У цій статті наведено огляд деяких основних понять, пов'язаних із роботою з новими функціями керованих метаданих на сервері SharePoint Server. У ній описано, як нові функції керованих метаданих підтримують впровадження формальних класифікацій на керованих умовах. Тут також пояснюється, як працюють суспільні позначки та як вони пов'язані з функціями керованих метаданих, наприклад керованими термінами та корпоративними ключовими словами.
У цій статті
Функції керованих метаданих
Нові функції керованих метаданих на сервері SharePoint Server активуються новою програмою-службою керованих метаданих, яка забезпечує підтримку двох ключових елементів:
- Публікування типів вмісту Надання спільного доступу до типів вмісту в колекціях сайтів і веб-застосунках. Докладні відомості про публікування типів вмісту див. в статті Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту.
- Таксономії Створення та керування ієрархічними колекціями централізовано керованих термінів (так званих наборів термінів), які можна використовувати як атрибути для елементів на сайтах SharePoint. До цих наборів термінів можна надавати спільний доступ для різних колекцій сайтів і веб-застосунків. Наборами термінів можна створювати та керувати за допомогою функції під назвою "Засіб керування сховищем термінів".
Основні терміни та поняття
Є кілька ключових термінів і понять, які корисно зрозуміти під час роботи з різними функціями метаданих на сервері SharePoint Server. Розуміння цих понять допоможе зрозуміти концептуальну інформацію, описану далі в цій статті та в інших статтях про функції керованих метаданих.
Таксономія
Класифікація – це ієрархічна класифікація слів, підписів або термінів, упорядкованих у групи на основі подібностей. Класифікація може визначатися та централізовано керувати однією або кількома особами. Міжнародна Standard промислова класифікація (ISIC), розроблена ООН, є відомим прикладом промислової класифікації, яка використовується для класифікації економічних даних. Класифікації корисні, оскільки вони забезпечують логічну ієрархічну структуру метаданих, які можна використовувати для узгодженої класифікації інформації.
Народна несиномія
Люди – це класифікація, яка призводить до того, що користувачі веб-сайту спільно застосовують слова, підписи або терміни до вмісту сайту. Якщо ви коли-небудь бачили хмару тегів на веб-сайті, то ви бачили візуалізацію людей. На рисунку нижче показано веб-частину "Хмара тегів" на сайті SharePoint. Підхід на основі людей до метаданих може бути корисним, оскільки він торкається знань і досвіду користувачів сайту та авторів вмісту, що дає змогу класифікації вмісту розвиватися відповідно до змінюваних бізнес-потреб та інтересів користувачів.
Набір термінів
Набір термінів – це група пов'язаних термінів.
Залежно від місця створення набору термінів область може бути локальною або глобальною:
- Локальні набори термінів створюються в контексті колекції сайтів і доступні для використання (і видимі) лише для користувачів цієї колекції сайтів. Наприклад, якщо додати стовпець керованих метаданих до списку або бібліотеки та створити новий набір термінів для цього стовпця, набір термінів буде локальним для колекції сайтів, яка містить цей список або бібліотеку.
- Глобальні набори термінів доступні для використання на всіх сайтах, які підписуються на певний застосунок-службу керованих метаданих.
Набори термінів можна настроїти на закриття. Це означає, що користувачі не можуть додавати до них нові терміни під час введення значення для стовпця, зіставленого з набором термінів. Або їх можна настроїти на відкриття. Це означає, що користувачі можуть додавати нові терміни до набору термінів під час оновлення значення стовпця, зіставленого з набором термінів.
Термін
Термін – це окремий елемент у наборі термінів, і це певне слово або фраза, які можна пов'язати з елементом на сайті SharePoint Server. Термін має унікальний ідентифікатор, і він може мати багато різних текстових підписів (синонімів). Якщо ви працюєте на багатомовному сайті, він також може мати підписи різними мовами.
Існують два типи термінів:
Керовані терміни
Керовані терміни зазвичай попередньо визначені та впорядковуються в ієрархічну умову, встановлену адміністратором сховища термінів або іншим користувачем із дозволами на роботу з керованими метаданими.
Корпоративні ключові слова
Корпоративне ключове слово – це слово або фраза, які додаються до елементів сайту SharePoint. Корпоративні ключові слова впорядковано в єдиний неархієретичний набір термінів у засобі керування сховищем термінів під назвою набір ключових слів. Оскільки користувачі зазвичай можуть додавати будь-яке слово або фразу до елемента як ключове слово, корпоративні ключові слова можна використовувати для додавання тегів у стилі людей. Адміністратори сховища термінів або інші особи з дозволом на керування метаданими можуть вибрати переміщення ключових слів із набору термінів "Ключові слова" та до певного керованого набору термінів, після чого ключові слова стануть доступними в контексті певного набору термінів. Адміністратори сховища термінів також можуть закрити набір ключових слів, щоб користувачі не могли надсилати нові ключові слова та не могли використовувати наявні ключові слова.
Групувати
Групи визначають межі безпеки. Група – це набір наборів термінів, які мають спільні вимоги до безпеки. Лише користувачі, яких призначено співавторами певної групи, можуть керувати наборами термінів, які належать до групи, або створювати в ній нові набори термінів. Організації мають створювати унікальні групи для наборів термінів, які матимуть унікальні потреби в доступі або безпеці.
Засіб керування сховищем термінів
Засіб керування сховищем термінів – це інструмент, за допомогою якого класифікації, адміністратори або інші особи, які керують класифікаціями, можуть створювати, імпортувати та керувати наборами термінів і термінами в них. Засіб керування сховищем термінів відображає всі глобальні набори термінів і всі локальні набори термінів, доступні для колекції сайтів, з якої ви отримуєте доступ до засобу керування сховищем термінів.
Стовпець керованих метаданих
Стовпець Керовані метадані – це новий тип стовпця, який можна додати до списків або бібліотек, щоб користувачі сайту або власники вмісту могли вибирати значення з певного набору термінів керованих термінів і застосовувати їх до вмісту. Стовпець керованих метаданих можна настроїти на зіставлення з наявним набором термінів або створити новий набір термінів спеціально для стовпця. Якщо створити новий набір термінів спеціально для стовпця керованих метаданих, цей набір термінів буде локальним набором термінів, доступним лише для використання в колекції сайтів, де його було створено.
Стовпець "Корпоративні ключові слова"
Стовпець Корпоративні ключові слова – це стовпець, який можна додати до типів вмісту, списків або бібліотек, щоб користувачі могли позначати елементи вибраними словами або фразами. Це стовпець із кількома значеннями за замовчуванням. Коли користувачі вводять слово або фразу в стовпець, їм пропонуються варіанти типу вперед, які можуть містити елементи з керованих наборів термінів і набору термінів Ключові слова. Користувачі можуть вибрати наявне значення або ввести щось нове (якщо набір термінів "Ключові слова" настроєно на відкриття для додавання користувачів).
Суспільні позначки
Суспільні позначки – це слова або фрази, які користувачі сайту можуть застосовувати до вмісту на сайті SharePoint, щоб допомогти їм класифікувати інформацію зрозумілими для них способами. Суспільні позначки також можна застосовувати до URL-адрес за межами сайту SharePoint. Суспільні позначки підтримують теги на основі людей. Суспільний тег складається з вказівників на три типи інформації:
- ідентичність користувача
- URL-адреса елемента
- термін
Ці вказівники зберігаються в сховищі суспільних позначок, яке входить до застосунку-служби профілів користувачів. З технічної точки зору суспільні позначки не є частиною функцій керованих метаданих на сервері SharePoint Server, але вони підключаються до функцій керованих метаданих кількома важливими способами, які підтримують узгоджене використання метаданих в організації. Термін частина суспільної позначки вказує на термін у наборі ключових слів сховища термінів для одного з програм служби керованих метаданих, до яких підключено сайт.
Наприклад, створюючи нову соціальну позначку, можна вибрати наявні терміни, які можуть містити керовані терміни, а також корпоративні ключові слова. Якщо вибрати одне з цих наявних термінів, суспільна позначка міститиме вказівник миші на цей термін. Якщо ви вирішили не вибирати наявний термін і створюєте термін, який ніколи раніше не використовувався, для нього створюється нове ключове слово в наборі термінів Keywords у сховищі термінів, а новий суспільний тег указує на цей термін.
Таким чином ключові слова, які використовуються в суспільних тегах, додаються до набору термінів Ключові слова, видимого в засобі керування сховищем термінів (якщо вони ще не існують), і ними можуть керувати адміністратори сховища термінів. Крім того, коли користувачі застосовують корпоративні ключові слова або керовані терміни до вмісту, оновлюючи стовпець корпоративних ключових слів або керованих метаданих, суспільні теги можуть створюватися автоматично, щоб ці терміни відобразилися як позначки в каналах новин, хмарах тегів або профілях "Мого сайту". Власники списків або бібліотек можуть увімкнути або вимкнути публікацію метаданих, оновивши параметри корпоративних метаданих і ключових слів для списку або бібліотеки.
Під час додавання суспільної позначки до елемента можна вказати, чи потрібно зробити свою особу та URL-адресу елемента приватною, але термін, який зберігається в сховищі термінів, завжди є загальнодоступним.
Суспільні позначки корисні, оскільки це дає змогу користувачам сайту покращувати видимість вмісту та інформації на сайті.
Докладні відомості про конфіденційність і наслідки для захисту соціальних тегів див. в статті Конфіденційність і наслідки для захисту соціальних тегів.
Позначки
У загальному сенсі позначення може стосуватися простої дії із застосування метаданих до елемента незалежно від того, чи це керовані метадані, чи соціальний тег. У цій статті дієслово "тег" використовується в цьому сенсі, і це не обмежується суспільними тегами.
Сценарії метаданих: від класифікацій до народних аномалій
Функції керування метаданими на сервері SharePoint Server підтримують низку підходів до керування та використання метаданих. Уявіть цей діапазон як своєрідний continuum. На одному кінці цього continuum є класифікації, які є формальними, централізовано керованими, ієрархічними групами термінів. На іншому кінці цього діапазону є люди, які є класифікаціями співпраці, які призводять до того, що люди вільно застосовують теги до вмісту.
SharePoint Server підтримує як крайні елементи цього continuum, так і точки на цьому шляху. Наприкінці continuum можна впровадити офіційні класифікації за допомогою керованих термінів і наборів термінів. З іншого боку, існує підтримка корпоративних ключових слів і суспільних тегів, обидва з яких дають змогу користувачам сайту позначати вміст ключовими словами за їхнім вибором.
Між цими крайнощами до метаданих можна застосовувати гнучкі ступені структури та керування, а також настроїти область застосування цього елемента керування, вибравши глобальний шаблон на різних сайтах або локальних сайтах. Наприклад, ви можете налаштувати набори термінів для закриття або відкриття для внесків користувачів. Ви можете використовувати корпоративні ключові слова та суспільні позначки в поєднанні з керованими термінами. SharePoint Server дає змогу організаціям поєднати переваги формальних керованих класифікацій із динамічними перевагами суспільних позначок настроюваними способами.
На схемі нижче показано, як для різних типів рішень на основі SharePoint можуть знадобитися різні підходи до метаданих на основі потреб бізнесу.
Переваги керованих метаданих
Використання керованих метаданих на всіх сайтах в організації має кілька переваг.
Узгоджене використання метаданих Функції керованих метаданих на сервері SharePoint Server дають змогу застосувати регульовані ступені керування до метаданих, доданих до вмісту. За допомогою наборів термінів і керованих термінів можна встановити контроль над типами термінів, які можна додавати до вмісту, а також визначати, хто має можливість додавати нові терміни. Крім того, можна обмежити використання корпоративних ключових слів певним списком ключових слів, настроївши набір термінів "Ключові слова" як закритий.
Якщо на сайтах однакові терміни використовуються послідовно, простіше створити надійні процеси або рішення, які залежать від метаданих. Крім того, користувачі можуть працювати з метаданими на сайтах, у списках і бібліотеках, а також у клієнтських програмах Office, щоб користувачі сайту могли легко застосовувати узгоджені метадані до свого вмісту.
Покращено можливості виявлення вмісту Якщо вміст на всіх сайтах в організації має узгоджені метадані, легше знаходити й отримувати доступ до бізнес-інформації та даних за допомогою пошуку. Нові функції пошуку, наприклад панель уточнення, яка відображається ліворуч на сторінці результатів пошуку, дають змогу користувачам фільтрувати результати пошуку на основі метаданих.
Крім того, можна настроїти навігацію метаданими для списків і бібліотек, щоб користувачі могли створювати динамічні подання інформації на основі певних полів метаданих. Користувачі можуть переходити між бібліотеками за папками або зведеними метаданими, а потім уточнювати результати за допомогою додаткових ключових фільтрів.
Підвищена гнучкість Завдяки функціям керованих метаданих адміністратори сховища термінів (або інші особи з дозволом на оновлення керованих метаданих) можуть зберігати та адаптувати метадані в міру розвитку бізнес-потреб. Ви можете легко оновити набір термінів у засобі керування сховищем термінів, і нові або оновлені терміни автоматично стануть доступними для використання скрізь, де доступний стовпець керованих метаданих, пов'язаний із цим набором термінів. Якщо об'єднати кілька термінів в один термін, вміст, позначений цими термінами, автоматично оновлюється відповідно до цієї зміни. Для окремих термінів можна вказати кілька синонімів (або підписів). Якщо сайт багатомовний, можна також указати багатомовні підписи для окремих термінів.
Керування метаданими
Планування та настроювання керованих метаданих
Перш ніж використовувати функції керованих метаданих, організації може знадобитися трохи долучитися до планування. Потрібний ступінь планування більш-менш пропорційний до ступеня формальності та елемента керування, який потрібно накласти на метадані.
Якщо ви хочете дозволити користувачам розробляти вашу класифікацію, ви можете просто дозволити користувачам додавати ключові слова до елементів, а потім упорядковувати їх у набори термінів за потреби.
Якщо ваша організація хоче використовувати керовані набори термінів для впровадження формальних попередньо визначених класифікацій, то ключовим зацікавленим сторонам, зацікавленим у структурі класифікації, потрібно співпрацювати, щоб планувати та розробляти набори термінів і терміни, які будуть використовуватися. Докладні відомості про цей процес планування див. в статті Планування термінів і термінів. Докладні відомості про настроювання застосунку-служби керованих метаданих див. в статті Адміністрування керованих метаданих.
Після того, як ключові зацікавлені сторони в організації погодяться з необхідними наборами термінів, ви можете скористатися засобом керування сховищем термінів, щоб імпортувати або створити набори термінів, а також керувати наборами термінів і підтримувати їх, коли користувачі починають працювати з метаданими. Якщо для веб-застосунку настроєно застосунок-службу керованих метаданих і ви – адміністратор колекції сайтів або призначений адміністратор сховища термінів, можна перейти до засобу керування сховищем термінів, вибравши в меню Дії сайту пункт Параметри сайту та вибравши пункт Керування сховищем термінів у розділі Адміністрування сайту.
Створення наборів термінів і керування
Засіб керування сховищем термінів надає елемент керування деревом, який можна використовувати для виконання більшості завдань. Роль користувача для цього засобу визначає, які завдання можна виконувати. Щоб працювати в засобі керування сховищем термінів, потрібно мати права адміністратора ферми, адміністратора сховища термінів або користувача, якого призначено керівником групи чи співавтором для наборів термінів. Докладні відомості про ці ролі див. в статті Ролі керованих метаданих.
Щоб виконати дії з елементом в ієрархії, наведіть вказівник миші на ім'я програми- служби керованих метаданих, групи, набору термінів або терміна, який потрібно змінити, клацніть стрілку, що з'явиться, а потім виберіть потрібні дії за допомогою меню.
Наприклад:
Адміністратор сховища термінів може створювати або видаляти групи в програмі-службі керованих метаданих.
Адміністратор сховища термінів або керівник групи може створювати, імпортувати або видаляти набори термінів у групі. Співавтори набору термінів можуть створювати нові набори термінів.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів, керівник групи або співавтор набору термінів, можна створити або повторно використати терміни в наборі термінів, а також скопіювати, перемістити або видалити вибраний набір термінів.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів, керівник групи або співавтор набору термінів, ви можете створити копію, повторне використання, об'єднання, вилучення, переміщення або видалення окремих термінів у наборі термінів.
На кожному рівні ієрархії можна настроїти певні властивості для групи, набору термінів або термінів, використовуючи область Властивості , яка відображається праворуч від елемента керування деревом сховища термінів.
Наприклад, якщо ви налаштовуєте набір термінів, можна скористатися областю Властивості , щоб указати такі відомості, як Ім'я, Опис, Власник, Контакт і Зацікавлені сторони. Ви можете вказати, чи потрібно відкривати або закривати набір термінів для нових надісланих від користувачів. Крім того, можна вказати, чи потрібно, щоб набір термінів був доступний для додавання тегів. Якщо зробити набір термінів недоступним для додавання тегів, він не відображатиметься для більшості користувачів. Наприклад, якщо набір термінів ще перебуває на стадії розробки, можна зробити недоступним для додавання тегів.
Застосування метаданих
Додавання тегів до вмісту з керованими термінами
Якщо стовпець керованих метаданих додано до типу вмісту, списку або бібліотеки, власники вмісту можуть позначати свій вміст керованими термінами з певного набору термінів, змінивши властивості елемента списку або бібліотеки, а потім оновивши відповідні поля у формі "Редагування властивостей" для елемента або документа. Стовпці керованих метаданих легко визначити, оскільки вони відображають піктограму позначок, яку можна використовувати для запуску діалогового вікна вибору термінів.
За допомогою вибору термінів можна вибрати термін в ієрархії набору термінів. Це зручно, якщо ви не знайомі з умовами, які можуть бути доступні. Якщо набір термінів настроєно на відкриття, а стовпець керованих метаданих для нього дає змогу заповнювати значення, можна додати новий термін до набору термінів. Або ви можете просто мати можливість надіслати відгук призначеному контакту для набору термінів.
Коли ви можете почати вводити потрібний термін, доступні терміни автоматично пропонуються залежно від того, що ви починаєте вводити, і ви можете вибрати потрібний термін. Після терміна, який позначає ім'я та ієрархію набору термінів, у квадратних дужках можуть відображатися відомості. Це може допомогти вам вибрати один зі схожих термінів.
Якщо пропонуються повторювані або схожі терміни, ви також можете побачити описовий текст, який адміністратор сховища термінів настроїв для цього терміна, щоб допомогти користувачам зробити відповідний вибір.
Додавання тегів до вмісту за допомогою корпоративних ключових слів
Якщо стовпець корпоративних ключових слів додано до типу вмісту, списку або бібліотеки, то власники вмісту (або будь-хто з дозволами на участь у списку чи бібліотеці) можуть позначати вміст доступними керованими термінами або ключовими словами, редагуйте властивості елемента списку або бібліотеки та вводячи потрібні ключові слова в поле Корпоративні ключові слова . Якщо відповідний або схожий термін існує, його буде запропоновано, і його можна вибрати. Або можна додати нове ключове слово, якщо набір термінів "Ключові слова" настроєно на відкриття для нових термінів. Поле "Корпоративні ключові слова" має багатозначне значення, тому до елемента можна додати кілька ключових слів.
Додавання позначок до вмісту за допомогою суспільних позначок
Якщо функцію додавання суспільних позначок увімкнуто, можна позначити вміст на сайті SharePoint, який ви знайдете змістовним або цікавим. Щоб позначити сторінку, можна скористатися піктограмою позначки, яка відображається у верхній частині сторінки.
Щоб позначати документи або елементи списку, можна скористатися командою тега, яка відображається на вкладці Бібліотека або Список стрічки.
Коли ви починаєте вводити позначку або теги, які потрібно застосувати, можна вибрати наявні ключові слова чи керовані терміни або додати нові ключові слова, якщо набір термінів "Ключові слова" відкрито.
Крім того, можна додати до браузера засіб "Теги та нотатки SharePoint" для додавання тегів до зовнішніх сайтів, наприклад інших інтрамережі або інтернет-сайтів. Докладні відомості про додавання тегів до зовнішніх сайтів див. в статті Початок роботи зі своїм сайтом "Мій сайт".
Докладні відомості про функції додавання суспільних позначок див. в статті Використання позначок і нотаток для обміну інформацією з колегами .