Microsoft Teams ve e-posta, uyum içinde yaşıyor
Microsoft Teams'i kullanmaya yönelik ipuçları ve püf noktalarıyla dolu bir üretkenlik kılavuzu, iş yerinde Teams'i derleyen ve kullanan kişilerden her gün.
Teams e-postayla ilişkinizi değiştiriyor. Grubunuzun tamamı Teams’te çalıştığında daha az e-posta alırsınız. Konuşmalarınızın çoğu için Teams’i kullanacağınız için de gelen kutunuzda daha az zaman geçirirsiniz.
Ancak bazı konularda yine de e-posta alacaksınız (hatta almanız gerekecek). Denge, Teams kullanmayan kişilerle ne sıklıkta etkileşim kuracağınıza ve sizin kendi tercihlerinize bağlıdır. (Aramızdan bazıları gün boyunca yalnızcı bir kez e-postasına bakarken, bazılarımız gün boyu Teams’le e-postayı birlikte çalıştırıyor.) Çoğu kişiye çalışırken hem Teams hem de e-posta gerekir.
İşte yapmaktan hoşlandığımız birkaç şey:
1. En yakın iş arkadaşlarınızla gündelik işler için Teams’deki sohbetleri ve kanalları kullanın.
Gündelik olarak gidip gelen akışlar Teams’de çok iyidir. Sohbetler ve kanallar; etkinlik lojistiğini tartışmaya, yeni özelliklerin artılarını ve eksilerini değerlendirmeye ve ilerleme durumumuzla ilgili güncelleştirmeleri göndermeye yönelik olarak hazırlandı.
Gelen kutumuzdan bu tür iletiler çıktığında, e-posta etkinliklerimizin hacmi ve türlerinde değişiklik oldu (bu konuda daha fazla bilgi için sonraki bölümlere bakın).
Devam eden konuşmaları takip etmek için grup sohbetlerinizi adlandırıp sabitleyin.
2. Toplantı davetlerine nereden yanıt vermek istediğinize karar verin.
Bazılarımız toplantı isteklerimizi Outlook’ta kuyruk stilinde gözden geçirmeyi tercih ediyor. Başkaları ise bunu Teams’deki Takvim alanından yapmaktan hoşlanıyor. Her ikisi de harika; size uygun olanı seçin.
Bazı konularda yine de e-posta alacaksınız (hatta almanız gerekecek). Denge, Teams kullanmayan kişilerle ne sıklıkta etkileşim kuracağınıza ve sizin kendi tercihlerinize bağlıdır.
3. Kapsamlı duyurular ve bültenler için e-postaya bakın.
Bölüm değişikliği, yıllık Bağış kampanyasının başlangıcı, Satya'dan gelen iletiler ve Müşteri Desteği bülteni gibi resmi, şirket çapında yapılan duyuruların e-postayla gelmesine alışkınız. Bunlar çoğunlukla dikkatli bir şekilde biçimlendirilmiştir ve çok fazla kişiye ulaşması düşünülmüştür. Bu tür öğeler için bir gözümüz e-postada oluyor. Bazen insanlar, e-postalarına pek bakmayanların bile görebilmesi için bu tür e-postaları kanallarımızdan birine iletiyor.
Önemli e-postaların kanallara nasıl iletildiğini öğrenmek için bu videoyu izleyin.
4. Teams’e konuk olarak eklenecek dış kişileri seçin.
Microsoft dışından kişilerle birlikte çalıştığımız bir projemiz varsa, projeye özel bir Teams ekibi oluşturabilir ve söz konusu dış kişileri konuk olarak davet edebiliyoruz. Bu sayede proje iletişimini Teams'de tercih ettiğimiz yolla sürdürebiliyor ve projeyle ilgili bildirimleri doğrudan Teams'de tutabiliyoruz. Diğer tüm projelerimizi de burada izlediğimizden, önemli sohbetleri ve dosyaları zamanında görme olasılığımız artıyor.
Yalnızca arada sırada iş yaptığımız dış kişiler için e-posta uygundur.
Nasıl konuk eklendiğini merak ediyor musunuz? Ekibe konuk ekleme konusuna göz atın.
Sonraki: Bildirimlerinizi seçki olarak sunma
Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?
Daha fazla seçenek mi istiyorsunuz?
Abonelik avantajlarını keşfedin, eğitim kurslarına göz atın, cihazınızın güvenliğini nasıl sağlayacağınızı öğrenin ve daha fazlasını yapın.
Topluluklar, soru sormanıza ve soruları yanıtlamanıza, geri bildirimde bulunmanıza ve zengin bilgiye sahip uzmanlardan bilgi almanıza yardımcı olur.
