Форматування числового або грошового поля

Типи даних "Число", "Велике число" та "Грошова одиниця" в Access мають багато форматів. Для числового та грошового формату є три варіанти: зберегти формат за замовчуванням, застосувати попередньо визначений формат або створити настроюваний формат. Коли ви застосовуєте формат до поля таблиці, Access автоматично застосовує його до будь-якого елемента керування форми або звіту, який пізніше прив'язано до поля таблиці. Форматування змінює лише спосіб відображення даних. Вона не впливає на спосіб зберігання даних або введення користувачами.

У цій статті

• Огляд числових і грошових форматів
• Застосування вбудованого формату
• Приклади вбудованих форматів
• Застосування настроюваного формату
• Приклади спеціальних форматів
• Символи користувацького формату
• Відображення н.е. або н.е.

Огляд числових і грошових форматів

Щоб створити настроюваний формат, введіть різні символи у властивість Format поля таблиці. Символи можуть бути покажчиками місця заповнення, наприклад 0 «і», #роздільниками, наприклад крапками та комами, літералами та кольорами залежно від того, як має відображатися форматування. Програма Access автоматично застосовує до приєднаного елемента керування у формі або звіті будь-який спеціальний формат, який використовується в полі таблиці.

Можна вказати формати для чотирьох типів числових значень: додатний, від'ємний, нульовий (0) і нульовий (невизначений). Якщо ви створюєте формат для кожного типу значення, спочатку ставте формат для додатних значень, формат для від'ємних значень – другий, формат для нульових значень – у кінці кінця, а формат для Null-значень – останнім. Розділяйте формати крапкою з комою.

Приклад настроюваного форматування. #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

Відображається як:

• 1,234.568
• (1,234.568) червоним кольором
• 0,000.00
• Undefined

Ось що означає форматування:

• Знак номера (#) слугує покажчиком місця заповнення для цифр. Якщо значень немає, відображається пробіл. Щоб відобразити нулі, а не пробіли, використовуйте 0 як покажчик місця заповнення. Наприклад, щоб відобразити 1234 як 1234.00, скористайтеся рядком ####.00форматування.
• Додатні значення відображаються з двома десятковими знаками.
• Від'ємні значення відображаються з двома десятковими знаками в дужках і червоним кольором.
• Нульові значення відображаються як число 0, завжди з двома знаками після коми.
• Null-значення відображаються як слово Undefined.

Рядок може містити не більше чотирьох сегментів, кожен із яких розділюється крапкою з комою (;). Якщо поле таблиці приймає Null-значення, четвертий розділ можна пропустити.

Розділ	Опис формату	Приклад
Якщо перший розділ містить #,###.##	Відображає додатні значення.	1234.5678 Відображається як 1,234.568. У цьому форматі кома використовується для роздільника розрядів і крапка як десятковий роздільник. Якщо кількість десяткових значень у записі перевищує кількість символів покажчика місця заповнення в настроюваному форматі, програма Access округлює значення й відображає лише кількість значень, визначену форматом. Наприклад, якщо поле містить 3,456.789, але його формат визначає два знаки після коми, програма Access округлює десяткове значення до 0.79. Порада. Для формату з більшими або більшою кількістю знаків після коми додайте більше покажчиків місця заповнення для десяткових значень, наприклад #,###.###.
Якщо другий розділ містить (#,###.##)[Red]	Відображаються лише від'ємні значення. Якщо дані не містять від'ємних значень, програма Access залишає це поле пустим.	Від'ємне значення береться в дужки. У цьому прикладі будь-яке від'ємне значення відображається червоним кольором.
Якщо третій розділ містить 0,000.00	Визначає формат для всіх нульових значень (0).	відображається якщо поле містить нульове значення. 0,000.00 Щоб відобразити текст замість числа, "Zero" візьміть його в подвійні лапки.
Якщо четвертий розділ містить "Undefined"	Визначає, що бачать користувачі, коли запис містить Null-значення. У цьому випадку користувачі бачитимуть слово Undefined".	Ви також можете використовувати інший текст, наприклад "Null" або "****". Символи в подвійних лапках вважаються літералами й відображаються точно так, як було введено.

На початок сторінки

Застосування вбудованого формату

В Access передбачено кілька вбудованих форматів для числових і грошових даних. За замовчуванням число відображається у вигляді його введення.

У таблиці

1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
2. У верхній частині конструктора виберіть поле "Дата й час", яке потрібно відформатувати.
3. У розділі " Властивості поля " в нижній частині клацніть стрілку в полі властивості "Формат " і виберіть формат із розкривного списку.
4. Після вибору формату з'явиться кнопка " Параметри оновлення властивостей ". Він дає змогу застосувати новий формат до будь-яких інших полів таблиці й елементів керування форми, які логічно успадковуватимуть його. Щоб застосувати зміни в усій базі даних, клацніть смарт-тег і натисніть кнопку "Оновити формат скрізь <", де використовується ім'я> поля. У цьому разі "Ім'я поля" – це ім'я поля "Число" або "Грошова одиниця".
5. Щоб застосувати зміни до всієї бази даних, натисніть кнопку "Так ", коли відкриється діалогове вікно " Оновити властивості " з формами та іншими об'єктами, які успадкують новий формат. Докладні відомості див. в статті "Розповсюдження властивості поля".
6. Збережіть зміни та перейдіть до подання таблиці , щоб з'ясувати, чи формат відповідає вашим потребам.

У формі або звіті

У формі або звіті дати зазвичай відображаються в текстових полях. Просто встановіть для властивості "Формат" текстового поля потрібний формат дати.

1. Відкрийте режим розмітки чи конструктора форми або звіту.
2. Наведіть вказівник миші на текстове поле з числом або грошовою одиницею.
3. Натисніть клавішу F4 , щоб відкрити аркуш властивостей.
4. Установіть для властивості "Формат " один із попередньо визначених форматів дати.

У запиті

1. Відкрийте запит у режимі конструктора.
2. Клацніть правою кнопкою миші поле дати та виберіть пункт "Властивості".
3. У вікні властивостей виберіть потрібний формат зі списку властивостей формату.

У виразі

• За допомогою FormatDateTime функції можна відформатувати значення дати в одному з кількох попередньо визначених форматів. Це може бути корисно, якщо ви працюєте в області, де потрібен вираз, наприклад макрос або запит.

На початок сторінки

Приклади вбудованих форматів

У таблиці нижче наведено попередньо визначені параметри властивостей формату для чисел і грошових одиниць.

Настройка	Опис
Загальний числовий	(За замовчуванням) Відображає число, як воно введено.
Грошова одиниця	Використовує роздільник розрядів і відповідає параметрам, заданим у регіональних параметрах Windows для від'ємних чисел, десяткових символів і символів грошових одиниць, а також десяткових розрядів.
Євро	Використовується символ євро (€), незалежно від символу грошової одиниці, указаного в регіональних параметрах Windows.
Виправлено	Відображає принаймні одну цифру та відповідає параметрам, визначеним у регіональних параметрах Windows для від'ємних чисел, символів десяткових дробів, грошових одиниць і десяткових розрядів.
Стандартний.	Використовується роздільник розрядів і відповідає параметрам, заданим у регіональних параметрах Windows для від'ємних чисел, десяткових символів і десяткових розрядів.
частка	Множить значення на 100 й додає знак відсотка (%). Він відповідає встановленим у регіональних параметрах Windows для від'ємних чисел, десяткових символів і десяткових розрядів.
Експоненційний	Використовується стандартна експоненційна нотація.

Нижче наведено приклади попередньо визначених числових форматів.

Значення	Дані.	Дисплей.
Загальний числовий	3456.789 –3456.789 213,21 грн.	3456.789 –3456.789 213,21 грн.
Грошова одиниця	3456.789 –3456.789	3 456,79 грн. ($3,456.79)
Виправлено	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Стандартний.	3456.789	3,456.79
частка	3 0.45	300% 45%
Експоненційний	3456.789 –3456.789	3,46E+03 –3,46E+03

На початок сторінки

Застосування настроюваного формату

1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

2. У верхній частині конструктора виберіть поле "Дата й час", яке потрібно відформатувати.

3. У розділі " Властивості поля " виберіть вкладку " Загальні ", клацніть клітинку поруч із полем "Формат " і введіть конкретні символи відповідно до потреб форматування.

4. Після вибору формату з'явиться смарт-тег "Параметри оновлення властивостей ". Він дає змогу застосувати новий формат до будь-яких інших полів таблиці й елементів керування форми, які логічно успадковуватимуть його. Щоб застосувати зміни в усій базі даних, клацніть смарт-тег і натисніть кнопку "Оновити формат скрізь", де використовується ім'я поля. У цьому разі поле "Ім'я поля" – це ім'я поля "Дата й час".

5. Щоб застосувати зміни до всієї бази даних, натисніть кнопку "Так ", коли відкриється діалогове вікно " Оновити властивості " з формами та іншими об'єктами, які успадкують новий формат. Докладні відомості див. в статті "Розповсюдження властивості поля".

6. Збережіть зміни та перейдіть до подання таблиці , щоб з'ясувати, чи формат відповідає вашим потребам.

7. Перевірте формат, виконавши такі дії:

   • Введіть значення без роздільників розрядів або десяткових роздільників і подивіться, як формат оброблятиме дані. Чи правильно розставлені роздільники у форматі?
   • Введіть довші або коротші значення, ніж передбачалося (з роздільниками чи без), і перегляньте поведінку формату. Чи додає формат небажані пробіли або нулі на початку чи в кінці?
   • Введіть нуль або Null-значення у форматі, призначеному для додатних чи від'ємних значень, і перевірте, чи подобається вам результат.

На початок сторінки

Приклади спеціальних форматів

Нижче наведено приклади настроюваних числових форматів.

Настройка	Опис
0;(0);;"Null"	Зазвичай відображає додатні значення, від'ємні значення в дужках і слово Null if значення Null.
+0.0;–0.0;0.0	Відображає знак "плюс" (+) або "мінус" (–) із додатними чи від'ємними числами, відображає 0.0 його (нуль).

На початок сторінки

Символи користувацького формату

Щоб створити настроюваний формат, використовуйте наведені нижче символи як покажчики місця заповнення та роздільники.

Символ	Опис
#	Використовується для відображення цифри. Кожен екземпляр символу представляє позицію для одного числа. Якщо в позиції немає значення, відображається пробіл. Його також можна використовувати як покажчик місця заповнення. Наприклад, якщо застосовано формат #,### і введено значення 45 в полі, 45 відображається. Якщо ввести 12,145 дані в поле, Access відобразить 12,145 це повідомлення, навіть якщо ви визначили лише один покажчик місця заповнення ліворуч від роздільника тисяч.
0	Використовується для відображення цифри. Кожен екземпляр символу представляє позицію для одного числа. Якщо в позиції немає значення, відображається нуль (0).
Десятковий роздільник . (крапка)	Визначає, де роздільник має бути розміщено в полі "Число" та "Грошова одиниця" між цілою та десятковою частиною. Десяткові роздільники різняться залежно від регіону у Windows.
Роздільник груп розрядів , (кома)	Указує, де Access має розташувати символ роздільника між частинами тисяч у числовому полі або полі грошової одиниці. Роздільники тисяч різняться залежно від регіону у Windows.
пробіли, +-$()	Використовується для вставлення пробілів, математичних символів (+-) і фінансових символів ($¥£) за потреби в рядках форматування. Якщо потрібно використати інші поширені математичні символи, такі як скісна риска (\/або) і зірочка (*), візьміть їх у подвійні лапки. Зверніть увагу, що ви можете розмістити їх у будь-якому місці.
\	Використовується, щоб примусово відображати в Access символ, який слідує за ним. Це те саме, що й символ у подвійних лапках.
!	Використовується для примусового вирівнювання всіх значень за лівим краєм. Якщо застосувати вирівнювання за лівим краєм, не можна використовувати покажчики місця заповнення та #0 цифри, але можна використовувати покажчики місця заповнення для текстових символів.
*	Використовується, щоб примусово перетворити символ безпосередньо після зірочки на символ заповнення, тобто символ, який заповнює пробіли. Числові дані в Access зазвичай вирівнюються за правим краєм і заповнюються будь-яку область ліворуч від значення пробілами. Символи заливки можна додавати будь-де в рядку формату, і коли ви це робите, програма Access заповнює вказаним символом усі пробіли. Наприклад, у форматі £##*~.00 відображається сума в грошовій одиниці .£45~~~~~.15 Кількість символів тильди (~), що відображаються в полі, залежить від кількості пробілів у полі таблиці.
%	Використовується як останній символ у рядку форматування. Перемножує значення на 100 та відображає результат зі знаком відсотка в кінці.
E+, E- –або– e+, e-	Використовується для відображення значень в науковій або експоненційній нотації. Використовуйте цей параметр, якщо попередньо визначений науковий формат не надає достатньо місця для значень. За допомогою функції OR E+e+ можна відобразити значення як додатні показники, а E- також e- від'ємні показники. Ці покажчики місця заповнення необхідно використовувати з іншими символами. Наприклад, припустімо, що формат 0.000E+00 застосовано до числового поля, а потім введено 612345. Відображаються екрани 6.123E+05Access. Спочатку програма Access округлює кількість десяткових розрядів до меншого до трьох, тобто числа нулів справа або зліва від десяткового роздільника. Потім Access обчислює експонентне значення, виходячи із кількості цифр, які падають праворуч або ліворуч залежно від мовних настройок десяткового роздільника у вихідному значенні. У цьому випадку вихідне значення містило 612345б п'ять цифр праворуч від десяткової коми. Тому програма Access відображає 6.123E+05, а обчислене значення дорівнює 6.123 x 105.
"Literal text"	Використовуйте подвійні лапки для тексту, який мають бачити користувачі.
[color]	Використовується, щоб застосувати колір до всіх значень у сегменті формату. Ім'я кольору необхідно взяти у квадратні дужки й використовувати одне з таких імен: black, blue, redwhitecyangreenmagentayellowабо .

На початок сторінки

Відображення н.е. або н.е.

Ви можете використовувати настроюваний формат для відображення A.D. даних до або B.C. після року, залежно від того, введено додатне чи від'ємне число. Додатні числа відображаються як роки, а A.D. перед роком – Від'ємні числа відображаються як роки та B.C. після року.

1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
2. У верхній частині конструктора виберіть числове поле, яке потрібно відформатувати.
3. У нижній частині клацніть поле властивості Формат і введіть такий настроюваний формат: "A.D. " #;# " B.C."

На початок сторінки