У вас є чудова книга з великою кількістю інформації, до неї надано спільний доступ користувачам Microsoft 365. На жаль, книга не відображатиметься у вікні браузера, оскільки її розмір файлу завеликий. Залежно від вмісту книги, розташування книги та наявності дозволів на редагування книги можна виконати кілька дій, щоб зменшити розмір файлу книги. Нижче наведено кілька прикладів дій, які можна виконати, щоб зменшити розмір файлу книги. :
Якщо книга містить модель даних, її варто оптимізувати.
Книги можуть мати більший розмір, ніж очікувалось, особливо якщо вони містять потужну модель даних. Це передусім стосується моделей даних із великою кількістю додаткових даних, які не використовуються. Відкривши книгу в програмі Excel, ви можете легко з'ясувати, чи містить книга модель даних.
- На вкладці Дані виберіть елемент Підключення, щоб відкрити діалогове вікно Підключення робочої книги.
- Прокрутіть список підключень і знайдіть елемент Модель даних, що міститься у стовпці Опис. Якщо елемент знайдено, це означає, що книга містить модель даних.
Найкращий спосіб оптимізувати модель даних – це настроїти її для збирання тільки потрібних даних. Ось кілька посилань для початку оптимізації:
- Створення моделі даних з ефективним використанням пам'яті за допомогою програми Excel і надбудови PowerPivot
- Специфікація й обмеження моделі даних
- Завантаження оптимізатора розміру книги
Якщо книга містить зображення або клітинки з затіненням, необхідно їх видалити.
Зображення та затемнені клітинки також можуть збільшити розмір файлу книги. Якщо книга містить багато зображень або затемнених клітинок, їх можна видалити. Затемнені клітинки та затемнені сторінки також можуть займати дисковий простір. Докладні відомості про роботу із зображеннями в Excel див. в таких ресурсах:
Якщо книгу пошкоджено, спробуйте відновити її.
Іноді книги можуть пошкодитися через проблеми з макросами або інші проблеми. Пошкоджені книги можуть займати надмірний обсяг дискового простору. Якщо книгу пошкоджено, її можна спробувати відновити в програмі Excel. Докладні відомості див. в статті Відновлення пошкодженої книги.
Переконайтеся, що книгу збережено у відповідному розташуванні.
Що мається на увазі під "відповідним розташуванням"? Відповідь залежить від кількох факторів.
Якщо до книги потрібно надати спільний доступ іншим користувачам, тоді, ймовірно, вам знадобитися зберегти її в бібліотеці документів на сайті, наприклад сайті групи. Отримати доступ до книги зможуть лише користувачі, які мають доступ до цього сайту групи. Якщо розмір файлу книги не перевищує 10 МБ, користувачі зазвичай матимуть змогу переглядати її у вікні браузера.
Якщо у вашій організації використовується служба Power BI для Microsoft 365, її можна зберегти на сайті Power BI, який підтримує значно більші книги (до 250 МБ) у вікні браузера.
Примітка.
Power BI для Microsoft 365 – це попередня версія Power BI, а не нова версія Power BI. У новій версії Power BI також можна зберігати книги розміром до 250 МБ. Спробуйте нову версію Power BI.
Якщо ви надсилаєте книгу користувачам у повідомленнях електронної пошти, майте на увазі, що Outlook Web App підтримує лише книги, розмір яких не перевищує 5 МБ у вікні браузера.
Докладні відомості про обмеження розміру файлів див. в статті Обмеження розміру файлу для книг у SharePoint.