SharePoint Server 'da belge kümeleri planlama

Belge kümeleri hakkında

Belge kümeleri , kuruluşun tek bir teslim edilebilir öğe veya birden çok belge veya dosya içerebilen bir iş ürünüyönetmesini sağlayan bir SharePoint Server 2016 özelliktir. Belge kümesi, benzersiz belge kümesi özniteliklerini, klasörlerin ve belgelerin özniteliklerini ve davranışlarını birleştiren ve iş ürününün tüm yönlerini yönetmeye yardımcı olacak bir kullanıcı arabirimi (UI), meta veri ve nesne modeli öğeleri sağlayan özel bir klasör türüdür.

Birçok kuruluştaki ekipler ve kullanıcılar için bir belge kümesi veya iş ürünü, bir proje veya teslim edilebilir öğe daha iyi yönetmek için gereklidir. Örneğin, yasal bir ekibin belirli bir dava ile ilgili çeşitli belgeleri, fotoğrafları ve ses dosyalarını toplaması, oluşturması ve yönetmesi gerekebilir. Veya, bir satış takımının olası bir istemci için teklif talebi oluşturmak ve yönetmek amacıyla çeşitli kaynaklardan gelen belgeleri derlenmesi gerekebilir. Belge kümeleri, bu takım belgelerini tek bir koleksiyon, teslim edilebilir veya iş ürünü olarak yönetebilmelerini sağlayacak ekip ve kullanıcıları sağlar. Böylece, belge kümesi sahipleri, iş ürününüzle ilgili öğeleri ve önemli bilgileri görüntüleyen özel bir karşılama sayfası oluşturabilir.

SharePoint Server 2016, belge kümelerini tutarlı bir şekilde oluşturmak ve yönetmek isteyen kuruluşlar, normalde oluşturdukları her iş ürünü için bir belge kümesi içerik türünü yapılandırabilirler. Belge kümesi içerik türü, onaylanmış içerik türlerini, öznitelikleri, varsayılan öğeleri, sütunları, iş akışlarını ve ilkeleri tanımlayabilir. Ek özelleştirilmiş belge kümesi içerik türleri, her biri üst belge kümesi içerik türünden özellikleri ve ayarları devralan üst içerik türünden oluşturulabilir. İçerik türü kitaplığa eklendikten sonra, kullanıcılar Yeni komutu kullanarak belge kümesi içerik türünün niteliklerini devralan bir belge kümesi oluşturabilir. Belge kümesi içerik türü izin verilen içerik türlerini, varsayılan içeriği, paylaşılan sütunları, karşılama sayfası sütunlarını ve varsayılan karşılama sayfası görünümünü belirtmenize olanak tanıyan ek ayarlar sağlar.

İçerik türleri hakkında daha fazla bilgi için 2010bkz.

SharePoint Server 2016 'da belge kümelerini oluşturma ve yönetme hakkında daha fazla bilgi için, SharePoint Server 2016 yardımında Yeni belge kümesi içerik türü oluşturma ve yapılandırma konusuna bakın.

Belge kümelerini yönetme

SharePoint Server 2016 belge kümeleri, klasörlerle aynı özniteliklerin ve özelliklerin çoğunu paylaşabilir. Ancak, belge kümesi çözümünü planlarken bilmeniz gereken bazı önemli noktalar vardır.

• Belge kümesinde bulunabilecek belge sayısında sınır yoktur. Ancak, görüntüleme yükleme saatleri, varsayılan olarak 5.000 öğelerinde ayarlanan liste görünümü eşik değeri tarafından sınırlanabilir. Klasörler belge kümelerinde kullanılabilir, ancak meta veri gezintisi belge kümesinde kullanılamaz. Bu nedenle, belge kümesinde kaç öğenin yer alacağınıza karar belirlediğinizde liste görünümü eşikleri ve gezinti tasarımı ile ilgili olma olasılığını dikkate almak önemlidir. Ayrıca, Gönder özelliğini belge kümesiyle birlikte kullandığınızda, belge kümesindeki tüm belgelerin toplamı 50 MB 'den büyük olamaz. Çok fazla sayıda öğe içeren bir koleksiyon veya iş ürünü için, belge kitaplığındaki bir klasör yapısı daha iyi bir çözüm olabilir.

• Belge kitaplığında bulunabilecek belge kümesi sayısında sınır yoktur. Bununla birlikte, listelerde gösterilebileceğiniz belge kümelerinin sayısı liste görünümü eşiğinden sınırlanır.

• Paylaşılan meta verileri kullanırken, bir belge kümesinde paylaşılan meta verileri kullanan 10 ' dan fazla öğe varsa, meta veri güncelleştirmeleri bir zamanlayıcı işi tarafından 15 dakikada bir çalıştırılır. Örneğin, kitaplığın üst düzeyinde 10 belgeniz ve paylaşılan meta verileri bulunan bir belge kümesindeki tek bir belge varsa, zaman işi çalışmaz. Ancak başka bir 9 belge kümesi eklerseniz Zamanlayıcı işi çalıştırılır.

• Belge kümesi yönlendirmesini kullanırken, bir içerik düzenleyicisine gönderilen belge kümeleri teslim kitaplığı 'nda kalacak ve varsayılan olarak günlük çalıştırılan içerik düzenleyici işlemi Zamanlayıcı işi tarafından uygun konuma taşınacak.

Site koleksiyonunda belge kümeleri kullanmak için, belge kümeleri özelliğinin etkinleştirilmesi gerekir.

Site koleksiyonu için belge kümeleri özelliğini etkinleştirmek için

1. Site ayarları sayfasında, site koleksiyonu yönetimi'nin altında, site koleksiyonu özellikleri'ni tıklatın.

2. Özellikler sayfasında, belge kümeleriiçin Etkinleştir'i tıklatın.

Belge kümeleri özelliği etkinleştirildikten sonra, belge kümesi içerik türleri oluşturabilirsiniz.

Planlama belge kümesi içerik türleri

Belge kullanımını çözümle çalışma sayfasını kullanarak çözümünüz için belge kümesi içerik türlerini planlayabilirsiniz, bu makaleyi kullanarak kullanıcıları tanımlar ve SharePoint 2013 'te belge kullanımını çözümleyebilirsiniz. Böylece, çözümünüzde kullanacağınız her yeni belge kümesi içerik türüyle ilgili kararları kaydetmek için içerik türü çalışma sayfasını (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&CLCID = 0x409) kullanabilirsiniz.

Içerik türü çalışma sayfasını kullanarak belge kümesi içerik türlerini planlamak için

1. Içerik türü çalışma sayfasının Içerik türü    alanına belge kümesi girin.

2. Yeni belge kümesi içerik türünün tanımlandığı site URL 'sini girin. İçerik türlerinin tanımlandığı sitede ve bu sitenin altındaki tüm sitelerde kullanılabilir olduğunu unutmayın.

3. Üst içerik türünü belirleme    Içerik türü çalışma sayfasının üst Içerik türü    alanına üst belge kümesi içerik türünü girin. Bu, önceden planladığınız bir temel belge kümesi içerik türü veya özel bir belge kümesi içerik türü olacaktır.

4. Belge kümesi ayarlarını belirleme    Içerik türü çalışma sayfasında aşağıdaki belge kümesi ayarlarını belirleyin ve belirtin:

   1. İzin verilen içerik türlerini belirleme    Bu belge kümesi içerik türünde izin verilecek varsayılan içerik türlerini belirtin.

   2. Varsayılan içeriği belirleme    Oluşturduğunuz belge kümesi içerik türü, belge kümesinin yeni örneğini oluştururken otomatik olarak varsayılan içerik oluşturmaya yapılandırılacaktır, belge kümesine el ile dosya ekleyebilirsiniz. Yalnızca belge kümesi için izin verilen içerik türlerinin dosyaları eklenebilir.

   3. Paylaşılan sütunları belirleme    Belge kümesi için sütun değerlerinin kümenin içerdiği tüm belgelerle otomatik olarak eşitlenip eşitlenmeyeceğini belirtin.

   4. Karşılama sayfası sütunlarını belirleme    Her belge kümesi için karşılama sayfasında gösterilecek sütunları belirtin.

   5. Hoş geldiniz sayfası görünümünü belirleme    Hoş geldiniz sayfasında belge kümesinin içeriğini görüntülemek için görünümü belirtin.

5. Sütunları ve sütun sırasını belirleme    Içerik türü çalışma sayfasının sütunlar    tablosunda:

   1. Üst içerik türünden devralınan her bir sütunu girin. Yeni?    sütununda, her girdi için Hayır yazın.

   2. Her ek sütun için, önceden tanımlanmış bir sütunun veya oluşturacağınız bir sütunun adını girin. Ek sütunların adlarını, bunların türlerini girin ve bunların yeni olup olmadıklarını belirtin.

6. Çalışma sayfasının plan şablonu    bölümünde yokyazın.

7. İş akışlarını belirleme    Belge kümesi içerik türüyle ilgili kullanılabilir bir iş akışı varsa, isteğe bağlı olarak bunu içerik türüyle ilişkilendirebilirsiniz. İş akışı daha sonra bu içerik türündeki herhangi bir liste öğesinde başlatılabilir. İş akışı planlamasının tam tartışma için , bkz. İş akışlarını gözden geçirdikten ve hangi iş akışlarının kullanılabildiğini belirledikten sonra, Içerik türü çalışma sayfasının Iş akışları    tablosundaki içerik türüyle ilişkilendirilecek her iş akışını girin. İş akışı üst içerik türünden devralınbelirtilmezse, bu bilgileri Yeni?    sütununa girin.

8. İlkeyi belirleme    İlke, bir tür içeriğin bir kural kümesidir; ilke özellikleri, içerik türü öğelerinin basılıp yazdırılmayacağı veya öğedeki hangi eylemlerin denetlenmesi gerektiği gibi her kuralın ayrıntılarını sağlar. İlke planlama hakkında daha fazla bilgi için, SharePoint Server 2013 'da bilgi yönetimi Ilkesi planıkonusuna bakın. İlkeleri gözden geçirdikten ve hangi ilke özelliklerinin ve ilke şablonlarının kullanılabildiğini belirledikten sonra, Içerik türü çalışma sayfasının Ilke planı    bölümünde aşağıdakileri yapın:

   1. Üst içerik türünün ilke ayarları varsa, yeni içerik türünde değişmeden kalır. Bu, ilkelerin ayarlandıktan sonra tüm ilgili içerik türlerinde zorlanmasını sağlar. Geçerli içerik türü ilke ayarlarını üst türünden devralırsa, Içerik türü çalışma sayfasının Ilke planı    bölümünde, "üst içerik türünde tanımlanan ilke mi?" sorusuna Evet yanıtını verin.

   2. Geçerli içerik türü üst içerik türünü temel alan bir ilkeyi devralırsa, ilke planı    Için Ilke adını kaydet    bölümünde, ilke şablonunun adını yazın. Aynı şekilde, geçerli içerik türü bir ilkeyi devralmadıklarında ve bir ilke şablonu uygulamak istiyorsanız, ilke planı    Için Ilke adını kaydet    bölümünde ilke şablonunun adını yazın.

   3. Geçerli içerik türü üst içerik türünden bir veya daha fazla bireysel ilke özelliğini devralırsa, çalışma sayfasının Ilke planı    bölümündeki özellik    tablosuna her ilke özelliğini girin. Buna karşılık, geçerli içerik türü bir ilke devralmadıklarında ve ilke özelliklerini geçerli içerik türüyle ilişkilendirmek istiyorsanız, özellik    tablosuna bu ilke özelliklerini girin. Her iki ilke özelliğini ve bir ilkeyi bir içerik türüne göre ilişkilendiremezsiniz.

Çalışma sayfaları

Bu makalede tartışılan bilgileri kaydetmek için aşağıdaki çalışma sayfalarını kullanın:

• İçerik türü çalışma sayfası (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&CLCID = 0x409)

• Belge kullanımı çalışma sayfasını çözümleme (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&CLCID = 0x409)