สร้างจดหมายเวียนหรือจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ใน Publisher

ใช้รายการที่มีอยู่

1. คลิก การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > ใช้รายชื่อที่มีอยู่

   ตามค่าเริ่มต้น Publisher จะเก็บแหล่งข้อมูลไว้ในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูลของฉัน คุณอาจจําเป็นต้องเรียกดูเพื่อค้นหาแหล่งข้อมูลของคุณ

2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้คลิกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วคลิก เปิด

   กล่องโต้ตอบอื่นๆ อาจปรากฏขึ้นเพื่อร้องขอข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กชีตหลายแผ่น คุณจะต้องเลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการ

เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

1. คลิก การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

   ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้เลือกโปรไฟล์จดหมาย ให้คลิกโปรไฟล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกที่ติดต่อ ให้คลิกรายการที่ติดต่อที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

   ที่ติดต่อทั้งหมดในโฟลเดอร์จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลําดับรายชื่อผู้รับที่จะรวมไว้ในจดหมายเวียนได้

พิมพ์รายการใหม่

ถ้าคุณไม่มีรายการที่มีอยู่เพื่อเชื่อมต่อ คุณสามารถสร้างรายการใหม่ได้

1. คลิก การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > พิมพ์รายชื่อใหม่

2. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้พิมพ์ข้อมูลสําหรับรายการแรกในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการส่งจดหมายของคุณ

   หมายเหตุ: เมื่อต้องการเปลี่ยนคอลัมน์เริ่มต้น ให้คลิก กําหนดคอลัมน์เอง และเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อ และจัดลําดับคอลัมน์ในรายการใหม่

3. เมื่อคุณใส่ข้อมูลสําหรับรายการแรกเสร็จแล้ว ให้คลิก รายการใหม่

4. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 และขั้นตอนที่ 3 จนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นการเพิ่มรายการ แล้วคลิก ตกลง

5. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อสําหรับรายการที่อยู่ในกล่อง ชื่อไฟล์ แล้วบันทึก

   หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น Publisher จะบันทึกรายการที่อยู่ในโฟลเดอร์ แหล่งข้อมูลของฉัน จะเป็นการดีที่สุดที่จะเก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Publisher จะค้นหาแหล่งข้อมูลด้วย

   ที่ติดต่อทั้งหมดในรายการใหม่ของคุณจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลําดับรายชื่อผู้รับที่จะรวมไว้ในจดหมายเวียนได้

เลือกผู้รับ

ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คุณสามารถเลือกผู้รับที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการรวม แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่คุณต้องการแยกออก

ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะบางรายการในรายการของคุณ คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเขตข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ระบุได้ หลังจากที่คุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมและแยกระเบียนได้

กรองข้อมูลในรายการ:

1. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรองตาม

2. คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • (ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันว่างอยู่

   • (Nonblanks) แสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันนั้นมีข้อมูลอยู่

   • (ขั้นสูง) จะเปิดกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลําดับ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองเงื่อนไขหลายเกณฑ์ได้ คุณยังสามารถคลิก ตัวกรอง ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลําดับ

   • เมื่อต้องการเลือกหรือล้างรายการทั้งหมดอย่างรวดเร็ว ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายส่วนหัวของคอลัมน์

     เคล็ดลับ: ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณมีระเบียนที่มีข้อมูลเดียวกันและมีค่าที่ไม่ซ้ํากันในคอลัมน์อยู่สิบหรือน้อยกว่า คุณสามารถกรองตามข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีที่อยู่หลายที่แสดงรายการออสเตรเลียเป็นประเทศ/ภูมิภาค คุณสามารถกรองใน ออสเตรเลียได้

     กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่กําหนด เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)

ถ้าคุณต้องการดูรายการตามลําดับตัวอักษร คุณสามารถเรียงลําดับรายการในรายการของคุณได้

เรียงลําดับรายการในรายการ:

• ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลําดับ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ นามสกุล

• เมื่อต้องการเรียงลําดับโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิก เรียงลําดับ ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลําดับ ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการเรียงลําดับ

ด้านบนของหน้า

แทรกกล่องข้อความ

1. คลิก แทรก > วาด กล่องข้อความ

2. ในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ชี้ไปที่ตําแหน่งที่คุณต้องการให้มุมหนึ่งของกล่องข้อความปรากฏขึ้น แล้วลากตามแนวทแยงจนกว่าคุณจะได้ขนาดกล่องข้อความที่คุณต้องการ

เพิ่มข้อความที่คุณต้องการในทุกเวอร์ชัน

• คลิกภายในกล่องข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนทุกเวอร์ชันของคุณ

เพิ่มเขตข้อมูลลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ

1. ในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณ ให้คลิกภายในกล่องข้อความที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

2. แทรกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ:

     1. ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ให้คลิก ช่องที่อยู่

     2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้คลิกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมไว้ แล้วคลิก ตกลง

        หมายเหตุ: ถ้าชื่อของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้สําหรับช่องที่อยู่ คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ใช้รายการดรอปดาวน์เพื่อเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

   • บรรทัดแสดงคำทักทาย

     1. ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ให้คลิก บรรทัดแสดงคําทักทาย

     2. ในกล่องโต้ตอบ บรรทัดแสดงคําทักทาย ให้เลือกรูปแบบบรรทัดแสดงคําทักทาย ซึ่งรวมถึงคําขึ้นต้น รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนต่อไปนี้

     3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณีที่ Publisher ไม่สามารถแปลชื่อของผู้รับได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อหรือนามสกุลสําหรับผู้รับ แต่มีเพียงชื่อบริษัท แล้วคลิก ตกลง

        หมายเหตุ: ถ้าชื่อของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้สําหรับบรรทัดแสดงคําทักทาย คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ บรรทัดแสดงคําทักทาย ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ใช้รายการดรอปดาวน์เพื่อเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

   • รูปภาพ

     1. ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ให้คลิก รูปภาพ แล้วคลิก แทรกเขตข้อมูลรูปภาพ

     2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลรูปภาพ ให้เลือกเขตข้อมูลรูปภาพที่จะแทรก

     3. หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการผสานรูปภาพลงในหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณ แหล่งข้อมูลของคุณต้องมีชื่อไฟล์หรือเส้นทางสําหรับไฟล์รูปภาพที่คุณต้องการผสาน อย่าใส่รูปภาพหรือรูปจริงในแหล่งข้อมูลของคุณ

   • แต่ละเขตข้อมูลของข้อมูล

     • ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ให้เลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในกล่องข้อความ

จัดรูปแบบเขตข้อมูล

คุณสามารถนํารูปแบบไปใช้กับเขตข้อมูลข้อมูลและข้อความอื่นๆ ที่คุณเพิ่ม (เช่น คําทักทายของ Hello หรือคําทักทาย เช่น เรียน...) เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลที่ผสาน เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณจะต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณ

ในสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณ ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

• ถ้าเขตข้อมูลเป็น ช่องที่อยู่ หรือ บรรทัดแสดงคําทักทาย ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ให้เลือก รูปแบบ

• ถ้าเขตข้อมูลเป็นเขตข้อมูลข้อมูลเดี่ยว บนเมนู รูปแบบเครื่องมือกล่องข้อความ ให้คลิก ฟอนต์ แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

• ถ้าเขตข้อมูลที่เลือกถูกรับรู้โดย Publisher ว่าเป็นตัวเลข สกุลเงิน วันที่หรือเวลา ให้คลิก รูปแบบ และเปลี่ยนการจัดรูปแบบวิธีแสดงเขตข้อมูลประเภทเหล่านั้น

แสดงตัวอย่างข้อมูลผู้รับในเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์ของคุณ

คุณสามารถตรวจทานลักษณะที่สิ่งพิมพ์ของคุณจะปรากฏพร้อมกับข้อมูลจริงในเขตข้อมูลที่ผสานได้

เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายการตามลําดับ ให้คลิกปุ่มการนําทาง เพื่อดูว่าแต่ละรายการจะปรากฏอย่างไรในสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ

  ข้อมูลจากระเบียนแรกของแหล่งข้อมูลของคุณจะใส่เขตข้อมูลผสาน คุณไม่สามารถแก้ไขรายการแหล่งข้อมูลบนหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณได้ แต่คุณสามารถจัดรูปแบบ ย้าย หรือลบเขตข้อมูลในนั้นได้

• เมื่อต้องการค้นหาและแสดงตัวอย่างรายการที่เฉพาะเจาะจงในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้คลิก ค้นหาผู้รับ แล้วใส่เกณฑ์การค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ

ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงรายการผู้รับของคุณได้ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เมื่อต้องการแยกผู้รับบางรายออกจากจดหมายเวียน ให้คลิก แยกผู้รับนี้ออก

• เมื่อต้องการเปลี่ยนรายชื่อผู้รับ ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ แล้วทําการเปลี่ยนแปลงของคุณในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน

หลังจากที่คุณทําสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณเสร็จสมบูรณ์และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมดแล้ว ไฟล์ > คลิก บันทึกเป็น ตั้งชื่อสิ่งพิมพ์ของคุณ แล้วคลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

พิมพ์สิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ

1. คลิก ผสานไปยังเครื่องพิมพ์

2. ใน พื้นที่พิมพ์ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

   สิ่งสำคัญ: เมื่อต้องการพิมพ์ชุดข้อมูลผสานที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น ชื่อและที่อยู่ที่ต่างกันบนแผ่นกระดาษแต่ละแผ่น ให้คลิก หลายหน้าต่อแผ่น ในส่วน ตัวเลือกการพิมพ์ ถ้าคุณเลือก หลายสําเนาต่อแผ่น กระดาษแต่ละแผ่นจะมีสําเนาข้อมูลเดียวกันหลายชุด

   

บันทึกสิ่งพิมพ์ที่ผสานไว้ใช้ภายหลัง

ถ้าคุณต้องการแก้ไขหน้าที่ผสานของคุณ บันทึกไว้ใช้ในภายหลัง หรือพิมพ์ในภายหลัง คุณสามารถรวบรวมและบันทึกหน้าที่ผสานทั้งหมดของคุณเป็นสิ่งพิมพ์ที่ผสานใหม่รายการเดียวที่มีข้อมูลจริงแทนที่จะผสานเขตข้อมูล

1. คลิก ผสานไปยังสิ่งพิมพ์ใหม่

2. ในสิ่งพิมพ์ใหม่ของคุณ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิก บันทึกสิ่งพิมพ์นี้ ตั้งชื่อสิ่งพิมพ์ใหม่ของคุณ แล้วคลิก บันทึก

เพิ่มหน้าที่ผสานลงในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่

ถ้าคุณวางแผนที่จะเพิ่มหน้าที่ผสานของคุณลงในส่วนท้ายของสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งพิมพ์จดหมายเวียนของคุณตรงกับสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ด้วยวิธีต่อไปนี้

• ขนาดหน้ากระดาษ (ความสูงและความกว้าง)

• มุมมองหน้า (แบบหน้าเดียวหรือแบบสองหน้า)

• ชนิดสิ่งพิมพ์ (เว็บหรือพิมพ์)

• ลําดับหน้า (จากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย)

Publisher เพิ่มหน้าที่ผสานลงในสิ่งพิมพ์ใหม่หรือสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ แต่ไม่สามารถเพิ่มไปยังสิ่งพิมพ์ที่เปิดอยู่ได้ ถ้าสิ่งพิมพ์ที่คุณต้องการผสานเปิดอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกและปิดสิ่งพิมพ์นั้นแล้วก่อนที่คุณจะทําการผสานเสร็จสมบูรณ์

1. คลิก เพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่

2. ในกล่องโต้ตอบ เปิดสิ่งพิมพ์ ให้ค้นหาสิ่งพิมพ์ที่คุณต้องการเพิ่มหน้าที่ผสาน แล้วคลิก เปิด

3. ในสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่ ให้คลิก บันทึกสิ่งพิมพ์นี้ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน เพื่อบันทึกการอัปเดตของคุณ

ส่งข้อความอีเมล

ถ้าคุณกําลังสร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ตัวเลือกเดียวที่พร้อมใช้งานภายใต้ เสร็จสิ้น & ผสาน จะเป็น ส่งข้อความอีเมล

1. คลิก ส่งข้อความอีเมล

2. ในกล่องโต้ตอบ ผสานไปยังอีเมล ให้เลือกเขตข้อมูลผู้รับจากรายการดรอปดาวน์ ถึง ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นอีเมลแอดเดรส

3. ภายใต้ เรื่อง ให้พิมพ์บรรทัดเรื่อง ภายใต้ รายการที่จะแทรก ให้คลิกเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการแทรกในบรรทัดเรื่อง

4. คลิก ตัวเลือก เพื่อระบุตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการ เช่น ผู้รับสําเนาถึง หรือ สําเนาลับถึง หรือสิ่งที่แนบมาของข้อความ แล้วคลิก ส่ง

บันทึกสิ่งพิมพ์จดหมายเวียน

ถ้าคุณบันทึกสิ่งพิมพ์ที่มีเขตข้อมูลผสานคุณสามารถย้อนกลับและแก้ไขเขตข้อมูลและสร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสานใหม่ได้ เมื่อต้องการบันทึกสิ่งพิมพ์ที่ผสานของคุณ ให้ทําดังต่อไปนี้

1. คลิก ไฟล์ > บันทึก

2. ตั้งชื่อสิ่งพิมพ์ แล้วคลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า