SharePoint 'te belge sürümü oluşturma, içerik onayı ve kullanıma alma denetimlerini planlama

Sürüm oluşturma, içerik onayı ve kullanıma aşımları hakkında

SharePoint Server 2016, belge kitaplığındaki belgeleri denetlemenize yardımcı olabilecek aşağıdaki özellikleri içerir:

• Sürüm oluşturma , bir belgenin art arda yinelemelerinin numaralandırıldığı ve kaydedildiği yöntemdir.

• İçerik onayı , onaylayan izinleri olan site üyelerinin içeriğin yayımlanmasını denetlemesine yönelik yöntemdir.

• Kullanıma alma ve İade etme, bir belgenin yeni sürümü oluşturulduğunda kullanıcıların daha iyi denetleyebilecekleri ve bir belgeyi denetlerse yaptıkları değişikliklere açıklama yapan yöntemlerdir.

Belge kitaplıklarında Bu makalede açıklanan içerik yönetimi özelliklerinin ayarlarını yapılandırabilirsiniz. Çözümünüzde kitaplıklardaki bu ayarları paylaşmak için, içerik yönetimi ayarlarınızı içeren belge kitaplığı şablonları oluşturabilirsiniz. Bu, yeni kitaplıkların içerik yönetimi kararlarını yansıttığından emin olmanızı sağlar.

Sürüm oluşturma hakkında daha fazla bilgi için, bir liste veya kitaplık için sürüm oluşturmayı etkinleştirme ve yapılandırmakonusuna bakın.

Sürüm oluşturmayı planlama

Belge kitaplığının varsayılan sürüm oluşturma denetimi site koleksiyonu şablonuna bağlıdır. Ancak, belirli gereksinimlerinize bağlı olarak, belge kitaplığı için sürüm oluşturma denetimini yapılandırabilirsiniz. Her belge kitaplığında, kitaplıktaki belge türlerini en iyi karşılayan farklı bir sürüm oluşturma denetimi olabilir. SharePoint Server 2016 üç sürüm oluşturma seçeneği vardır:

• Sürüm oluşturma yok      Belgelerin önceki sürümlerinin kaydedilmeyeceğini belirtir. Sürüm oluşturma kullanılmadığı zaman, belgenin tüm yinelemeyle birlikte gelen açıklamalar kaydedilmediğinden, Belge geçmişi aynı zamanda korunmaz. Önemli olmayan içeriği veya hiçbir zaman değiştirmeyecek içeriği içeren belge kitaplıklarında bu seçeneği kullanın.

• Ana sürümler oluşturma      Belgelerin numaralandırılmış sürümlerinin basit bir sürüm oluşturma düzeni (örneğin, 1, 2, 3) kullanılarak korunacağını belirtir. Depolama alanındaki etkiyi denetlemek için, geçerli sürümden geri dönebilmeniz için önceki sürümlerin sayısını belirtebilirsiniz.

  Büyük sürümde, belgenin yeni bir sürümü kaydedildiğinde, belge kitaplığında izinleri olan tüm kullanıcılar içeriği görüntüleyebilir. Belgelerin ve yayımlanan sürümlerin taslak sürümleri arasında ayrım yapmak istemediğinizde bu seçeneği kullanın. Örneğin, bir kuruluşta bir çalışma grubu tarafından kullanılan bir belge kitaplığında, ekipteki herkesin her belgenin tüm yinelemelerini görüntülemesi gereken durumlarda önemli sürüm oluşturma iyi bir seçimdir.

• Ana ve alt (taslak) sürümler oluşturma      Belgelerin numaralandırılmış sürümlerinin ana ve alt sürüm oluşturma düzeni (1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1) kullanılarak korunacağını belirtir. .0 'de biten sürümler ana sürüm ve sıfır olmayan uzantılar ile biten sürümler ise alt sürümleridir. Belgelerin önceki birincil ve ikincil sürümleri geçerli sürümlerle birlikte kaydedilir. Depolama alanındaki etkiyi denetlemek için, önceki ana sürümden tasarruf edin ve geçerli sürümden geri dönebilirsiniz. Ayrıca, kaç ana sürümün ilgili alt sürümlerini içermesi gerektiğini de belirtebilirsiniz. Örneğin, alt sürümlerin iki ana sürümde tutulması gerektiğini ve geçerli ana sürüm 4,0 olduğundan, 3,1 ile başlayan tüm alt sürümler korunur.

  Büyük ve küçük sürümlerde, okuma izinleri olan tüm kullanıcılar belgelerin ana sürümlerini görüntüleyebilir. Hangi kullanıcıların ikincil sürümleri de görüntüleyebilirim belirtebilirsiniz. Genellikle, öğeleri düzenleyebilecek kullanıcılara ikincil sürümleri görüntüleme ve bunlarla çalışma izni vermeniz ve yalnızca ana sürümleri görüntüleme izinleri olan kullanıcıları kısıtlamanız önerilir.

  Henüz yayıma hazır olmayan bir hedef kitle ve taslak içerikle görüntülenebilen yayımlanmış içeriği ayırt etmek istediğinizde, ana ve alt sürüm oluşturmayı kullanın. Örneğin, kuruluş avantajlarını tanımlayan bir insan kaynakları Web sitesinde, kişilerin gözden geçirilmesi sırasında sosyal haklar açıklamalarına erişimi kısıtlamak için birincil ve ikincil sürüm oluşturmayı kullanın.

İçerik onayını planlama

İçeriğin hedef kitle tarafından kullanılabilmesini sağlamak için içerik onayını kullanın. Örneğin, içeriği yayımlamadan önce içerik yayımlayan bir kuruluşun bir incelemesi ve onaylanması gerekebilir.

İçerik onayını bekleyen bir belge taslağı bekleme durumunda. Onaylayan, belgeyi inceler ve içeriğini onayladığında, okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Belge kitaplığı sahibi belge kitaplığı için içerik onayını etkinleştirebilir ve isteğe bağlı olarak, onay işlemini çalıştırmak için bir iş akışını kitaplıkla ilişkilendirebilir.

Belgelerin onaylanmak üzere gönderilme şekli belge kitaplığındaki sürüm oluşturma ayarlarına bağlı olarak değişir:

• Sürüm oluşturma yok      Sürüm oluşturma kullanılmıyorsa ve belgedeki değişiklikler kaydedilirse, belgenin durumu beklemede olur. SharePoint Server 2016, okuma izinleri olan kullanıcıların görmeye devam edebilmesi için belgenin önceki sürümünü korur. Bekleyen değişiklikler onaylandıktan sonra, belgenin yeni sürümü okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından görüntülenebilir ve önceki sürümü korunmaz.

  Sürüm oluşturma kullanılmıyorsa ve belge kitaplığına yeni bir belge yüklenmediyse, bu, bekleyen durumundaki kitaplığa eklenir ve onaylanana kadar okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından görüntülenemez.

• Ana sürümler oluşturma      Ana sürüm oluşturma kullanılıyorsa ve belgedeki değişiklikler kaydedilirse, belgenin durumu beklemede olur ve belgenin önceki ana sürümü okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Belgedeki değişiklikler onaylandıktan sonra, belgenin yeni bir ana sürümü oluşturulur ve okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından kullanılabilir ve önceki ana sürüm belgenin geçmiş listesine kaydedilir.

  Ana sürüm oluşturma kullanılıyorsa ve yeni belge belge kitaplığına yüklenildiğinde, bu, bekleyen durumundaki kitaplığa eklenir ve sürüm 1 olarak onaylanana kadar okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından görüntülenemez.

• Ana ve alt (taslak) sürümler oluşturma      Büyük ve küçük sürümü kullanılıyorsa ve belgedeki değişiklikler kaydedilirse, yazarın belgenin durumunu taslak olarak kaydetme veya yeni bir ana sürüm oluşturma seçeneği bulunur ve bu da belgenin durumunu Beklemede olarak değiştirir. Belgedeki değişiklikler onaylandıktan sonra, belgenin yeni bir ana sürümü oluşturulur ve okuma izinleri olan kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Büyük ve küçük sürümlerde, belgelerin hem birincil hem de ikincil sürümleri Belge geçmişi listesinde tutulur.

  Büyük ve küçük bir sürüm kullanılıyorsa ve belge kitaplığına yeni bir belge yüklenmişse, bu, kitaplığa sürüm 0,1 olarak taslak durumunda eklenebilir veya yazar hemen onay isteyebilir. Bu durumda, belgenin durumu beklemede olur.

Kullanıma alma ve iade etme

Kullanıcıların belgeleri düzenleyeceğiniz bir belge kitaplığından kullanıma alınmasını zorunlu kılabilirsiniz. Kullanıma alma ve iade etme gerektiren avantajları şunlardır:

• Belge sürümlerinin Oluşturulma sırasında daha iyi bir denetim. Belge kullanıma alındığı zaman yazarı belgeyi iade etmeden kaydedebilir. Belge kitaplığının diğer kullanıcıları bu değişiklikleri göremez ve yeni bir sürüm oluşturulmaz. Yeni bir sürüm (diğer kullanıcılar tarafından görülebilir) yalnızca bir yazar bir belgeyi iade ettiğinde oluşturulur. Bu, yazara daha fazla esneklik ve denetim sağlar.

• Meta verilerin daha iyi yakalanması. Belge iade edildiğinde, yazar belgede yapılan değişiklikleri açıklayan açıklamalar yazabilir. Bu, belgede yapılan değişikliklerin devam eden bir geçmiş kaydını oluşturur.

Çözümünüz, kullanıcıların belgeleri düzenlemeyi ve belgeleri düzenlemeyi gerektiriyorsa, bu eylemleri destekleyen Office 2016 istemci uygulamalarında özellikleri kullanabilirsiniz. Kullanıcılar belgeleri kullanıma alabilir, kullanıma almayı geri alabilir ve Office 2016 istemci uygulamalarından belgeleri iade edebilir.

Belge kullanıma alındığı zaman, Kullanıcı tarafından özel düzenleme için kilitlenir. Kullanıcı düzenlemeleri bu dosyaya kaydettiğinde, değişiklikler karşıya yüklenir ve sunucuya kaydedilir. Değişiklikler kullanıcıya özeldir ve diğerlerine görünmez. Kullanıcı belgeyi iade etmeye hazır olduğunda, en son değişiklikler diğerlerine görünür hale getirilir ve yayımlanır.

Kullanıcılar Office 2016 istemci uygulamalarından, içerik düzenleme seçeneklerini değiştirerek kullanıma alınmış belgelerden sunucuda bırakmayı da seçebilirler.