คุณสามารถใช้แมโครแอคชัน ImportExportSpreadsheet เพื่อนําเข้าหรือส่งออกข้อมูลระหว่างฐานข้อมูล Access ปัจจุบัน (.mdb หรือ .accdb) และไฟล์สเปรดชีตได้ คุณยังสามารถลิงก์ข้อมูลในสเปรดชีต Excel ไปยังฐานข้อมูล Access ปัจจุบันได้ ด้วยสเปรดชีตที่ลิงก์ คุณสามารถดูข้อมูลสเปรดชีตด้วย Access ในขณะที่ยังอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลจากโปรแกรมสเปรดชีต Excel ของคุณได้อย่างสมบูรณ์ คุณยังสามารถลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์สเปรดชีต Lotus 1-2-3 ได้ แต่ข้อมูลนี้จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียวใน Access
หมายเหตุ: เริ่มต้นใน Access 2010 แมโครแอคชัน TransferSpreadsheet ถูกเปลี่ยนชื่อเป็น ImportExportSpreadsheet
หมายเหตุ: การกระทํานี้จะไม่ได้รับอนุญาตถ้าฐานข้อมูลนั้นไม่ได้รับความเชื่อถือ
การตั้งค่า
แมโครแอคชัน ImportExportSpreadsheet มีอาร์กิวเมนต์ดังนี้
|
อาร์กิวเมนต์ของแอคชัน |
คำอธิบาย |
|
ชนิดการถ่ายโอน |
ชนิดของการถ่ายโอนที่คุณต้องการทํา เลือก นําเข้าส่งออก หรือ ลิงก์ ในกล่อง ชนิดการถ่ายโอน ในส่วน อาร์กิวเมนต์ของแอคชัน ของหน้าต่างการออกแบบแมโคร ค่าเริ่มต้นคือ นําเข้า หมายเหตุ: ชนิดการถ่ายโอน ลิงก์ ไม่ได้รับการสนับสนุนสําหรับโครงการ Access (.adp) |
|
ชนิดสเปรดชีต |
ชนิดของสเปรดชีตที่จะนําเข้า ส่งออกไปยัง หรือลิงก์ไปยัง คุณสามารถเลือกสเปรดชีตได้หลายชนิดในกล่อง ค่าเริ่มต้นคือ เวิร์กบุ๊ก Excel หมายเหตุ: คุณสามารถนําเข้าจาก และเชื่อมโยง (อ่านอย่างเดียว) ไปยัง Lotus ได้ ไฟล์ WK4 แต่คุณไม่สามารถส่งออกข้อมูล Access เป็นรูปแบบสเปรดชีตนี้ได้ Access ไม่สนับสนุนการนําเข้า ส่งออก หรือลิงก์ข้อมูลจาก Lotus อีกต่อไป สเปรดชีต WKS หรือ Excel เวอร์ชัน 2.0 ที่มีการกระทํานี้ ถ้าคุณต้องการนําเข้าจากหรือลิงก์ไปยังข้อมูลสเปรดชีตใน Excel เวอร์ชัน 2.0 หรือ Lotus รูปแบบ WKS แปลงข้อมูลสเปรดชีตเป็น Excel หรือ Lotus 1-2-3 เวอร์ชันที่ใหม่กว่าก่อนที่จะนําเข้าหรือลิงก์ข้อมูลลงใน Access |
|
ชื่อตาราง |
ชื่อของตาราง Access ที่จะนําเข้าข้อมูลสเปรดชีตไปยัง ส่งออกข้อมูลสเปรดชีตจาก หรือลิงก์ข้อมูลสเปรดชีตไปยัง คุณยังสามารถพิมพ์ชื่อของ เลือกคิวรี Access ที่คุณต้องการส่งออกข้อมูลได้ด้วย อาร์กิวเมนต์นี้เป็นอาร์กิวเมนต์ที่จําเป็นต้องมี ถ้าคุณเลือก นําเข้า ในอาร์กิวเมนต์ ชนิดการถ่ายโอน Access จะผนวกข้อมูลสเปรดชีตไปยังตารางนี้ถ้ามีตารางอยู่แล้ว มิฉะนั้น Access จะสร้างตารางใหม่ที่มีข้อมูลสเปรดชีต ใน Access คุณไม่สามารถใช้คําสั่ง SQL เพื่อระบุข้อมูลที่จะส่งออกเมื่อคุณใช้แมโครแอคชัน ImportExportSpreadsheet ได้ แทนที่จะใช้คําสั่ง SQL คุณต้องสร้างคิวรีก่อน จากนั้นระบุชื่อของคิวรีในอาร์กิวเมนต์ ชื่อตาราง |
|
ชื่อไฟล์ |
ชื่อของไฟล์สเปรดชีตที่จะนําเข้า ส่งออกไปยัง หรือลิงก์ไปยัง รวมเส้นทางแบบเต็ม อาร์กิวเมนต์นี้เป็นอาร์กิวเมนต์ที่จําเป็นต้องมี Access จะสร้างสเปรดชีตใหม่เมื่อคุณส่งออกข้อมูลจาก Access ถ้าชื่อไฟล์เหมือนกับชื่อของสเปรดชีตที่มีอยู่ Access จะแทนที่สเปรดชีตที่มีอยู่ เว้นแต่คุณจะส่งออกเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel เวอร์ชัน 5.0 หรือใหม่กว่า ในกรณีดังกล่าว Access จะคัดลอกข้อมูลที่ส่งออกไปยังเวิร์กชีตใหม่ที่พร้อมใช้งานถัดไปในเวิร์กบุ๊ก ถ้าคุณกําลังนําเข้าหรือลิงก์ไปยัง Excel เวอร์ชัน 5.0 หรือสเปรดชีตที่ใหม่กว่า คุณสามารถระบุเวิร์กชีตเฉพาะได้โดยใช้อาร์กิวเมนต์ ช่วง |
|
มีชื่อเขตข้อมูล |
ระบุว่าแถวแรกของสเปรดชีตมีชื่อของเขตข้อมูลหรือไม่ ถ้าคุณเลือก ใช่ Access จะใช้ชื่อในแถวนี้เป็นชื่อเขตข้อมูลในตาราง Access เมื่อคุณนําเข้าหรือลิงก์ข้อมูลสเปรดชีต ถ้าคุณเลือก ไม่ Access จะถือว่าแถวแรกเป็นแถวปกติของข้อมูล ค่าเริ่มต้นคือ ไม่ใช่ เมื่อคุณส่งออกตาราง Access หรือคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลไปยังสเปรดชีต ชื่อเขตข้อมูลจะถูกแทรกลงในแถวแรกของสเปรดชีต ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรในอาร์กิวเมนต์นี้ก็ตาม |
|
ช่วง |
ช่วงของเซลล์ที่จะนําเข้าหรือลิงก์ ปล่อยอาร์กิวเมนต์นี้ว่างไว้เพื่อนําเข้าหรือเชื่อมโยงทั้งสเปรดชีต คุณสามารถพิมพ์ชื่อของช่วงในสเปรดชีต หรือระบุช่วงของเซลล์ที่จะนําเข้าหรือลิงก์ เช่น A1:E25 (โปรดสังเกตว่า A1 ไวยากรณ์ E25 ไม่ทํางานใน Access 97 หรือใหม่กว่า) ถ้าคุณกําลังนําเข้าหรือลิงก์ไปยังสเปรดชีต Excel เวอร์ชัน 5.0 หรือใหม่กว่า คุณสามารถนําหน้าช่วงด้วยชื่อของเวิร์กชีตและเครื่องหมายอัศเจรีย์ได้ ตัวอย่างเช่น Budget! A1:C7 หมายเหตุ: เมื่อคุณส่งออกไปยังสเปรดชีต คุณต้องปล่อยอาร์กิวเมนต์นี้ให้ว่างไว้ ถ้าคุณใส่ช่วง การส่งออกจะล้มเหลว |
ข้อสังเกต
คุณสามารถส่งออกข้อมูลในคิวรีการเลือกของ Access ไปยังสเปรดชีตได้ Access จะส่งออก ชุดผลลัพธ์ ของคิวรี โดยถือว่าเหมือนกับตาราง
ข้อมูลสเปรดชีตที่คุณผนวกเข้ากับตาราง Access ที่มีอยู่ต้องเข้ากันได้กับโครงสร้างของตาราง
-
แต่ละเขตข้อมูลในสเปรดชีตต้องเป็นชนิดข้อมูลเดียวกันกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง
-
เขตข้อมูลจะต้องอยู่ในลําดับเดียวกัน (เว้นแต่คุณจะตั้งค่าอาร์กิวเมนต์ มีชื่อเขตข้อมูล เป็น ใช่ ซึ่งในกรณีนี้ ชื่อเขตข้อมูลในสเปรดชีตจะต้องตรงกับชื่อเขตข้อมูลในตาราง)
แมโครแอคชันนี้จะคล้ายกับการคลิกแท็บ ข้อมูลภายนอก แล้วคลิก Excel ในกลุ่ม นําเข้าหรือส่งออก คุณสามารถใช้คําสั่งเหล่านี้เพื่อเลือกแหล่งข้อมูล เช่น Access หรือชนิดของฐานข้อมูล สเปรดชีต หรือไฟล์ข้อความ ถ้าคุณเลือกสเปรดชีต ชุดของกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น หรือตัวช่วยสร้าง Access จะทํางานซึ่งคุณเลือกชื่อของสเปรดชีตและตัวเลือกอื่นๆ อาร์กิวเมนต์ของแมโครแอคชัน ImportExportSpreadsheet แสดงตัวเลือกในกล่องโต้ตอบเหล่านี้หรือในตัวช่วยสร้าง
หมายเหตุ: ถ้าคุณสอบถามหรือกรองสเปรดชีตที่ลิงก์ คิวรีหรือตัวกรองจะตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก
ถ้าคุณลิงก์ไปยังสเปรดชีต Excel ที่เปิดในโหมดแก้ไข Access จะรอจนกว่าสเปรดชีต Excel จะอยู่นอกโหมดแก้ไขก่อนที่จะทําให้ลิงก์เสร็จสมบูรณ์ ไม่มีการหมดเวลา
เมื่อต้องการเรียกใช้แอคชัน ImportExportSpreadsheet ในโมดูล Visual Basic for Applications (VBA) ให้ใช้เมธอด TransferSpreadsheet ของวัตถุ DoCmd
