Календарі Outlook дають змогу створювати зустрічі, події та наради з іншими користувачами. Можна мати кілька календарів для різних цілей. Імпортуйте календарі з інших постачальників електронної пошти та служб, наприклад спортивних команд або професійних організацій.
Створення зустрічей, нарад і подій
Зустрічі, наради та події мають багато спільного. Усі вони мають дату й час початку й завершення, тему та місце. Можна створювати повторювані зустрічі, наради та події.
Зустрічі – це періоди часу, які можна позначити як "Вільний", "Зайнятий", "Попередньо", "Не на роботі" або "Працюю в іншому місці".
Події схожі на зустрічі, але за замовчуванням вони тривають принаймні один повний день.
Наради – це зустрічі або події з іншими учасниками.
У папці Calendar виберіть елементи "Створити зустріч", "Створити нараду" або натисніть кнопку "Нові елементи" та виберіть "Подію на цілий день", щоб почати роботу. Докладні відомості див. в статті "Створення або планування зустрічі, наради або події".
Створення додаткових календарів
Щоб відокремлювати зустрічі, наради та події певних категорій від інших, у програмі Outlook можна створити додаткові календарі. Наприклад, якщо ви використовуєте програму Outlook для бізнес-цілей, створіть другий календар для особистих зустрічей. Можна додавати календарі спортивних команд та інших професійних організацій або імпортувати ці події до основного календаря.
Щоб створити додатковий календар, перейдіть до папки календаря. У лівій частині екрана клацніть правою кнопкою миші розділ "Мої календарі". Потім виберіть Add CalendarCalendar. Можна вказати ім'я та розташування нового календаря. Коли ви натиснете кнопку "OK", нова папка календаря з'явиться поруч із наявною. Докладні відомості див. в статті "Створення додаткових календарів".
Додавання інтернет-календаря або імпорт подій із файлу .ics
У багатьох професійних організаціях, включно зі спортивними командами та клубами, можна завантажити файл, який дає змогу додати до наявного календаря низку зустрічей або подій. Наприклад, можна імпортувати всі ігри певної бейсбольної або футбольної команди.
Щоб підписатися на інтернет-календар, завантажте файл календаря з розширенням .ics. Двічі клацніть завантажений файл і скажіть відповідь "Так ", якщо в Outlook з'явиться запит на імпорт календаря або підписку на нього. Докладні відомості див. в статті Загальні відомості про публікування інтернет-календарів.
Додавання користувачів до нарад
Якщо ви створюєте нараду та хочете додати ще одного учасника, просто відкрийте нараду зі свого календаря та додайте учасника в рядок "Кому" або в помічнику з планування. Потім натисніть кнопку "Надіслати оновлення ", щоб надіслати запрошення на нараду новому учаснику.
Якщо потрібно додати учасника до наради, яку створив інший користувач, можна переслати запрошення на нараду. Коли особа, яка отримує переслану нараду, отримає запрошення у своїй папці "Вхідні", відображатиметься так, ніби воно надійшло від організатора наради. Крім того, організатор наради отримає повідомлення про те, що ви переслали нараду учаснику. Користувача не можна додати до наради за допомогою поля " ПК ".
Примітка.
Якщо потрібно повідомити інших про нараду, але не запрошувати їх, просто перетягніть запрошення на нараду з календаря на піктограму "Пошта " в лівій нижній частині програми Outlook. Відкриється повідомлення електронної пошти з відомостями про нараду, які можна надіслати. Зверніть увагу, що цей електронний лист не додає одержувачів до наради, а лише містить такі відомості, як дата, час, тема та порядок денний.
Створення повторюваних зустрічей, нарад або подій
Щоб зробити зустріч, нараду або подію повторюваними, створюючи елемент календаря, натисніть кнопку "Повторення" на стрічці. Програма Outlook пропонує широкий вибір параметрів повторення.
- Щоденно: використовуйте цей параметр, щоб створювати нараду щодня або кожні X днів (де X – це будь-яке число від 1 до 999). Також можна вибрати кожен робочий день.
- Щотижнево: використовуйте цей параметр, щоб створити нараду, яка відбуватиметься в певний день або день кожного X тижня (де X – це будь-яке число від 1 до 99). Наприклад, якщо потрібно створити нараду, яка відбуватиметься через понеділок, установіть прапорець для позначення понеділка та введіть 2 в полі повторення кожного [] тижня .
- Щомісячно: використовуйте цей параметр, щоб створити нараду, яка відбуватиметься в певний день кожного місяця або раз на кілька місяців. Можна також вибрати такі параметри, як перша середа кожного місяця, другий четвер кожного місяця або останній понеділок кожні три місяці.
- Щорічно. Використовуйте цей параметр, щоб створювати зустрічі, які повторюватимуться певного дня року, наприклад дня народження або річниці, або певного дня місяця, наприклад третього четверга листопада.
Докладні відомості про повторювані зустрічі, наради та події див. в статті "Створення повторюваної наради".