Використання програм Access або Excel для керування даними

Access і Microsoft Excel мають багато спільного, що може ускладнити вибір програми. Наприклад, обидві програми можуть зберігати великі обсяги даних, запускати потужні запити та засоби аналізу, щоб розділяти дані на сектори та фрагменти, а також виконувати складні обчислення з потрібними даними.

Проте кожна програма має явні переваги залежно від типу даних, якими ви керуєте, і від того, що потрібно з ними робити. Наприклад, якщо потрібно зберегти цілісність даних у форматі, доступному для багатьох користувачів, краще вибрати Access. Програма Excel краще підходить для складних числових даних, які потрібно детально проаналізувати.

У багатьох випадках можна використовувати обидві програми, застосовуючи кожну з них для тих цілей, до яких вони найкраще підходять. Загалом програма Access краще підходить для керування даними: вона допомагає впорядковувати дані, їх легко шукати та вони доступні одночасно кільком користувачам. Програма Excel загалом краще підходить для аналізу даних: вона виконує складні обчислення, вивчає можливі результати та створює високоякісні діаграми. Якщо ви зберігаєте дані в Access, а програма Excel – аналізуєте їх, то отримуєте переваги обох програм.

Крім того, Excel підтримує спільне редагування в реальному часі, тому кілька користувачів можуть одночасно редагувати одну книгу на різних пристроях. Access зазвичай використовується для сценаріїв структурованих багатокористувацьких баз даних у Windows.

Перш ніж вирішити, яку програму використовувати, порівняйте переваги кожної програми, дізнайтеся, коли краще використовувати ту чи іншу програму, і дізнайтеся, як працювати з обома програмами, щоб отримати саме ті результати, які вам потрібні.

Порівняйте переваги кожної програми

Вибір правильної програми має вирішальне значення, якщо ви хочете отримувати доступ до інформації та оновлювати її з максимальною продуктивністю та точністю. Щоб з'ясувати, яка програма найкраще підходить для потрібних завдань, порівняйте переваги кожної з них щодо зберігання даних, аналізу даних, спільної роботи та безпеки.

Зберігання даних

Плоскі та реляційні дані Щоб вирішити, яка програма найкраще підходить для зберігання даних, подайте собі таке запитання: дані реляційні чи ні? Дані, які можна ефективно розмістити в одній таблиці або аркуші, називаються пласкими або нереляційними даними. Наприклад, якщо потрібно створити простий список клієнтів з однією адресою та контактною особою для кожного клієнта, краще вибрати програму Excel. Проте якщо потрібно зберігати складніший список клієнтів, який містить адреси для виставлення рахунків і доставки для кожного клієнта або кількох контактних осіб для кожного клієнта, краще скористатися програмою Access.

У реляційній базі даних відомості впорядковано в кількох таблицях. У правильно побудованій реляційній базі даних кожна таблиця є плоскою та містить інформацію лише про один тип даних. Наприклад, якщо створити базу даних клієнтів, імена клієнтів містяться в одній таблиці, тоді як адреси для виставлення рахунків і доставки цих клієнтів відображаються в окремій таблиці. Радимо зберігати адреси окремо від імен, оскільки кожен клієнт може мати кілька адрес, і потрібно мати можливість ввести кілька адрес для кожного з них без необхідності повторно вводити ім'я клієнта для кожної адреси.

Локальні та зовнішні дані У програмі Access можна підключатися до даних із різноманітних зовнішніх джерел даних, таким чином переглядати й редагувати дані, надсилати запити й редагувати їх, не імпортуючи їх. Наприклад, програма Access надає команди для підключення до наявних даних у базі даних Microsoft SQL Server, файлі dBASE, папці Outlook, а також до багатьох інших джерел даних. Програму Excel можна використовувати для підключення до різноманітних джерел даних, зокрема баз даних Access, служб SQL Server і служб аналізу Analysis Services, текстових і XML-файлів, джерел даних ODBC і OLE DB. Проте не можна редагувати дані, щоб змінити вихідні дані в інтерфейсі користувача Excel.

Access і Excel надають команди для підключення до даних у служби служби Windows SharePoint Services списках. Проте програма Excel надає підключення до списків SharePoint лише для читання; тоді як програма Access дає змогу читати списки SharePoint і записувати дані в них.

Порівняння цілісності даних та гнучкості Унікальні ідентифікатори допомагають зберегти цілісність даних і гарантують, що два рядки (або записи) не міститимуть однакові дані. Унікальні ідентифікатори також забезпечують найшвидший спосіб отримання даних під час пошуку або сортування даних. У програмі Access за допомогою типу даних "Лічильник" можна автоматично створювати унікальні ідентифікатори для кожного запису. Потім за допомогою цих ідентифікаторів можна зв'язати записи в одній таблиці з одним або кількома записами в іншій таблиці.

Структура, яку Access застосовує до даних, допомагає забезпечити їх цілісність. Застосунок Access може вимагати, щоб нові записи в одній таблиці мали відповідне значення в іншій, завдяки чому не можна створювати відірвані записи. Наприклад, ви не хочете мати замовлення, яке не містить відомостей про клієнта. Програма Access може вимагати, щоб у таблиці "Замовлення" було вказано відповідне значення клієнта в таблиці "Клієнти". Така необхідна відповідність значень називається посилальною цілісністю.

Крім того, ви можете накласти власні обмеження та правила, щоб додатково забезпечити правильне введення даних. Програма Excel дає змогу вводити дані в довільній формі, але оскільки програма Excel не підтримує реляційні дані, вона не може підтримувати цілісність зв'язків. Однак можна керувати введенням даних у програмі Excel за допомогою команди "Перевірка даних ".

Аналіз даних

Створення запитів Якщо часто доводиться переглядати дані різними способами, залежно від змінення умов або подій, то програма Access може бути кращим вибором для зберігання даних і роботи з ними. Програма Access дає змогу за допомогою запитів мова структурованих запитів (SQL) швидко отримати потрібні дані в рядках і стовпцях, незалежно від того, чи містяться ці дані в одній або в багатьох таблицях. Також можна використовувати вирази в запитах для створення обчислюваних полів. Використання виразу у програмі Access схоже на обчислення значень за допомогою формул в Excel. Крім того, для зведення даних і представлення агрегатних значень, таких як суми, середні значення та кількості, можна також використовувати запити Access.

Моделювання У програмі Excel для прогнозування результату моделі аркуша можна використовувати засоби аналізу "what-if". Аналіз "what-if" дає змогу виконувати різні сценарії на основі даних, наприклад найкращі та найгірші сценарії, і порівнювати отримані дані кількох сценаріїв у підсумковому звіті. У програмі Access подібна функція недоступна.

Зведення та діаграми В обох програмах можна створювати звіти зведених таблиць і діаграми зведених таблиць. Проте програма Excel пропонує розширені функції звітування та діаграм у зведених таблицях, ніж Access. Якщо ви плануєте регулярно створювати розширені звіти зведених таблиць або створювати діаграми професійного вигляду, вам слід використовувати звіти зведених таблиць або діаграми зведених таблиць у програмі Excel, а не ті самі функції програми Access.

Співпраця з кількома користувачами

Як Access, так і Excel підтримують середовища для співпраці, наприклад служби служби Windows SharePoint Services і мережеві папки. Однак вони відрізняються доступом до даних кількома користувачами.

Доступ кількох користувачів до даних Якщо програма Access працює у звичайному режимі, вона дає змогу кільком користувачам одночасно відкрити одну базу даних. Цей підхід добре працює, оскільки в Access блокуються лише ті дані, які редагує користувач. У результаті інші користувачі можуть редагувати різні записи без конфліктів. У програмі Excel до книги можна надати спільний доступ іншим користувачам, але співпраця з кількома користувачами найкраще підтримується, коли вони працюють над даними книги в різний час, а не одночасно. Фактично користувачі бази даних Access працюють над набором даних, а користувачі книги Excel – над документом.

Використання служби служби Windows SharePoint Services для спільної роботи Обидві програми інтегруються з Microsoft Windows SharePoint Services технологіями, такими як списки SharePoint і бібліотеки документів.

У програмі Access передбачено багато способів спільної роботи кількох користувачів на сайті SharePoint. Наприклад, можна передати повну базу даних до бібліотеки документів служби служби Windows SharePoint Services, зробити форми та звіти доступними як служби служби Windows SharePoint Services подання, а також зв'язати базу даних із даними, які зберігаються в списках SharePoint.

Програма Excel надає лише один спосіб співпраці з кількома користувачами на сайті служб SharePoint Services. Книгу можна передати до служби служби Windows SharePoint Services бібліотеки документів, де окремі користувачі можуть брати книгу на редагування та вносити зміни, не даючи при цьому іншим користувачам змінювати книгу в той самий час. Користувачі можуть редагувати книгу, не беручи її на редагування з бібліотеки документів. У такому разі їм знадобиться координувати свої дії з іншими користувачами, щоб уникнути конфліктів даних.

Використання мережевих папок для спільної роботи Якщо база даних Access зберігається в спільній мережевій папці, кілька користувачів зможуть відкрити її та одночасно працювати з даними в ній. База даних блокує окремі записи, коли користувач редагує їх. Якщо книга Excel зберігається в спільній мережній папці, її може редагувати лише один користувач одночасно. Для зручного перегляду книгу можуть відкривати кілька користувачів, редагуючи її, проте вони не можуть змінювати дані, доки користувач, який редагує книгу, не закриє її.

Безпека

Обидві програми мають схожі функції (паролі та шифрування), які допомагають запобігти втраті даних і захистити їх від несанкціонованого доступу. Однак між програмами Access і Excel існують деякі відмінності в принципах захисту даних на рівні користувача.

Захист від втрати даних Результати роботи постійно зберігаються в програмі Access, тому в разі несподіваної помилки ви навряд чи втратите значний обсяг результатів роботи (якщо вони взагалі будуть). Однак, оскільки програма Access постійно зберігає вашу роботу, у програмі Access також можна вносити зміни, які потім скасувати. Щоб забезпечити можливість відновлення бази даних у потрібний спосіб, створіть резервну копію файлу бази даних відповідно до власних потреб. З резервної копії можна відновити всю базу даних або лише таблицю чи інший потрібний об'єкт бази даних. Якщо ви скористалися утилітою резервного копіювання файлової системи, для відновлення даних можна також скористатися копією бази даних із резервної копії файлової системи. В Excel відомості про автозбереження можна зберігати через установлені проміжки часу, коли оновлюються дані.

Захист даних на рівні користувача В Excel можна видалити критичні або конфіденційні дані, приховавши стовпці та рядки з даними, а потім захистити весь аркуш, щоб керувати доступом користувачів до прихованих даних. Крім захисту аркуша та його елементів, можна також блокувати й розблоковувати клітинки на аркуші, щоб інші користувачі не могли випадково змінити важливі дані.

Захист на рівні файлу На рівні файлу в обох програмах можна використовувати шифрування, щоб запобігти доступу неавторизованих користувачів до даних. Також можна вимагати введення пароля, щоб відкрити файл бази даних або книгу. Крім того, можна підвищити безпеку файлу бази даних або книги, застосувавши цифровий підпис.

Обмежений доступ до даних В Excel можна налаштувати дозволи на доступ користувача або встановити права лише для читання, щоб інші користувачі не могли вносити зміни до даних, до яких вони мають доступ. Програма Access не надає функції безпеки на рівні користувача, але вона підтримує модель безпеки будь-якого сервера бази даних, до якого вона підключається. Наприклад, якщо створити зв'язок зі списком SharePoint, програма Access поважатиме дозволи користувача для списку SharePoint. Якщо потрібно захистити ваші дані Access від неавторизованих користувачів, зашифруйте базу даних, задавши пароль. Щоб читати дані з бази даних, користувачам необхідно ввести пароль, навіть якщо вони отримують доступ до неї за допомогою іншої програми, наприклад Excel.

Докладні відомості про захист даних див. в статтях "Установлення або змінення безпеки на рівні користувача Access 2003 в Access 2007 або новішої версії " та "Захист і безпека" в програмі Excel.

Використання Access

Загалом програма Access – це найкращий вибір, коли потрібно регулярно відстежувати та записувати дані, а потім відображати, експортувати або друкувати їхні підмножини. Форми Access забезпечують зручніший інтерфейс для роботи з даними, ніж аркуш Excel. Програму Access можна використовувати, щоб автоматизувати часто виконувані дії, а звіти Access дають змогу підсумовувати дані в друкованій або електронній формі. Access забезпечує кращу структурованість даних. Наприклад, можна керувати типами даних, які можна вводити, які значення є прийнятними, а також указувати, як дані в одній таблиці пов'язано з даними в інших таблицях. Така структура гарантує, що вводяться дані лише правильних типів.

Програма Access зберігає дані в таблицях, які виглядають так само, як аркуші, але таблиці Access призначено для складних запитів щодо даних, які зберігаються в інших таблицях.

Використовуйте Access, коли:

• Передбачається, що базу даних працює багато людей, і вам потрібні надійні параметри для безпечної обробки оновлень даних, наприклад блокування записів і вирішення конфліктів.
• передбачити необхідність додавання інших таблиць до набору даних, який виник у вигляді плоскої або нереляційної таблиці;
• виконувати складні запити;
• потрібно створювати різноманітні звіти або поштові етикетки;

Типові сценарії використання Access

• Керування контактами Дає можливість керувати контактами й поштовими адресами, а потім створювати звіти в програмі Access або виконувати злиття даних із Microsoft Office Word WordWord дає змогу друкувати листи, конверти або поштові етикетки.
• Інвентаризація та відстеження активів Дає можливість створити інвентарний список для будинку або офісу, а також зберегти фотографії або інші пов'язані документи разом із даними.
• Відстеження замовлень Дає змогу вводити інформацію про продукти, клієнтів і замовлення, а потім створювати звіти, які демонструють обсяг збуту для окремого працівника, регіону, періоду часу або іншого значення.
• Відстеження завдань Можна відстежувати завдання групи користувачів і вводити нові завдання одночасно з оновленням наявних завдань у тій самій базі даних.
• Упорядкування абонемента бібліотек Програму Access можна використовувати для зберігання даних про книги та компакт-диски, а також відстеження того, кому ви їх позичали.
• Планування подій. Дає можливість вводити інформацію про дати подій, розташування та учасників, а потім друкувати графіки та зведення даних про події.
• Відстеження харчування Відстежуйте рецепти, записуйте дієту та фізичні вправи.

Використання Excel

Як програма для роботи з електронними таблицями Excel може зберігати великі обсяги даних у книгах, які містять один або кілька аркушів. Проте програму Excel оптимізовано не як систему керування базами даних, як-от Access, а лише для аналізу й обчислення даних. Цю гнучку програму можна використовувати для побудови моделей для аналізу даних, написання простих і складних формул для виконання обчислень за цими даними, зведення даних необхідним способом і представлення даних у різноманітних діаграмах, що мають професійний вигляд. У Microsoft Create є кілька шаблонів оформлення Excel .

Використовуйте Excel у таких ситуаціях:

• Замість реляційної бази даних, у якій використовується кілька таблиць і використовуються переважно числові дані, потрібно використовувати плоске або нереляційне подання.
• часто виконувати обчислення та статистичні порівняння даних;
• хочете використовувати звіти зведених таблиць, щоб переглядати ієрархічні дані у вигляді компактного та гнучкого розташування;
• ви плануєте регулярно створювати діаграми й хочете використовувати нові формати діаграм, доступні в програмі Excel;
• потрібно привернути увагу до даних за допомогою піктограм умовного форматування, гістограм і шкал кольорів;
• потрібно виконувати складні операції аналізу "what-if" із даними, наприклад статистичний, інженерний і регресивний аналіз;
• потрібно відстежувати елементи в простому списку для особистого використання або обмеженої співпраці;

Типові сценарії використання Excel

• Бухгалтерський облік Потужні функції обчислення програми Excel можна використовувати для підготовки фінансової бухгалтерської звітності, зокрема звітів про рух грошових коштів, доходи або прибутки та збитки.
• Планування бюджету У програмі Excel можна складати різноманітні види бюджету для особистих і ділових потреб, наприклад маркетинговий бюджетний план, бюджет події або пенсійний бюджет.
• Виставлення рахунків і продажі Програма Excel також корисна для керування даними із продажу та виставлення рахунків. За допомогою програми Excel дуже легко створювати різноманітні форми, зокрема рахунки-фактури, пакувальні листи або замовлення на придбання.
• Звітність У програмі Excel можна створювати звіти різних типів, щоб аналізувати й підсумовувати дані, наприклад звіти, що вимірюють ефективність проекту, прогнозують дані, підсумовують дані або представляють відхилення.
• Планування Програма Excel – чудовий інструмент, у якому можна створювати професійні плани й корисні планувальники, наприклад щотижневий навчальний план, план маркетингового дослідження, податковий план на кінець року або планувальники, що дають змогу планувати меню на тиждень, вечірки чи відпустки.
• Відстеження Програму Excel можна використовувати для відстеження даних у табелях і списках, наприклад відстеження виконання роботи табелем або інвентарним описом, у якому відстежується обладнання.
• Використання календарів Завдяки своїй сіткоподібній природі програма Excel чудово підходить для створення різноманітних типів календарів, наприклад навчального календаря для відстеження діяльності протягом навчального року або календаря фінансового року для відстеження ділових заходів і визначних для бізнесу подій.

Корисні шаблони Excel у будь-якій із цих категорій див. в статті " Шаблони для Excel " на сайті Microsoft Office Online.

Спільне використання Access і Excel

Можливо, ви захочете скористатися перевагами обох програм. Наприклад, у програмі Excel можна створити аркуш, на якому можна обчислювати й аналізувати дані. Але аркуш стає завеликим і складним, і доступ до даних потрібен багатьом іншим користувачам. На цьому етапі можна імпортувати або зв'язати аркуш в Access і використовувати його як базу даних, а не працювати з ним в Excel. Або припустімо, що у вас є дані в базі даних Access, для якої потрібно створити детальний звіт зведених таблиць Excel і професійно оформлені діаграми Excel.

Незалежно від того, яка програма використовується першою, ви завжди можете перенести дані з однієї програми до іншої, щоб продовжити роботу з нею. Зі зв'язком із даними або без нього можна перенести дані з програми Excel (і навпаки), скопіювавши, імпортувавши або експортувавши їх.

Докладні відомості про обмін даними між обома програмами див. в статті "Переміщення даних із програми Excel до програми Access".