วิธีการสื่อสารผ่านช่องทางการแจกจ่ายต่างๆ

Microsoft Viva Amplify ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารหลายแพลตฟอร์มเพื่อขยายการสื่อสารภายในของคุณ คุณสามารถสร้างข้อความหนึ่งและปรับเปลี่ยนเพื่อให้เหมาะกับช่องทางการแจกจ่ายต่างๆ เช่น Outlook, หน้า SharePoint และข่าวสาร, Teams และ Viva Engage (เร็วๆ นี้) ผ่าน Viva Amplify ด้วยตัวเลือกมากมายการระบุรูปแบบที่ดีที่สุดสําหรับแต่ละแชนเนลอาจเป็นเรื่องยาก การระบุรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดจะช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วมทั่วทั้งองค์กรของคุณได้

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

อีเมลเหมาะสําหรับข้อความตามกําหนดการเป็นประจําซึ่งสามารถส่งผลกระทบต่อบุคคลหลายกลุ่มได้ อีเมลเป็นข้อความคงที่ที่ไม่สามารถอัปเดตได้เมื่อส่งแล้ว ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะแชร์เนื้อหาที่ไม่จําเป็นต้องมีการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องผ่านทางอีเมล พิจารณาใช้อีเมลเพื่อสื่อสารสิ่งต่างๆ เช่น การอัปเดตทางธุรกิจ บทนําของพนักงานใหม่ และการอัปเดตสถานะด่วน

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสารทางอีเมล

การสื่อสารทางอีเมลสามารถปรับขนาดได้ ผู้รับอีเมลสามารถแชร์กับทุกคนที่มีที่อยู่อีเมล และผู้อ่านของคุณสามารถมีส่วนร่วมโดยการตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลไปยังผู้ชมในวงกว้าง ด้วยเหตุนี้ ผู้รับโดยตรงของคุณจึงสามารถอ่านอีเมลของคุณได้ และยังอาจเห็นได้โดยผู้ที่ส่งต่ออีเมลนั้น อีเมลยังทําให้เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสําหรับการเก็บบันทึกและการติดตามการสนทนาที่มีคุณค่า

เมื่อสร้างอีเมล คุณสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังเนื้อหาอื่นๆ เช่น หน้า SharePoint และรูปภาพเพื่อให้ค่าเพิ่มเติมได้

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อสื่อสารทางอีเมล

ข้อความอีเมลไม่สามารถยกเลิกการส่งได้ ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ผู้ส่งจะต้องส่งอีเมลติดตามผลที่มีการแก้ไขที่ตั้งใจไว้หรือเรียกคืน แล้วส่งข้อความที่มีการแก้ไขอีกครั้ง คุณควรตรวจทานอีเมลของคุณอย่างรอบคอบก่อนส่งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้อง

ข้อความอีเมลเป็นแบบคงที่ หมายความว่าไม่สามารถเอาข้อมูลออกหรืออัปเดตได้ และข้อมูลใดๆ ที่ส่งจะแสดงถึงข้อมูลที่ถูกต้องที่สุดในขณะนั้น

สามารถกรองอีเมลออกจากกล่องขาเข้าของผู้อ่านได้ ทําให้ข้อความถูกละเว้นหรือยังไม่ได้อ่าน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อเขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยมด้วย Outlook

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการติดต่อสื่อสารกับ Outlook

โทนเสียง	ทําให้อีเมลเป็นมืออาชีพ ให้ข้อมูล และเป็นมิตร พิจารณาผู้ชมของคุณเมื่อสร้างข้อความของคุณ และสร้างโทนเสียงของคุณในสาระสําคัญ
ความยาว	ทําให้อีเมลสั้นและเรียบง่าย สรุปประเด็นหลักของคุณในไม่กี่ประโยคแรกโดยเริ่มต้นด้วยสิ่งที่สําคัญที่สุด
โครงสร้าง	ถ้ามีรายการการดําเนินการที่ชัดเจนสําหรับผู้ชมของคุณ ให้ใช้บรรทัดหัวเรื่องเพื่อระบุอย่างชัดเจน ระบุบุคคลที่คุณต้องการที่อยู่ในคําทักทายของคุณ เริ่มต้นด้วยข้อความหลักของคุณ ตามด้วยข้อมูลเพิ่มเติม ใช้ระยะห่าง ลําดับเลข หรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่เหมาะสมเพื่อแยกจุดสําคัญ ทําให้ลายเซ็นอีเมลของคุณสั้น เป็นมืออาชีพ และไม่มีกราฟิก ถ้าเป็นไปได้
วิธีเพิ่มการมีส่วนร่วม	เน้นการเรียกร้องให้ดําเนินการของคุณโดยเพิ่มลงในบรรทัดหัวข้อ เพิ่มลงในหนึ่งในสามของอีเมลแสดงรายการแยกต่างหากและมองเห็นได้ง่าย และทําตัวหนาหรือไฮไลต์ Engage ผู้ชมของคุณโดยการถามคําถามในอีเมลของคุณ
วิธีวัดการมีส่วนร่วม	การมีส่วนร่วมกับอีเมลสามารถวัดได้โดยการติดตามการตอบกลับและการดําเนินการโทรให้เสร็จสิ้น

SharePoint

เมื่อสื่อสารผ่าน SharePoint สามารถสร้างข้อความด้วยเนื้อหาแบบไดนามิกที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้บ่อย การสื่อสารใน SharePoint ทําให้คุณสามารถรวมการกําหนดธีมของหน้า Web Part และการกําหนดเองที่มีตราสินค้าเพื่อสร้างองค์ประกอบแบบโต้ตอบที่จะเพิ่มโอกาสสําหรับการมีส่วนร่วมกับผู้อ่าน

ใช้หน้า SharePoint เพื่อสื่อสารกับผู้ชมของคุณ

หน้า SharePoint คือเว็บเพจภายในไซต์ SharePoint ที่ใช้องค์ประกอบที่หลากหลาย เช่น ปุ่ม ลิงก์ วิดีโอ รูป และอื่นๆ เพื่อร่างและประกาศข้อความที่สามารถอัปเดตและเปลี่ยนแปลงได้เมื่อเวลาผ่านไป (เช่น เหตุการณ์สําคัญหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย) ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูไซต์ที่สร้างเพจนั้นได้จะสามารถเยี่ยมชมเพจต่างๆ ได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างหน้า SharePoint ที่ทันสมัย

ใช้โพสต์ข่าวสาร SharePoint เพื่อสื่อสารกับผู้ชมของคุณ

โพสต์ข่าวสาร SharePoint คือหน้า SharePoint ที่จะแสดงในตัวดึงข้อมูล Viva Connections และบนหน้าอื่นๆ ที่ใช้ Web Part ข่าวสาร รวมถึงหน้าฮับขององค์กร คุณสามารถแปลงหน้า SharePoint ใดๆ เป็นโพสต์ข่าวสารได้อย่างง่ายดาย โพสต์ข่าวยังช่วยให้คุณสามารถกําหนดเป้าหมายข้อมูลของคุณเป็นข้อมูลประชากรที่เฉพาะเจาะจงซึ่งได้รับการจัดประเภทภายในองค์กรของคุณ เช่น ทีมการตลาด ทีมทรัพยากรบุคคล หรือผู้นําผู้บริหาร การกําหนดผู้ชมเป้าหมายนี้จะทําให้ผู้เขียนสามารถกําหนดผู้ที่จะเห็นโพสต์ข่าวสารของตนเมื่อเผยแพร่ได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการแชร์โพสต์ข่าวสาร SharePoint

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดผู้ชมเป้าหมายใน SharePoint

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสารผ่าน SharePoint

ข้อความที่สร้างใน SharePoint สามารถเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตได้อย่างง่ายดายตามต้องการ SharePoint ยังให้คุณสามารถดูการวิเคราะห์หน้าและเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าสิทธิ์ได้ ยิ่งไปกว่านั้น SharePoint ให้ผู้ใช้สามารถรวมการโทรไปยังการดําเนินการโดยใช้ Web Part Call to action สร้างแรงบันดาลใจให้ผู้ชมมีส่วนร่วม การใช้ Web Part แบบไดนามิกทําให้คุณสามารถขอให้ผู้อ่านมีส่วนร่วมเพิ่มเติมโดยการเลื่อนดูรูปภาพ โต้ตอบกับแผนภูมิ การเข้าถึงทรัพยากรภายนอกผ่านลิงก์ และอนุญาตให้ผู้อ่านถูกใจและแสดงข้อคิดเห็นคําติชมสําหรับหน้า SharePoint SharePoint ยังให้คุณสามารถดูการวิเคราะห์หน้าและเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าสิทธิ์เพื่อควบคุมบุคคลที่สามารถเข้าถึงไซต์ของคุณได้

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อทําการสื่อสารผ่าน SharePoint

ผู้อ่านต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูไซต์ที่มีการโพสต์หน้าหรือโพสต์ข่าวสาร แม้ว่าผู้ใช้จะสามารถร้องขอการเข้าถึงไซต์ของคุณได้ แต่คําขอของผู้ใช้จะค้างอยู่จนกว่าจะมีคนตอบกลับ

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสื่อสารด้วย SharePoint

โทนเสียง	โทนการติดต่อสื่อสารของคุณผ่าน SharePoint ควรสอดคล้องกับคําแนะนําแบรนด์ของบริษัทของคุณ โทนยังจะขึ้นอยู่กับหัวข้อและเป้าหมายของการสื่อสาร โดยทั่วไปการติดต่อสื่อสารผ่าน SharePoint นั้นเป็นมิตรและไม่เป็นทางการ โทนของหน้า SharePoint หรือโพสต์ข่าวสารใดๆ ควรตรงกับเสียงของไซต์ SharePoint ที่หน้าหรือโพสต์ข่าวสารจะถูกโพสต์
ความยาว	หน้า SharePoint เหมาะกับข้อความที่ยาวกว่า ซึ่งประกอบด้วยหัวข้อตั้งแต่สองหัวข้อขึ้นไป พิจารณาแบ่งข้อความขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่มองเห็นได้บนหน้า SharePoint ของคุณเพื่อทําให้ผู้ชมของคุณย่อยข้อความได้
โครงสร้าง	ใช้ส่วนหน้า เทมเพลต และ Web Part ของ SharePoint เพื่อสนับสนุนให้ผู้อ่านโต้ตอบกับข้อมูลผ่านปุ่ม วิดีโอ แกลเลอรีรูปภาพ ฟอร์ม ไลบรารีเอกสาร และอื่นๆ เทมเพลตเป็นรากฐานที่ดีที่จะเริ่มต้น ใช้ Web Part เพื่อช่วยสร้างข้อความที่น่าสนใจและโต้ตอบได้
วิธีเพิ่มการมีส่วนร่วม	ใช้ Web Part และการจัดรูปแบบข้อความเพื่อสร้างสิ่งที่อ่านง่ายและดูน่าสนใจ ใส่ชื่อหน้าเว็บที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อและคํากระตุ้นให้ดําเนินการให้เพียงพอ ใช้ Web Part การกระตุ้นให้ดําเนินการเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้ใช้ดําเนินการโดยการคลิกลิงก์ที่คุณเลือก
วิธีวัดการมีส่วนร่วม	คุณสามารถใช้การวิเคราะห์หน้า SharePoint เพื่อวัดการมีส่วนร่วม

Teams

Teams เหมาะอย่างยิ่งสําหรับการติดต่อสื่อสารอย่างรวดเร็วที่เข้าถึงสมาชิกในองค์กรของคุณโดยไม่ขัดจังหวะการทํางานของพวกเขา

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสารผ่าน Teams

พนักงานในหลายองค์กรใช้เวลาส่วนใหญ่ในวันทํางานของตนกับ Teams ที่เปิดอยู่ ดังนั้น เมื่อคุณสื่อสารผ่าน Teams คุณมีแนวโน้มที่จะเข้าถึงบุคคลได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากพวกเขาไม่จําเป็นต้องเปิดแอปหรือหน้าอื่นเพื่อดูโพสต์ของคุณ

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อทําการสื่อสารผ่าน Teams

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรของคุณใช้ Teams บุคคลอาจได้รับการแจ้งเตือน Teams จํานวนมากทุกชั่วโมง การทําให้โพสต์ใน Teams ของคุณโดดเด่นขึ้นเป็นสิ่งสําคัญเพื่อให้ดึงดูดความสนใจและไม่ถูกเพิกเฉย

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการติดต่อสื่อสารกับ Teams

โทนเสียง	ใช้โทนเสียงที่เป็นมิตรและไม่เป็นทางการเมื่อเขียนข้อความของ Teams พิจารณาใช้อีโมจิเพื่อช่วยแสดงอารมณ์และเพิ่มองค์ประกอบที่มีสีสันและสนุกสนานให้กับข้อความของคุณ
ความยาว	ทําให้โพสต์ของ Teams สั้นและง่ายต่อการสแกน สรุปประเด็นสําคัญและลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อจําเป็น
โครงสร้าง	เริ่มโพสต์ด้วยประเด็นสําคัญของคุณ ใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบเพื่อทําให้ข้อความมีสไตล์ และเพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสําหรับโพสต์ที่มีจุดสําคัญหลายจุด ให้ข้อมูลสรุปและลิงก์สั้นๆ เมื่ออ้างถึงเนื้อหาที่มีอยู่ (เช่น หน้า SharePoint หรือบทความ) พิจารณาเพิ่มอักขระลงในข้อความของคุณด้วยการใช้ GIF ภาพประกอบ และรูปภาพที่ Teams ให้มา
วิธีเพิ่มการมีส่วนร่วม	ให้ผู้อ่านมีส่วนร่วมกับโพสต์ Teams ของคุณโดยการถามคําถามหรือโดยการส่งเสริมให้พวกเขาถูกใจและแสดงความคิดเห็นภายใต้โพสต์ของคุณ สร้างโพลหรือโพสต์คําถามเพื่อให้ทุกคนสามารถดูและโต้ตอบกับคําตอบของผู้อ่านคนอื่นๆ ได้ ใช้@mentions เพื่อดึงดูดความสนใจของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่เฉพาะเจาะจง
วิธีวัดการมีส่วนร่วม	ติดตามการตอบสนองของ Teams เช่น ยกนิ้วโป้งขึ้น จดบันทึกการสนทนาที่เกิดขึ้นในโพสต์ของคุณ

Viva Engage (เร็วๆ นี้)

Viva Engage เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่เชื่อมโยงผู้คนทั่วทั้งองค์กรโดยอนุญาตให้พวกเขาสร้างชุมชน แชร์ข้อมูล และมีส่วนร่วมกับพนักงาน นําผู้คนมารวมกันเพื่อทําเป้าหมายทั่วไปและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว Viva Engage ช่วยให้สมาชิกขององค์กรทุกคนสามารถถามคําถามต่อสาธารณชน วนรอบผู้เชี่ยวชาญ และมีส่วนร่วมในการกีดกันทางสังคมเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ

ผู้นําองค์กรสามารถใช้ Viva Engage ในการผลักดันวัฒนธรรมและจัดองค์กรโดยการโฮสต์เหตุการณ์ทั่วทั้งบริษัทผ่านวิดีโอสดและตามความต้องการ Communicators ยังสามารถสร้างแคมเปญทางสังคมที่สามารถแจ้งและจุดประกายการสนทนาที่มีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสารผ่าน Viva Engage

Viva Engage เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมสําหรับการสร้างและส่งเสริมการทํางานร่วมกันระหว่างพนักงานทั่วทั้งองค์กร สมาชิกในชุมชนสามารถทํางานร่วมกันแชร์ความคิดข้อมูลและเชื่อมต่อความสนใจร่วมกันได้อย่างเปิดเผย

เมื่อสื่อสารกับพนักงานผ่าน Viva Engage การสื่อสารสามารถกระตุ้นและวัดการมีส่วนร่วมได้โดยง่าย...

องค์กรของคุณสามารถดูได้ว่าหัวข้อหนึ่งๆ สร้างการมีส่วนร่วมมากน้อยเพียงใดโดยจํานวนคนที่ได้เห็นโพสต์และให้ผู้ชมตอบสนองต่อเนื้อหาในข้อความไม่ว่าจะผ่านข้อคิดเห็น ถูกใจ หรือแสดงความรู้สึก การมีส่วนร่วมสามารถได้รับการส่งเสริมเพิ่มเติมโดยการแท็กบุคคลโดยใช้ @ และชื่อของพวกเขา แจ้งให้พวกเขาทราบถึงการสนทนาที่กําลังดําเนินอยู่และสนับสนุนให้พวกเขาเข้าร่วม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับจํานวนการดู

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อสื่อสารผ่าน Viva Engage

เมื่อสื่อสารผ่าน Viva Engage เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องเก็บข้อมูลให้สั้นและเรียบง่าย แชร์ลิงก์ไปยังเนื้อหารูปแบบที่ยาวขึ้น และสนับสนุนให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยถามคําถามกับผู้ชม ส่งเสริมให้ผู้อ่านถูกใจ แสดงความคิดเห็น และแชร์โพสต์ Viva Engage ของคุณ และการรวมองค์ประกอบแบบโต้ตอบ เช่น โพลและแบบสํารวจ

รักษาโทนเสียงของโพสต์ Viva Engage ของคุณให้เป็นมิตรให้ข้อมูลและไม่เป็นทางการ ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กรและมาตราส่วนการสื่อสาร การมีผู้ดูแลหรือสองคนที่สามารถตรวจสอบโพสต์และแนะนําการสนทนาได้หากเริ่มออกจากหัวข้อ ก้าวเข้าสู่หัวข้อการโพลาไรซ์ หรือปิดใช้งานข้อคิดเห็นหากจําเป็นอาจเป็นประโยชน์

โปรดให้ความเคารพหากวิจารณ์มุมมองของผู้อื่น อย่าครอบคลุมหัวข้อที่อาจละอายหรือทําให้ผู้อื่นอับอาย และหลีกเลี่ยงประเด็นขั้วเช่นการเมืองและศาสนา อย่าโพสต์สิ่งที่เป็นส่วนตัว เป็นความลับ หรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งในทางลบ

โทนเสียง	โปรดดูคําแนะนําเกี่ยวกับแบรนด์ของบริษัทของคุณที่มีเฉพาะในองค์กรของคุณ โทนของโพสต์ของคุณควรเป็นมิตรให้ข้อมูลและไม่เป็นทางการ จงเคารพในพระทัยที่วิปริต อย่าครอบคลุมหัวข้อที่อาจทําให้ผู้อ่านอับอายหรือหลงใหลผู้อ่านและหลีกเลี่ยงการโพลาไรซ์หัวข้อต่างๆ เช่น การเมืองหรือศาสนา อย่าโพสต์สิ่งใดก็ตามที่เป็นส่วนตัวหรือเป็นความลับ หลีกเลี่ยงการร้องออกมาบุคคลที่เจาะจงในทางลบ
ความยาว	ทําให้โพสต์สั้นและง่ายต่อการสแกน สรุปประเด็นสําคัญและลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อจําเป็น
โครงสร้าง	เริ่มโพสต์ด้วยประเด็นสําคัญของคุณ ให้ข้อมูลสรุปและลิงก์สั้นๆ เมื่ออ้างถึงเนื้อหาที่มีอยู่ (เช่น หน้า SharePoint หรือบทความ) ใช้รูปภาพและวิดีโอเมื่อจําเป็น ใช้@mentions และแฮชแท็กเพื่อดึงดูดความสนใจของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่เฉพาะเจาะจง
วิธีเพิ่มการมีส่วนร่วม	ให้ผู้อ่านมีส่วนร่วมกับโพสต์ของคุณโดยการถามคําถามหรือโดยการส่งเสริมให้พวกเขาถูกใจ แชร์ และแสดงความคิดเห็น กระตุ้นให้สมาชิกของคุณเชิญบุคคลอื่นมายังชุมชน Viva Engage ของคุณ สร้างโพลหรือโพสต์คําถามเพื่อให้ทุกคนสามารถดูและโต้ตอบกับคําตอบของผู้อ่านคนอื่นๆ ได้
วิธีวัดการมีส่วนร่วม	จดบันทึกการสนทนาที่เกิดขึ้นในโพสต์ของคุณ