Рядок підсумків в Access дає змогу швидко переглянути загальні підсумки для стовпців даних у табличному поданні. Наприклад, у таблиці з відомостями про покупки можна відобразити суму цін чи придбаних одиниць товару або загальну суму елементів, додавши рядок підсумків до даних у табличному поданні.
Примітка.
Щоб відобразити значення суми для стовпця, тип даних стовпця має бути "Число", "Десяткове число" або "Грошова одиниця". Для стовпців із нечисловими значеннями можна вибрати лише тип даних "Обчислюване поле".
Додавання рядка підсумків
- Двічі клацніть таблицю, запит або розділену форму в області переходів, щоб відкрити табличне подання.
- На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.
Рядок Підсумок додасться в кінець даних у табличному поданні:
- Щоб підрахувати значення певної клітинки, яка міститься в рядку Підсумок, клацніть у клітинці й виберіть тип підсумку.
Вибір типу підсумку
Додавши рядок Підсумок, потрібно вибрати тип значення підсумків для кожного стовпця. Наприклад, суми можна відображати, якщо для даних установлено тип "Число", "Десяткове число" або "Грошова одиниця". Підрахувати значення можна, коли для типу даних установлено текстове значення.
Розгляньмо приклад із даними в табличному поданні, де відображається значення загальної суми для стовпців "Купівельна ціна " та " Придбано одиниць ", а також загальна кількість для стовпця "Елемент " на зображенні нижче:
Замість слова Total у першому стовпці можна показати загальну кількість записів. Клацніть рядок підсумків у стовпці "Елемент ", клацніть стрілку та виберіть пункт "Кількість ", щоб переглянути загальну кількість або кількість елементів.
Потім клацніть стрілку в стовпці Купівельна ціна та виберіть пункт Сума, щоб переглянути загальну купівельну ціну всіх елементів.
Повторіть ці дії для стовпця Придбано одиниць, щоб переглянути загальну кількість придбаних одиниць.
Примітка.
Хоча рядок підсумків не можна видалити або вирізати, його можна приховати, натиснувши кнопку "Підсумки " на вкладці " Основне ".
Загальні відомості про функцію "Сума" та інші агрегатні функції
Агрегатні функції виконують обчислення в стовпцях даних і повертають один результат. Агрегатні функції використовуються, коли потрібно обчислити одне значення, наприклад суму або середнє значення. Пам'ятайте, що використовуються агрегатні функції зі стовпцями даних. Це може здатися очевидним твердженням, але під час проектування та використання бази даних ви, як правило, зосереджуєтеся на рядках даних і окремих записах: переконується, що користувачі можуть вводити дані в поле, переміщати курсор праворуч або ліворуч і заповнювати наступне поле тощо. Натомість за допомогою агрегатних функцій можна зосередитися на групах записів у стовпцях.
Припустімо, що програма Access використовується, щоб зберігати й відстежувати дані про збут. За допомогою агрегатних функцій можна визначити кількість проданих товарів в одному стовпці та обчислити загальний обсяг збуту в другому стовпці й середній обсяг збуту – у третьому.
У таблиці нижче перелічено й описано агрегатні функції, які можна використовувати в Access у рядку підсумків. Пам'ятайте, що в Access є й інші агрегатні функції, але їх можна використовувати лише в запитах.
| Функція | Опис | Підтримувані типи даних | Доступність у рядку підсумків |
|---|---|---|---|
| Середнє | Обчислює середнє значення стовпця. Стовпець має містити числа, грошові одиниці або дату й час. Ця функція пропускає Null-значення. | Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час | Так |
| Кількість | Підраховує кількість елементів у стовпці. | Усі типи даних, складних повторюваних скалярних даних, як-от стовпець багатозначних списків. Докладніше про створення багатозначних списків див. у статтях Посібник із багатозначних полів і Створення або видалення багатозначного поля. | Так |
| Максимум | Повертає елемент із найбільшим значенням. Для текстових даних найбільшим вважається останнє значення за алфавітом; і Access не враховує регістр. Ця функція пропускає Null-значення. | Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час | Так |
| Мінімум | Повертає елемент із найменшим значенням. Для текстових даних найменшим вважається перше значення за алфавітом; і Access не враховує регістр. Ця функція пропускає Null-значення. | Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час | Так |
| Стандартне відхилення | Визначає, наскільки значення відхиляються від середнього. Докладні відомості про функції Standard відхилення та відхилення див. в наступному розділі. | "Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця" | Так |
| Сума | Додає елементи в стовпці. Працює лише з числовими та грошовими даними. | Число, десяткове значення, грошова одиниця | Так |
| Відхилення | Вимірює статистичне відхилення всіх значень у стовпці. Цю функцію можна використовувати лише з числовими та грошовими даними. Якщо таблиця містить менше двох рядків, Access повертає Null-значення. Докладні відомості про функції відхилення див. в наступному розділі Standard функції відхилення та відхилення. | "Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця" | Так |
Функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення"
Функції Standard Deviation і Variance обчислюють статистичні значення. Зокрема, вони обчислюють, де значення скупчено навколо середнього значення (середнього значення) у стандартному розподілі (графік стандартного розподілу).
Уявімо, що ви випадково відібрали 10 інструментів, виточених на одному станку, і виміряли їхню межу міцності, щоб оцінити станок і методи перевірки якості. Якщо обчислити середню межу міцності, то виявиться, що в більшості інструментів це значення близьке до середнього, але в одних воно більше, а в інших – менше. Проте якщо обчислити лише це значення, ви не зможете оцінити методи перевірки якості, тому що через кілька інструментів із високою або низькою міцністю середнє значення може відрізнятися.
Функції Стандартне відхилення та Відхилення допомагають вирішити цю проблему, визначаючи, наскільки отримані значення близькі до середнього. Якщо розглядати межу міцності, то що менші числа повертає кожна з цих функцій, то краще налагоджено виробництво, тому що отримане значення лише кількох інструментів вище або нижче середнього.
У цій статті наведено лише загальну інформацію про функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення". Докладні відомості про них див. на сайтах, присвячених статистиці. Працюючи з функціями "Відхилення" та "Standard відхилення", враховуйте наведені нижче правила.
- Ці функції ігнорують Null-значення.
- Функція Відхилення використовує таку формулу:
- Функція Стандартне відхилення використовує таку формулу:
