Створення й оновлення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

Ви можете додати спеціальний тип стовпця до власного списку або бібліотеки, які називаються стовпцем зовнішніх даних. Цей стовпець дає змогу об'єднати стовпець даних із зовнішнього джерела даних з іншими стовпцями у власному списку або бібліотеці. Оскільки стовпець зовнішніх даних додається до власного списку або бібліотеки, усі пов'язані функції списку або бібліотеки працюють, включно з керуванням версіями, затвердженнями, взяттям на редагування та взяттям на редагування, а також вкладеними файлами.

Докладні відомості див. в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.

У цій статті

• Перш ніж почати
• Приклади використання стовпців зовнішніх даних
• Створення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці
• Оновлення стовпця зовнішніх даних
• Оновлення стовпця зовнішніх даних

Підготовка

Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:

Підготовка зовнішнього джерела даних Можливо, адміністратору знадобиться створити обліковий запис і надати дозволи джерелу даних, щоб переконатися, що потрібні користувачі мають доступ до даних і що вони не опиняться в чужих руках. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Настроювання служб і облікових записів SharePoint Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища.

Настроювання служб захищеного сховища Адміністратор повинен виконати такі дії: визначити найкращий режим доступу для зовнішнього джерела даних, створити цільовий застосунок і настроїти облікові дані для цільового застосунку.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створює зовнішній тип вмісту, має дозвіл на зберігання метаданих служби підключення до бізнес-даних і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на основі якого створено зовнішній список.

Створення зовнішнього типу вмісту Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту, який містить відомості про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, які використовуються для отримання даних із зовнішнього джерела даних.

На початок сторінки

Приклади використання стовпців зовнішніх даних

У наведених нижче розділах описано практичне використання додавання стовпця зовнішніх даних до списку або бібліотеки.

Контракти клієнтів і контактна інформація У вас є бібліотека документів, яка містить клієнтські контракти. Однак усі відомості про клієнтів зберігаються в бізнес-програмі (наприклад, SAP або Microsoft CRM), яка має джерело даних, зовнішнє для продуктів SharePoint. Ви хочете відстежувати контракти клієнта в бібліотеці документів, але переконайтеся, що пов'язані відомості про клієнтів актуальні та не дублюються без необхідності. Для цього додайте один або кілька стовпців зовнішніх даних до бібліотеки, щоб пов'язати відповідні ім'я клієнта та номер телефону з кожним контрактом, який зберігається в бібліотеці. Стовпець зовнішніх даних дає змогу легко вводити або оновлювати правильні відомості та автоматично отримувати відомості про клієнтів із зовнішнього джерела даних. У цьому сценарії також можна створити структурований Word документ, який сприяє підвищенню значень стовпців зовнішніх даних до Word документа, щоб можна було редагувати значення на панелі відомостей про документ або за допомогою елементів керування вмістом Word.

Основні дані про продукт із зображеннями Ви створили бібліотеку зображень, яка містить фотографії продуктів, які продає ваша організація. Стовпець зовнішніх даних додається до бібліотеки, яка використовується для доступу до імені продукту, коду продукту та поточної ціни із зовнішньої бази даних. Проте під час створення зовнішнього типу вмісту зовнішні дані доступні лише для читання. Правила та процеси компанії вимагають внесення будь-яких змін до відомостей про продукт у системі бази даних. Але тепер більше користувачів у вашій організації можуть легко переглядати всі поширені відомості про продукт разом в одному поданні бібліотеки.

На початок сторінки

Створення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

1. Перейдіть на сайт SharePoint і перейдіть до списку або бібліотеки.

   Примітка.

   Не можна додати стовпець зовнішніх даних до зовнішнього списку.

2. Виберіть пунктНастройки спискусписку абоБібліотеки> або Настройки бібліотеки.

3. У розділі Стовпці натисніть кнопку Створити стовпець.

4. Введіть ім'я стовпця, наприклад Клієнт, а потім у розділі Типи стовпців клацніть Зовнішні дані.

5. У розділі Зовнішній тип вмісту виберіть засіб вибору зовнішнього типу вмісту, а потім виберіть відповідний елемент зі списку зовнішніх типів вмісту, наприклад CustomerCRM.

6. Вирішіть, як виконувати будь-які дії, визначені для зовнішнього типу вмісту, виконавши одну або кілька з таких дій:

   • Щоб відобразити меню однієї або кількох дій, натисніть кнопку Відобразити меню дій.
   • Щоб зробити стовпець зовнішніх даних вибраним, натисніть кнопку Зв'язати цей стовпець із дією за промовчанням зовнішнього типу вмісту.

7. У розділі Додати стовпець для відображення кожного з цих додаткових полів виберіть пункт Вибрати всі поля або виберіть одне або кілька конкретних імен полів, наприклад CustomerName і PhoneNumber.

На початок сторінки

Оновлення стовпця зовнішніх даних

1. Перейдіть на сайт SharePoint і перейдіть до списку або бібліотеки.
2. Додайте або відредагуйте елемент у списку або властивості бібліотеки документів.
3. У текстовому полі стовпця зовнішніх даних, наприклад ім'я клієнта, клацніть засіб вибору елементів зовнішніх даних.
   Автор зовнішнього типу вмісту повинен визначити, як працює засіб вибору елементів зовнішніх даних , вибравши відповідне поле ідентичності та створивши один або кілька фільтрів, щоб можна було швидко знайти правильне значення. Якщо це не так, зверніться по допомогу до автора зовнішнього типу вмісту або адміністратора.
4. У діалоговому вікні виберіть відповідний запис, наприклад Ненсі Давидова, і натисніть кнопку OK.

Дані буде оновлено в зовнішньому списку та зовнішньому джерелі даних.

На початок сторінки

Оновлення стовпця зовнішніх даних

З міркувань продуктивності дані в стовпці зовнішніх даних кешовані на сервері або в службі та можуть не відображати останні значення із зовнішньої системи даних. Щоб переконатися, що відображені зовнішні дані актуальні, можна оновити стовпець зовнішніх даних. Однак будьте уважні, виконуючи операцію оновлення, тому що це може зайняти багато часу залежно від настройок зовнішніх даних.

1. Перейдіть на сайт SharePoint і перейдіть до списку або бібліотеки.
2. У заголовку стовпця зовнішніх даних натисніть кнопку Оновити.
3. На сторінці Оновлення виберіть, чи потрібно оновити лише поточну папку, поточну папку та всі її вкладені папки.
4. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки