Початок роботи з Microsoft Places

Microsoft Places – це нова інтегрована платформа робочого середовища, яка переосмислює гібридну, очну й віддалену роботу. Вона допомагає координувати, де відбувається робота, модернізувати офіс за допомогою інтелектуальних технологій і оптимізувати робоче середовище з огляду на змінні потреби працівників.

Координуйте, де відбувається робота, щоб досягати потрібних результатів

Гібридне планування в Microsoft Places використовуватиме спільні сигнали даних із Outlook і Teams, щоб ви могли переглядати наступний тиждень і бачити, коли ваші колеги та близькі співробітники планують бути в офісі. Ви знатимете, у які дні присутня найбільша кількість людей в офісі, що дасть змогу коригувати графік і взаємодіяти із цінними особистими контактами. Функція інтелектуального бронювання допоможе знаходити вільні приміщення з потрібними технологіями, що відповідають меті наради й складу учасників (очних і віддалених).

Модернізуйте офіс за допомогою інтелектуальних технологій

Завдяки функції орієнтування ви більше не витрачатимете час на пошуки потрібної конференц-зали чи слідування застарілим вказівникам у будівлі; натомість ви зможете відкрити карту на мобільному пристрої, яка приведе вас у потрібне місце. Функція бронювання робочого місця дасть змогу побачити, де сидять ваші найближчі колеги, і вибрати своє місце відповідно. І коли ви дістанетеся до потрібної кімнати, Кімнати Microsoft Teams дають змогу всім брати участь незалежно від місця перебування завдяки продуманим функціям, що враховують потреби кожного. З метою відновлення й зміцнення зв’язків Microsoft Places також сприятиме випадковим зустрічам, даючи змогу колегам легко організовувати неформальні зустрічі й ділитися ними зі співробітниками в офісі.

Оптимізуйте простір і витрати відповідно до змінних потреб

Для ефективного керування фізичним простором керівникам і менеджерам портфелів нерухомості потрібні аналітичні висновки щодо простору, як-от дані про бронювання й тенденції заповнюваності, щоб виявляти можливості для оптимізації. Ці аналітичні висновки допомагають динамічно коригувати простір, наприклад перетворювати зайві кімнати для коротких нарад на простори для співпраці, щоб відповідати змінним потребам у спільній роботі. А завдяки глибшому розумінню моделей заповнюваності особи, які ухвалюють рішення, можуть піти далі в оптимізації простору, скорочуючи кількість доступних поверхів у менш завантажені дні – заощаджуючи витрати на енергію і покращуючи робоче середовище. Агрегуючи тенденції в усьому портфелі, організації можуть створювати гнучкі й стійкі робочі середовища, що адаптуються до нових способів роботи.

Готові спробувати? Адміністратори можуть зареєструватися в програмі підготовчої версії Places

Щоб почати, перейдіть на домашню сторінку Microsoft Places, щоб дізнатися більше про цю платформу і її можливості для вашої організації. Коли будете готові приєднатися, попросіть ІТ-адміністратора відкрити Посібник із приєднання до підготовчої версії Places.

Дізнайтеся, як використовувати функції підготовчої версії Places

Після того як ІТ-адміністратор завершить процес приєднання до підготовчої версії Places, ви зможете почати використовувати функції Places.

Почніть із вебпрограми Places в Outlook і Teams

Щоб отримати доступ до програми Places в Outlook і Teams, адміністратору потрібно зареєструватися на підготовчу версію (відповідно до інструкцій вище). Після того як ви отримаєте доступ до нашої програми, дотримуйтеся цих інструкцій: Керування програмами в Центрі адміністрування Microsoft Teams.

Коли адміністратор увімкне роботу вебпрограми, ви зможете отримати доступ до вебверсії Places на сайті outlook.office.com/places.

Робочі плани

Щоб дізнатися більше про налаштування й зміну робочого плану, перегляд робочого розташування інших користувачів і керування параметрами спільного доступу, перегляньте цю статтю служби підтримки: Докладніше про робочий час у програмі Outlook.

Планування

Організатори можуть просити запрошених осіб бути присутніми на нараді очно, а учасники можуть відповісти, підтвердивши, чи зможуть вони брати участь особисто, чи можуть приєднатися лише віртуально. Щоб дізнатися більше про планування очних подій, перегляньте цю статтю служби підтримки: Планування очних подій.

Налаштувати й переглянути розташування моєї будівлі

Повідомте своїм співробітникам, чи працюєте ви в офісі, чи віддалено, налаштувавши своє робоче розташування для потрібних днів. Тепер вони знатимуть, у які дні ви будете в офісі, а в які працюватимете з дому, що спростить координацію очних зустрічей. Коли щось змінюється, оновлюйте свої плани в Outlook або Teams, щоб ваше розташування відображалося в обох програмах. Під час налаштування днів в офісі ви можете додати відомості про розташування в будівлі.

Переглядайте робоче розташування інших

Інформація про те, де працюють інші, може підвищити ефективність співпраці. Перевіряйте розташування інших співробітників у Teams під час перегляду відомостей їхній профілів.

• Переглядайте розташування на картці профілю.

  Примітка.

  Якщо ви не можете переглянути відомості, пов’язані з розташуванням, на картці профілю, це може бути зумовлено параметрами конфіденційності, заданими цією особою.

• Переглядайте список людей у груповому чаті.

  • Виберіть наявний груповий чат, до якого входять люди, про розташування яких ви хочете дізнатися.
  • Виберіть Переглянути й додайте учасників під зображенням профілю у верхньому правому куті Teams.
  • Наведіть вказівник миші на людей у цьому списку. Люди, які вказали своє робоче розташування на день, бачитимуть цю інформацію під своїм іменем.

  Примітка.

  Груповий чат може містити щонайбільше 250 людей. Список стандартно сортується за алфавітом. Ви можете не мати змоги переглянути відомості про розташування людей із різних організацій.

• Переглядайте, хто перебуває поруч із вами, у вікні приватного чату

Під час розмови у вікні чату «один на один» Teams відображатиме у верхній частині вікна чату Поблизу, якщо вони перебувають поруч із вами. Ці відомості з’являються лише тоді, коли відправник і одержувач у цей час перебувають в одній офісній будівлі.

Початок роботи з Places на мобільному пристрої

Щоб отримати доступ до програми Places для iOS, адміністратору потрібно зареєструватися для підготовчої версії (відповідно до інструкцій вище). Завантажте програму Apple TestFlight з App Store: TestFlight в App Store. Після того як адміністратор завершить кроки з адаптації, він надасть вам URL-адресу від Apple для завантаження програми через TestFlight. Відкрийте це посилання у веббраузері iPhone. Дотримуйтеся вказівок, щоб інсталювати програму Places для iOS.

Бронювання робочого місця (робочої області)

За допомогою Places організації можуть налаштовувати кластери окремих столів для працівників, відомі як "пули столів" (також інколи "робочі області"). Потім працівники можуть зарезервувати виділене місце в пулі столів, щоб працювати в ньому, коли відвідують офіс.

Бронювання робочої області відбувається так само, як бронювання приміщення. Ви можете забронювати робочу область в Outlook (Outlook для Windows, Outlook для iOS і Android, Outlook в Інтернеті й Outlook для Mac). Основна відмінність полягає в тому, щоб вибрати "робоча область" замість "конференц-зала" в розкривному списку Тип пошуку приміщень.

Ось як можна забронювати робочу область:

1. Відкрийте календар Outlook і виберіть Нова зустріч (радимо використовувати параметр Увесь день).
2. Установіть для параметра Показувати як: стан Вільно, щоб бронювання робочої області не блокувало календар.
3. На панелі Пошук кімнат виберіть потрібну будівлю з розкривного списку Будинок, а потім виберіть "Робочі області" з розкривного списку Тип, як показано нижче:

Довідник для команди

Сьогодні лідерам важко встановити чіткі очікування й норми щодо того, де, коли і як працюватиме їхня команда. Це призводить до браку узгодженості й викликає занепокоєння щодо зв’язку з працівниками, продуктивності та залученості, особливо в умовах гібридної роботи. Ми можемо розв’язати цю проблему для наших клієнтів, надаючи комплексні інструменти для "Ритму бізнесу команди" – набору можливостей, який допоможе лідерам забезпечувати узгодженість у своїх командах і публікувати норми в межах своїх організацій. Інструмент Довідник для команди дає лідерам змогу безперешкодно створювати гібридні політики для своїх команд.

Примітка. Інструмент "Довідник для команди" доступний лише користувачам із ліцензією "Teams, преміумверсія". Адміністратори можуть налаштувати, хто має доступ до цієї функції.

Створіть робочу групу

1. Створіть робочу групу, натиснувши "+ нова робоча група" на лівій панелі на сторінці Places "Люди".
2. Дайте робочій групі назву й додайте фотографію, а також власників і учасників групи.
3. Коли робочу групу збережено, її буде додано до лівої панелі на сторінці Places "Люди" для всіх власників і учасників. Робоча група – це спільне подання планів роботи співробітників; ви можете бачити, де власники й учасники групи планують працювати. Також для робочої групи можна створити довідник щодо роботи в офісі.

Створюйте й редагуйте довідник для робочої групи

Власники можуть створювати й редагувати довідник для робочої групи.

Щоб створити довідник:

1. Виберіть робочу групу, для якої потрібно створити довідник.
2. У поданні робочої групи клацніть "+ Довідник" для дня того тижня, для якого призначено довідник.
3. Введіть назву, дату завершення, розташування й опис (необов’язково). Довідник повторюватимуться щотижня до вказаної дати завершення.
4. Натисніть кнопку "Надіслати", щоб зберегти довідник і сповістити власників і учасників робочої групи. Власники й учасники групи отримають запрошення на весь день для цього довідника.

Щоб редагувати довідник:

1. У поданні робочої групи на сторінці Places "Люди" виберіть довідник.
2. Натисніть кнопку редагування, щоб відкрити діалогове вікно редагування довідника. Є параметри, за допомогою яких можна редагувати й надсилати оновлені довідник всім власникам і учасникам групи або видаляти довідник.

Узгодити з довідником

1. Учасники отримають запрошення на весь день для цього довідника.
2. У запрошенні учасники переглядають відомості про довідник і оновлюють своє робоче розташування, щоб узгодити його з довідником. Якщо натиснути "Оновити розташування" в запрошенні, відкриється сторінка Places "Люди" з вибраною робочою групою. Там учасники можуть вказати своє звикле робоче розташування, щоб узгодити його з розташуванням у довіднику.

Огляд Places

Після того, як ІТ-адміністратор додасть будівлі до вашого осередку, стане доступною сторінка Огляд Places.

Карти

Адміністратори можуть додати карти, щоб покращити Places, надаючи працівникам змогу переглядати схеми будівель і поверхів, визначати, які цікаві місця розташовані поруч, а також візуалізувати розташування пулів столів і конференц-залів. Карти доступні в кількох частинах досвіду Places, коли користувачі переходять до бронювання кімнат або столів, зокрема в Пошуку Places.

Карти – це необов’язковий елемент функціоналу, тому вони можуть бути недоступні для всіх будівель. Якщо для вашого розташування в Places не ввімкнено карти, зверніться до адміністратора.

Аналіз простору

Аналітика Places призначена для менеджерів із нерухомості й адміністраторів, які потребують аналітичні висновки для ефективного керування просторами. Тепер ви маєте доступ до єдиного подання своїх керованих просторів, що охоплює пули столів, конференц-зали й цілі будівлі, і все це відображено на одній інформаційній панелі. Завдяки безперешкодній інтеграції даних про розклад і бронювання з даними датчиків та аналітичними висновками щодо заповнюваності наша платформа дає змогу виявляти недовикористання, знаходити неефективні місця й впроваджувати стратегії на основі даних, щоб оптимізувати ефективність використання простору. Надійні можливості звітності платформи дають змогу користувачам виявляти дисбаланс між попитом і пропозицією та ефективно розподіляти ресурси. Microsoft Places надає фахівцям із нерухомості дієві дані, щоб оптимізувати використання простору й ухвалювати обґрунтовані рішення, відкриваючи новий спосіб керування нерухомістю.

Початок роботи з Аналітикою Places

Перший крок – отримати доступ до Аналітики Places. Щоб отримати доступ, потрібно звернутися до ІТ-адміністратора, який керує Microsoft Places. Вони зможуть додати вас до потрібних груп доступу й надати вам дозвіл на перегляд Аналітики.

Після надання доступу ви можете переглядати аналітику через вебпрограми Places, Outlook і Teams.

Доступ до Places можна отримати на сайті outlook.office.com/places.

Переглядайте й відстежуйте тенденції використання

Отримавши доступ і перейшовши до Аналітики Places, ви можете вибрати потрібну будівлю в рядку пошуку будівель. Після вибору ви дізнаєтеся про відомості, внесені про будівлю, а також про кімнати й пули столів, пов’язані з будівлею. Ці дані допоможуть вам швидко переглянути різні приміщення, їхню місткість і наявні зручності.

Після того, як ви знатимете можливості приміщення, ви можете перейти далі, щоб дізнатися про використання приміщень. Ми охоплюємо показники використання для будівель, кімнат і пулів столів. Кожне з цих приміщень має показники використання на основі намірів і фактичні показники використання. Використання на основі намірів залежить від наміру співробітника скористатися приміщенням, а фактичне використання ґрунтується на його фактичному використанні.

Порівнюючи дані про наміри й фактичні дані для різних типів приміщень, ви зможете зрозуміти поведінку користувачів і визначити можливості для оптимізації. За допомогою даних про наміри ви зможете зрозуміти уподобання користувачів щодо гібридних планів і резервування приміщень. Поєднуючи їх із фактичними даними, ви знатимете, наскільки наміри користувачів відповідають фактичній поведінці, та зможете вживати заходів із керування змінами й оптимізації, щоб покращити взаємодію працівників і зменшити витрати.

Наміри користувачів щодо будівель походять із робочих планів, які складають працівники, а наміри щодо кімнат і пулів столів ґрунтуються на резервуваннях, які роблять працівники. Фактичні дані обчислюються на основі сигналів датчиків присутності, сигналів бейджів і мережевих сигналів.

Відео довідки

Переглянути аналітику

Змінити проміжок часу

Змінити розташування

Поділитися звітами

Налаштувати робочі дні

План роботи Places

Як увімкнути автоматичне звільнення для кімнат

Хочете залишити відгук?

Під час цього ознайомлення ми хотіли б почути вашу думку, щоб зробити користування зручнішим для вас, тому надішліть нам свій відгук у програмі. У програмі Places перейдіть до піктограми Налаштування та додаткове (...) поруч зі своїм іменем у правому куті й виберіть Відгук.

На пристрої з iOS торкніться аватара у верхньому лівому куті й знайдіть пункт меню Довідка та відгук.