Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

Дізнайтеся, як узяти файли на редагування, повернути їх із редагування або скасувати зміни до файлів у бібліотеці SharePoint.

Чи зберігаються мої файли автоматично під час повернення їх із редагування?

Ні, взяття файлу на редагування змінює лише умову файлу, щоб дозволити лише редагувати файл.

Якщо взяти файл на редагування та не зберегти його знову, зміни не буде збережено. Якщо потрібно зберегти зміни, завжди збережіть файл.

Спосіб збереження файлу залежить від редактора або засобу, що використовується. Якщо ви редагуєте текстовий файл в Інтернеті, потрібно явно натиснути кнопку Зберегти. Однак якщо ви редагуєте документ у програмі Microsoft 365, наприклад у Word або Excel, документ можна закрити, і він збережеться автоматично.

Якщо взяти файл на редагування, зберегти його, а потім скасувати взяття на редагування, внесені зміни не буде збережено в бібліотеці.

Чому можна редагувати файл без його взяття на редагування?

За замовчуванням будь-який користувач із дозволом на редагування в бібліотеці документів може змінити файл. Однак, перш ніж змінювати файл, можна настроїти для бібліотеки обов'язкове взяття файлу на редагування.

Для цього потрібно бути власником бібліотеки документів або адміністратором сайту або мати відповідні дозволи.

1. Відкрийте бібліотеку, для якої потрібно взяти на редагування.

2. У SharePoint натисніть кнопку Настройки , а потім виберіть пункт Настройки бібліотеки.

   

   У SharePoint 2016 виберіть елемент Сторінка, а потім – Настройки бібліотеки.

   

3. На сторінці Настройки виберіть Настройки керування версіями.

   

4. На сторінці Настройки керування версіями прокрутіть униз і виберіть так , щоб вимагати взяття документів на редагування, перш ніж їх можна буде редагувати.

   

Як вимагати взяття файлів на редагування в бібліотеці?

За замовчуванням бібліотека документів дає змогу учасникам редагувати та редагувати файли з дозволами, не витягаючи їх. Щоб запобігти цьому, увімкніть обов'язкове взяття на редагування в бібліотеці. Для цього потрібно бути власником бібліотеки документів або адміністратором сайту або мати відповідні дозволи.

1. Відкрийте бібліотеку, для якої потрібно взяти на редагування.

2. У SharePoint натисніть кнопку Настройки , а потім виберіть пункт Настройки бібліотеки.

   

   У SharePoint 2016 виберіть елемент Сторінка, а потім – Настройки бібліотеки.

   

3. На сторінці Настройки виберіть Настройки керування версіями.

   

4. На сторінці Настройки керування версіями прокрутіть униз і виберіть так , щоб вимагати взяття документів на редагування, перш ніж їх можна буде редагувати.

   

Визначення користувача, який узяв файли на редагування

Щоб швидко дізнатися, хто має взятий на редагування стовпець, наведіть вказівник миші на піктограму взятого на редагування , щоб переглянути підказку про те, хто уже брав файл на редагування.

Ви також можете додати стовпець Узято на редагування до стандартного подання бібліотеки. Таким чином усі користувачі зможуть легко дізнатися, хто має документ, узятий на редагування. Щоб дізнатися, як додати стовпець Узято на редагування в SharePoint, див. статтю Створення стовпця в списку або бібліотеці.

Додаткові відомості

• Відомості про SharePoint 2016 див. в статті Створення, змінення або видалення подання списку чи бібліотеки.
• Відомості про sharePoint див. в статті Створення настроюваного подання бібліотеки документів.

Як увімкнути керування версіями?

За допомогою функції керування версіями можна створювати журнал змін документа, який потребує контрольованого циклу публікування, що складається з основних версій або основних і додаткових версій.

Увімкнути керування версіями

Щоб дізнатися, як увімкнути керування версіями, див. статтю Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Який найкращий спосіб передавати файли?

Перетягування файлів

Найпоширеніший спосіб передавання файлів – перетягнути їх із комп’ютера або мережевої папки до бібліотеки документів. Спочатку відкрийте бібліотеку на сайті. Потім знайдіть на комп’ютері документи, які потрібно передати, виділіть їх і перетягніть до області бібліотеки з написом перетягніть файли сюди.

Якщо параметр перетягування файлів не відображається, інсталюйте найновішу версію програмного забезпечення браузера або Microsoft 365. Для цієї функції потрібно мати принаймні Office 2016 або останню версію Microsoft Edge, Firefox чи Chrome.

Використання команди "Відкрити у провіднику" в SharePoint 2016

Ця команда відкриває Файловий провідник на комп'ютері, але на сервері, на якому лежить цей сайт, відображається структура папок. Час від часу може знадобитися скопіювати велику кількість документів з однієї бібліотеки до іншої.

Наприклад, може виникнути потреба перемістити всі документи, створені більше року тому, до іншої бібліотеки, щоб помістити їх в архів. Якщо ви переходите до іншої робочої групи, може знадобитися скопіювати документи зі своєї бібліотеки до бібліотеки підсайту.

Крім того, ви можете виконувати з файлами різноманітні операції – копіювати, перейменовувати, видаляти тощо.

Використання команди "Передати" в SharePoint 2016

У бібліотеці документів натисніть кнопку Передати, а потім виберіть пункт Вибрати Files, а потім перейдіть, щоб передати окремі файли.

Перевага цього способу полягає в тому, що він працює незалежно від типу браузера та його версії.

Поради щодо взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями

Незалежно від способу передавання враховуйте вказані нижче особливості взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями, якщо ці функції активовано.

• Якщо ви передаєте файл до бібліотеки, для яких потрібно взяти файли на редагування, файл спочатку взято на редагування. Щоб інші користувачі мали змогу переглядати та редагувати цей файл, потрібно повернути його з редагування.
• Якщо для бібліотеки настроєно відстеження версій файлів, надісланий файл можна додати як нову версію, яка потім стає частиною журналу версій цього файлу.
• Якщо в бібліотеці вимагається додати до одного або кількох стовпців такі значення, як назва підрозділу або номер проекту, потрібно змінити значення та повернути документ із редагування до завершення операції надсилання.

Додаткові відомості

• Відомості про SharePoint 2016 див. в статті Передавання файлів і папок до бібліотеки.
• Відомості про SharePoint і Microsoft 365 див. в статті Передавання, перегляд і видалення файлів і документів проекту.
• Докладні відомості про документи див. в статті Відео. Додавання документів до бібліотеки.

Як додати новий документ як версію наявного?

Ви можете додати новий документ до нової версії, перевіривши вихід і замінивши весь вміст новою версією. Після змінення взятої на редагування версії поверніть її з редагування. SharePoint створить нову копію, зберігаючи попередні версії (за умови, що її настроєно для цього). Докладні відомості про керування версіями див. в статті Керування версіями в списках і бібліотеках.

Чи можна отримати нагадування про те, що документ витягнуто через певний період часу?

Ні, на жаль, у середовищі SharePoint немає способу встановити нагадування або отримати дату взяття документа на редагування. Є інтерфейси прикладних програм (API), які дозволяють це робити, але для них потрібна спеціальна програма для записування. Зверніться до адміністратора або розробника сайту.

Для візуальної роботи спостерігайте за піктограмою взятого на редагування або додайте стовпець Узятий на редагування до бібліотеки. Щоб дізнатися, як додати стовпець Узято на редагування в SharePoint, див. статтю Створення стовпця в списку або бібліотеці.

Чому інші користувачі не бачать файли, які я щойно завантажив?

Якщо ви надсилаєте файли до бібліотеки з обов’язковим взяттям їх на редагування, вони беруться на редагування автоматично і відображаються лише вам. Ви можете переглядати файли, але інші не можуть, і це легко не помітити. Перш ніж надавати іншим користувачам можливість переглядати та змінювати файли, переконайтеся, що ви вказали всі необхідні властивості, а потім поверніть файли з редагування.

Додаткові відомості

• Докладні відомості про взяття файлу на редагування та взяття на редагування в SharePoint див. в статті Взяття файлів на редагування та повернення їх із редагування в бібліотеці документів.
• Докладні відомості про взяття файлів на редагування та їх повернення в SharePoint 2016 див. в статті Взяття файлів на редагування, повернення з редагування або скасування змін у файлах у бібліотеці SharePoint.
• Відомості про передавання файлів до SharePoint 2016 див. в статті Передавання файлів і папок до бібліотеки.
• Відомості про передавання файлів до SharePoint див. в статті Передавання, перегляд і видалення файлів або документів проекту.

Я клацнув посилання на документ електронною поштою, але відкрив його лише для читання – чому?

Якщо хтось надішле вам посилання на файл SharePoint і ви виберете його, обов'язково прочитайте рядок заголовка, щоб дізнатися, чи відображається повідомлення лише для читання , перш ніж почати редагування. Якщо такий напис присутній і в бібліотеці ввімкнено взяття файлів на редагування, необхідно взяти файл на редагування. Ви завжди можете перейти до бібліотеки, визначивши її розташування за URL-адресою.

Але якщо файл – це документ Office, наприклад Word, Excel або PowerPoint, це значно простіше. Спочатку перемістіть документ у режим редагування, перейдіть на вкладку Файл , а потім знайдіть кнопку Керування версіями , за допомогою якої можна взяти файл на редагування.

Але зверніть увагу, що також можливо, що файл уже взято на редагування, тому в такому разі команда Узяти на редагування буде недоступною.

Чи слід використовувати локальну папку для чернеток?

Як часто ви бачили таке вікно?

Функція локальних чернеток була доступною в багатьох версіях. Скориставшись командою Використовувати локальну папку для чернеток, ви можете зберегти файл на комп’ютері та легко знаходити його, якщо потрібно відкрити файл без підключення до мережі. За замовчуванням папка називається Чернетки SharePoint і розташована в папці Документи або Мої документи . До речі, це діалогове вікно не відображається, якщо вибрати кілька файлів для взяття на редагування.

Але часи змінилися. Якщо потрібно працювати з файлами в автономному режимі, радимо скористатися службою OneDrive для роботи або навчального закладу, завдяки якій можна зробити швидку роботу з будь-якою бібліотекою документів в автономному режимі та автоматично синхронізувати зміни.

Додаткові відомості

• Синхронізуйте бібліотеки OneDrive або інші бібліотеки SharePoint із комп'ютером за допомогою OneDrive.
• Завантажте безкоштовний клієнт синхронізатор OneDrive.

Як узяти файли з редагування в різних папках?

Як правило, бібліотеки, впорядковані за папками, містять подання за промовчанням, яке дає змогу переглядати всі папки. Якщо потрібно повернути з редагування багато файлів у багатьох папках, створіть нове подання, яке "сплюснути" бібліотеку, щоб усі файли відобразяться в одному поданні без папок. Для цього виберіть команду Відображати всі елементи без папок у розділі Папки на сторінці "Зміна подання". Ви можете збільшити обмеження на розмір файлу, щоб одночасно переглянути всі файли, збільшивши кількість елементів, які відображатимуться в розділі Обмеження кількості елементів. Це спрощує виділення всіх файлів, які потрібно повернути з редагування.

Додаткові відомості

• Відомості про SharePoint 2016 див. в статті Створення, змінення або видалення подання списку чи бібліотеки.
• Відомості про sharePoint див. в статті Створення настроюваного подання бібліотеки документів.

Чому в моїй локальній папці OneDrive для роботи або навчання не відображається піктограма Взято на редагування?

Якщо бібліотеку синхронізовано зі службою OneDrive для роботи або навчання, ви все одно можете взяти файли на редагування в браузері. У колі відображається піктограма "Взято на редагування " у браузері, щоб указати, що файл взято на редагування. Однак у файлі в локальній папці пристрою немає піктограми Взято на редагування, оскільки локальна папка не знає про стан взяття файлу на редагування та повернення з редагування на сайті SharePoint.

Щоб вирішити проблему, виконайте вказані нижче дії у своїй локальній папці.

1. Клацніть ім’я файлу правою кнопкою миші.
2. Виберіть Переглянути в Інтернеті або OneDrive для роботи або навчального закладу, а потім виберіть Перейти до браузера.

Це дасть змогу переглянути вміст бібліотеки SharePoint разом зі станом взяття на редагування чи повернення з редагування всіх файлів.

Інший користувач узяв файл на редагування й пішов у відпустку. Що тепер?

Вам не потрібно чекати, поки вони повернуться.

Адміністратор сайту або бібліотеки може використовувати дозвіл "Перевизначити взяття на редагування", який дає змогу повернути документ із редагування або скасувати взяття документа на редагування іншим користувачем. Але пам'ятайте про наслідки цього. Ваш колега у відпустці може додати локальну копію зі змінами до документа в бібліотеці, і дві версії потрібно узгодити вручну або за допомогою засобів порівняння, наприклад тих, які надаються Word та Excel.

Додаткові відомості

• Докладні відомості про рівні дозволів у SharePoint.
• Порівняння двох версій книги за допомогою засобу порівняння електронних таблиць.
• Об'єднання виправлень документів.

Чи потрібно активувати функції взяття файлів на редагування та повернення їх із редагування?

Якщо коротко, то взяття файлів на редагування та повернення їх із редагування дають змогу заблокувати файл для особистого редагування, а потім розблокувати його для інших користувачів. Слід обдумувати спосіб спільної роботи під час створення бібліотек, упорядкування файлів і організації спільної роботи. Існує кілька способів спільної роботи над документами. Наведена нижче таблиця допоможе вам вирішити, що найкраще підходить для вас.

Спосіб спільної роботи	Поширене застосування	Рекомендації
Неформальний	Щоденні документи групи, легке або нечасте редагування та випадкові конфлікти редагування.	Вимкніть обов'язкове взяття на редагування (це стандартний параметр бібліотеки), але ви все одно можете взяти на редагування окремі файли за потреби.
Співавторство	Легка співпраця документів у реальному часі з продуктами Office на клієнтських комп'ютерах і за допомогою вебпрограми Office	Вимкніть обов'язкове взяття на редагування та уникайте взяття файлу на редагування, оскільки він несумісний із співавторством.
Формальний	Послідовні примітки, рецензування та затвердження документа.	Увімкнути обов'язкове взяття на редагування.

Нижче наводяться додаткові поради на випадок, коли взяття на редагування вмикається в бібліотеці документів, а також розглядаються можливості цієї функції.

• Намагайтеся не брати на редагування файли на довгий час.
• Додайте стовпець Ким взято на редагування у подання бібліотеки за промовчанням. Таким чином інші користувачі зможуть легко дізнатися, хто має документ, узятий на редагування. Якщо цей стовпець не відображається в поданні, ви все одно можете навести вказівник миші на піктограму взятого на редагування , щоб переглянути підказку про те, хто уже брав файл на редагування.
• Запитайте, перш ніж перевизначення взяття на редагування іншого користувача.
• Не редагуйте вже взяті на редагування файли.
• Пам'ятайте, що зміни не відображаються для інших користувачів, доки їх не буде повернути з редагування.

Додаткові відомості

• Настройте в бібліотеці обов'язкове взяття файлів на редагування.
• Спільна робота над документами та співавторство.
• Створення стовпця в списку або бібліотеці.
• Створення, змінення або видалення подання списку чи бібліотеки.

Я читаю та пробую все, але все одно не застрягаю – що робити зараз?

Якщо проблеми не зникають або ви помічаєте незвичайні явища, можливо, варто надіслати запит до служби підтримки.

Звернення до служби підтримки продуктів для бізнесу - Admin Довідка