Microsoft Access 2007 veya Microsoft Outlook 2007 veya Microsoft Outlook 2010 ile Access 2010 kullanarak e-postaları e-posta olarak toplayabilirsiniz veya güncelleyebilirsiniz. Access, veri toplama formu oluştururken ve formu e-posta iletisinde gönderirken size yol gösterir. E-posta alıcılarınız tamamlanmış formları geri döndürse, toplanan verilerin belirli bir Access veritabanında otomatik olarak işlenmesini ve depolanmasını seçebilirsiniz. Bu veri toplama yöntemi, genellikle bir kopyalama ve yapıştırma ya da el ile veri girişi işlemi ile ilgili zaman ve çaba kazandırabilir. Bu işlem, veri toplamada bu işlemin kullanılacağı bazı senaryolardır:
Anketler İlk olarak, sonuçları depolamak için gerekli tablolarla bir Access veritabanı oluşturup sonuçları derlemek ve anket formu oluşturmak için sihirbaz kullanarak bir anket yapabilir ve sonuçları derleyebilirsiniz. Katılımcılar yanıtlarken, anket verileri veritabanında otomatik olarak depolanır.
Durum raporları Bu, bekleyen sorunlar hakkında en son stok düzeyi durumu veya güncel bilgiler olmasına bağlı olarak, ekibiniz geçerli bilgileri içeren e-posta iletilerinizi düzenli aralıklarla göndererek size bilgi gönderilmesini sağlayabilir.
Etkinlik Yönetimi Bir konferansı veya eğitimi veya diğer etkinlikleri düzenlerken, bir veya daha fazla formu e-posta iletisi olarak, kişi bilgilerini, seyahat ve otel tercihlerini, vb. toplamak için gönderebilirsiniz. Yanıtların otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız, katılımcılar size bildirimde bulunmadan her zaman tercihlerinizi değiştirebilir ve karar verme amacıyla en son verilere erişebilirsiniz.
Bu makalede, bu işlemi kullanmak için ne yapmanız gerektiği açıklanır, Sihirbazı kullanarak nasıl başlayacağınız ve daha sonra çeşitli adımlarda size ek bilgi sunulur; böylece sihirbazın en bilinçli seçimini yapabilirsiniz.
Not: Alıcılarınız size veri toplama formu göndermek için hotmail veya Yahoo kullanıyorsanız, toplanan verileri ekleyemezsiniz.
Başlamadan önce
Bu, e-posta iletilerini kullanarak ilk kez veri topluyorsunuz, aşağıdaki adımları uygulayın:
-
Bilgisayarınıza aşağıdaki uygulamaları yüklediğinizden emin olun:
-
Access 2007 veya Access 2010.
-
Outlook 2007 veya Outlook 2010. E-posta iletilerini göndermek için kullandığınız bilgisayarda Outlook yüklü ve yapılandırılmış olmalıdır. Outlook yüklü ancak henüz yapılandırılmadığında, Outlook 'U başlatın ve Outlook başlangıç sihirbazındaki yönergeleri izleyin. Sihirbazla ilgili yardım için Outlook Yardımı 'na bakın.
-
InfoPath formunu kullanmayı planlıyorsanız, InfoPath 2007 veya sonraki bir sürümünün yüklü olduğundan ve alıcılarınızın bilgisayarlarında InfoPath 'in de yüklü olmasını sağlayın.
-
E-posta alıcılarında, formu görüntüleyebilmeniz ve düzenleyebilmek için, InfoPath 'e veya bilgisayarlarında HTML biçimini destekleyen bir e-posta istemcisine sahip olmanız gerekir.
E-posta iletileri aracılığıyla veri toplamada kullanılan form bir Access formu değildir. Sihirbaz, HTML veya InfoPath biçiminde özel bir form oluşturur.
Hedef veritabanını tanımlama. Veritabanı. mdb veya. accdb biçiminde olabilir. Ayrıca,. mde ve. accde dosyaları desteklenir. Var olan bir veritabanını kullanmak istemiyorsanız yeni bir veritabanı oluşturmanız gerekir.
-
-
E-posta yanıtlarından alınan verilerle doldurulmasını istediğiniz tabloları tanımlayın veya oluşturun. Var olan tablolar için veri topluyorsunuz, tabloların salt okunur olmadığından ve içindekilere eklemek veya içeriklerini güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun.
Not: Ek, otomatik sayı, OLE ve çok değerli alan türleri e-posta iletileri kullanılarak toplanamaz
Veri toplama işlemi iki veya daha fazla tabloyu doldurur, bir seçme sorgusu oluşturmalı ve formun kayıt kaynağı olarak kullanmalısınız. Sorgunun temel tablolardaki gerekli alanların tümünü içerdiğinden emin olun. Var olan bir sorgu kullanıyorsanız, sorgunun salt okunur olmadığından ve içeriğini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun. İki veya daha fazla tabloyu temel alan bir sorgu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için, sorgulara girişmakalesine bakın.
Aşağıdaki durumlarda verileri yeni kayıtlar olarak depolayın:
-
Veriler birden çok tablo dolduracaktır.
-
Hedef tablonun birincil anahtar alanı yoksa. Birincil anahtar değerleri, her yanıtı varolan bir kayda eşlemek için gereklidir. Hedef tablonuzun birincil anahtar alanı yoksa, şimdi ekleyin veya birincil anahtar olarak benzersiz değerleri olan varolan bir alanı atayın.
-
Hedef tabloda herhangi bir kayıt yoksa. Tablo boşsa, sihirbaz kayıtları eklemek istediğiniz varsayılır.
-
Alıcıların e-posta adresleri veritabanında bir alan olarak saklanmıyorsa. Kayıtları güncelleştirmek için veri toplanırken, sihirbazın ürettiği iletiye adresleri el ile yazmayacaksınız. Adres alanı hedef tablosunda veya hedef tabloyla ilişkisi olan bir tabloda olmalıdır.
Başlarken
-
Toplanan verilerin saklanacağı veritabanını açın.
-
Verileri tek bir tabloya eklemek için, gezinti bölmesinde tabloyu seçin. Birden çok ilişkili tabloyu doldurmak için, bu tablolarla ilişkili sorguyu seçin.
-
Sihirbazı başlatmak için aşağıdakilerden herhangi birini yapın:
-
Dış veri sekmesinin veri Collect grubunda e-posta oluştur'u tıklatın.
-
Tabloya veya sorguya sağ tıklayın ve ardından e-postayla veri toplamayı ve güncelleştirmekiçin tıklayın.
Not: Tablo herhangi bir alan içermiyorsa veya yalnızca OtomatikSayı, OLE nesnesi, ek veya çok değerli arama alanı türlerine sahipse, Access aşağıdaki iletiyi görüntüler: Seçili tablo veya sorguda e-posta kullanılarak veri toplamayı destekleyen hiçbir alanyok.
-
Tablo, veri toplamayı destekleyen alanlar içeriyorsa, sihirbaz başlatılır. Hedef tablo veri eklemeyi ve güncelleştirmeyi destekliyorsa, sihirbaz size e-posta iletileri aracılığıyla veri toplamanın gerekli adımlarında yol gösterir.
İşlemin aşağıdaki yedi önemli adımında karşılaşabileceğiniz sorular için aşağıdaki bölümleri başvuru olarak kullanın.
Göndermek istediğiniz veri giriş formunun türünü seçin
Form türünü kendiniz ve alıcılarınız için kullanım kolaylığı temelinde seçin.
HTML formu seçme HTML formu e-posta istemcisi HTML 'yi destekleyen herhangi bir kullanıcı tarafından görüntülenebilir ve düzenlenebilir
Microsoft InfoPath formunu seçme Yalnızca InfoPath bilgisayarınızda yüklüyse bu seçeneği görürsünüz. Alıcılarınızın bilgisayarlarında InfoPath ve Outlook yüklü olduğunda bu seçeneği belirleyin. InfoPath formu daha iyi bir veri girişi ve düzenleme ortamı sunar,
Sonraki görüntülenen sihirbaz sayfası, hedef nesnenin verilerin güncelleştirilmesini destekleyip desteklemediğini bağlıdır. Nesne, iki veya daha fazla tabloyu temel alan bir sorgudaysa veya birincil anahtar alanı olmayan veya hiç kayıt içermiyorsa, sihirbaz yeni kayıt eklemek istediğiniz varsayılır ve form alanlarını seçmenizi ister. Tüm diğer durumlarda, sihirbaz, form alanlarını seçmenizi istemeden önce verileri eklemek mi yoksa güncelleştirmek mi istediğinizi belirtmenizi ister.
Yeni verileri toplamayı veya mevcut verileri güncelleştirmeyi seçme
Verilerle ne yapmak istediğinizi belirtin. Kullandığınız form türü, alıcının size tek bir yanıttaki gönderebilecek yeni kayıt sayısını etkiler. Verileri güncelleştirirken, alıcı tarafından güncelleştirilmesi gereken kayıtların sayısı, iletiye dahil edilecek önceden tamamlanmış formların sayısını tanımlar.
Not: Yeni kayıt eklemek için, ileti oluşturulduğunda e-posta iletisinin Adres kutusuna e-posta adreslerini yazın. Varolan verileri güncelleştirmek için, alıcıların e-posta adreslerinin temel tablo veya sorgudaki veya ilişkili bir tabloda bir alan olarak depolanması gerekir.
Toplanmasını istediğiniz verileri belirtin
Formunuza eklenecek alanları seçerken, formda temel alınan tabloda veya sorguda bulunan her alanı eklemeniz gerekmez. Ancak, aşağıdaki koşulların sağlanması gerekir:
-
Gerekli alanlar: Yıldız (*) simgesiyle işaretlenen alanlar gereklidir. Yeni kayıtlar topluyorsunuz, sihirbaz, gerekli özelliği Evetolarak ayarlanmış tüm alanları otomatik olarak içerir. Kayıtların gerekli alanları boşsa, Access kaydı tabloya eklemez.
-
Desteklenmeyen alan türleri: Formdaki otomatik sayı, ek, OLE nesnesi veya çok değerli arama alanları gibi belirli alan türlerini ekleyemeyebilirsiniz.
-
Birincil anahtar alanı: Kullanıcı, kayıt eklerken alana bir değer yazabilir; Belirtilen değer zaten kullanımda olduğunda yanıt işlenmeyecektir.
Not: İçerilen her alan için, alan özellikleri'nin altında, bir etiket belirtin ve kullanıcının alandaki verileri değiştirmesini Istemezseniz salt okunur 'e tıklayın.
Otomatik veya el ile veri işlemeyi belirtme
Yanıtların otomatik veya el ile işlenmesini seçebilirsiniz. Otomatik işleme, yanıtları aldığınızda Outlook ve Access birlikte veritabanınızdaki hedef tablolara dışarı aktarmak için birlikte çalışır. Otomatik işleme zaman ve çaba kazandırabilir. El ile işleme yalnızca Outlook 'ta belirtilen klasördeki verileri Access 'teki hedef tabloya aktarmak için dışarı aktarma işlemini başlattığınız anlamına gelir.
Yanıtlar posta kutunuza erişim sırasında aşağıdaki koşullar karşılandığında, yanıtlar hedef tabloya başarıyla aktarılır:
-
Outlook bilgisayarınızda çalışıyor olmalıdır. Outlook çalışmıyorsa, Outlook 'U bir sonraki başlatmanızda işlem başlar.
-
Access 'in parola korumalı olmaması ve özel kullanım modunda açılmamalıdır. E-posta iletisini gönderdikten sonra veritabanının adı veya konumu değiştirilmemesi gerekir.
-
Tablo ve sorguların adları ve formda bulunan alanların özellikleri, e-posta iletisini gönderdikten sonra değiştirilmemesi gerekir.
-
Temel tablo ve sorgu içeriklerini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olmanız gerekir.
Not: Otomatik işlem başarısız olursa, sorunları düzeltmeye çalışın ve başarısız olan yanıtları el ile dışarı aktarın. Sorunları çözümledikten sonra gelen kutunuza ulaşan tüm yanıtlar otomatik olarak işlenmeye devam eder.
Yanıtların otomatik işlenmesini denetlemek için özellikleri ayarlama
Yanıtların depolandığı farklı bir Outlook klasörü belirtmek için, sihirbazın yanıtlar sayfasını nasıl işlemek Istediğinizi belirtin seçeneğini tıklatın. Klasör Seç iletişim kutusunda farklı bir klasör seçin veya yeni bir klasör oluşturmak için Yeni 'yi tıklatın.
İçeri aktarma ayarlarını değiştirmek veya değiştirmek üzere yanıtların otomatik işlenmesini denetlemek için özellikleri ayarla 'yı tıklatırsanız, kullanılabilir seçenekler hakkında bilgi için aşağıdaki tabloya bakın:
|
Seçenek |
Sonuç |
|---|---|
|
İletiyi göndermediyseniz kişilerin yanıtlarını atma |
Yalnızca iletinizin özgün alıcıları tarafından gönderilen yanıtların otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız bu kutuyu seçin. Diğer kişilerden gelen yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. |
|
Her bir alıcıdan birden çok yanıt kabul etme |
Her bir alıcıdan yalnızca ilk yanıtın otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız bu kutuyu seçin. İkinci ve sonraki yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. Not: Bu ayar, tek bir yanıtın içindeki kayıt sayısını değil, yalnızca yanıt sayısını denetler. Başka bir deyişle, InfoPath formu gönderirseniz, Kullanıcı size tek bir yanıttaki birden çok kayıt gönderebilir ve Access, bu denetim kutusu seçili olmasa bile yanıttaki tüm kayıtları otomatik olarak işler. |
|
Yalnızca varolan verilerde güncelleştirmelere izin ver |
Alıcılar verileri güncelleştirmek için bir InfoPath formu kullanırken, mevcut kayıtların güncelleştirmelerine ek olarak yeni kayıtlar da gönderebilir. Yalnızca varolan kayıtların güncelleştirmelerini işlemek için bu iletişim kutusunu seçin. |
|
İşlenecek yanıt sayısı |
Otomatik olarak işlenmesini istediğiniz toplam yanıt sayısını (tüm alıcılardan) yazın. Tüm yanıtların otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız, metin kutusuna 5000 gibi büyük bir değer girin. Belirtilen değer erişildikten sonra alınan yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. |
|
Durdurulacak tarih ve saat |
Bu e-posta iletisi için otomatik yanıtların ne zaman durması gerektiğini belirtin. Bu tarih ve saatten sonra alınan yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. |
Bu seçenekleri daha sonra değiştirmek için, dış veri sekmesinin veri Collect grubunda Yanıtları Yönet'e tıklayın. Veri toplama Iletilerini Yönet iletişim kutusunda, ayarlarını değiştirmek istediğiniz iletiyi seçin ve ardından İleti seçenekleri'ni tıklatın. İletişim kutusunda yaptığınız değişiklikler, bu ileti için aldığınız tüm sonraki yanıtları etkiler.
Yanıtları elle işleme
Ne zaman ve hangi yanıtların işleneceğini denetlemek için otomatik işleme seçeneğini belirtmeyin. Bu yanıtlar, klasördeki her yanıta tıklayıp sağ tıklana kadar Outlook 'ta belirtilen klasörde depolanır ve ardından kısayol menüsünde verileri Microsoft Access 'e dışarı aktar 'a tıklayın.
Bazı durumlarda, otomatik olarak işlenemeyen yanıtları el ile işleyebiliriz.
Verileri dışarı aktarmadan önce aşağıdakileri unutmayın
-
Access veritabanı özel kullanım modunda açılmamalıdır ve e-posta iletisini gönderdikten sonra veritabanının adı veya konumu değiştirilmemesi gerekir.
-
Tablo ve sorguların adları ve formda bulunan alanların özellikleri, e-posta iletisini gönderdikten sonra değiştirilmemesi gerekir.
-
Temel tablo ve sorgu içeriklerini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olmanız gerekir.
Alıcıların e-posta adreslerini nasıl belirtmek istediğinizi seçin
Yalnızca yeni bilgiler topluyorsunuz, e-posta adreslerini iki şekilde belirtebilirsiniz:
-
E-posta adreslerini Outlook e-posta iletisine tek tek yazın veya adres defterinden adresler seçin.
-
Geçerli Access veritabanının tablosundaki veya sorgusundaki e-posta adresi alanını kullanın.
Not: Var olan kayıtları güncelleştirecek verileri toplarken, alıcıların e-posta adreslerinin veritabanında bir alan olarak kullanılabilmesi gerektiğinden bu iletişim kutusunu görmezsiniz.
E-posta adreslerini doğrudan Outlook 'a girme
Outlook 'ta alıcılarınız belirtiyorsanız, göndermeden önce iletiyi önizleyebilir ve özelleştirebilirsiniz. E-posta iletisinin gövdesinde kısa bir giriş ve bir form vardır. Formda hiçbir değişiklik yapmamanızı öneririz. Form yapısındaki değişiklikler, yanıt işlenmeyecektir.
Veritabanındaki bir alanda depolanan e-posta adreslerini kullanma
Ilişkili bir tablo seçme seçeneği birbiriyle ilgilidir. Veritabanınızda tablo ilişkilerini görüntülemek veya düzenlemek için veritabanı araçları 'nda. sekmesinin ilişkiler grubunda ilişkiler 'i tıklatın
İlişkiler hakkında daha fazla bilgi için tablo ilişkilerine yönelik makale kılavuzunabakın.
Alıcıların listesini gözden geçirme ve belirtme
Son ana adımda, e-posta iletisinin önizlemesini görüntüleme ve özelleştirme, alıcı listenizi ayarlama ve veri toplama iletinizi gönderme işlemi yer içerir.
E-posta iletisi oluşturma ve gönderme
Sihirbaz e-posta iletisini artık oluşturabildiğinize yönelik olarak size bildirir ve Yanıtları Yönet komutunu kullanarak e-posta durumunu görüntüleme Aşağıdaki tablo, her uyarıyı ve çözmek için gerçekleştirebileceğiniz eylemi açıklar:
|
Uyarı iletisi |
Açıklama |
S olution |
|---|---|---|
|
Bazı kayıtlar belirtilen e-posta adresi alanında geçerli bir adres içermiyor. Bu satırlar için veri döndürülmeyecek. |
Seçtiğiniz e-posta adresi alanında null değerler vardır. |
Her kayıt için veri toplamada, sihirbazdan çıkın ve null değerleri e-posta adresleriyle değiştirin. Ardından Sihirbazı yeniden başlatın. |
|
Şu anda veritabanında özel kullanım kilidi vardır; kilit yayımlanana kadar otomatik işleme başarısız olur. |
Veritabanı şu anda özel kullanım modunda açılmış durumda. |
Yanıtların otomatik olarak işlenmesini seçtiyseniz, Access özel kullanım kilidi olan bir veritabanını ekleyemediğinden veya güncelleştiremediğinden işleme başarısız olur. İletiyi gönderdikten hemen sonra veritabanını özel olmayan modda kapatıp yeniden açın |
|
Bu e-posta iletileri gizli veya hassas yapıdaki veriler içerebilir. |
Var olan kayıtları güncelleştirecek verileri topluyorsunuz ve göndermek üzere olduğunuz form var olan verilerle önceden tamamlanmış olacaktır. |
Bazı form alanlarında hassas veriler varsa, alanları seçtiğiniz sihirbaz adımına geri dönün ve formdan hassas veriler içeren alanları kaldırın |
İletiyi önizledikten ve özelleştirdikten sonra, e-posta adresi alanına filtre uygulayabilir ve alıcılarınız seçebilirsiniz. İlgili denetim kutularını seçerek kullanmak istediğiniz e-posta adreslerini seçin. Geçersiz e-posta adreslerini listeleyen iletişim kutusu görürseniz, listedeki adresleri not alın ve Çıkış'a tıklayın. Geçersiz adresleri doğrulayın, gerekli düzeltmeleri yapın ve iletiyi yeniden göndermeyi deneyin.
