Ortak klasörler Outlook bir kuruluş içindeki belirli konular veya projeler hakkında bilgi toplamak, düzenlemek ve paylaşmak için harika bir yer sağlar. Bu durumda "Genel", tüm dünyada değil, kuruluş içindeki herkes tarafından değiştirilebilir anlamına gelir. Bir ortak klasöre ileti postalatırsanız, bu iletiyi kimseye e-postayla göndermezsiniz ve dolayısıyla kimsenin Gelen Kutusu kalabalık olmaz. Bunun yerine, kişiler ilginç gönderileri ne zaman bakmak isterken klasörü kontrol edeler.
Önemli: Ortak klasörleri Outlook'la için Microsoft Exchange Server ve bir Exchange e-posta hesabı gerekir. Çoğu ev ve kişisel e-posta hesabı e-posta adresini Exchange.
1. Adım: Sistem yöneticinize Exchange denetleme
Kuruluş ortak klasörlere izin vermiyor olabilir veya bunları kullanmayla ilgili ilkeleri olabilir. Doğru yolda ilerlersiniz için yöneticinize danışın. Kuruluş ortak klasörlerin kullanımına izin verdi ve destekliyorsa, ancak üst düzey bir ortak klasör henüz mevcut yoksa, ortak Exchange bir klasör oluşturmalarını iste.
En üst düzey klasör kullanılabilir olduğunda, Ctrl + 6 tuşlarına basarak klasörü ve bu klasörün Outlook basın.
2. Adım: Klasör oluşturma ve klasöre ad uygulama
-
Klasör Bölmesi'nde Ortak Klasörler'i görmek için Ctrl+6 tuşlarına basın.
Önemli: Klasör Bölmesi'nde Ortak Klasörler bölümünü görmüyorsanız, yerel e-posta Exchange bakın. Sizin için ayarlamaları gerekir.
-
Ortak Klasörler'e sağ tıklayın veYeni Klasör'e tıklayın.
-
Klasörü adla ve Tamam'a tıklayın.
İpuçları:
-
Sık Kullanılanlar klasörlerinize ortak klasör ekleyebilirsiniz. Daha sonra Outlook Web App, aynı ortak klasörler içinde öğeleri oluşturma, güncelleştirme veya silme gibi bazı işlevleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu eylemler Takvim, Kişi, Posta ve Ortak klasörlerin içinde yapılabilir.
-
Bir ortak klasörü Sık Kullanılanlar'ınıza eklemekiçin klasöre sağ tıklayın ve Sık Kullanılanlara Ekle... öğesini seçin.
-
Sık Kullanılan klasörler'in Outlook Web App hakkında bilgi için bkz. Outlook Web App' üzerinde ileti klasörleriyle çalışma.
3. Adım: Kullanıcılar ve gruplar için klasör izinlerini ayarlama
Varsayılan olarak Outlook olarak, ortak klasörün oluşturucusu olarak yalnızca size izinler sağlar; bu nedenle, özel olarak kişilerin klasördeki içeriği okuması ve klasöre içerik paylaştırmalarını için bu kullanıcılara izinler atamanız gerekir. Ortak klasör izinlerini değiştirme hakkında bilgi edinebilirsiniz.
Ortak klasörleri kullanmaya başlama
İşte bir kuruluşta ortak klasörleri kullanmanın bazı tipik yolları:
Çevrimiçi tartışmalar
Her tartışma konusunu kendi alt klasörüne depolar. Gerekirse, her alt klasör için izinleri ayarlayın (gizli veya hassas bilgiler içeren klasörlere erişimi kısıtlamak istiyor olabilir). Bir konunun, bir öğenin yayın olup olmadığını kontrol etmek, kurumsal standartlara uygun gönderileri silmek veya ilkeyi ihlal etmek için bir moderatörü olabilir.
Takvimleri, kişi listelerini ve görev listelerini paylaşma
Klasöre erişimi olan kişilerle bilgi paylaşmak için gönderilere takvim, kişi ve görev veya görev listeleri ekleyin. Bu merkezi konum türü, ekip projeleri üzerinde iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırır.
Posta klasörleriyle ortak klasörler arasındaki farklar
-
E-posta klasöründen ortak klasöre geçiş yaptığınız zaman, Klasör Bölmesi'nin üstündeki Yeni Postala düğmesi Yeni E-posta olarak değişir; çünkü normalde öğeleri ortak klasöre e-posta iletileri göndermek yerine gönderirsiniz.
-
Ortak klasördeki bir gönderiyi yanıtlarken, Her Şeyi Yanıtla düğmesi yoktur. Klasörün içeriğini gören herkes gönderinizi görebilir.
Klasör oluşturma Outlook daha fazla bilgi
Ortak klasör oluşturma ve izinleri, görünümleri, formları ve kuralları belirtme
Ortak klasör oluşturmak için, mevcut bir ortak klasörde klasör oluşturma izninizin olması gerekir. İzin alma hakkında bilgi için yöneticinize başvurun.
-
Dosya menüsünde Yeni 'nin üzerine gelin veardından Klasör'e tıklayın.
-
Ad kutusuna klasör için bir ad girin.
-
Klasör Bulundu kutusunda, oluşturmak istediğiniz klasör türüne tıklayın.
-
Klasörün nereye yer tutulacaklarını seçin listesinde klasörün konumunu tıklatın.
Ortak klasörü var olan öğelerle hızla başlatmak için:
-
Klasör Listesi'nde, Gezinti Bölmesi'nde, kopyalamak istediğiniz klasöre tıklayın.
-
Dosya menüsünde Klasör 'e gidin ve Klasöradını kopyala'ya tıklayın.
-
Listede, klasörün kopyalanır ve kopyalanır istediğiniz konuma tıklayın.
-
-
Özellikler Klasör Listesi, Gezinti Bölmesi altında, paylaşmak istediğiniz ortak klasöre sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.
Klasör üzerinde paylaşım izinlerini ayarlamak için ortak klasör üzerinde Sahip izniniz olması gerekir. Bir defada yalnızca bir klasör için izinler ayarabilirsiniz.
-
İzinler sekmesine tıklayın.
-
Ekle’ye tıklayın.
-
Arama kutusuna, paylaşım izinleri vermek istediğiniz kişinin adını girin.
-
Ekle'yi ve ardından Tamam'ı tıklatın.
-
Ad listesinde, yeni ekley istediğiniz kişinin adına tıklayın.
-
İzinler'inaltında istediğiniz ayarları seçin.
Not: Ad listesinde Varsayılan'a tıklayarak klasöre aynı izinlere erişimi olan herkesi atabilirsiniz.
Aşağıdakilerden birini yapın:
-
Sıfırdan görünüm oluşturma
-
Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve Görünümleri Tanımla'ya tıklayın.
-
Yeni'ye tıklayın.
-
Yeni görünümün adı kutusuna bir ad yazın.
-
Görünüm türü kutusunda, istediğiniz görünüm türü seçin.
-
Kullanılabilir dosyanın görünüm değiştirmek için, Kullanılacak yer'in altındaki bir seçenilene tıklayın.
-
Tamam'a tıklayın.
-
Görünümü daha da özelleştirmek için Açıklama altındabir düğmeye tıklayın ve kullanmak istediğiniz seçenekleri belirleyin.
-
Seçenek belirtme işlemini bitirdiğinizde Tamam’a tıklayın.
-
Görünümü hemen kullanmak için Görünümü Uygula'yı tıklatın.
-
-
Standart bir görünümü temel alarak görünüm oluşturma
-
Yeni görünüm temel almak istediğiniz görünüme geçiş.
-
Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve sonra Geçerli Görünümü Özelleştir'e tıklayın.
-
Yapmak istediğiniz her tür değişiklik için Açıklama altındabir düğmeye tıklayın ve istediğiniz seçenekleri belirleyin.
-
Değişiklik yapmaya bitirdikten sonra Görünümü Özelleştir iletişim kutusunu kapatın.
-
Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve Görünümleri Tanımla'ya tıklayın.
-
Klasör adı klasörü görünümleri kutusunda Geçerli görünüm ayarları'a tıklayın.
-
Kopyala öğesini tıklatın.
-
Yeni görünümün adı kutusuna bir ad yazın.
-
Yeni görünümün kullanılabileceği yerleri değiştirmek için Kullanılabileceği yerler'in altında bir seçeneğe tıklayın.
Not: Yeni görünümler Geçerli Görünüm görünümüne alt menü(Görünüm menüsünde DüzenlemeYeni'nin üzerine gelin).
-
Ortak klasörün varsayılan görünümünü değiştirmek için, klasör üzerinde Sahip izninizin olması ve klasör için herkesin görüntüleyebilen en az bir özel görünümü olması gerekir.
-
Ortak Klasör Listesi, Klasör Gezinti Bölmesi ortak klasöre sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.
-
Yönetim sekmesine tıklayın.
Yönetim sekmesi görünmüyorsa, Sahip izniniz yok.
-
Klasör listesinde ilk görünümde, klasör her açıldığında görünmesini istediğiniz görünüme tıklayın.
Normal görünümde, klasördeki Outlook türüne göre varsayılan Microsoft Posta Görünümü görüntülenir.
Formları özel bir paylaşılan klasöre veya ortak klasöre eklemek için Düzenleyici, Yayımlama Düzenleyicisi veya Sahip izniniz olması gerekir. Klasör bir ortak klasörse ve Sahip izniniz varsa, klasörü kullanan diğer kişilerin kullanabileceği formları sınırlandırabilirsiniz.
-
Özellikler Klasör Listesi, Klasör Gezinti Bölmesi, klasöre sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.
-
Formlar sekmesine tıklayın.
-
Bu klasör listesiyle ilişkili Formlar'a form eklemek için Yönet'e tıklayınve formun gösterileni seçin.
-
Kapat'ı tıklatın.
-
Klasörü kullanan diğer kişilerin de kullanamalarını istediğiniz formları sınırlandırk için Bu klasörde bu formlara izin ver altındaki bir seçenilene tıklayın.
Ortak klasörle ilgili kuralları oluşturmak veya değiştirmek için, ortak klasör üzerinde Sahip izniniz olması gerekir.
-
Tablo Klasör Listesi, Gezinti Bölmesi altında, kuralları oluşturmak veya değiştirmek istediğiniz ortak klasöre sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.
-
Yönetim sekmesine tıklayın.
-
Klasör Yardımcısı'ne tıklayın.
-
Aşağıdakilerden birini yapın:
-
Kural oluşturmak için Kural Ekle 'ye tıklayın.
-
Var olan bir kuralı değiştirmek için, listede bir kurala tıklayın ve sonra da Kuralı Düzenle'ye tıklayın.
-
-
Eylemin gerçekleşmesi için öğenin karşılaması gereken koşulları girin. Daha fazla koşullar için Gelişmiş 'e tıklayın.
-
Bu eylemleri gerçekleştir'inaltında istediğiniz seçenekleri belirleyin.
Not: Bir kural oluşturmanız, varsayılan olarak etkindir.
Aşağıdakilerden birini yapın:
-
Takvim paylaşma
-
Yeni bir klasör oluşturun ve Klasör içeriği listesinde Takvim öğeleri'ne tıklayın.
-
Klasörün yerleştirileceği yeri seç listesinde, Takvim'i ve Tamam'ı tıklatın.
-
Klasöre toplantılar ve olaylar ekleyin.
-
-
Kişi listesini paylaşma
-
Yeni bir klasör oluşturun ve Klasör içeriği listesinde Kişiöğeleri'ne tıklayın.
-
Klasör listesinin nereye eklen adres seç listesinde Kişiler'e veardından Tamam'a tıklayın.
-
Klasöre kişi ekleyin.
Not: Paylaşılan kişi listesi, Adres Defteri/Outlook listesinde görüntülenir.
-
-
Görev listesi paylaşma
-
Yeni bir klasör oluşturun ve Klasör içeriği listesinde Görevöğeleri'ne tıklayın.
-
Klasör listesinin nereye ek gerekle ilgili seç listesinde Görevler'e veardından Tamam'a tıklayın.
-
Klasöre görevler ekleyin.
Not: Bir görev listesini ortak klasöre kopyalasanız da, görev isteğini bir ortak klasöre kopyaamaz veya ortak klasörden görev isteği oluşturamazsınız.
-
-
Bilgileri ortak klasöre postala
-
Bilgileri postaya almak istediğiniz ortak klasörü açın.
-
Gönderme bilgileri için varsayılan formu kullanmak için, Dosya menüsüne tıklayın, Yeni 'nin üzerine gelinve Bu Klasöre Gönder'e tıklayın.
-
Forma, postaya almak istediğiniz bilgileri girin.
-
Postala'ya tıklayın.
-
Denetlenen bir ortak klasör oluşturma
Bir ortak klasörü bir denetlenen klasör olarak ataması için Ortak klasör için Sahip izninizin olması gerekir.
-
Ortak Klasör Listesi, Klasör Gezinti Bölmesi ortak klasöre sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Özellikler'e tıklayın.
-
Yönetim sekmesinde, Denetlenen Klasör 'e tıklayın.
-
Klasörü denetimli klasör olarak ayarla onay kutusunu seçin.
-
Yeni öğeleri buraya ilet kutusunda, gelen iletileri alan kişinin adını veya gözden geçirme için iletilerin depolandığı diğer bir ortak klasörün adını girin. Gözden geçirmeyi yapan moderatör 6. adımda belirtilir.
-
İsteğe bağlı: Moderatör yeni bir mesaj geldiğinde otomatik olarak yanıt göndermek için Yeni öğeleri ile yanıtla altında bir seçenek belirleyin.
Aşağıdakilerden birini seçin:
-
Standart yanıt
"Gönderiniz için teşekkür ederim. Genel kullanıma açık bir şekilde kullanıma sunulması gerekip gerek olmadığını belirlemek üzere bazı klasörlere veya tartışma gruplarına yapılan gönderilerin gözden geçirl gerektiğini lütfen unutmayın. Böyle durumlarda, onaylanan gönderiler başkaları tarafından görüntülenemeden önce bir gecikme olur."
-
Özel yanıt
Özel yanıt 'ave ardından Şablon 'a tıklayın. Özel yanıt metninizi yazın.
Moderatörler ileti gönder göndere cevaplardan birini almaz.
-
-
Moderatör olan kişilerin adlarını eklemek veya kaldırmak için Ekle veya Kaldır'atıklayın.
-
İsteğe Bağlı: Seçili bir moderatörü özelliklerini görüntülemek için Özellikler'e tıklayın.
