2010'da belge yönetimine genel SharePoint

Belge yönetim sisteminin öğeleri

Etkili bir belge yönetim çözümü şunları belirtir:

• Kuruluşta ne tür belgeler ve başka içerikler oluşturulabilir.

• Her türden belge için hangi şablonun kullanıla?

• Her tür belge için hangi meta verilerin sağ tıklatın.

• Yaşam döngüsünün her aşamasında belgeyi nerede depolar?

• Yaşam döngüsünün her aşamasında belgeye erişimi denetleme.

• Ekip üyeleri belgelerin oluşturulmasına, gözden geçirmesine, onaylaması, yayımı ve yok ayının oluşturulmasına katkıda bulunarak, belgeleri kuruluş içinde taşıma.

SharePoint Foundation 2013, belge yönetiminin tüm bu yönlerini uygulayan özellikler içerir. SharePoint Server 2016 aynı özellikleri içerir ve şunları da ekler:

• Belgelerle ilgili eylemlerin denetlenecek olması, belgelerin uygun şekilde korunması veya atılması ve kuruluş için önemli olan içeriğin korunması için belgelere uygulanacak ilkeler.

• Yasal gereksinimler ve şirket yönergelerine uygun olarak tutulmalıdır ve bu belgeleri şirket kayıtları olarak işleme.

Bilgi çalışanlarının günlük işlemlerinden ve Microsoft Office sistemi ve Microsoft OutlookWord gibi #x0'daki tanıdık araçlarından ayrı kalmadan bu özelliklerden kolayca yararlanamalarını sağlar. Ayrıca, bir belgenin yaşam döngüsünde her aşaması destekleyen özellikler de vardır.

Planlama süreci

Belge yönetim planlama süreci aşağıdaki önemli adımlardan oluşur:

1. Belge yönetimi rollerini belirleme      Planlarınızı, kuruluşun önemli paydaşlarının geri bildirimlerini bir araya katarak çözüm uygulayacak en iyi ekibin olduğundan ve belge yönetim süreçlerine kimlerin katılacağını bilebilirsiniz.

2. Belge kullanımını çözümleme      Belgeler üzerinde kimlerin çalıştığını tanımdikten sonra, hangi tür belgeler üzerinde çalıştığını ve bunları nasıl kullan olduklarını belirlersiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Kullanıcıları tanımlama ve belge kullanımını çözümleme (SharePoint Server 2010).

3. Belgelerin kuruluşunı planlama      Site koleksiyonlarında, sitelerde ve kitaplıklarda belgeleri düzenleyebilirsiniz. SharePoint Server 2016 özelleştirilmiş sitelerden hızlı belge oluşturma ve işbirliğine yönelik serbest yapılandırılmış belge kitaplıklarına kadar belgeleri düzenlemeye ve depolamaya yardımcı olacak çeşitli özellikler sunar. Kitaplığın içinde, içeriği ek olarak klasörler ve alt klasörler olarak düzenleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Belge kitaplığı planlama (SharePoint Server 2010).

4. İçeriğin konumlar arasında nasıl hareket eden bir konum olduğunu planlama      Bir belgeyi, yaşam döngüsünün farklı aşamalarında bir site veya kitaplıktan diğerine taşımak veya kopyalamak gerekebilir. Daha fazla bilgi için Belge kitaplığı planlama(Sunucu2010)altında " İçerik SharePoint planlama" bağlantına bakın.

5. İçerik türlerini planlama      Meta veriler, belge şablonları ve iş akışı süreçleri gibi belgelerle ilgili bilgileri düzenlemek için içerik türlerini kullanın. Bu, belgelerinizi düzenlemenize ve kurum genelinde tutarlılığı zorunlu kılınmanıza yardımcı olacak önemli bir adımdır. Daha fazla bilgi için bkz. İçerik türü ve iş akışı planlama (SharePoint Server 2010).

6. İş akışlarını planlama      Bir kurum için iş akışlarını planken, her bir katılımcı bir belgenin yaşam döngüsünde işbirliği yapınca belgelerin bir ekip üyesinden diğerine nasıl taşınarak hareket ettiği denetim ve izleyebilirsiniz. SharePoint Server 2016, belgeleri gözden geçirme ve onaylama gibi sık kullanılan ekip görevlerine yönelik iş akışlarını içerir. SharePoint Server 2016 iş akışlarını oluşturmayı ve yüklemeyi de destekler. Daha fazla bilgi için bkz. İçerik türü ve iş akışı planlama (SharePoint Server 2010).

7. İçerik idaresi planlama      İçerik türüne veya depolama konumuna dayalı uygun ölçüde bir denetim planabilirsiniz. Örneğin, belirli bir kitaplıkta yer alan belgelerin düzenlenmeden önce kullanıma alınmış durumda olması gerekir. Daha fazla bilgi için bkz. Sürümlama, içerik onayı ve çıkış planlama (SharePoint Server 2010).

8. İlkeleri planlama      Her içerik türü için, belgelerinizin kurumsal ve yasal gereksinimlerine göre denetlenecek, korunur ve başka bir şekilde ele alındıkndan emin olmak için bilgi yönetimi ilkelerini plan edin. SharePoint Server 2016 denetim, belge bekletme ve çubuk kodları uygulayan ilkeler içerir (basılı içeriğin ilgili elektronik sürümlerle ilişkili olduğundan emin olmak için). Daha fazla bilgi için bkz. Bilgi yönetimi ilke planlama (SharePoint Server 2010).

   Not: İlkeler, SharePoint Foundation 2013.