ข้อมูลมักจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อแบ่งเป็นกลุ่ม ตัวอย่างเช่น รายงานที่จัดกลุ่มยอดขายตามภูมิภาคสามารถเน้นแนวโน้มที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็น นอกจากนี้ การวางผลรวม (เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย) ที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มในรายงานของคุณสามารถแทนที่การโต้ตอบด้วยตนเองจํานวนมากด้วยเครื่องคิดเลข
Access ทําให้การทํางานกับรายงานที่มีการจัดกลุ่มเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มพื้นฐานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถเพิ่มการจัดกลุ่มและการเรียงลําดับลงในรายงานที่มีอยู่ หรือคุณสามารถแก้ไขตัวเลือกการจัดกลุ่มและการเรียงลําดับที่ได้กําหนดไว้แล้ว
ในบทความนี้
การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานที่มีการเรียงลำดับอย่างรวดเร็ว
แม้ว่าคุณจะยังใหม่ในเรื่องรายงานที่มีการจัดกลุ่ม คุณก็สามารถสร้างรายงานง่ายๆ ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
-
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่มีระเบียนที่คุณต้องการให้มีอยู่ในรายงานของคุณ
-
บนแท็บ สร้าง ให้คลิก รายงานAccess สร้างรายงานแบบตารางอย่างง่าย แล้วแสดงรายงานนั้นในมุมมองเค้าโครง ถ้ามีหลายเขตข้อมูลในรายงาน เขตข้อมูลนั้นอาจขยายข้ามมากกว่าหนึ่งหน้า ก่อนที่จะนําการจัดกลุ่มหรือการเรียงลําดับใดๆ ไปใช้ คุณอาจต้องการปรับขนาดคอลัมน์ (และลบคอลัมน์ที่ไม่ต้องการ) เพื่อให้รายงานมีความกว้างหนึ่งหน้ากระดาษพอดี เมื่อต้องการลบคอลัมน์ ให้คลิกขวาที่คอลัมน์แล้วคลิก ลบคอลัมน์
-
คลิกขวาที่คอลัมน์ที่คุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลําดับ แล้วคลิก จัดกลุ่มตาม [ชื่อเขตข้อมูล] หรือคลิกตัวเลือก เรียงลําดับ ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการจัดกลุ่มบนคอลัมน์ ลําดับความสําคัญ ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ ลําดับความสําคัญ แล้วคลิก จัดกลุ่มตามลําดับความสําคัญ
เมื่อนําการจัดกลุ่มไปใช้ Access จะย้ายเขตข้อมูลการจัดกลุ่มไปยังคอลัมน์ซ้ายสุด และจัดกลุ่มคอลัมน์ที่เหลือโดยยึดตามคอลัมน์นั้น ในบางกรณี Access ยังเพิ่มผลรวมทั้งหมดลงในส่วนท้ายของรายงานด้วย -
และคุณอาจเลือกดูและปรับแต่งตัวเลือกการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับของคุณโดยการทำตามขั้นตอนในส่วน เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่
สร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มใหม่โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน
ตัวช่วยสร้างรายงานจะแสดงชุดคําถามให้คุณเห็น แล้วสร้างรายงานโดยยึดตามคําตอบของคุณ ในบรรดาคําถามเหล่านั้น จะมีคําถามที่ขอให้เขตข้อมูลใช้จัดกลุ่มรายงานของคุณ หลังจากสร้างรายงานแล้ว คุณสามารถใช้รายงานตามที่ต้องการ หรือปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ดีขึ้น ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นด้วยตัวช่วยสร้างรายงาน คุณจําเป็นต้องตัดสินใจเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล
เริ่มตัวช่วยสร้างรายงาน
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน
Access เริ่มตัวช่วยสร้างรายงาน
-
คลิกรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี แล้วเลือกตารางหรือคิวรีที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้อยู่ในรายงานของคุณ
-
ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น
Access ย้ายเขตข้อมูลเหล่านั้นไปยังรายการ เขตข้อมูลที่เลือก อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิกปุ่มที่อยู่ระหว่างกล่อง เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน และกล่อง เขตข้อมูลที่เลือก เพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลที่เลือกออก หรือเพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลทั้งหมดออก
-
ถ้ามีเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีอื่นที่คุณต้องการใส่ในรายงานของคุณด้วย ให้คลิกรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี อีกครั้ง และเลือกตารางหรือคิวรีอื่นๆ และทำการเพิ่มเขตข้อมูลต่อไป
-
หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป
การจัดกลุ่มระเบียนในตัวช่วยสร้างรายงาน
การจัดกลุ่มช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและจัดเรียงระเบียนตามกลุ่ม ได้ เช่น ตามภูมิภาค หรือ SalesPerson กลุ่มสามารถซ้อนกันได้ เพื่อให้คุณสามารถระบุความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถใช้การจัดกลุ่มเพื่อคํานวณข้อมูลสรุป เช่น ผลรวมและเปอร์เซ็นต์
เมื่อคุณรวมตารางหลายตารางในรายงานเดียว ตัวช่วยสร้างจะตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ และหาวิธีที่คุณอาจต้องการดูข้อมูล
-
บนหน้าของตัวช่วยสร้างรายงาน ที่ถามว่า คุณต้องการเพิ่มระดับกลุ่มใดๆ หรือไม่ ให้คลิกชื่อเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งในรายการ แล้วคลิก ถัดไป
-
เมื่อต้องการเพิ่มระดับกลุ่ม ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อเขตข้อมูลใดๆ ในรายการเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนั้นๆ ไปยังรายงานของคุณ
คุณยังสามารถเอาระดับกลุ่มออกได้โดยการดับเบิลคลิกที่ระดับกลุ่มนั้นในการแสดงเพจที่ด้านขวาของกล่องโต้ตอบ ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อเพิ่มและเอาระดับการจัดกลุ่มออก และปรับลําดับความสําคัญของระดับกลุ่มด้วยการเลือกระดับกลุ่มแล้วคลิกปุ่มลําดับความสําคัญขึ้นหรือลง Access เพิ่มระดับกลุ่มแต่ละระดับ และแสดงระดับการจัดกลุ่มแม่ที่ซ้อนอยู่ภายในระดับกลุ่มแม่
-
คลิก ตัวเลือกการจัดกลุ่ม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ ช่วงการจัดกลุ่ม
-
คุณอาจเลือกช่วงการจัดกลุ่มสำหรับแต่ละเขตข้อมูลระดับกลุ่มก็ได้
ช่วงการจัดกลุ่มช่วยให้คุณสามารถกําหนดวิธีการจัดกลุ่มระเบียนเองได้ ในภาพประกอบก่อนหน้า ระเบียนจะถูกจัดกลุ่มบนเขตข้อมูล ShippedDate ซึ่งเป็นชนิดข้อมูล Date/Time ตัวช่วยสร้างรายงานมีตัวเลือกที่เหมาะสมกับชนิดเขตข้อมูลในรายการ ช่วงการจัดกลุ่ม ดังนั้น เนื่องจาก วันที่จัดส่ง เป็นชนิดวันที่/เวลา คุณจึงสามารถเลือกที่จะจัดกลุ่มตามค่าจริง (ปกติ), ปี, ไตรมาส, เดือน, สัปดาห์, วัน, ชั่วโมง และ นาทีได้ ถ้าเขตข้อมูลเป็นชนิดข้อมูล Text คุณสามารถเลือกที่จะจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลทั้งหมด (ปกติ) หรืออาจจะเป็นอักขระตัวแรกจากอักขระหนึ่งถึงห้าตัวก็ได้ สําหรับชนิดข้อมูลตัวเลข คุณสามารถเลือกที่จะจัดกลุ่มตามค่า (ปกติ) หรือตามช่วงในการเพิ่มที่เลือกได้
หลังจากเลือกช่วงการจัดกลุ่ม ให้คลิก ตกลง
-
คลิก ถัดไป เพื่อไปที่หน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง
การเรียงลำดับและสรุประเบียน
คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนได้สูงสุดสี่เขตข้อมูลในลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อยได้
-
คลิกรายการดรอปดาวน์รายการแรกและเลือกเขตข้อมูลที่จะเรียงลำดับ
คุณสามารถคลิกปุ่มทางด้านขวาของรายการเพื่อสลับระหว่างจากน้อยไปหามากและจากมากไปหาน้อย (จากน้อยไปหามาก เป็นค่าเริ่มต้น) อีกทางหนึ่งคือ คลิกรายการดรอปดาวน์ที่สอง สาม และสี่ เพื่อเลือกเขตข้อมูลการเรียงลําดับเพิ่มเติม
-
คลิก ตัวเลือกสรุป ถ้าคุณต้องการสรุปเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขใดๆ
โปรดทราบว่าปุ่ม ตัวเลือกสรุป จะมองเห็นได้ถ้าคุณมีอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลขในส่วน รายละเอียด รายงานของคุณ ตัวช่วยสร้างจะแสดงเขตข้อมูลตัวเลขที่พร้อมใช้งาน
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมายภายใต้ตัวเลือกของ Sum, Avg, Min หรือ Max เพื่อรวมการคํานวณเหล่านั้นไว้ในส่วนท้ายของกลุ่ม
คุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงรายละเอียดและสรุป หรือสรุปเท่านั้น ในกรณีหลัง ผลรวมสําหรับค่า ShippedDate แต่ละค่าจะแสดงขึ้น (ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย สําหรับ Sum) แต่รายละเอียดการสั่งซื้อจะถูกละไว้ คุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงเปอร์เซ็นต์ของการคํานวณรวมสําหรับผลรวมได้ด้วย
-
คลิก ตกลง
-
ทําตามคําแนะนําบนหน้าที่เหลือของตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย คุณสามารถแก้ไขชื่อเรื่องของรายงานได้ ชื่อเรื่องนี้จะแสดงบนหน้าแรกของรายงาน และ Access จะบันทึกรายงานโดยใช้ชื่อเรื่องเป็นชื่อเอกสารด้วย คุณสามารถแก้ไขทั้งชื่อเรื่องและชื่อเอกสารในภายหลังได้
-
คลิก เสร็จสิ้นAccess จะบันทึกรายงานโดยอัตโนมัติและแสดงใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งจะแสดงรายงานตามที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์
คุณสามารถใช้ปุ่มการนําทางที่ด้านล่างของบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อดูหน้าของรายงานตามลําดับ หรือข้ามไปยังหน้าใดๆ ในรายงาน คลิกปุ่มนําทางปุ่มใดปุ่มหนึ่ง หรือพิมพ์หมายเลขหน้าที่คุณต้องการดูในกล่องหมายเลขหน้า แล้วกด ENTER
ใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียดหรือย่อเพื่อดูว่าข้อมูลถูกวางบนหน้าได้ดีเพียงใด เมื่อตัวชี้เมาส์อยู่ในตําแหน่งเหนือรายงาน ให้คลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับเอฟเฟ็กต์การย่อ/ขยาย ให้คลิก อีกครั้ง คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายในแถบสถานะได้อีกด้วย
การเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงานที่มีอยู่
ถ้าคุณมีรายงานที่มีอยู่แล้ว และคุณต้องการเพิ่มการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มลงในรายงานนั้น หรือถ้าคุณต้องการปรับเปลี่ยนการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มที่มีอยู่ของรายงาน ส่วนนี้จะช่วยให้คุณเริ่มทำได้
เพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และผลรวม
คุณสามารถดําเนินการเรียงลําดับ จัดกลุ่ม และหาผลรวมอย่างง่ายได้โดยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง แล้วเลือกการดําเนินการที่คุณต้องการจากเมนูทางลัด เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
หมายเหตุ: แม้ว่าคําแนะนําในส่วนนี้จะไม่ใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม โดยตรง แต่เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดบานหน้าต่างและสังเกตดูว่าบานหน้าต่างนั้นเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อคุณทํางาน คุณจะได้รับแนวคิดที่ดียิ่งขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ Access กําลังทํา และเมื่อคุณทํางานกับบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ได้สะดวกยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้บานหน้าต่างนี้เพื่อปรับเปลี่ยนรายงานของคุณเพิ่มเติมได้ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ให้ทําดังนี้
-
บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม การจัดกลุ่ม & ผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่ม & เรียงลําดับ
เรียงลำดับบนเขตข้อมูลเดียว
-
คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับ
-
บนเมนูทางลัด ให้คลิกตัวเลือกการเรียงลําดับที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเรียงลําดับเขตข้อมูลข้อความจากน้อยไปหามาก ให้คลิก เรียงลําดับจาก ก ถึง ฮ เมื่อต้องการเรียงลําดับเขตข้อมูลตัวเลขจากมากไปหาน้อย ให้คลิก เรียงลําดับจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด
Access จะเรียงลําดับรายงานตามที่คุณระบุ ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม เปิดอยู่ คุณจะเห็นว่าบรรทัด เรียงลําดับตาม ใหม่สําหรับเขตข้อมูลได้ถูกเพิ่มเข้าไปแล้ว
เรียงลำดับบนเขตข้อมูลหลายเขต
หมายเหตุ: เมื่อคุณนําการเรียงลําดับไปใช้โดยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถเรียงลําดับได้ครั้งละหนึ่งเขตข้อมูลเท่านั้น การนําการเรียงลําดับไปใช้กับเขตข้อมูลอื่นจะเอาการเรียงลําดับบนเขตข้อมูลแรกออก ซึ่งแตกต่างจากลักษณะการทํางานของการเรียงลําดับในแบบฟอร์ม ซึ่งสามารถสร้างลําดับการจัดเรียงได้หลายลําดับโดยการคลิกขวาที่แต่ละเขตข้อมูลแล้วเลือกลําดับการจัดเรียงที่คุณต้องการ เมื่อต้องการสร้างระดับการเรียงลําดับหลายระดับ ให้ดูส่วน เพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และผลรวมโดยใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม
การจัดกลุ่มตามเขตข้อมูล
-
คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่ม
-
บนเมนูทางลัด ให้คลิก จัดกลุ่มตาม
Access เพิ่มระดับการจัดกลุ่ม และสร้างส่วนหัวของกลุ่ม ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม เปิดอยู่ คุณจะเห็นว่าบรรทัด จัดกลุ่มตาม ใหม่ สําหรับเขตข้อมูลนั้นถูกเพิ่มเข้าไป
การเพิ่มผลรวมลงในเขตข้อมูล
ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถคํานวณผลรวม ค่าเฉลี่ย จํานวน หรือการรวมอื่นๆ สําหรับเขตข้อมูลได้ ผลรวมทั้งหมดจะถูกเพิ่มลงในส่วนท้ายของรายงาน และผลรวมของกลุ่มจะถูกเพิ่มลงในกลุ่มใดๆ ที่มีอยู่ในรายงาน
-
คลิกขวาที่ค่าใดๆ ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม
-
คลิก ผลรวม
-
คลิกการดำเนินการที่คุณต้องการทำ เช่น ผลรวม, ค่าเฉลี่ย, นับระเบียน (เพื่อนับจำนวนระเบียนทั้งหมด) นับค่า (เพื่อนับเฉพาะระเบียนที่มีค่าอยู่ในเขตข้อมูลนี้), Max, Min, ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือ ค่าความแปรปรวน
Access เพิ่มตัวควบคุมกล่องข้อความจากการคํานวณลงในส่วนท้ายของรายงาน ซึ่งจะสร้างผลรวมทั้งหมด นอกจากนี้ ถ้ารายงานของคุณมีระดับการจัดกลุ่มใดๆ Access จะเพิ่มส่วนท้ายของกลุ่ม (ถ้ายังไม่มี) และวางผลรวมในแต่ละส่วนท้าย
หมายเหตุ: คุณยังสามารถเพิ่มผลรวมได้ด้วยการคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการคำนวณผลรวม จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก ผลรวม
การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวมโดยการใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม
การทํางานในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นสูงสุดเมื่อคุณต้องการเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนตัวเลือกกลุ่ม ลําดับการจัดเรียง หรือผลรวมในรายงาน มุมมองเค้าโครงเป็นมุมมองที่ต้องการใช้ทํางาน เนื่องจากจะเห็นได้ง่ายขึ้นว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณมีผลต่อการแสดงข้อมูลอย่างไร
การแสดงบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม
-
บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม การจัดกลุ่ม & ผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่ม & เรียงลําดับAccess จะแสดงบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม
เมื่อต้องการเพิ่มระดับการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มใหม่ ให้คลิก เพิ่มกลุ่ม หรือ เพิ่มการเรียงลำดับ
บรรทัดใหม่จะถูกเพิ่มเข้าไปในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม และรายการเขตข้อมูลที่มีอยู่จะปรากฏขึ้น
คุณสามารถคลิกหนึ่งในชื่อเขตข้อมูลเหล่านี้ หรือคุณสามารถคลิก นิพจน์ ด้านล่างรายการของเขตข้อมูลเพื่อใส่นิพจน์ เมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลหรือใส่นิพจน์ Access เพิ่มระดับการจัดกลุ่มลงในรายงาน ในมุมมองเค้าโครง การแสดงจะเปลี่ยนแปลงทันทีเพื่อแสดงการจัดกลุ่มหรือลําดับการจัดเรียง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ เรียนรู้วิธีการสร้างนิพจน์
หมายเหตุ:
-
ถ้ามีการกําหนดระดับการเรียงลําดับหรือการจัดกลุ่มไว้แล้วหลายระดับ คุณอาจต้องเลื่อนลงในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ก่อนที่คุณจะเห็นปุ่ม เพิ่มกลุ่ม และ เพิ่มการเรียงลําดับ
-
คุณสามารถระบุระดับการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับได้สูงสุด 10 ระดับในรายงาน
การเปลี่ยนตัวเลือกการจัดกลุ่ม
แต่ละระดับของการเรียงลำดับหรือการจัดกลุ่มจะมีตัวเลือกหลายตัวที่สามารถตั้งค่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ
-
เมื่อต้องการแสดงตัวเลือกระดับการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับทั้งหมด ให้คลิก เพิ่มเติม ในระดับที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
-
เมื่อต้องการซ่อนตัวเลือก ให้คลิก น้อยลง
ลำดับการจัดเรียง คุณสามารถเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงได้ด้วยการคลิกรายการดรอปดาวน์ของลำดับการจัดเรียง แล้วคลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ
ช่วงการจัดกลุ่ม การตั้งค่านี้จะกําหนดวิธีที่ระเบียนถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มบนอักขระตัวแรกของเขตข้อมูลข้อความเพื่อให้ทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วย "A" ถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน ทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย "B" จะถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน และอื่นๆ สําหรับเขตข้อมูลวันที่ คุณสามารถจัดกลุ่มตามวัน สัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือคุณสามารถใส่ช่วงเวลาแบบกําหนดเองได้
ผลรวม เมื่อต้องการเพิ่มผลรวม ให้คลิกตัวเลือกนี้ คุณสามารถเพิ่มผลรวมบนหลายเขตข้อมูล และคุณสามารถทําผลรวมหลายชนิดบนเขตข้อมูลเดียวกันได้
-
คลิกลูกศรดรอปดาวน์ของ ผลรวมของ แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้สรุป
-
คลิกลูกศรดรอปดาวน์ของ ชนิด แล้วเลือกชนิดของการคำนวณที่จะให้ดำเนินการ
-
เลือก แสดงผลรวมทั้งหมด เพื่อเพิ่มผลรวมทั้งหมดไปยังส่วนท้ายของรายงาน (ในส่วนท้ายของรายงาน)
-
เลือก แสดงผลรวมของกลุ่มเป็น % ของผลรวมทั้งหมด เพื่อเพิ่มตัวควบคุมลงในส่วนท้ายของกลุ่มที่คำนวณเปอร์เซ็นต์ของผลรวมทั้งหมดสำหรับแต่ละกลุ่ม
-
เลือก แสดงในส่วนหัวของกลุ่ม หรือ แสดงในส่วนท้ายของกลุ่ม เพื่อแสดงผลรวมในตำแหน่งที่ต้องการ
เมื่อเลือกตัวเลือกทั้งหมดสําหรับเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถทําซ้ํากระบวนการและสรุปเขตข้อมูลอื่นด้วยการเลือกเขตข้อมูลอื่นจากรายการดรอปดาวน์ ของ ผลรวม มิฉะนั้น ให้คลิกภายนอกหน้าต่างป็อปอัพ ผลรวม เพื่อปิด
ชื่อเรื่อง การทําเช่นนี้ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเรื่องของฟิลด์ที่สรุปได้ ใช้สําหรับส่วนหัวของคอลัมน์และสําหรับการติดป้ายชื่อเขตข้อมูลสรุปในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
เมื่อต้องการเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนชื่อเรื่อง ให้ทำดังนี้
-
คลิกข้อความสีน้ำเงินที่ต่อจาก โดยมีชื่อเรื่อง
กล่องโต้ตอบ การย่อ/ขยาย จะปรากฏขึ้น
-
พิมพ์ชื่อเรื่องใหม่ลงในกล่องโต้ตอบ แล้วคลิก ตกลง
มี/ไม่มีส่วนหัว ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเพิ่มหรือเอาส่วนหัวของส่วนก่อนหน้าแต่ละกลุ่มออก เมื่อเพิ่มส่วนหัว Access ย้ายเขตข้อมูลการจัดกลุ่มไปยังส่วนหัวให้คุณ เมื่อคุณเอาส่วนหัวที่มีตัวควบคุมอื่นนอกเหนือจากเขตข้อมูลการจัดกลุ่มออก Access จะขอการยืนยันเพื่อลบตัวควบคุม
มี/ไม่มีส่วนท้าย ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเพิ่มหรือเอาส่วนท้ายที่ตามหลังแต่ละกลุ่มออก เมื่อคุณเอาส่วนท้ายที่มีตัวควบคุมออก Access จะขอการยืนยันเพื่อลบตัวควบคุม
ให้กลุ่มอยู่ด้วยกัน การตั้งค่านี้จะกําหนดลักษณะการวางเค้าโครงของกลุ่มบนหน้าเมื่อมีการพิมพ์รายงาน คุณอาจต้องการเก็บกลุ่มไว้ด้วยกันให้มากที่สุดเพื่อลดจํานวนการเปลี่ยนหน้าที่จําเป็นในการดูทั้งกลุ่ม อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้ววิธีนี้จะเพิ่มจํานวนกระดาษที่จําเป็นในการพิมพ์รายงาน เนื่องจากหน้าส่วนใหญ่จะมีพื้นที่ว่างที่ด้านล่าง
-
ไม่รวมกลุ่มไว้ด้วยกันบนหน้าเดียว ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าคุณไม่กังวลเกี่ยวกับการแบ่งกลุ่มด้วยตัวแบ่งหน้า ตัวอย่างเช่น กลุ่มของ 30 รายการอาจมี 10 รายการที่ด้านล่างของหนึ่งหน้า และที่เหลืออีก 20 รายการที่ด้านบนของหน้าถัดไป
-
ให้ทั้งกลุ่มอยู่ด้วยกันบนหน้าเดียว ตัวเลือกนี้ช่วยลดจํานวนตัวแบ่งหน้าในกลุ่ม ถ้ากลุ่มไม่สามารถพอดีกับพื้นที่ที่เหลือบนหน้า Access ปล่อยช่องว่างนั้นให้ว่างไว้ และเริ่มกลุ่มในหน้าถัดไปแทน กลุ่มขนาดใหญ่อาจยังคงครอบคลุมหลายหน้า แต่ตัวเลือกนี้จะลดจํานวนตัวแบ่งหน้าภายในกลุ่มให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
-
เก็บส่วนหัวและระเบียนแรกไว้ด้วยกันบนหน้าเดียว สําหรับกลุ่มที่มีส่วนหัวของกลุ่ม จะทําให้แน่ใจได้ว่าส่วนหัวของกลุ่มจะไม่พิมพ์เองที่ด้านล่างของหน้า ถ้า Access กําหนดว่ามีพื้นที่ว่างไม่เพียงพอที่จะพิมพ์ข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งแถวหลังส่วนหัว กลุ่มจะเริ่มในหน้าต่อไปนี้
การเปลี่ยนระดับของลำดับความสำคัญของการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับ
เมื่อต้องการเปลี่ยนระดับของลำดับความสำคัญของการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับ ให้คลิกแถวในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม แล้วคลิกลูกศรขึ้นหรือลูกศรลงที่ด้านขวาของแถว
การลบระดับการจัดกลุ่มและระดับการเรียงลำดับ
เมื่อต้องการลบระดับการจัดกลุ่มหรือการเรียงลําดับ ให้คลิกแถวที่คุณต้องการลบในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม แล้วกด DELETE หรือคลิกปุ่ม ลบ ทางด้านขวาของแถว เมื่อคุณลบระดับการจัดกลุ่ม ถ้าเขตข้อมูลการจัดกลุ่มอยู่ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่ม Access ย้ายเขตข้อมูลนั้นไปยังส่วนรายละเอียดของรายงาน ตัวควบคุมอื่นๆ ที่อยู่ในส่วนหัวของกลุ่มหรือส่วนท้ายของกลุ่มจะถูกลบ
การสร้างรายงานสรุป (โดยไม่มีรายละเอียดของระเบียน)
ถ้าคุณต้องการแสดงเฉพาะผลรวม (นั่นคือ เฉพาะข้อมูลในแถวหัวกระดาษและท้ายกระดาษ) บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม การจัดกลุ่ม & ผลรวม ให้คลิก ซ่อนรายละเอียด การทําเช่นนี้จะเป็นการซ่อนระเบียนในระดับที่ต่ํากว่าถัดไปของการจัดกลุ่ม ซึ่งจะทําให้มีการนําเสนอข้อมูลสรุปที่กระชับมากขึ้น แม้ว่าระเบียนจะถูกซ่อน แต่ตัวควบคุมในส่วนที่ซ่อนอยู่จะไม่ถูกลบ คลิก ซ่อนรายละเอียด อีกครั้งเพื่อคืนค่าแถวรายละเอียดไปยังรายงาน
