Birden çok kaynaklardan kişileri aktardıysanız veya başka birinin kişi listesini devraldıysanız, bu kaynakta depolanan yinelenen kişileriniz Outlook. iCloud veya Gmail gibi bir dış kaynaktan yeni kişileri içeri aktarıyorsanız, Outlook yinelemeleri denetler ve yeni kişi kaydı (yineleme) oluşturma veya yinelenen kişileri birleştirme arasında seçim yapabilirsiniz. Ne yazık ki, kişi klasörlerinize yinelenen kişiler bulunduktan sonra bu kişileri kaldırma işlemi otomatik olarak yoktur. Bununla birlikte, tüm kişilerinizi bir dosyaya aktarabilirsiniz, sonra bunları Outlook içeri aktararak yerleşik yinelenen denetim özelliklerinden faydalanabilirsiniz. Yalnızca birkaç yinelenen kişiniz varsa, kişi listenizi sıraebilir ve bunları el ile silebilirsiniz.
Yinelenen kişileri tek tek silme
-
Kişiler’e tıklayın.
-
Şeritteki Geçerli Görünüm grubunda, görünümler kutusunun sağ alt köşesine ve sonra Görünümler'e Telefon. Bu, kişi listenizi taramak ve yinelenenleri görmek için en kolay görünüm.
-
Kişi listesinde, Ctrl tuşunu basılı tutun ve silmek istediğiniz her bir kişi için tıklayın.
-
Tüm yinelenenleri seçtikten sonra Delete veya Ctrl+D tuşlarına basın.
Dışarı ve içeri aktarmayı kullanarak çok fazla sayıda yinelenen kişi silme
Çok fazla sayıda yinelenen kişi varsa, yinelenenleri tek tek silmek sıkıcı ve zaman alıcı olabilir. Çok fazla sayıda yinelenen kişi silmenin en hızlı yolu bunları bir dosyaya dışarı aktararak yeni bir klasöre içeri aktarmanızdır. TT'nin içeri aktarma sürecindeki Outlook algılama özelliğiden yararlanmak için aşağıdaki adımları kullanın
-
Kişiler’e tıklayın.
-
Geçerli Kişiler klasörünüze sağ tıklayın ve Yeni Klasör'u seçin.
-
Yeni klasörünüze bir ad, örneğin Duplicates.
-
Ana Kişiler klasörünüze tekrar tıklayın.
-
Tüm kişilerinizi seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın.
-
Kişilerinizi Yinelenenler klasörüne sürükleyip bırakın veya Ctrl+Shift+V tuşlarını kullanarak Klasöre Taşı iletişim kutusunu açın ve Yinelenenler klasörlerinizi seçin.
-
Birincil kişiler klasörünüz artık boş olacaktır.
-
Dosya > Aç ve Dışarı Aktar > İçeri/Dışarı Aktar öğelerini seçin.
Not: Outlook 2010'da, Dosya > Dışarı Aktar>'ı seçin ve 10. adıma geçin.
-
Dosyaya Aktar'ı seçin.
-
Virgülle Ayrılmış Değerler (Virgülle Ayrılmış Değerler) Windows.
-
3. Adımda oluşturduğunuz Yinelenenler klasörünü seçin.
-
Dosyayı yeniden bulabilecek bir yere kaydedin.
-
Son'a tıklayın.
Kişilerinizi yeniden Posta'ya Outlook
-
Dosya > Aç ve Dışarı Aktar > İçeri/Dışarı Aktar öğelerini seçin.
Not: Outlook 2010'da, Dosya > Al'>'i seçin ve 3. adıma geçin.
-
Başka bir program veya dosyadan içeri aktar'ı seçin.
-
Virgülle Ayrılmış Değerler (Virgülle Ayrılmış Değerler) Windows.
-
Yukarıdaki yordamda oluşturduğunuz dosyayı bulmak için göz atabilirsiniz.
-
Yinelenen öğeleri içeri aktarma seçeneğini belirtin.
-
Hedef klasör olarak ana kişiler klasörlerinizi seçin. Bu, o anda boş olan klasördür.
-
Son’u seçin.
Yinelenenler klasöründeki kişileri ana Kişiler klasörünüze geri kopyalama
-
Yinelenenler kişi klasörünü seçin.
-
Klasördeki kişilerden birini tek tıklatın ve sonra tüm kişileri seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın.
-
Seçili kişileri ana Kişiler klasörünüze taşıma. Klasöre Taşı iletişim kutusunu kullanarak sürükleyip Ctrl+Shift+Vtuşlarına basabilirsiniz.
-
Yinelenen Outlook karşılaştığında, iki seçeneği olan bir istem görmeye devam ediyor.
-
Kişi çoğaltılmış bir kişi değilse Yeni kişi ekle'yi seçin.
-
Kişi yinelenen bir kişiyse, Seçili kişinin bilgilerini güncelleştir'i seçin.
Seçiminizi yaptıktan sonra Güncelleştir'i seçin. Aynı seçimi tüm çoğaltılmış kişiler için tekrarlamak için, Tüm Kişileri Güncelleştir'i seçin.
-
-
Klasöre taşıma işlemi bittiğinde, Yinelenenler klasörünü silebilirsiniz.
Yinelenen Kişi Algılandı iletişim kutusunda yinelenen kişileri çözümlemek için iki seçeneğiniz vardır:
Yinelenenleri yeni kişi olarak ekleme Yeni kişi Kişiler klasörünüze eklenir. Örneğin, Zehra A0 adlı bir kişi oluşturursanız ve Kişiler klasör'de bu adı alan bir kişiniz zaten varsa, Zehra Lew adında iki kişiniz olur. İkisi arasında ayrım yapmak için, bire bir orta değer ekler.
İpucu: Kişilerinizi Elektronik Kartvizit olarak görüntülemek, kişileri yinelenen adlarla ayırt etmek için yeterince bilgi görmek için iyi bir görünüm seçimidir.
Yinelenen bir kişiden gelen yeni bilgileri var olan bir kişi ile güncelleştirme Outlook hem yinelenen hem de var olan kişilerde veri içeren tüm alanları karşılaştıracak ve yinelenen kişiden gelen verileri var olan kişide çakışan veri içeren alanlara kopyalar. Örneğin, Judy Lew adlı ve 555-0112 numaralı telefon numarasına sahip bir kişiniz varsa ve yeni telefon numarasıyla yinelenen bir kişiniz varsa, Outlook yeni numarayı var olan kişide uygun alana kopyalar ve diğer tüm alanları aynı bırakır.
Yeni kişi için atadığınız renk kategorileri ve yeni kişiden gelen iletide yer alan metin var olan kişinin üzerine kopyalanmaz. Bu bilgileri kopyalamak için el ile bunu yapabilirsiniz. Sertifikalar ve Etkinlikler sekmesindeki kişilerin bağlantıları yinelenen kişiden kopyalanır ve özgün bilgileri değiştirmeden var olan kişinin üzerine eklenir. Ancak, Etkinlikler sekmesindeki görevler ve randevular gibi kişiler dışında öğelere yönelik bağlantılar kopyalanmaz.
Bir Outlook kişideki verileri her güncelleştirmediğinde, özgün kişinin bir kopyası Silinmiş Öğeler klasöründe depolanır. Bu kopya, özgün kişide yer alan bilgilere geri dönmenız gerekirse kullanılabilir.
Kişileri Outlook'e aktardıysanız, kişiler klasörde zaten var olan adları veya e-posta adreslerini kullanıyorsanız ve İçeri ve Dışarı Aktarma Sihirbazı'nda Yinelenenlerin oluşturulmaya izin ver seçeneğini seçtiyseniz, içeri aktarmış olabileceğiniz kişilerin birkaçında veya tamamında istenmeyen yinelemeler olabilir.
İstenmeyen yinelenen kişileri kaldırmak el ile yapılan bir işlemdir, ama bunu yapmanın en kolay yolu aşağıdadır.
-
Kişiler'de,yinelenen kişilerin olduğu kişiler klasörünü seçin.
-
Görünüm Gezinti Bölmesi, Geçerli Görünüm altında,Listele'Telefon tıklayın. Bu, kişi listenizi taramak ve yinelenen kişileri görmek için en iyi görünüm. Artık listeyi değiştirme tarihine göre sıralanmış ve yinelenenleri birlikte gruplabilirsiniz.
-
Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve sonra Geçerli Görünümü Özelleştir'e tıklayın.
-
Alanlar'atıklayın, Kullanılabilir alanlar listesinde Değiştirme Tarihi'ne tıklayın ve ardından Ekle'ye tıklayın.
-
Bu alanları bu sırada göster listesinin en üstünde Değiştirme Tarihine Kadar Taşı'ya tıklayın.
-
Tamam'a iki kez tıklayın.
-
Kişi listesinde, yinelenen kişilerden her seçme sırasında CTRL tuşunu basılı tutun.
-
Tüm yinelenen kişileri seçtikten sonra DELETE tuşuna basın.
Not: İçeri ve Dışarı Aktarma Sihirbazı'nda Kişileri içeri aktar seçeneğinde yinelenen kişilerin Outlook veya Yinelenenleri alınan öğelerle değiştir seçeneğini belirtin.
-
Yinelenenleri içeri aktarma Varolan veriler tutulur ve dosyanın Kişisel Klasörler dosyası (.pst) Kişiler klasörüne kopyalanmaz.
-
Yinelenenleri alınan öğelerle değiştir Kişiler klasöründeki var olan veriler, içeri aktarılan .pst dosyasındaki bilgilerle değiştirilir.
Yinelenen algılama özelliğini Outlook, işlem daha hızlı olabilir. Bu özelliği kapatmak için şunları yapın:
-
Araçlar menüsünde Seçenekler'e tıklayın.
-
Kişi Seçenekleri'netıklayın ve Yinelenen kişileri denetleme onay kutusunun işaretini kaldırın.
