบันทึกรายวันต่อไปนี้:

• แก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อคุณบันทึกทรานแซคชัน

• กําหนดรายได้ให้กับช่วงเวลาที่รายได้ได้รับ

• มอบหมายค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น

เมื่อต้องการปรับรายการบันทึกรายวัน ให้คลิก รายการบันทึกรายวัน ใหม่ บนเมนู บริษัท

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบฐานข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาด

หมายเหตุ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครเปิดฐานข้อมูลบริษัทอยู่

• ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนนี้บนคอมพิวเตอร์ที่มีฐานข้อมูลนั้นอยู่

เมื่อต้องการตรวจสอบข้อผิดพลาดในฐานข้อมูล ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เริ่ม Small Business Accounting 2006, Accounting Express หรือ Accounting Professional แล้วเปิดฐานข้อมูลบริษัทใดๆ ยกเว้นฐานข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบ

2. บนเมนูไฟล์ให้ชี้ไปที่
   อรรถประโยชน์แล้วคลิกโปรแกรมอรรถประโยชน์ของข้อมูล

3. คลิกแท็บ เครื่องมือ ขั้นสูง แล้วคลิกซ่อมแซม

4. เลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบข้อผิดพลาด แล้วคลิกซ่อมแซม

5. ถ้าคุณได้รับข้อความที่ระบุว่าการเชื่อมต่อทั้งหมดไปยังฐานข้อมูลจะถูกปิด ให้คลิกใช่

6. ถ้าไม่พบข้อผิดพลาด ให้คลิกตกลง ถ้าพบข้อผิดพลาด ให้ตรวจทานแล้วปรับเปลี่ยนตามที่ต้องใช้

7. คลิกปิดสองครั้ง

ขั้นตอนที่ 4: ให้ย้อนกลับฐานข้อมูลบริษัทก่อนที่คุณจะปิดปีงบประมาณ

หมายเหตุ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครเปิดฐานข้อมูลบริษัทยกเว้นบนคอมพิวเตอร์ที่มีฐานข้อมูลนั้นอยู่

• ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนนี้บนคอมพิวเตอร์ที่มีฐานข้อมูลนั้นอยู่

เมื่อต้องการย้อนกลับไปยังฐานข้อมูลบริษัท ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เริ่ม Small Business Accounting 2006, Accounting Express หรือ Accounting Professional แล้วเปิดฐานข้อมูลบริษัทที่คุณต้องการย้อนกลับ

2. บนเมนูไฟล์ให้ชี้ไปที่
   อรรถประโยชน์แล้วคลิกโปรแกรมอรรถประโยชน์ของข้อมูล

3. บนแท็บเครื่องมือพื้นฐาน ให้คลิก
   การสํารองข้อมูล

4. คลิกเรียกดู

5. พิมพ์ชื่อไฟล์ แล้วคลิก
   บันทึก
   
   หมายเหตุ ชนิดไฟล์เริ่มต้นคือไฟล์สํารองที่บีบอัด (*.zip) สถานที่ของไฟล์เริ่มต้นอยู่บนเส้นทางต่อไปนี้:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงการสํารองข้อมูล ให้พิมพ์รหัสผ่าน ในกล่อง รหัสผ่าน แล้วพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง ในกล่อง ยืนยัน รหัสผ่าน

7. คลิก ตกลง

8. เมื่อคุณได้รับข้อความว่าการสํารองข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกตกลง

9. คลิกปิด

ขั้นตอนที่ 5: พิมพ์รายงานงบทดลองก่อนที่คุณจะปิดปีงบประมาณ

ใส่ธุรกรรมทั้งหมดในปีก่อนที่คุณจะพิมพ์รายงาน งบทดลอง ถ้าคุณใส่ธุรกรรมเพิ่มเติมในภายหลัง คุณต้องพิมพ์งบทดลองใหม่ รายงานนี้จะแสดงรายการบัญชีและยอดดุลทั้งหมดณ วันที่ระบุ

1. บนเมนูรายงานให้ชี้ไปที่
   บริษัทและการเงินแล้วคลิกงบทดลอง

2. ในรายการAs ofบนแถบเครื่องมือ ให้คลิก
   Custom

3. ในกล่องวันที่ ให้พิมพ์วันที่ที่คุณต้องการ หรือเลือกวันที่จากปฏิทิน

4. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก รีเฟรชรายงาน

5. บนเมนูไฟล์
   ให้คลิกพิมพ์

ขั้นตอนที่ 6: พิมพ์งบการเงินสิ้นปีที่ต้องมี

งบการเงินที่พบบ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้:

• งบดุล

• กําไรและขาดทุน

• งบFlowเงิน

เมื่อต้องการค้นหารายงานเหล่านี้ให้ชี้ไปที่บริษัทและการเงิน บนเมนู รายงาน แล้วคลิกรายงานที่คุณต้องการ

• พิมพ์รายงาน แผ่นงานยอดดุล ของวันสุดท้ายของปีงบประมาณ เมื่อต้องการตั้งค่าวันที่ ให้เลือกค่าที่ถูกต้องจากรายการเป็น ของ
  และรายการ วันที่ บนแถบเครื่องมือ ในรายการหลักเกณฑ์รายงานให้เลือก เงินสด
  หรือค้างรับโดยขึ้นอยู่กับวิธีทางบัญชีที่บริษัทใช้

• ในรายงาน กําไรและการสูญเสีย ให้เลือกช่วงวันที่ที่สอดคล้องกับวันแรกและวันสุดท้ายของปีงบประมาณ เมื่อต้องการเลือกค่าที่ถูกต้องจากรายการ
  ช่วงวันที่ รายการ จาก และรายการ
  ถึง บนแถบเครื่องมือ ในรายการหลักเกณฑ์รายงานให้เลือก
  เงินสดหรือค้างรับ ขึ้นอยู่กับวิธีทางบัญชีที่บริษัทใช้

• For the Cash Flow Statement, select a date range that corresponds with the first and last day of the fiscal year. เมื่อต้องการเลือกค่าที่ถูกต้องจากรายการช่วงวันที่รายการ จากและรายการถึง บนแถบเครื่องมือ

ขั้นตอนที่ 7: ตั้งค่าปีงบประมาณใหม่

คุณต้องตั้งค่าปีงบประมาณใหม่เพื่อที่คุณจะต้องเตรียมพร้อมที่จะใส่ธุรกรรมในปีถัดไป

1. บนเมนู บริษัท ให้คลิก จัดการปีงบประมาณ

2. คลิก ปีงบประมาณใหม่ วันที่เริ่มต้นจะเติมข้อมูลในกล่อง เริ่มต้นปี งบประมาณ วันที่นี้ยึดตามวันสุดท้ายของปีงบประมาณก่อนหน้า คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงวันที่นี้

3. ในกล่อง ปิดปีงบประมาณ ให้พิมพ์วันสุดท้ายของปีงบประมาณถัดไป หรือเลือกวันที่จากปฏิทิน

4. คลิก ตกลง

ขั้นตอนที่ 8: ปิดปีงบประมาณ

คุณสามารถมีจํานวนไม่แน่นอนของปีงบประมาณที่เปิด เมื่อคุณปิดปีงบประมาณ คุณต้องปิดปีงบประมาณตามล.ก.ล.ต. เมื่อคุณปิดปีงบประมาณ กิจกรรมต่อไปนี้จะเกิดขึ้น

• บัญชีงบดุลจะถูกรวมและยอดดุลยกมาเป็นยอดดุลเริ่มต้นในปีถัดไป

• รายการบันทึกจะถูกสร้างเป็นศูนย์ออกจากบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด ผลต่างจะถูกโพสต์ไปยังบัญชี Retained Earnings

• สถานะปีงบประมาณถูกตั้งค่าเป็นปิด

เมื่อต้องการปิดปีงบประมาณ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. บนเมนู บริษัท ให้คลิก จัดการปีงบประมาณ

2. จากรายการ รายการช่วงเวลา ให้เลือกปีที่คุณต้องการปิด แล้วคลิก ปิด ปีงบประมาณ

3. ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้ย้ายรายได้สุทธิไปยังบัญชี กําไรสะสม ให้คลิกใช่

ขั้นตอนที่ 9: พิมพ์รายงานงบทดลองหลังจากที่คุณปิดปีงบประมาณ

เมื่อต้องการพิมพ์รายงานงบทดลอง ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. บนเมนูรายงานให้ชี้ไปที่
   บริษัทและการเงินแล้วคลิกงบทดลอง

2. ในกล่องเมื่อ ให้คลิกแบบ
   ปรับแต่งเอง

3. ในกล่องวันที่ ให้พิมพ์วันแรกของปีงบประมาณถัดไป หรือเลือกวันที่จากปฏิทิน

4. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก รีเฟรชรายงาน

5. บนเมนูไฟล์
   ให้คลิกพิมพ์

6. เปรียบเทียบรายงานนี้กับรายงานงบทดลองที่คุณสร้างไว้ในส่วน "พิมพ์รายงานงบทดลองก่อนที่คุณจะปิดปีงบประมาณ" ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้
   

   • ยอดดุลยกไปในปีถัดไป

   • ยอดดุลในรายได้และบัญชีค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์ และผลต่างจะถูกโพสต์ไปยังบัญชี กําไรสะสม

   • เดบิตรวมและเครดิตรวมในรายงานงบทดลองที่คุณพิมพ์หลังจากที่คุณปิดปีงบประมาณตรงกับเดบิตผลรวม และเครดิตรวมในรายงานงบทดลองที่คุณพิมพ์ก่อนที่คุณจะปิดปีงบประมาณ

7. ถ้าคุณต้องปรับรายการ ให้คลิก รายการบันทึกรายวัน ใหม่ บนเมนู บริษัท

ขั้นตอนที่ 10: ย้อนกลับฐานข้อมูลบริษัทหลังจากที่คุณปิดปีงบประมาณ

หมายเหตุ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครเปิดฐานข้อมูลบริษัทอยู่

• ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนนี้บนคอมพิวเตอร์ที่มีฐานข้อมูลนั้นอยู่

เมื่อต้องการย้อนกลับไปยังฐานข้อมูลบริษัท ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เริ่ม Small Business Accounting 2006, Accounting Express หรือ Accounting Professional แล้วเปิดฐานข้อมูลบริษัทที่คุณต้องการย้อนกลับ

2. บนเมนูไฟล์ให้ชี้ไปที่
   อรรถประโยชน์แล้วคลิกโปรแกรมอรรถประโยชน์ของข้อมูล

3. บนแท็บเครื่องมือพื้นฐาน ให้คลิก
   การสํารองข้อมูล

4. คลิกเรียกดู

5. พิมพ์ชื่อไฟล์ แล้วคลิก
   บันทึก
   
   หมายเหตุ ใช้ชื่อไฟล์อื่นจากไฟล์ที่คุณใช้เมื่อคุณสร้างไฟล์สํารองก่อนที่คุณจะปิดปีงบประมาณ ชนิดไฟล์เริ่มต้นคือไฟล์สํารองที่บีบอัด (*.zip) สถานที่ของไฟล์เริ่มต้นอยู่บนเส้นทางต่อไปนี้:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงการสํารองข้อมูล ให้พิมพ์รหัสผ่าน ในกล่อง รหัสผ่าน แล้วพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง ในกล่อง ยืนยัน รหัสผ่าน

7. คลิก ตกลง

8. เมื่อคุณได้รับข้อความว่า การสํารองข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกตกลง

9. คลิกปิด

ถามที่ถามบ่อย (FAQ)

Q1:ฉันสามารถบันทึกธุรกรรมถ้าฉันปิดปีงบประมาณได้หรือไม่ สามารถบันทึกธุรกรรมเป็นปีที่ปิดแล้วได้หรือไม่

A1: คุณไม่สามารถบันทึกธุรกรรมหลังจากที่คุณปิดปี อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปิดปีใหม่แล้วบันทึกธุรกรรมได้ ถ้าคุณสร้างปีใหม่ที่ไม่เป็นปีปัจจุบัน คุณต้องเปิดปีนั้นขึ้นใหม่และปีที่ปิดอยู่ทั้งหมดจะสลับกันโดยเริ่มจากปีล่าสุดและย้อนหลัง หลังจากที่คุณได้เปลี่ยนแปลงแล้ว คุณต้องปิดปีที่เปิดทั้งหมดตามล.ก.ล.ต. โดยเริ่มจากปีเก่าที่สุดและปีต่อๆ ไป

เมื่อต้องการเปิดปีที่ปิดแล้วอีกครั้ง คุณต้องถูกมอบหมายให้หรือเข้าสู่ระบบในฐานะหนึ่งในบทบาทต่อไปนี้:

• เจ้าของใน Small Business Accounting 2006 ใน Accounting Express หรือใน Accounting Professional

• นักบัญชีใน Small Business Accounting 2006 ใน Accounting Express หรือใน Accounting Professional

• ผู้ดูแลระบบบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Small Business Accounting 2006, Accounting Express หรือ Accounting Professional

Q2:ฉันสามารถเปิดปีงบประมาณได้กี่ปี

A2: ไม่มีขีดจํากัดของจํานวนปีงบประมาณที่คุณสามารถเปิดได้

Q3: ฉันต้องปิดปีงบประมาณก่อนวันแรกของปีงบประมาณถัดไปหรือไม่

A3: คุณสามารถปิดปีงบประมาณได้ตลอดเวลาหลังจากวันสุดท้ายของปี อย่างไรก็ตาม จนกว่าคุณจะปิดปีงบประมาณ ยอดดุลเปิดของบัญชีงบดุลจะไม่ยกไปยังปีใหม่ นอกจากนี้ บัญชีค่าใช้จ่ายจะไม่ถูกลดเป็นศูนย์ และจะไม่มีผลต่างกับบัญชีกําไรสะสม

Q4:จะเกิดอะไรขึ้นกับบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานเมื่อฉันปิดปีงบประมาณ

A4: ถ้าคุณมีบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานเมื่อคุณปิดปีงบประมาณ สถานะบัญชีจะไม่เปลี่ยนแปลง บัญชีที่ไม่ได้ใช้งานมียอดดุลหรือไม่ จะถือเป็นเรื่องจริงโดยไม่เกี่ยวกับว่าบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน

Q5:ฉันจะดูรายการบันทึกรายวันที่แสดงบัญชีรายรับและค่าใช้จ่ายซึ่งเหลือศูนย์แล้วโพสต์ลงในบัญชีรายได้สะสมได้อย่างไร

A5: เมื่อต้องการดูรายการบันทึกรายวัน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. บนเมนูบริษัทให้ชี้ไปที่
   รายการบริษัท แล้วคลิกแผนภูมิของบัญชี

2. ในรายการแผนภูมิของบัญชี ให้ดับเบิลคลิกที่บัญชีรายรับสะสมสะสม เพื่อเปิด
   ลงทะเบียนบัญชี

3. ดับเบิลคลิกที่เส้นที่ตรงกับเกณฑ์ต่อไปนี้:
   

   • วันที่เป็นวันสุดท้ายของปีงบประมาณที่ปิด

   • รายละเอียดกล่องบันทึกช่วยบันทึก
     คือ การปิดปีงบประมาณ