เพื่อให้แน่ใจว่า Word สามารถค้นหาคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับทุกที่อยู่หรือองค์ประกอบคําทักทาย คุณอาจจําเป็นต้องจับคู่เขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word กับคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลของคุณ
เมื่อคุณคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ของแท็บ การส่งจดหมาย กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล จะเปิดขึ้น
องค์ประกอบของที่อยู่และคําทักทายจะแสดงอยู่ทางด้านซ้าย ส่วนหัวของคอลัมน์จากไฟล์ข้อมูลของคุณจะแสดงอยู่ทางด้านขวา
Word จะค้นหาคอลัมน์ที่ตรงกับแต่ละองค์ประกอบ ในภาพประกอบ Word จับคู่คอลัมน์ ชื่อเรื่อง ของไฟล์ข้อมูลกับ ชื่อที่สมนาคุณ โดยอัตโนมัติ แต่ Word ไม่สามารถจับคู่องค์ประกอบอื่น จากไฟล์ข้อมูลนี้ ตัวอย่างเช่น Word ไม่สามารถตรงกับชื่อกลางได้
ในรายการทางด้านขวา คุณสามารถเลือกคอลัมน์จากไฟล์ข้อมูลของคุณที่ตรงกับองค์ประกอบทางด้านซ้าย เป็นเรื่องปกติที่คํานําหน้าชื่อที่สมญานาม ไม่ตรงกัน ป้ายจ่าหน้าจดหมายเวียนของคุณไม่จําเป็นต้องใช้ทุกเขตข้อมูล ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลที่ไม่มีข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลของคุณ เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏในเอกสารที่ผสานเป็นพื้นที่ที่สํารองไว้ที่ว่างเปล่า โดยปกติจะเป็นบรรทัดว่างหรือเขตข้อมูลที่ซ่อนอยู่