Основні відомості про розробку панелі відомостей про документ за допомогою InfoPath

У цій статті

• Загальні відомості про панелі відомостей про документ
• Використання панелі відомостей про документ
• Огляд системи безпеки

Загальні відомості про панелі відомостей про документ

Панель відомостей про документ, яка відображається в документах Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 і Microsoft Office Excel 2007, дає змогу користувачам переглядати та змінювати властивості окремого файлу або типу вмісту, збереженого на сервері керування документами, наприклад на сайті робочої області для документів або в бібліотеці на основі служби служби Windows SharePoint Services 3.0. Ці властивості, також відомі як метадані, – це докладні відомості про файл, який описує або визначає його. За допомогою цих властивостей користувачі можуть упорядковувати, ідентифікувати та шукати документи.

Панель відомостей про документ – це форма Microsoft Office InfoPath 2007, розміщена та відображена в документі. Щоб відобразити панель відомостей про документ у системному документі Microsoft Office 2007 2007, infoPath 2007 не потрібен, але щоб створити або настроїти панелі відомостей про документ, програму Office InfoPath 2007 не потрібно. Наприклад, якщо потрібно настроїти панель відомостей про документ для відображення даних із зовнішнього ресурсу, наприклад веб-служби, потрібно скористатися програмою Office InfoPath 2007, щоб спроектувати цю панель відомостей про документ.

Використовуючи панель відомостей про документ із документами випуску Office 2007, користувачі можуть відстежувати та редагувати метадані документа, навіть коли продовжують працювати в документі. Крім того, панель відомостей про документ можна настроїти на використання даних із зовнішнього джерела даних, наприклад веб-служби, що дозволяє працівникам послідовно використовувати метадані в різних типах документів Office 2007 у вашій організації.

Налаштовуючи панель відомостей про документ, можна також додати бізнес-логіку, наприклад перевірку даних, або додати спеціальні властивості, важливі для вашої організації. Крім того, створивши частину шаблону, яка міститиме спільні поля, ви можете впорядкувати ефективне повторне використання панелей відомостей про документ у різних типах документів Office 2007 у вашій організації.  Частина шаблону – це частина шаблону форми, яку можна зберегти для повторного використання в кількох шаблонах форм.

Крім відстеження та редагування метаданих за допомогою панелей відомостей про документ в Office Word 2007, Office Excel 2007 і Office PowerPoint 2007, користувачі документів Office Word 2007 можуть виконувати додаткові завдання. В Office Word 2007 користувачі можуть додавати властивості з панелі відомостей про документ як елементи керування властивостями в самому документі. Елементи керування властивостями в Office Word 2007 відображають властивості документа як вміст самого документа. Ці елементи керування властивістю буде оновлено в міру змінення відомостей на панелі відомостей про документ. Крім того, дані на панелі відомостей про документ оновлюються після змінення відповідних елементів керування властивістю в документі.

Докладні відомості про додавання властивостей до документа Word див. в розділі Див. також.

Типи властивостей

Панелі відомостей про документ використовуються для відстеження однієї з таких дій:

• Standard властивості документа в окремих документах.
• Властивості сервера для типів вмісту SharePoint, які базуються на типі вмісту "Документ" або "Стовпці Dublin Core Columns", який доступний на серверах, на яких запущено Microsoft Office SharePoint Server 2007.
• Настроювані властивості, додані до панелі відомостей про документ.

Властивості, які користувачі можуть переглядати або редагувати за допомогою панелі відомостей про документ, можна згрупувати за трьома загальними категоріями: властивостями на основі документа, властивостями на сервері та настроюваними властивостями. Залежно від структури панелі відомостей про документ і її розташування деякі або всі наведені нижче властивості можуть відображатися на панелі відомостей про документ:

Властивості на основі документа До них належать такі властивості, як назва, ім'я автора, тема та ключові слова, які визначають тему або вміст документа.

Властивості на основі сервера Для документів, збережених на сайті SharePoint і які використовують настроювані панелі відомостей про документ, ці властивості можуть містити дані про бібліотеку документів, стовпці сайту, типи вмісту сайту або дані з інших настроюваних полів.

Настроювані властивості Ви визначаєте настроювані властивості для документа Office, настроюючи панель відомостей про документ за допомогою infoPath. Настроювані властивості можуть містити метадані, характерні для організації або проекту, наприклад код проекту або значення центру витрат.

На початок сторінки

Використання панелі відомостей про документ

Під час створення документа в Office Word 2007, Office Excel 2007 або Office PowerPoint 2007 панель відомостей про документ створюється автоматично. Ця панель відомостей про документ за промовчанням містить стандартні властивості, як-от "Автор", "Назва" та "Тема". Крім того, ви можете додати настроювані властивості, створюючи панель відомостей про документ із нуля, а потім пов'язуючи її з документом або налаштовуючи наявну панель відомостей про документ.

Створюючи настроювану панель відомостей про документ, можна використовувати її з кількома документами з Office Word 2007, Office Excel 2007 і Office PowerPoint 2007 або створити кілька панелей відомостей про документ. Наприклад, якщо певні документи пов'язано з певним проектом, можна використовувати унікальні поля для панелей відомостей про документ, які використовуються лише в цих документах.

Навіть якщо ваша організація використовує кілька панелей відомостей про документ, кожна з них може містити кілька спільних властивостей. Щоб легко використовувати типові властивості під час створення панелі відомостей про документ, радимо використовувати частини шаблону. Створюючи та використовуючи частини шаблонів, ви можете забезпечити узгодженість ключових метаданих для вашої організації за тоном, структурою та поведінкою. Наприклад, ваша організація може вимагати, щоб кожна панель відомостей про документ доповнює поле "Посада" на додачу до поля "Автор". Створюючи частину шаблону, у якій використовуються ці спільні поля, можна легко повторно використовувати частину шаблону на кількох панелях відомостей про документ.

Створивши настроювану панель відомостей про документ, її потрібно зв'язати з документом, перш ніж використовувати його. Для цього спочатку потрібно активувати вкладку Розробник на стрічці в програмах, де потрібно використовувати панель відомостей про документ. Потім можна вказати розташування панелі відомостей про документ за допомогою URL-адреси, UNC-файлу або шляху до URN. Крім того, ви можете відобразити панель відомостей про документ за замовчуванням під час відкриття документа. Ви також можете вибрати, чи відображаються настроювані властивості, які ви створили за замовчуванням під час відкриття документа.

Крім перегляду або змінення властивостей на панелях відомостей про документ у документах office Word 2007, Office Excel 2007 і Office PowerPoint 2007, користувачі Office Word 2007 можуть додавати властивості з панелі відомостей про документ як елементи керування властивостями в самому документі. Наприклад, у документі можна додати кілька екземплярів адреси компанії як елементи керування властивістю. Ці елементи керування властивістю буде оновлено в міру змінення відомостей на панелі відомостей про документ.

Докладні відомості про створення настроюваної панелі відомостей про документ і додавання властивостей до документа Office Word 2007 див. в розділі Див. також.

На початок сторінки

Огляд системи безпеки

На панель відомостей про документ поширюються ті самі рекомендації та обмеження безпеки, що й на форму InfoPath. Функції безпеки в InfoPath призначені для захисту форм і комп'ютерів користувачів від небезпечних операцій, наприклад доступу до даних або надсилання даних до ненадійного джерела. Наприклад, шаблони форм InfoPath працюють на одному з трьох рівнів безпеки залежно від розташування, способу їх інсталяції та наявності цифрового підпису. Три рівні: "Обмежений", "Домен" і "Повна довіра". Панелі відомостей про документ призначено той самий рівень безпеки, що й шаблон форми InfoPath. Перш ніж розробляти та використовувати панель відомостей про документ, слід ознайомитися з міркувань безпеки для використання зв'язків даних і розгортання.

Зауваження щодо безпеки використання зв'язків даних

Панель відомостей про документ не може отримати доступ до джерела даних з іншого домену, якщо на панелі відомостей про документ не встановлено значення "Повна довіра". Щоб увімкнути повну довіру, потрібно додати цифровий підпис до шаблону форми для панелі відомостей про документ за допомогою надійного кореневого сертифіката або створити для нього файл, який можна інсталювати.

Додаткові відомості про рівні безпеки шаблонів форм InfoPath див. в розділі Див. також .

Зауваження щодо безпеки розгортання

Радимо розгорнути панель відомостей про документ у тому самому домені, де розташовано самі документи. Наприклад, якщо документ Office Word 2007 на сервері http://example використовує настроювану панель відомостей про документ, яку ви створюєте, радимо також зберігати панель відомостей про документ для цього документа на http://example. Якщо ви вирішили розгорнути панель відомостей про документ в іншому домені або користувач відкриває локально збережену версію документа (або ту, що надсилається як вкладення в повідомленні електронної пошти), рівень безпеки панелі відомостей про документ буде знижено до нижчого рівня безпеки. Це запобіжний захід для захисту користувачів від ризиків безпеки, пов'язаних із панеллю відомостей про документ, доступ до даних, розташованих в іншому домені.

Додаткові відомості про створення файлу, який можна інсталювати, можна за допомогою майстра публікацій і Visual Studio в розділі Див. також .

На початок сторінки