Raporlar, Microsoft Access veritabanınızdaki bilgileri görüntülemek, biçimlendirmek ve özetlemek için bir yol sağlar. Örneğin, tüm kişilerinizin telefon numaraları için basit bir rapor veya farklı bölgelerdeki ve zaman dilimlerindeki toplam satışlarla ilgili özet bir rapor oluşturabilirsiniz.
Bu makalede, Access'teki raporlar hakkında genel bilgiler edineceksiniz. Ayrıca, rapor oluşturmayla ilgili temel konuları ve verileri sıralama, gruplandırma ve özetleme gibi seçenekleri kullanmayı ve raporu önizleme ile görüntüleyip yazdırmayı öğreneceksiniz.
Bu makalede
Access'te raporlara genel bakış
Raporlarla neler yapabilirsiniz?
Rapor, veritabanınızdaki bilgileri aşağıdaki amaçlardan herhangi biriyle sunmak istediğinizde yararlılık sağlayan bir veritabanı nesnesidir:
-
Verilerin özetini görüntüleme veya dağıtma
-
Verilerin anlık görüntülerini arşivleme
-
Tek tek kayıtlarla ilgili ayrıntıları sağlama
-
Etiket oluşturma
Raporun parçaları
Veri görüntülemeyen "ilişkisiz" raporlar oluşturmak mümkün olsa da, bu makalenin amacına yönelik olarak, raporun tablo veya sorgu gibi bir veri kaynağına bağlı olduğunu varsayacağız. Bir raporun tasarımı, Tasarım görünümünde görüntüleyebileceğiniz bölümlere ayrılır. Her bir bölümün çalışma şeklinin anlaşılması daha iyi raporlar oluşturmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, hesaplanmış bir denetimi yerleştirmek için seçtiğiniz bölüm, Access'in sonuçları nasıl hesaplayacağını belirler. Aşağıdaki listede, bölüm türlerinin ve kullanımlarının bir özeti verilmektedir:
|
Bölüm |
Yazdırıldığında bölümün görüntülenme biçimi |
Bölümün kullanılabileceği yerler |
|---|---|---|
|
Rapor Üstbilgisi |
Raporun başında. |
Logo, başlık veya tarih gibi normalde kapak sayfasında görünebilen bilgiler için rapor üstbilgisini kullanın. "Topla" toplama işlevini kullanan hesaplanan bir denetimi rapor üstbilgisine yerleştirdiğinizde, raporun tamamı için toplam hesaplanır. Rapor üstbilgisi sayfa üstbilgisinden önce yazdırılır. |
|
Sayfa Üstbilgisi |
Her sayfanın başında. |
Rapor başlığını her sayfada yinelemek için sayfa üstbilgisi kullanın. |
|
Grup Üstbilgisi |
Her yeni kayıt grubunun başında. |
Grup adını yazdırmak için grup üstbilgisini kullanın. Örneğin, ürüne göre gruplandırılan bir raporda, ürün adını yazdırmak için grup üstbilgisini kullanın. "Topla" toplama işlevini kullanan hesaplanmış bir denetimi grup üstbilgisine yerleştirdiğinizde, toplam, geçerli gruba aittir. Kaç gruplandırma düzeyi eklediğinize bağlı olarak, bir raporda birden çok grup üstbilgisi bölümünüz olabilir. Grup üstbilgileri ve altbilgileri oluşturma hakkında daha fazla bilgi için "Gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleme" bölümüne bakın. |
|
Ayrıntı |
Kayıt kaynağındaki her satır için bir kez görünür. |
Raporun ana gövdesini oluşturan denetimleri yerleştirdiğiniz yer burasıdır. |
|
Grup Altbilgisi |
Her kayıt grubunun sonunda. |
Grubun özet bilgilerini yazdırmak için grup altbilgisi kullanın. Kaç gruplandırma düzeyi eklediğinize bağlı olarak, bir raporda birden çok grup altbilgisi bölümünüz olabilir. |
|
Sayfa Altbilgisi |
Her sayfanın sonunda. |
Sayfa numaralarını veya sayfa başına bilgileri yazdırmak için sayfa altbilgisi kullanın. |
|
Rapor Altbilgisi |
Raporun sonunda. Not: Tasarım görünümünde, rapor altbilgisi sayfa altbilgisinin altında görüntülenir. Ancak, diğer tüm görünümlerde (örneğin Düzen görünümünde veya rapor yazdırıldığında ya da önizlemede görüntülendiğinde), rapor altbilgisi sayfa altbilgisinin üstünde, son grup altbilgisinden veya son sayfadaki ayrıntı satırından hemen sonra görüntülenir. |
Rapor toplamlarını veya tüm raporla ilgili diğer özet bilgileri yazdırmak için rapor altbilgisini kullanın. |
Veritabanınız iyi tasarlanmış bir tablo yapısına ve ilişkilere sahip olduğunda anlamlı raporlar oluşturmanın çok daha kolay olduğunu göreceksiniz. Veritabanı planlama ve tasarlamaya giriş için Veritabanı tasarımında temel bilgiler başlıklı makaleye bakın.
Access'te rapor oluşturma
Aşağıdaki adımları izleyerek Access masaüstü veritabanınız için raporlar oluşturabilirsiniz:
Adım 1: Kayıt kaynağını seçme
Raporun kayıt kaynağı bir tablo, adlandırılmış sorgu veya eklenmiş sorgu olabilir. Kayıt kaynağı, raporda görüntülenmesini istediğiniz tüm veri satırlarını ve sütunlarını içermelidir.
-
Veriler varolan bir tablodan veya sorgudan geliyorsa, Gezinti Bölmesi'nde o tabloyu veya sorguyu seçtikten sonra Adım 2'ye geçin.
-
Henüz kayıt kaynağı yoksa aşağıdakilerden birini yapın:
Adım 2: Rapor aracı seçme
Rapor araçları şeridin Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda bulunur. Aşağıdaki tabloda seçenekler açıklanmıştır:
|
Araç |
Açıklama |
|---|---|
|
Rapor |
Gezinti Bölmesi'nde seçtiğiniz kayıt kaynağındaki tüm alanları içeren basit bir tablolu rapor oluşturur. |
|
Rapor Tasarımı |
Tasarım görünümünde, gerekli alanları ve denetimleri ekleyebileceğiniz boş bir rapor açar. |
|
Boş Rapor |
Düzen görünümünde boş bir rapor açar ve rapora alan ekleyebileceğiniz Alan Listesi'ni görüntüler. |
|
Rapor Sihirbazı |
Alanları, gruplandırma/sıralama düzeylerini ve düzen seçeneklerini belirtmenizi sağlayan çok adımlı bir sihirbazı görüntüler. |
|
Etiketler |
Standart veya özel etiket boyutlarının yanı sıra hangi alanların görüntülenmesini ve bunların nasıl sıralanmasını istediğinizi seçmenizi sağlayan bir sihirbaz görüntüler. |
Adım 3: Raporu oluşturma
-
Kullanmak istediğiniz aracın düğmesini tıklatın. Bir sihirbaz görünürse, sihirbazdaki adımları izleyin ve son sayfada Son'u tıklatın.Access raporu Düzen görünümünde görüntüler.
-
İstediğiniz görünümü elde etmek üzere raporu biçimlendirme:
-
Alan ve etiketleri seçip sonra istediğiniz boyuta gelene dek kenarlarını sürükleyerek onları yeniden boyutlandırın.
-
Bir alanı seçip (varsa etiketini de) sonra yeni konumuna sürükleyerek alanı taşıyın.
-
Alanı sağ tıklatın ve kısayol menüsündeki komutları kullanarak hücreleri birleştirin veya bölün, alanları silin veya seçin ve diğer biçimlendirme görevlerini gerçekleştirin.
Ek olarak, raporunuzu daha güzel görünümlü ve okunaklı yapmak için aşağıdaki bölümlerde açıklanan özellikleri kullanabilirsiniz.
-
Gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleme
Bir masaüstü veritabanı raporuna gruplandırma, sıralama veya toplamlar eklemenin en hızlı yolu grup, sıra veya toplam uygulamak istediğiniz alanı sağ tıklattıktan sonra kısayol menüsünde istenen komutu tıklatmaktır.
Rapor Düzen veya Tasarım görünümünde açıkken Gruplandırma, Sıralama veya Toplam bölmesini kullanarak da gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleyebilirsiniz:
-
Grup, Sıralama ve Toplam bölmesi henüz açık değilse, Rapor Tasarımı sekmesinin Gruplandırma ve Toplamlar grubunda Gruplandır & Sırala'ya tıklayın.
-
Grup ekle veya Sıralama ekle'yi tıklattıktan sonra gruplandırmak ve sıralamak istediğiniz alanı seçin.
-
Daha fazla seçenek ayarlamak ve toplam eklemek için gruplandırma veya sıralama satırında Diğer'i tıklatın.
Gruplandırma, sıralama ve toplamlar hakkında daha ayrıntılı bilgi için Gruplandırılmış veya özet rapor oluşturma makalesine bakın.
Koşullu biçimlendirmeyle verileri vurgulama
Access, rapordaki verileri vurgulamaya yönelik araçlar içerir. Her denetim veya denetim grubu için koşullu biçimlendirme kuralları ekleyebilir ve istemci raporlarında verileri karşılaştırmak için veri çubukları da ekleyebilirsiniz.
Denetimlere koşullu biçimlendirme eklemek için:
-
Gezinti Bölmesi'nde rapora sağ tıklayın ve Düzen Görünümü'ne tıklayın.
-
Gerekli denetimleri seçin ve Biçim sekmesinin Denetim Biçimlendirmesi grubunda Koşullu Biçimlendirme'ye tıklayın.
İpucu: Birden çok denetim seçmek için CTRL tuşunu basılı tutun ve denetimleri tıklatın.
-
Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yöneticisi iletişim kutusunda, Yeni Kural'ı tıklatın.
-
Yeni Biçimlendirme Kuralı iletişim kutusunda, Bir kural türü seçin başlığı altındaki değerlerden birini seçin:
-
Her kayıt için ayrıca hesaplanan bir kural oluşturmak için, Geçerli kayıttaki değerleri denetleyin veya bir ifade kullanın'ı seçin.
-
Veri çubuklarını kullanarak kayıtları birbiriyle karşılaştıran bir kural oluşturmak için Diğer kayıtlarla karşılaştır'ı tıklatın.
-
-
Kural açıklamasını düzenleyin ifadesinin altında, biçimlendirmenin ne zaman uygulanacağının yanı sıra hangi biçimlendirmenin uygulanacağına dair kuralı belirtin ve ardından Tamam'ı tıklatın.
-
Aynı denetime veya denetim kümesine yönelik ek bir kural oluşturmak için bu yönergeyi 4. adımdan itibaren tekrarlayın.
Renk ve yazı tiplerini özelleştirme
Renk ve yazı tiplerini özelleştirmek için Uygulama Teması seçeneklerini deneyin.
-
Raporu, Gezinti Bölmesi'nde sağ tıklatarak ve ardından Düzen Görünümü'nü seçerek Düzen görünümünde açın.
-
Rapor Düzeni Tasarımı sekmesinde Temalar'a tıklayın ve efektleri önizlemek için imleci galerideki çeşitli temaların üzerine getirin. Bir temayı tıklatıp seçin ve sonra raporunuzu kaydedin.
-
Renk ve yazı tiplerini ayrı ayrı ayarlamak için Renkler veya Yazı tipleri galerilerini kullanın.
Logo veya arka plan görüntüsü ekleme
Rapora bir logo veya arka plan görüntüsü ekleyebilirsiniz ve görüntüyü güncelleştirdiğinizde, veritabanında bu resmin kullanıldığı her yerde güncelleştirme otomatik olarak yapılır.
Resim eklemek veya kaldırmak için:
-
Gezinti Bölmesi'nde, raporu sağ tıklatın ve sonra Düzen Görünümü'nü tıklatın.
-
Raporda, resmi eklemek istediğiniz konuma tıklayın ve Rapor Düzeni Tasarımı sekmesinin Üst Bilgi/Alt Bilgi grubunda Logo'ya tıklayın.
-
Resmin bulunduğu yere gidin ve Aç'ı tıklatın. Access resmi rapora ekler.
-
Resmi kaldırmak isterseniz, sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Sil'i tıklatın.
Arka plan görüntüsü eklemek için:
-
Gezinti Bölmesi'nde, raporu sağ tıklatın ve sonra Düzen Görünümü'nü tıklatın.
-
Biçim sekmesinde, Arka plan grubunda, Arka Plan Resmi'ni tıklatın.
-
Resim Galerisi listesinden bir resim seçin veya Gözat'ı tıklatıp bir resim seçin ve ardından Tamam'ı tıklatın.
Raporu önizleme ve yazdırma
Raporu önizleme
-
Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve ardından Baskı Önizleme'yi tıklatın. Baskı Önizleme sekmesindeki komutları kullanarak aşağıdakilerden istediğinizi yapabilirsiniz:
-
Raporu yazdırma
-
Sayfa boyutunu veya düzenini ayarlama
-
Yakınlaştırma veya uzaklaştırma ya da aynı anda birden çok sayfa görüntüleme
-
Rapordaki verileri yenileme
-
Raporu başka bir dosya biçimine aktarma
-
-
Baskı Önizlemeyi Kapat'ı tıklatın.
Rapor yazdırma
Önizlemeyi görüntülemeden raporu yazdırmak için:
-
Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve ardından Yazdır'ı tıklatın. Rapor varsayılan yazıcınıza gönderilir.
Not: Gezinti Bölmesi'nde raporu seçer ve sonra Dosya sekmesinden Yazdır'ı seçerseniz, sayfa ve kopya sayısı gibi diğer yazdırma seçeneklerini belirleyebilir ve bir yazıcı belirtebilirsiniz.
-
Yazıcı seçebileceğiniz, kopya sayısını vb. belirtebileceğiniz bir iletişim kutusunu açmak için Yazdır'ı tıklatın.
-
