Таблиці – це важливі об'єкти в базі даних, оскільки вони містять усю інформацію або дані. Наприклад, у бізнес-базі даних може бути таблиця "Контакти", у якій зберігаються імена постачальників, адреси електронної пошти та номери телефонів. Оскільки інші об'єкти бази даних так сильно залежать від таблиць, слід запустити структуру бази даних, створивши всі її таблиці. Потім створіть інші об'єкти. Перш ніж створювати таблиці в Access, подумайте про свої вимоги та визначте всі потрібні таблиці. Основні відомості про планування та розробку бази даних див. в цій статті.
У цій статті
Огляд
Реляційна база даних, така як база даних Access, зазвичай має кілька пов’язаних таблиць. У правильно спроектованих базах даних у кожній таблиці зберігаються дані на певну тему, наприклад співробітники або продукти. Таблиця складається із записів (рядків) і полів (стовпців). Поля містять дані різних типів, наприклад текст, числа, дати та гіперпосилання.
- Запис. Містить певні дані, наприклад відомості про певного працівника або продукт.
- Поле: містить дані про один аспект теми таблиці, наприклад ім'я або адресу електронної пошти.
- Значення поля: кожен запис має значення поля, наприклад
Contoso, Ltd.абоsomeone@example.com.
Властивості таблиць і полів
Крім того, таблиці й поля мають властивості, за допомогою яких можна керувати їхніми характеристиками та поведінкою.
- Властивості таблиці
- Властивості поля.
У базі даних Access властивості таблиці – це атрибути таблиці, які впливають на вигляд і поведінку таблиці в цілому. Властивості таблиці можна встановити на аркуші властивостей таблиці в режимі конструктора. Наприклад, щоб указати спосіб відображення таблиці за замовчуванням, можна встановити властивість таблиці Подання за промовчанням.
Властивість поля застосовується до конкретного поля в таблиці та визначає одну з характеристик поля або аспект його поведінки. Деякі властивості поля можна встановити у вікні табличного подання даних. Будь-яку властивість поля також можна встановити в режимі конструктора за допомогою області Властивості поля.
Типи даних
Кожне поле задається з певним типом даних. Тип даних поля визначає, які саме дані зберігаються в ньому, як-от великі обсяги тексту або вкладені файли.
Тип даних – це властивість поля, але вона відрізняється від інших властивостей поля такими способами:
- Тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а не в області Властивості поля.
- Тип даних поля визначає, які інші властивості має поле.
- Тип даних поля потрібно обов’язково вказувати під час створення поля.
Ви можете створити поле в Access, ввівши дані в новий стовпець у вікні табличного подання даних. Коли ви створюєте поле, вводячи дані у вікні табличного подання даних, Access автоматично призначає тип даних на основі введеного значення. Якщо введені дані не відповідають жодному типу, буде вибрано текстовий тип даних. За потреби можна змінити тип даних за допомогою стрічки.
Приклади автоматичного визначення типу даних
У таблиці нижче показано, як автоматичне визначення типу даних працює у вікні табличного подання даних.
| Якщо ви введете | Access створює поле з типом даних |
|---|---|
John |
Короткий текст |
http://www.contoso.com |
Гіперпосилання |
1 |
Число, довге ціле число |
50,000 |
Число, довге ціле число |
50,000.99 |
Число, подвійної точності |
50000.389 |
Число, подвійної точності |
12/67 |
Дата й час |
December 31, 2016 |
Дата й час |
10:50:23 |
Дата й час |
10:50 am |
Дата й час |
17:50 |
Дата й час |
$12.50 |
Грошова одиниця |
21.75 |
Число, подвійної точності |
123.00% |
Число, подвійної точності |
3.46E+03 |
Число, подвійної точності |
Ви можете використовувати будь-який дійсний префікс інтернет-протоколу, наприклад http://, https://або mailto:. Програма Access розпізнає формати дати, часу та грошової одиниці на основі локалізації користувача.
Зв’язки таблиць
Хоча в кожній таблиці зберігаються дані про окремий предмет, зазвичай до однієї бази даних Access належать таблиці з взаємопов’язаними предметами. Наприклад, база даних може містити:
- Таблиця клієнтів, у якій перелічено клієнтів вашої компанії та їхні адреси.
- таблицю товарів, які ви продаєте, включно з цінами та зображеннями для кожного елемента;
- таблицю замовлень, у якій відстежуються замовлення клієнтів.
Оскільки дані про різні предмети зберігаються в окремих таблицях, потрібно зв'язати дані разом, щоб легко поєднати пов'язані дані з цих окремих таблиць. Для цього створюють зв’язки. Зв’язок – це логічне поєднання двох таблиць, яке визначає спільні поля для обох із них. Докладні відомості див. в статті Посібник зі зв’язків між таблицями.
Ключі
Поля, які використовуються для зв’язку таблиць, називаються ключами. Ключ зазвичай складається з одного поля, але він може складатися з кількох полів. Існують два типи ключів:
- Первинний ключ: Таблиця може мати лише один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів, які унікально ідентифікують кожен запис, що зберігається в таблиці. Часто існує унікальний ідентифікаційний номер, наприклад ідентифікаційний номер, серійний номер або код, який використовується як первинний ключ. Наприклад, у вас є таблиця "Клієнти", у якій кожний клієнт має унікальний ідентифікатор. Поле такого ідентифікатора – це первинний ключ таблиці "Клієнти". Якщо первинний ключ містить кілька полів, зазвичай вони складаються з наявних полів, які разом надають унікальні значення. Наприклад, можна використати поєднання прізвища, імені та дати народження як первинний ключ для таблиці про людей. Докладні відомості див. в статті Додавання або змінення первинного ключа таблиці.
- Зовнішній ключ: Таблиця також може мати один або кілька зовнішніх ключів. Зовнішній ключ містить значення, які відповідають значенням первинного ключа іншої таблиці. Нехай, наприклад, існує таблиця "Замовлення", у якій кожне замовлення має ідентифікаційний номер клієнта, що відповідає запису в таблиці "Клієнти". Поле ідентифікатора клієнта – це зовнішній ключ таблиці "Замовлення".
Відповідність значень у полях ключів формує основу зв’язків таблиць. Зв’язок таблиць використовується для об’єднання даних із пов’язаних таблиць. Припустімо, ви маєте дві таблиці: "Клієнти" й "Замовлення". У таблиці "Клієнти" кожний запис визначається за полем первинного ключа (ідентифікатором).
Щоб пов’язати кожне замовлення із клієнтом, додайте до таблиці «Замовлення» поле зовнішнього ключа, яке відповідає полю ідентифікатора в таблиці «Клієнти», а потім створіть зв’язок між двома ключами. Коли запис додається до таблиці "Замовлення", використовується значення ідентифікатора клієнта, отримане з таблиці "Клієнти". Якщо потрібно переглянути відомості про клієнта замовлення, ви використовуєте зв'язок, щоб визначити, які дані з таблиці "Клієнти" відповідають записам у таблиці "Замовлення".
- Первинний ключ, визначений піктограмою ключа поруч з іменем поля.
- Зовнішній ключ, який відображається без піктограми клавіші.
Не додавайте поле, якщо очікується, що для кожної унікальної сутності, представленої в таблиці, може знадобитися більше одного значення для поля. Продовжуючи попередній приклад, якщо потрібно почати відстеження замовлень, розміщених клієнтами, не додавайте поле до таблиці, оскільки кожен клієнт матиме кілька замовлень. Натомість створіть нову таблицю для зберігання замовлень, а потім створіть зв'язок між двома таблицями.
Переваги використання зв’язків
Зберігання даних у пов'язаних таблицях надає такі переваги:
- Послідовність: Оскільки кожен елемент даних записується лише один раз в одній таблиці, існує менше можливостей для неоднозначності або неузгодженості. Наприклад, ім'я клієнта зберігається лише один раз у таблиці про клієнтів замість того, щоб зберігати його кілька разів і, можливо, неузгоджено, у таблиці, яка містить дані про замовлення.
- Ефективність: Записування даних лише в одному місці означає, що ви використовуєте менше місця на диску. Крім того, менші таблиці зазвичай надають дані швидше, ніж більші таблиці. Нарешті, якщо не використовувати окремі таблиці для окремих тем, у таблиці буде введено null-значення (відсутність даних) і резервування. Обидва вони можуть витрачати простір і повільне виконання.
- Зрозумілість: Структуру бази даних легше зрозуміти, коли предмети належним чином розділено на таблиці.
Плануючи структуру таблиць, враховуйте зв’язки між ними. Якщо таблиця з відповідним первинним ключем уже існує, можна створити поле зовнішнього ключа, скориставшись майстром підстановок, який автоматично створить зв’язок. Докладні відомості див. в статті Створення та видалення поля підстановки.