Excel veri kaynağınızı Word adres mektup birleştirme için hazırlama

Word adres mektup birleştirmesi için kullanmak istediğiniz kişiler listesini ve diğer verileri derlediniz. Veri kaynağınız var olan bir Excel elektronik tablosuysa, adres mektup birleştirme için yalnızca verileri hazırlamanız yeterli olur. Ama veri kaynağınız sekmeyle ayrılmış (.txt) veya virgülle ayrılmış değer (.csv) dosyasıysa, verileri önce Excel'e içeri aktarmanız, sonra da adres mektup birleştirme için bu dosyayı hazırlamanız gerekir.

1. Adım: Excel’de veri kaynağınızı ayarlama

Word'de adres mektup birleştirme için veri kaynağınız olarak Excel elektronik tablosunu kullanıyorsanız bu adımı atlayın. Veri kaynağı bir .txt veya .csv dosyası ise, dosyayı Excel'e içeri aktarın.

Bir .txt veya .csv dosyasını başarıyla içeri aktardıktan sonra 2. adıma gidin.

Excel’i açın.
Veri > Metinden/CSV'den seçeneğine gidin.
.csv veya .txt dosyasını seçin.
İçeri aktarma önizlemesinde ZIP/posta kodu sütununu Metin olarak ayarlayın.
İçeri aktarmayı tamamlamak için içeri aktarma önizlemesinde Yükle (veya İçeri Aktar) seçeneğini belirleyin. Excel daha sonra verileri çalışma sayfasına ekler.
Adres mektup birleştirme işleminizin veri kaynağı olarak bu sayfayı kullanın.

Excel’i açın.
Excel 2016 Veri > Dış Veri Al > Metinden seçeneğine gidin.
İstediğiniz .txt veya .csv dosyasını seçin; ardından İçeri Aktar seçeneğini belirleyin.
Metin İçeri Aktarma Sihirbazı'nın Özgün veri türü bölmesinde Sınırlandırılmış'ı seçin.
Dosyada üst bilgiler varsa, Önizleme bölmesinin üst kısmındaki Verilerimde üst bilgi var'ı seçin ve sonra da İleri'yi seçin.
Sınırlayıcılar bölmesinde, verilerin kullandığı sınırlayıcıyla (Sekme veya Virgül gibi) eşleşen onay kutusunu, sonra da İleri'yi seçin.
Veri önizleme altında, posta kodlarının bulunduğu sütunu seçin ve Sütun veri biçimi’nin altında Metin'i seçin.

Not: Sütuna her veri biçimi (Genel, Metin veya Tarih) uyguladığınızda, biçimin adı bu sütunun tablo üst bilgisinde görüntülenir.
Değiştirmek istediğiniz sütunu ve uygulamak istediğiniz veri biçimini seçerek, 7. Adımı gerektiği kadar yineleyin.
Son’u seçin.
Veri İçeri Aktar iletişim kutusunda Varolan çalışma sayfası varsayılan ayarını ve hücre adresini kabul edin ve Tamam'ı seçin.

Dikkat: Veri İçeri Aktar iletişim kutusundaki hücre adresi o anda seçili durumda olan hücreyi gösterir. Adlandırılmış hücre adresiyle başlayan veriler içeri aktarılır.
Elektronik tablonuzu yeni bir dosya adıyla kaydedin.

2. Adım: Veri kaynağınızı hazırlama

Word adres mektup birleştirme işleminde posta listesi olarak kullanacağınız Excel veri kaynağınızda, sayısal veri sütunlarını doğru biçimlendirdiğinizden emin olun. Örneğin, sayıların bulunduğu bir sütunu, para birimi gibi belirli bir kategoriyle eşleşecek şekilde biçimlendirin.

Kategori olarak yüzdeyi seçerseniz, yüzde biçiminin hücre değerini 100 ile çarpacağını unutmayın. Bu çarpımı engellemek isterseniz yüzde sütununu metin olarak biçimlendirin.

Adres mektup birleştirme sırasında verilerin korunması için posta kodlarının metin olarak biçimlendirilmesi gerekir. Bu işlem içeri aktarılırken yapılmadıysa, şimdi biçimlendirin. Metin olarak biçimlendirilmezse, kodlarda başa gelen sıfırlar (örneğin, 00399), adres mektup birleştirme sırasında kaybolur.

Posta kodlarını veya biçimlendirilebilecek diğer verileri içeren sütunu seçin.
Giriş'e gidin ve Sayı grubunda Sayı Biçimi kutusunun aşağı okunu seçin, sonra da listeden bir seçenek (örneğin Metin) belirtin.

Birleştirme alanının önüne veya arkasına uygun simgeyi eklediğinizden emin olun. Örneğin burada, simgeleri atarsanız para birimi ve yüzde değerlerinin nasıl göründüğü gösterilmektedir.

“Katkınız $50,00” ve “%20 indirim teklifi” sözlerini okuyan adres mektup birleştirme sonuçları belgesi.