Belgeleri, sunuları veya çalışma kitaplarını inceleyerek gizli verileri ve kişisel bilgileri kaldırma

Belge Denetçisi Word belgelerde ne bulur ve kaldırır?

Belge Denetçisi, paylaşmadan önce Word belgelerde gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza yardımcı olan birkaç farklı Denetçi görüntüler.

Verileri ve bilgileri hızla bulmak ve kaldırmak için:

1. Belge Denetçisi'nde, kaldırılacak veya kaydedilecek seçenekleri (aşağıda açıklandığı gibi) seçin veya temizleyin.

2. Denetle’yi seçin.

3. İnceleme sonuçlarını gözden geçirin ve silinecek öğelerde Tümünü Kaldır'ı seçin.
   Bilgileri kaldırmayla ilgili uyarılar ve bilgiler için bkz. Belge Denetçisi'ni kullanma.

4. Yeniden Incele veya Kapat'ı seçin.

Gizli veri ve kişisel bilgi türleri

Word belgeler aşağıdaki gizli veri türlerini ve kişisel bilgileri içerebilir:

• Açıklamalar, izlenen değişikliklerden düzeltme işaretleri, sürümler ve mürekkep ek açıklamaları    Belgenizi oluşturmak için başkalarıyla işbirliği yaptıysanız, belgeniz izlenen değişikliklerden düzeltme işaretleri, açıklamalar, mürekkep ek açıklamaları veya sürümler gibi öğeler içerebilir. Bu bilgiler, diğer kişilerin belgenizde çalışan kişilerin adlarını, gözden geçirenlerin açıklamalarını ve belgenizde yapılan değişiklikleri, ekibiniz dışında paylaşmak istemeyebileceğiniz şeyleri görmesini sağlayabilir.

• Belge özellikleri ve kişisel bilgiler    Belge özellikleri veya meta veriler, belgenizle ilgili yazar, konu ve başlık gibi ayrıntıları içerir. Belge özellikleri, belgeyi en son kaydeden kişinin adı ve belgenin oluşturulduğu tarih gibi Microsoft 365 programlar tarafından otomatik olarak tutulan bilgileri de içerir. Belirli özellikleri kullandıysanız, belgeniz e-posta üst bilgileri, gözden geçirme için gönderme bilgileri, yönlendirme notları ve şablon adları gibi başka türde kişisel bilgiler (PII) de içerebilir.

• Üst bilgiler, alt bilgiler ve filigranlar    Word belgeler üst bilgi ve alt bilgilerde bilgi içerebilir. Ayrıca, Word belgenize filigran eklemiş olabilirsiniz.

• Gizli metin    Word belgeler, gizli metin olarak biçimlendirilmiş metinler içerebilir. Belgenizde gizli metin olup olmadığını bilmiyorsanız, arama yapmak için Belge Denetçisi kullanabilirsiniz.

• Belge sunucu özellikleri    Belgeniz Belge Çalışma Alanı sitesi veya Windows SharePoint Services tabanlı bir kitaplık gibi belge yönetim sunucusundaki bir konuma kaydedildiyse, belge bu sunucu konumuyla ilgili ek belge özellikleri veya bilgileri içerebilir.

• Özel XML verileri    Belgeler, belgenin kendisinde görünmeyen özel XML verileri içerebilir. Belge Denetçisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

Belge Denetçisi ile gizli verileri ve kişisel bilgileri bulma ve kaldırma

1. Gizli verileri ve kişisel bilgileri incelemek istediğiniz Word belgesini açın.

2. Dosya sekmesinde Farklı Kaydet'i seçin ve dosya adı kutusuna bir ad yazarak özgün belgenizin bir kopyasını kaydedin.

3. Özgün belgenizin kopyasındaki Dosya sekmesinde Bilgi'yi seçin.

4. Sorunları Denetle'yi ve ardından Belgeyi İncele'yi seçin.

5. Belge Denetçisi iletişim kutusunda, denetlenmesini istediğiniz gizli içerik türlerini belirtmek için onay kutularını seçin.

6. Denetle’yi seçin.

7. Belge Denetçisi iletişim kutusunda denetimin sonuçlarını gözden geçirin.

8. Belgenizden kaldırmak istediğiniz gizli içerik türlerinin inceleme sonuçlarının yanındaki Tümünü Kaldır'ı seçin.

   Önemli: 

   • Belgenizden gizli içeriği kaldırırsanız Geri Al'ı seçerek geri yükleyemeyebilirsiniz.

   • OpenDocument Metni (.odt) biçiminde kaydettiğiniz belgelerden gizli verileri ve kişisel bilgileri kaldırmak istiyorsanız, belgeyi bu biçimde her kaydettiğinizde Belge Denetçisi çalıştırmanız gerekir.

Belge Denetçisi Excel belgelerinde ne bulur ve kaldırır?

Bu tabloda, Belge Denetçisi çalışma kitaplarınızda bulup kaldırabileceği gizli veri türleri ve kişisel bilgiler listelenmiştir.

Verileri ve bilgileri hızla bulmak ve kaldırmak için:

1. Belge Denetçisi'nde, kaldırılacak veya kaydedilecek seçenekleri (aşağıda açıklandığı gibi) seçin veya temizleyin.

2. Denetle’yi seçin.

3. İnceleme sonuçlarını gözden geçirin ve silinecek öğelerde Tümünü Kaldır'ı seçin.
   Bilgileri kaldırmayla ilgili uyarılar ve bilgiler için bkz. Belge Denetçisi'ni kullanma.

4. Yeniden Incele veya Kapat'ı seçin.

Tüm bilgiler kaldırılamaz, daha fazla bilgi için bkz . Belge Denetçisi tarafından bulunan ancak kaldırılmayan bilgiler.

Gizli verileri ve kişisel bilgileri bulma ve kaldırma

Belge Denetçisi, Excel çalışma kitaplarındaki gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza yardımcı olur.

1. Gizli veriler ve kişisel bilgiler bulunup bulunmadığını denetlemek istediğiniz çalışma kitabını açın.

2. Dosya sekmesinde Farklı Kaydet'i seçin ve özgün çalışma kitabınızın bir kopyasını kaydetmek için Dosya adı kutusuna farklı bir ad yazın.

3. Özgün çalışma kitabınızın kopyasındaki Dosya sekmesinde Bilgi'yi seçin.

4. Sorunları Denetle'yi ve ardından Belgeyi İncele'yi seçin.

5. Belge Denetçisi kutusunda, denetlenmesini istediğiniz gizli içerik türlerinin kutularını işaretleyin. Tek tek denetçiler hakkında daha fazla bilgi için bkz . Belge Denetçisi Excel belgelerinde ne bulur ve kaldırır.

6. İncele'yi seçin.

7. Belge Denetçisi kutusunda incelemenin sonuçlarını gözden geçirin.

8. Belgenizden kaldırmak istediğiniz gizli içerik türlerinin inceleme sonuçlarının yanındaki Tümünü Kaldır'ı seçin.

   Önemli: 

   • Çalışma kitabınızdan gizli içeriği kaldırırsanız , Geri Al'ı seçerek içeriği geri yükleyemeyebilirsiniz.

   • Veri içeren gizli satır, sütun veya çalışma sayfalarını kaldırırsanız çalışma kitabınızdaki hesaplamaların veya formüllerin sonuçlarını değiştirebilirsiniz. Gizli satırların, sütunların veya çalışma sayfalarının hangi bilgileri içerdiğini bilmiyorsanız, Belge Denetçisi kapatın, gizli satırları, sütunları veya çalışma sayfalarını görüntüleyin ve sonra bunların içeriğini gözden geçirin.

   • Açıklamalar ve Ek Açıklamalar, Belge Özellikleri ve Kişisel Bilgiler ve Üstbilgiler ve Altbilgiler ile ilgili denetçiler paylaşılan çalışma kitabı olarak kaydedilmiş (Gözden Geçir > Çalışma Kitabını Paylaş) çalışma kitabında kullanılamaz. Bunun nedeni, aynı çalışma kitabında farklı kişilerin işbirliğini etkinleştirmek için paylaşılan çalışma kitaplarının kişisel bilgileri kullanmasıdır. Paylaşılan çalışma kitabından bu bilgileri kaldırmak için çalışma kitabını kaydedip paylaşımını kaldırabilirsiniz. Çalışma kitabının paylaşımını silmek için , Gözden Geçir sekmesinde Çalışma Kitabını Paylaş'ı seçin ve Aynı anda birden fazla kullanıcının değişikliklerine izin ver seçeneğinin işaretini kaldırın.

   • OpenDocument Elektronik Tablosu (.ods) biçiminde kaydettiğiniz elektronik tablolardan gizli verileri ve kişisel bilgileri kaldırmak istiyorsanız, elektronik tabloyu bu biçimde her kaydedişinizde Belge Denetçisi çalıştırmanız gerekir.

Excel'de gizli veri ve kişisel bilgi türleri

bunlar, Excel çalışma kitaplarınızdaki gizli verilerin ve kişisel bilgilerin kaynağı olabilecek öğelerden bazılarıdır:

• Açıklamalar ve mürekkep ek açıklamaları    Çalışma kitabınızı oluşturmak için diğer kişilerle işbirliği yaparsanız, çalışma kitabınız açıklamalar veya mürekkep ek açıklamaları gibi öğeler içerebilir. Bu bilgiler, diğer kişilerin çalışma kitabınızda çalışan kişilerin adlarını, gözden geçirenlerin açıklamalarını ve çalışma kitabınızda yapılan değişiklikleri görmesini sağlayabilir.

• Belge özellikleri ve kişisel bilgiler    diğer Microsoft 365 uygulamalarında olduğu gibi Excel içindeki meta veriler veya belge özellikleri, yazar, konu ve başlık gibi ayrıntıları içerir. Microsoft 365, çalışma kitabını en son kaydeden kişinin adını, belgenin oluşturulduğu tarihi ve belge konumunu otomatik olarak korur. Web sayfalarını yayımlamak için e-posta üst bilgileri, gözden geçirme için gönderme bilgileri, yönlendirme notları, yazıcı özellikleri (örneğin, yazıcı yolu ve güvenli yazdırma geçiş kodu) ve dosya yolu bilgileri gibi ek kişisel bilgiler (PII) olabilir.

• Üstbilgiler ve altbilgiler    Çalışma kitaplarının üstbilgilerinde ve altbilgilerinde bilgi bulunabilir.

• Gizli satırlar, sütunlar ve çalışma sayfaları    Çalışma kitaplarında satırlar, sütunlar ve çalışma sayfalarının tamamı gizli olabilir. Gizli satır, sütun veya çalışma sayfası içeren çalışma kitaplarının kopyasını dağıtırsanız başka kişiler bunları görünür hale getirebilir ve içindeki verileri görebilir.

• Belge sunucu özellikleri    Belge Çalışma Alanı sitesi veya Windows SharePoint Services tabanlı bir kitaplık gibi belge yönetimi sunucusundaki bir konuma kaydedilen çalışma kitapları, sunucu konumuyla ilgili ek belge özellikleri veya bilgiler içerebilir.

• Özel XML verileri    Çalışma kitapları, belgenin kendisinde görünmeyen özel XML verileri içerebilir. Belge Denetçisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

• Görünmeyen içerik    Çalışma kitapları, görünmeyecek şekilde biçimlendirildiği için görünür olmayan nesneler içerebilir.

• Dış bağlantılar    Çalışma kitapları, başka çalışma kitaplarındaki verilere bağlantılar (dış bağlantılar) içerebilir. Veri içeren çalışma sayfalarının adları çalışma kitaplarına kaydedilir, ancak görünmeyebilirler.

• Eklenmiş dosyalar veya nesneler    Çalışma kitaplarında ekli dosyalar (Microsoft 365 veya Metin belgesi gibi) veya görünür olmayan verilere sahip olabilecek eklenmiş nesneler (grafik veya denklem gibi) bulunabilir.

• VBA kodu makroları    Çalışma kitaplarında, gizli veriler içeren makrolar, VBA modülleri, COM veya ActiveX denetimleri, Kullanıcı Formları veya Kullanıcı Tanımlı İşlevler (UDF) bulunabilir.

• Önbellekte veri içerebilen öğeler    Çalışma kitapları PivotTable'lar, PivotChart'lar, dilimleyiciler, zaman çizelgeleri ve Küp formülleri için önbelleğe alınmış veriler içerebilir.

• Excel Anketleri    Çalışma kitaplarında, Web için Excel girilmiş ve çalışma kitabıyla birlikte kaydedilmiş ancak orada görünmemiş gizli Excel Anket soruları olabilir.

• Senaryo Yöneticisi senaryoları    Çalışma kitaplarında, Senaryo Yöneticisi kullanılarak tanımlanmış senaryolar olabilir. Bu senaryolar önbelleğe alınmış veya gizli veriler içerebilir.

• Filtreler    Çalışma kitaplarında, önbelleğe alınmış veya gizli verilerin çalışma kitabıyla birlikte kaydedilmesine neden olabilen Otomatik Filtreler veya tablo filtreleri bulunabilir.

• Gizli adlar    Çalışma kitaplarında, gizli verilerin kaynağı olabilecek gizli adlar olabilir.

Belge Denetçisi'nin bulduğu ve kaldıramadığı bilgiler

Belge Denetçisi, çalışma kitabınızda görünmeyebilecek verilere sahip olabilecek aşağıdaki öğeleri algılar. Bu öğeleri sizin yerine kaldıramaz, çünkü çalışma kitabını düzgün çalışmamasını neden olabilir. Bulunan her öğeyi inceleyerek, el ile kaldırmaya veya statik bir resim gibi gizli veri içermeyen bir öğeyle değiştirmeye karar verebilirsiniz.

Belge Denetçisi'nin bulduğu ve kaldırdığı bilgiler

Bu tabloda, Belge Denetçisi PowerPoint sunularınızda bulup kaldırabileceği gizli veri türleri ve kişisel bilgiler listelenmiştir.

Verileri ve bilgileri hızla bulmak ve kaldırmak için:

1. Belge Denetçisi'nde, kaldırılacak veya kaydedilecek seçenekleri (aşağıda açıklandığı gibi) seçin veya temizleyin.

2. Denetle’yi seçin.

3. İnceleme sonuçlarını gözden geçirin ve silinecek öğelerde Tümünü Kaldır'ı seçin.
   Bilgileri kaldırmayla ilgili uyarılar ve bilgiler için bkz. Belge Denetçisi'ni kullanma.

4. Yeniden Incele veya Kapat'ı seçin.

Tüm gizli veriler ve bilgiler Belge Denetçisi ile kaldırılamaz. Daha fazla bilgi için bkz . Belge Denetçisi'nin bulduğu ancak kaldırılabildiği bilgiler.

Kuruluşunuz Denetçi modülleri ekleyerek Belge Denetçisi özelleştirdiyse, ek bilgi türleri için sunularınızı denetleyebilirsiniz.

Gizli verileri ve kişisel bilgileri bulma ve kaldırma

1. Gizli verileri ve kişisel bilgileri incelemek istediğiniz PowerPoint sunuyu açın.

2. Dosya sekmesinde Farklı Kaydet'i seçin ve ardından özgün sununuzun bir kopyasını kaydetmek için Dosya adı kutusuna bir ad yazın.

3. Özgün sununuzun kopyasındaki Dosya sekmesinde Bilgi'yi seçin.

4. Sorunları Denetle'yi ve ardından Belgeyi İncele'yi seçin.

5. Belge Denetçisi iletişim kutusunda, denetlenmesini istediğiniz gizli içerik türlerini belirtmek için onay kutularını seçin. Tek tek Denetçiler hakkında daha fazla bilgi için bkz. Belgeleri, sunuları veya çalışma kitaplarını inceleyerek gizli verileri ve kişisel bilgileri kaldırma.

6. Denetle’yi seçin.

7. Belge Denetçisi iletişim kutusunda denetimin sonuçlarını gözden geçirin.

8. Belgenizden kaldırmak istediğiniz gizli içerik türlerinin inceleme sonuçlarının yanındaki Tümünü Kaldır'ı seçin.

   • Sununuzdan gizli içeriği kaldırırsanız Geri Al'ı seçerek içeriği geri yükleyemeyebilirsiniz.

   • OpenDocument Sunusu (.odp) biçiminde kaydettiğiniz sunulardan gizli verileri ve kişisel bilgileri kaldırmak istiyorsanız, sunuyu bu biçimde her kaydedişinizde Belge Denetçisi çalıştırmanız gerekir.

Kişisel bilgileri kaldırmak için Belge Denetçisi'ni kullandıktan sonra sunuyu değiştirmeye devam ederseniz, PowerPoint bu dosyayı kaydederken kişisel bilgileri otomatik olarak kaldırmaya devam eder. Ancak, bu sunu için hala daha işbirliğine dayalı düzenleme gerekiyorsa (örneğin, birlikte yazanın adlarını bıraktıkları açıklamalarla ilişkili olarak tutmanız gerekiyorsa), "Kişisel Bilgileri Kaldırma Etkin" bildirimindeki "Ayarı değiştir" düğmesine tıklayarak PowerPoint'in kişisel bilgileri otomatik olarak kaldırmasını durdurabilirsiniz.

Gizli veri ve kişisel bilgi türleri

PowerPoint sunu, çeşitli türlerdeki gizli verileri ve kişisel bilgileri kaydedebilir. Bu bilgiler hemen görünmeyebilir ancak yine de sununuzdan alınabilir.

Gizli bilgiler, PowerPoint eklediği verileri içerebilir ve sunuyu diğer kişilerle oluştururken işbirliği yapabilirsiniz. Ayrıca bu bilgiler, sizin özellikle gizli kalmasını hedeflediğiniz bilgileri de içerebilir.

PowerPoint sunular aşağıdaki gizli veri türlerini ve kişisel bilgileri içerebilir:

• Açıklamalar ve mürekkep ek açıklamaları    Sununuzu oluşturmak için diğer kişilerle işbirliği yaparsanız, sununuzda açıklamalar veya mürekkep ek açıklamaları gibi öğeler olabilir. Bu bilgiler, diğer kişilerin yapılan değişiklikleri ve sununuz üzerinde çalışan kişilerin adlarını ve gözden geçirenlerin açıklamalarını görmelerini sağlayabilir.

• Düzeltme izleme verileri   Bulutta depolanan paylaşılan bir belge üzerinde işbirliği yaptığınızda, Microsoft 365 için PowerPoint 2016 belgede kimlerin değişiklik yaptığına ve değişikliklerin ne zaman yapıldığına ilişkin verileri depolar.

• Belge özellikleri ve kişisel bilgiler    meta veri olarak da bilinen belge özellikleri, sununuzla ilgili yazar, konu ve başlık gibi ayrıntıları içerir. Belge özellikleri, belgeyi en son kaydeden kişinin adı ve belgenin oluşturulduğu tarih gibi Microsoft 365 programlar tarafından otomatik olarak tutulan bilgileri de içerir. Belirli özellikleri kullandıysanız, belgeniz e-posta üst bilgileri, gözden geçirme için gönderme bilgileri, yönlendirme notları ve Web sayfalarını yayımlamak için dosya yolu bilgileri gibi başka türde kişisel bilgiler (PII) de içerebilir.

• Görünmeyen slayt içi içerik    Sununuz, görünmeyecek şekilde biçimlendirildiği için görünür olmayan nesneler içerebilir.

• Slayt dışı içerik    PowerPoint sunular, slayt dışına sürüklendikleri için hemen görünür olmayan nesneler içerebilir. Bu slayt dışı içerikte metin kutuları, küçük resimler, grafikler ve tablolar bulunabilir.

• Sunu notları    PowerPoint sununun Notlar bölümü, özellikle notlar yalnızca sunuyu yapan kişinin kullanımı için yazılmışsa, herkese açık olarak paylaşmak istemeyebileceğiniz metinler içerebilir.

• Belge sunucu özellikleri    Sununuz Belge Çalışma Alanı sitesi veya Windows SharePoint Services tabanlı bir kitaplık gibi belge yönetim sunucusundaki bir konuma kaydedildiyse, sunu bu sunucu konumuyla ilgili ek belge özellikleri veya bilgileri içerebilir.

• Özel XML verileri    Sunular, belgenin kendisinde görünmeyen özel XML verileri içerebilir. Belge Denetçisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

Belge Denetçisi'nin bulduğu ve kaldıramadığı bilgiler

Belge Denetçisi, sununuzda görünmeyebilecek verilere sahip olabilecek aşağıdaki öğeleri algılar. Belge Denetçisi sununun düzgün çalışmamasına neden olabileceğinden bu öğeleri sizin için kaldıramazsınız. Bulunan her öğeyi inceleyerek, el ile kaldırmaya veya statik bir resim gibi gizli veri içermeyen bir öğeyle değiştirmeye karar verebilirsiniz.

Belge Denetçisi ve kişisel veriler

Microsoft 365 Insider'lar için PowerPoint 2016 derleme 8403'te kullanıma sunulan düzeltme izleme verileri, Belge Denetçisi sınırlamasını gösterir. Örneğin, Kelly ve Linda Microsoft 365 'de Sunu A üzerinde işbirliği yapın. Düzeltme izleme verileri (yani, kullanıcı adları ve düzenleme yaptıkları zamanlar) sunuya eklenir. Mohammed daha sonra Sunu A'yı PowerPoint'in önceki bir sürümünde açar ve kişisel verileri kaldırmak için dosyada Belge Denetçisi çalıştırırsa, bu PowerPoint sürümündeki Belge Denetçisi, Kelly ve Linda tarafından kullanılan PowerPoint daha yeni, Microsoft 365 sürümü tarafından sunuya eklenen düzeltme izleme verilerini algılayamaz ve kaldıramaz. Mohammed, PowerPoint geçerli sürümüne yükseltmeden ve sonra Belge Denetçisi çalıştırmadan düzeltme izleme verilerini kaldıramaz