Bir iş akışında e-posta gönderme

Alıcı adreslerini depolamak için özel bir liste kullanma

Alıcılar düzenli aralıklarla değişiyorsa, ancak bu, iş akışı her başlatıldığında bir başlatma formunda belirtilmesi gereken sıklıkta yeterli değilse, her iş akışı için bir liste öğesi içeren özel bir alıcılar listesi oluşturabilir ve ardından her iş akışındaki her e-postanın gönderileceği adresleri depolayabilirsiniz. Herhangi bir iş akışı iletisinin alıcıları değiştiğinde, tek yapmanız gereken adresler, bu iş akışının alıcılar listesi öğesindeki uygun alanda yer alan adresleri değiştirir.

İş akışı aramasını özel alıcılar listesinde kullanmak için:

1. Tarayıcıda, aşağıdaki üç sütunu içeren alıcı adlı özel bir liste oluşturun:

   • Varsayılan başlık sütununun adını iş akışı adıolarak değiştirin. Tüm diğer seçenekleri olduğu gibi bırakın. Daha fazla bilgi için listede veya kitaplıkta sütun değiştirme hakkında Ayrıca bkz.

   • Adlı kişiveya grup sütunu ekleyin. Bu sütunda hem kişilerin hem de grupların seçilmesine izin verin, ancak birden çok seçime izin vermeyin. Tüm diğer seçenekleri olduğu gibi bırakın. Listede veya kitaplıkta sütun oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Ayrıca bkz.

   • CCadlı tek satırlık metin sütunu ekleyin. Tüm diğer seçenekleri olduğu gibi bırakın.

2. Alıcılar listesinde yeni öğe oluşturun ve aşağıdakileri yapın:

   • Iş akışı adı alanına, burada kullanılan örnek iş akışının adı olan belge incelemesi 'ni girin.

   • Kime alanında Adres defteri öğesini seçin ve sonra da kişi ve Grup Seç iletişim kutusunda, e-postaların kime adreslendirılbileceğini tek bir kişi veya grup seçin.

   • Bilgi alanına, birden fazla adresi noktalı virgülle ayırarak, kopyaların bulunduğu alıcıların e-posta adreslerini girin.

3. Yeni iş akışı oluşturun.

4. Eylemler'i seçin ve e-posta gönder'i seçin.

5. Eylemde, Bu kullanıcılarıseçin.

6. E-posta Iletisini tanımla Iletişim kutusunda Kime kutusunun sonundaki Adres defteri ' ni tıklatın.

7. Kullanıcıları Seç iletişim kutusunda, var olan kullanıcılar ve gruplar listesinden bir kullanıcı için iş akışı araması'nı seçin ve ardından Ekle'yi seçin.

8. Kişi veya grup ara iletişim kutusunda aşağıdaki seçenekleri belirleyin:

   • Veri kaynağı: Alıcılarveya özel listenizin adı.

   • Kaynak: kaynak alanı veya Kime satırındaistediğiniz adresi tutan alan.

   • Alanı farklı Döndür: oturum açma adı. Bu, e-postadaki "to" alanı biçimine karar verir.

   • Alan: Alıcılar: iş akışı adı

   • Değer: belge incelemesiveya geçerli iş akışının adını girin.

     

     Bu arama durumları "alıcılar listesinden, Iş akışı adının belge Incelemesini eşit olduğu kime alanının değerini seçin."

     İletişim kutusunun üst yarısı listeyi ve sütunu belirtir; iletişim kutusunun alt yarısında satır belirtilir.

9. Kişi veya grup ara Iletişim kutusunda Tamam 'ıseçin.

10. Benzersiz aramaların olduğu e-postada Tamam'ı seçin.

11. Kullanıcıları Seç iletişim kutusunu kapatmak Için yeniden Tamam 'ı seçin.

12. E-posta Iletisini tanımla iletişim kutusunda, bilgi alanının sonundaki Adres defteri öğesini seçin.

13. Kullanıcıları Seç iletişim kutusunda, var olan kullanıcılar ve gruplar listesinden bir kullanıcı için iş akışı araması'nı seçin ve ardından Ekle'yi seçin.

14. Iş akışı aramasını tanımla iletişim kutusunda aşağıdaki seçenekleri belirleyin:

    • Veri kaynağı: Alıcılarveya özel listenizin adı.

    • Kaynak: bilgi'dan veya bilgi satırında istediğiniz adresin bulunduğu alandaki alan.

    • Alanı farklı Döndür: oturum açma adı. Bu, e-postadaki "to" alanı biçimine karar verir.

    • Alan: Alıcılar: iş akışı adı

    • Değer: belge incelemesiveya geçerli iş akışının adını girin.

      

      Bu arama durumunda, "alıcılar listesinden, Iş akışı adı belge Incelemesini eşit olan bilgi alanının değerini seçin."

15. Tamam'ı seçin ve uyarı mesajında Tamam 'ı seçin.

16. Kullanıcıları Seç iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı seçin.

İş akışı bu e-postayı gönderdiğinde, bu e-posta, özel alıcılar listesindeki belge Incelemesi öğesinin kime ve bilgi alanlarında listelenen adreslere gönderilir. Alıcıları değiştirmek için, liste öğesinde istediğiniz değişiklikleri yapın.

Tek bir iş akışı birden çok e-posta gönderebilir ve e-postaların hepsi aynı alıcılara gönderilemez. Bu iş akışıyla gönderilen ek e-postaların diğer adreslerini depolamak için, diğer adresleri depolamak üzere listeye sütun ekleyebilirsiniz. Bu durumda, "Ilk ileti", "Ikinci ileti to", vb. sütunlarını adlandırmak isteyebilirsiniz.

Alternatif olarak, her iş akışı için tek bir öğe yerine, iş akışının gönderdiği her e-posta için tek bir öğe oluşturmak üzere listeyi tasarlayabilirsiniz. Bu durumda, her e-postayı tanımlamakta kullanılan adın benzersiz olduğundan emin olun, böylece adresleri alan aramaların istediğiniz benzersiz değeri döndürmesini sağlayın.

Alıcıları belirtmek için iş akışı başlatma formunu kullanma

Alıcıların bir iş akışını el ile her başlatılışında, iş akışını başlatan kişiden adres toplamasını istiyorsanız iş akışını başlatma formunu özelleştirebilirsiniz. Böylece, yalnızca girilen adresleri doğrudan kullanabilir veya geçerli öğedeki alanlara kopyalayabilirsiniz; burada, iş akışı geçerli örneğini tamamladığında başvuru için kullanılabilir. İş akışı otomatik olarak başlayacak şekilde ayarlanmışsa, otomatik başlatma gerçekleştiğinde başlatma formunda varsayılan adresler belirtebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Geçerli öğe belge kitaplığındaki bir belgeise

İş akışı başlangıç bildirimi örneğinde, yeni belgenin kendisine bir bağlantı sağlamak isteyebilirsiniz:

1. Bağlantının görünmesini istediğiniz statik metni girin veya yapıştırın.

2. Metni seçin ve Köprüyü Düzenle'yi seçin.

3. Köprüyü Düzenle iletişim kutusunda işlev (FX) öğesini seçin.

   İpucu: Arama ekledikten sonra, onu yeni bir konuma sürükleyemezsiniz. (Bununla birlikte, bir aramayı başka bir yere sürükleyerek "yeniden konumlandırmak" mümkündür.) Aynı şekilde, arama veya arama içeren herhangi bir metni kesmek, kopyalamak veya yapıştırmak mümkün değildir.

4. Dize arama iletişim kutusunda, verikaynağı alanında geçerli öğe'yi seçin.

5. Kaynak alanında, kodlanmış mutlak URL'Yi seçin ve Tamam 'ıseçin.

   

E-postanın alıcısı bağlantıyı seçtiğinde, belge görüntülenmek veya düzenlemek için açılır.

Geçerli öğe bir liste öğenize

Bir liste öğesine bağlantı oluşturduğunuzda (örneğin, duyuru veya takvim olayı), bağlantının görüntü formunu (DispForm. aspx) veya liste öğesinin düzenleme formunu (EditForm. aspx) açmasını seçebilirsiniz.

Liste öğesini açan bir bağlantı oluşturmak için:

1. Tarayıcıda, bu iş akışını oluşturmak istediğiniz listeye gidin.

2. Bağlantının görüntü formunu açmasını istiyorsanız öğeyi görüntüle 'yi kullanarak kitaplıkta var olan herhangi bir belge için liste öğesini açın veya bağlantının düzenleme formunu açmasını Istiyorsanız öğeyi düzenleyin .

3. Adres çubuğundaki adresi ilk http: veya https: ile ilk eşittir (=) arasında kopyalayın.

   

4. ? ID = metin, sayfanın geçerli liste veya kitaplıktaki öğenin biçimini, bu örnekte, iş akışı aramalarında tanımlanan geçerli ÖĞENIN liste kimliği olacak şekilde, geçerli listedeki veya kitaplıktaki hangi öğenin listesini içeren bir sorgu dizesi parametresidir.

   Not: Geçerli öğe üç iş akışı görev eylemlerinden biri tarafından oluşturulan bir görevse ve bağlantının özel görev formunu (ve görevler listesinin varsayılan görüntüleme veya düzenleme formunu değil) açmasını istiyorsanız, geçerli öğenin özel görev formu olup olmadığınıgörün. İş akışı görev eylemiyle oluşturulmamış görevler için ve iş akışı görev eylemlerinden biri tarafından oluşturulan görevlerin de bulunduğu görüntü formları için, geçerli yordam gereklidir.

5. E-posta Iletisi tanımla iletişim kutusunda, bağlantının görünmesini istediğiniz statik metni girin veya yapıştırın (örneğin, liste öğesini görüntülemek için, burayatıklayın.

6. Metni seçin ve Köprüyü Düzenle'yi seçin.

7. Köprü Düzenle kutusundaki Adres alanında dize Oluşturucusu 'nuseçin.

8. Dize Oluşturucusu iletişim kutusunda adresi yapıştırın.

9. Ekleme noktasını, eşittir işaretinden (=) hemen sonra konumlandırın ve sonra da Arama Ekle veya Değiştir'i seçin.

10. Dize Için ara iletişim kutusunda, kaynak alanında geçerli öğe'yi seçin vekaynak alanındaki alan'ı seçin.

    

11. Tamam’ı seçin.

    Dize Oluşturucusu 'ndaki son dize http:// veya https:// başlamalıdır ve [%Current Item:ID%].ile bitmelidir

    Önemli: Geçerli öğe KIMLIĞI araması geçerli liste öğesine bağlantılar oluştururken yararlıdır, aşağıdaki aramalar işlenen yoldaki hataları sunabilir ve e-posta bağlantılarına dahil etmek için önerilmez: yol, sunucu göreli URL, kaynak URL ve URL yolu.

12. İki kez Tamam 'ı seçin.

Bağlantılarınız, e-postada alt çizgiyle mavi metinde görünür.

Bağlantıyı birden çok kez kullanmayı planlıyorsanız, sonraki bölüme geçin.

Liste öğesi adresini iş akışı değişkeni olarak depolama

Bir iş akışı değişkeninde, bir liste öğesinin görüntüleme formu veya düzenleme formunun URL 'sini saklayabilir, böylece aynı iş akışındaki birden çok yerde kullanabilirsiniz.

1. Iş akışı Tasarımcısı penceresinde, Eylemler'i seçin ve sonra dize dizininden alt dizeyi Ayıkla 'yı seçin.

   

2. Sahne alanı 'nda dize 'yi seçin ve Ellipses düğmesini [...] seçin.

3. Dize Oluşturucu iletişim kutusunda, URL 'nin statik metin bölümünü yapıştırın (ancak GEÇERLI öğe kimliğinin aranması değil).

   

4. Ekleme noktasını eşittir işaretinden (=) sonra konumlandırın ve sonra da Arama Ekle veya Değiştir 'i seçin.

5. Dize Için ara iletişim kutusunda, verikaynağı alanında geçerli öğe 'yi seçin ve kaynak alanındaki alan 'ı seçin .

   

6. Tamam’ı seçin.

   Arama, iletişim kutusundaki metne eklenir.

   

7. Dize Oluşturucusu iletişim kutusunu kapatmak için Tamam 'ı seçin .

8. 0 ' dan başlayarak 1 ' i seçin ve1ile değiştirin.

   Not:  Başlangıç sırasında 1 ' den büyük bir değer varsa, son dizede karakterler kaldırılır.

9. Değişken : alt dize veya değişken : substring1 değişkeni Output to Variable: substring.

10. Listede Yeni değişken Oluştur 'u seçin ve ardından değişkeni Düzenle iletişim kutusunda yeni değişken için bir ad girin.

11. Türün dizeolarak ayarlandığından emin olun ve Tamam 'ıseçin.

12. Yeni oluşturduğunuz eylemin altında öğesini seçin ve eylemlere e-posta gönder eylemini ekleyin ve sonra da eylemde Bu kullanıcıları seçin.

13. E-posta Iletisi tanımla iletişim kutusunda yeni değişkeni kullanmak için, bağlantının e-posta gövdesinde görünmesini istediğiniz metni girin veya yapıştırın. Metni seçin ve biçimlendirme menüsünde Köprüyü Düzenle'yi seçin. [FX] düğmesini seçin veya Ellipses düğmesini [...] seçin ve sonra da Arama Ekle veya Değiştir 'i seçin.

14. Dize ara iletişim kutusunda, veri kaynağı kutusunda, iş akışı değişkenleri ve parametreler 'i seçin.

15. Kaynak listesinde ,değişken: değişken adınıseçin ve sonra Tamam 'ı seçin ve ardından Tamam 'ıseçin.

    

Artık bu değişkeni geçerli iş akışında istediğiniz yere ekleyebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Temel sorun giderme Ipuçları 

Aşağıdaki soru listesi iş akışı oluşturma sorununun nedenini belirlemeye yardımcı olabilir:

1. Aynı listede başka türde iş akışı oluşturabilmisiniz? Örneğin, onay iş akışı oluşturmayı deneyin.

2. Aynı iş akışını oluşturabilirsiniz:

   • aynı sitedeki farklı bir listede mi?

   • aynı site koleksiyonu altında farklı bir sitede mi?

   • aynı Web uygulamasının altında farklı bir site koleksiyonunda mi?

   • farklı bir Web uygulamasında mi?

   • farklı bir hesapla mı çalışıyorsunuz?

   • farklı bir bilgisayar mı kullanıyorsunuz?

 Gelişmiş sorun giderme Ipuçları

Temel sorun giderme ipuçlarının hiçbiri bir iş akışı sorununun nedenini belirlemeye yardımcı olursa şu adımları kullanın:

1. Site ve iş akışı düzeyinde gerekli izinleriniz olduğundan emin olun. Site izinleri>Site izinleri>>Bu listenin izinlerini/liste ayarlarını kontrol edin ve izinleri denetle sonuçlarının eşleştiğini doğrulayın:

   1. İş akışını tasarlamak için en az izinler (Kaydet ve Yayımla):

      1. SharePoint sitesinde: Tasarım

      2. SharePoint listesinde: Düzenle

   2. İş akışını başlatmak için en düşük izinler:

      1. SharePoint sitesinde: Yalnızca görüntüle/okundu

      2. SharePoint listesinde: katkıda bulunma

2. Giden e-posta ayarlarının doğru Exchange sunucusuna ayarlandığından emin olun.

   1. Yönetici olarak komut istemini aç

   2. <Exchange sunucu adresini>. Örneğin: nslookup Exch.contoso.com

   3. Çıktıda Exchange sunucunun çözümlenen IP adresini görmelisiniz. Yoksa Exchange yöneticinizle görüşün ve doğru Exchange tam etki alanı adını (FDQN) isteyin.

3. Aşağıdaki adımları kullanarak SPUtilitySharePoint sınıfının SendEmail işlevini kullanarak aynı kişiye e-posta gönderin.

   1. SharePoint yönetimi kabuğunu yönetici olarak açın. ( Yönetici olarak farklı>SharePoint yönetim

   2. Aşağıdaki komut dosyasını çalıştırabilirsiniz. Komut dosyası trueile yanıtlarsa ve Kullanıcı SharePoint 'den bir e-posta alırsa, SharePoint da SMTP doğru yapılandırılır.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. SMTP işlevselliğini kullanarak, SharePoint sunucusundan aynı kullanıcıya bir e-posta gönderin. SMTP iletişimini sınamak Için Telnet kullanmabölümündeki adımları izleyin.