Створення простого звіту

У програмі Access можна створювати різноманітні звіти від простих до складних. Спочатку подумайте про джерело записів звіту. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів або згрупований зведений обсяг збуту за регіоном, спочатку вирішіть, які поля містять дані, які потрібно відобразити, а які таблиці або запити містять ці поля.

Вибравши джерело записів, зазвичай найпростіше створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів допоможе вам переглянути низку запитань, а потім створить звіт на основі ваших відповідей.

У цій статті

• Вибір джерела записів
• Створення звіту за допомогою інструмента "Звіт"
• Створення звіту за допомогою майстра звітів
• Створення етикеток за допомогою майстра етикеток
• Створення звіту за допомогою інструмента "Пустий звіт"
• Розділи звіту
• Елементи керування
• Налаштування звіту в режимі розмітки
• Налаштування звіту в поданні конструктора
• Додавання до звіту елементів керування
• Збереження результатів роботи
• Перегляд, друк або надсилання звіту як повідомлення електронної пошти
• Перегляд звіту
• Друк звіту
• Надсилання звіту як повідомлення електронної пошти

Вибір джерела записів

Звіт складається з даних, які видобуваються з таблиць або запитів, а також з інформації, яка зберігається з макетом звіту, як-от позначок, заголовків і графічних елементів. Таблиці та запити, що містять вихідні дані, також називаються джерелом записів звіту. Якщо потрібні поля розташовано в одній таблиці, її можна вказати джерелом записів. Якщо потрібні поля розташовано в кількох таблицях, потрібно створити один або кілька запитів, що використовуватимуться як джерело записів. Можливо, ці запити вже існують у базі даних, але іноді потрібно створювати нові запити, що відповідають потребам звіту.

Створення звіту за допомогою інструмента "Звіт"

Засіб "Звіт" – це найшвидший спосіб створити звіт, оскільки він створюється одразу, не запитуючи докладніші відомості. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, остаточний звіт не буде створено, але його зручно використовувати для швидкого перегляду базових даних. Потім можна зберегти звіт і змінити його в режимі розмітки або конструктора.

1. В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.
2. На вкладці Створення в групі Звіти натисніть кнопку Звіт. Access сформує звіт і відобразить його в режимі розмітки.
3. Докладні відомості про перегляд і друк звіту див. в статті Перегляд, друк або надсилання звіту як повідомлення електронної пошти.

Переглянувши звіт, ви можете зберегти його та закрити як звіт, так і вихідну таблицю або запит, що використовувався як джерело записів. Коли ви наступного разу відкриєте звіт, Access відобразить оновлені дані з джерела записів.

Створення звіту за допомогою майстра звітів

Щоб точніше вибрати поля для звіту, можна скористатися майстром звітів. Ви також можете визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами вказано заздалегідь.

1. На вкладці Створення у групі Звіти натисніть кнопку Майстер звітів.
2. Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово. Під час попереднього перегляду звіту ви побачите, як він виглядатиме під час друку. Ви також можете збільшити масштаб, щоб збільшити деталі. Докладні відомості про перегляд і друк звіту див. в статті Перегляд, друк або надсилання звіту як повідомлення електронної пошти.

Створення етикеток за допомогою майстра етикеток

Майстер етикеток дає змогу легко створювати різноманітні етикетки стандартних розмірів.

1. В області переходів двічі клацніть таблицю або запит, який використовуватиметься як джерело записів, щоб відкрити його.
2. На вкладці Створення в групі Звіти натисніть кнопку Етикетки.
3. Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра етикеток. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

У програмі Access етикетки відображаються в режимі попереднього перегляду, щоб можна було побачити, як вони виглядатимуть під час друку. За допомогою повзунка в рядку стану Access можна збільшити докладні відомості. Докладні відомості про перегляд і друк звіту див. в статті Перегляд, друк або надсилання звіту як повідомлення електронної пошти.

Створення звіту за допомогою інструмента "Пустий звіт"

Якщо ви не хочете використовувати засіб "Звіт" або "Майстер звітів", ви можете створити звіт із нуля за допомогою засобу "Пустий звіт". Це швидкий спосіб створити звіт, особливо якщо планується розмістити на ньому лише кілька полів.

1. На вкладці Створення в групі Звіти натисніть кнопку Пустий звіт. Пустий звіт відображається в режимі розмітки, а в правій частині вікна Access з'явиться область Список полів .
2. В області Список полів клацніть знак "плюс" поруч із таблицею або таблицями, які містять поля, які потрібно відобразити у звіті.
3. Перетягніть кожне поле до звіту по одному або, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl , виберіть кілька полів. Потім перетягніть їх на звіт одночасно.
4. За допомогою засобів у групі Колонтитули на вкладці Конструктор звітів можна додати емблему, назву, номери сторінок або дату й час до звіту.

Розділи звіту

Макет звіту в Access складається з кількох розділів. Переглянути ці розділи можна, відкривши звіт у поданні конструктора. Щоб створювати повноцінні звіти, необхідно розуміти засади роботи кожного розділу. Наприклад, спосіб обчислення результату залежить від розділу, у якому розташовано обчислюваний елемент керування. У наведеному нижче списку описуються типи частин і їх призначення.

• Верхній колонтитул звіту. Цей розділ друкується лише один раз на початку звіту. Використовуйте його для отримання відомостей, які зазвичай можуть відображатися на титульній сторінці, наприклад емблеми, назви або дати. Якщо розташувати в заголовку звіту обчислюваний елемент керування, який використовує Sum агрегатну функцію, обчислювана сума буде обчислювана для всього звіту. Верхній колонтитул звіту друкується перед заголовком сторінки.

• Верхній колонтитул сторінки. Цей розділ друкується у верхній частині кожної сторінки. Наприклад, він використовується для повторення заголовку звіту на кожній сторінці.

• Верхній колонтитул групи. Цей розділ друкується на початку кожної нової групи записів. За його допомогою можна надрукувати ім'я групи. Наприклад, у звіті, згрупований за продуктом, скористайтеся заголовком групи, щоб надрукувати назву продукту. Якщо розташувати в заголовку групи обчислюваний елемент керування, який використовує Sum агрегатну функцію, сума буде призначена для поточної групи.

• Докладні відомості. Цей розділ друкується один раз для кожного рядка джерела записів. Розташуйте тут елементи керування, які складають основний текст звіту.

• Нижній колонтитул групи: цей розділ друкується в кінці кожної групи записів. За її допомогою можна надрукувати зведені відомості для групи.

• Нижній колонтитул сторінки: цей розділ друкується в кінці кожної сторінки. Використовується для друку номерів сторінок або відомостей на сторінці.

• Нижній колонтитул звіту: цей розділ друкується лише один раз у кінці звіту. Використовується для друку підсумків звітів або інших зведених відомостей для всього звіту.

  Примітка.

  У поданні конструктора нижній колонтитул звіту розташовано під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту розташовуватиметься над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка відомостей на останній сторінці.

На початок

Елементи керування

Елементи керування – це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та надають можливості перегляду й роботи з інформацією, що вдосконалює інтерфейс користувача (надписами, зображеннями тощо). Access підтримує три типи елементів керування: зв’язані, вільні та обчислювані.

• Зв'язаний елемент керування: елемент керування, джерело даних якого є полем у таблиці або запиті. Зв’язані елементи керування використовуються для відображення значень, які отримуються з полів бази даних. Значення може бути текстом, числом, значенням "Так/Ні", зображенням або схемою. Текстове поле – найпоширеніший тип зв’язаного елемента керування. Наприклад, текстове поле форми, у якому відображається прізвище працівника, може отримувати дані з поля "Прізвище" таблиці "Працівники".
• Незв'язаний елемент керування: елемент керування, який не має джерела даних, наприклад поля або виразу. Вільні елементи керування використовуються для відображення відомостей, ліній, прямокутників і зображень. Наприклад, вільним є надпис, у якому відображається назва звіту.
• Обчислюваний елемент керування: елемент керування, джерело даних якого є виразом, а не полем. Укажіть потрібне значення в елементі керування, визначивши вираз як джерело даних для елемента керування. Вираз – це поєднання операторів, як-от = і +, імен елементів керування, імен полів, функцій, які повертають одне значення, і констант. Наприклад, вираз =[Unit Price] * 0.75 обчислює ціну елемента зі знижкою 25 відсотків, помножуючи значення в полі "Ціна за одиницю" на постійне значення (0.75). Вираз може використовувати дані з поля базової таблиці чи запиту або з елемента керування у звіті.

Під час створення звіту доцільно спершу додати й розташувати всі зв’язані елементи керування, особливо якщо їх у звіті найбільше. Потім можна додати незв'язані та обчислювані елементи керування, які завершують оформлення, за допомогою засобів у групі Елементи керування на вкладці Конструктор звіту .

Елемент керування приєднується до поля через ідентифікацію поля, з якого елемент керування отримує дані. Ви можете створити елемент керування, зв’язаний із вибраним полем, перетягнувши поле з області Список полів до звіту. В області Список полів відображаються поля базової таблиці або базового запиту звіту. Щоб відобразити область Список полів , на вкладці Конструктор звіту в групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

Крім того, поле можна зв'язати з елементом керування, ввівши ім'я поля в самому елементі керування або в полі для ControlSource значення на аркуші властивостей елемента керування. Аркуш властивостей визначає характеристики елемента керування, наприклад його ім'я, джерело даних і формат.

Щоб створити елемент керування, краще використовувати область Список полів із двох причин:

• Зв'язаний елемент керування має вкладений підпис, а в підписі за замовчуванням використовується ім'я поля або підпис, визначений для цього поля в базовій таблиці чи запиті. Це означає, що вам не потрібно вводити підпис самостійно.
• Зв'язаний елемент керування успадковує багато параметрів поля в базовій таблиці або запиті, як-от Format, DecimalPlacesі InputMask властивості. Через це ці параметри властивостей залишаються незмінними щоразу, коли ви створюєте елемент керування, прив'язаний до цього поля.

Якщо ви вже створили незв'язаний елемент керування та хочете зв'язати його з полем, установіть для властивості елемента керування ControlSource ім'я поля. Щоб отримати додаткові відомості про властивість, виконайте пошук у довідці за запитом ControlSourceControlSource.

На початок

Налаштування звіту в режимі розмітки

Створивши звіт, ви можете легко налаштувати його структуру в режимі розмітки. Використовуючи фактичні дані зі звіту як орієнтир, ви можете змінити ширину стовпців, перевпорядкувати рядки, а також додати рівні групування та підсумки. У звіті можна розмістити нові поля, а також визначити властивості звіту та його елементів керування.

Щоб перейти в режим розмітки, клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.

Звіт відобразиться в режимі розмітки.

Ви можете змінити властивості звіту, його елементів керування та розділів, скориставшись аркушем властивостей. Щоб відобразити аркуш властивостей, натисніть клавішу F4.

Ви можете додати поля з базової таблиці або базового запиту до макету звіту, скориставшись областю Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте одну з таких дій:

• На вкладці Макет звіту – Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
• Натисніть клавішу Alt+F8.

Після цього можна додавати поля, перетягуючи їх з області Список полів до звіту.

На початок

Налаштування звіту в поданні конструктора

Ви також можете налаштувати макет звіту в поданні конструктора. Ви можете додати до звіту нові елементи керування та поля, додавши їх до бланка. Аркуш властивостей надає доступ до великої кількості властивостей, за допомогою яких можна налаштувати звіт.

Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім’я звіту в області переходів і виберіть пункт Конструктор.

Звіт відобразиться в поданні конструктора.

Ви можете змінити властивості звіту, його елементів керування та розділів, скориставшись аркушем властивостей. Щоб відобразити аркуш властивостей, натисніть клавішу F4.

Ви можете додати поля з базової таблиці або базового запиту до макету звіту, скориставшись областю Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте одну з таких дій:

• На вкладці Конструктор звіту в групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
• Натисніть клавішу Alt+F8.

Після цього можна додавати поля, перетягуючи їх з області Список полів до звіту.

На початок

Додавання полів з області "Список полів"

• Щоб додати окреме поле, перетягніть його з області Список полів до розділу звіту, де його потрібно відображати.
• Щоб додати кілька полів одночасно, клацніть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl . Потім перетягніть вибрані поля до звіту.

Коли ви перетягуєте поля до розділу звіту, Access створює зв’язаний елемент керування "текстове поле" для кожного з полів і автоматично розміщує надпис поруч із кожним полем.

На початок

Додавання до звіту елементів керування

Деякі елементи керування створюються автоматично, наприклад, зв’язане текстове поле, яке створюється під час додавання до звіту поля з області Список полів. Багато інших елементів керування можна створити в режимі конструктора за допомогою засобів у групі Елементи керування на вкладці Конструктор звіту .

Визначення назви інструмента

• Наведіть вказівник миші на інструмент. Відобразиться назва інструмента.

Створення елемента керування за допомогою інструментів із групи "Елементи керування"

1. Виберіть інструмент відповідно до типу елемента керування, який потрібно додати. Наприклад, щоб створити прапорець, клацніть засіб "Прапорець ".

2. На бланку звіту клацніть місце, де потрібно розташувати верхній лівий кут елемента керування. Клацніть один раз, щоб створити елемент керування стандартного розміру, або клацніть інструмент і протягніть його по бланку звіту, щоб створити елемент потрібного розміру.

3. Якщо не вдалося відразу розташувати елемент керування належним чином, його можна перемістити, виконавши такі дії:

   1. Виберіть елемент керування, клацнувши його.
   2. Наведіть вказівник миші на край елемента керування, доки вказівник не перетвориться на чотиривістрева стрілка .
   3. Перетягніть елемент керування до потрібного місця.

Ця процедура створює незв'язаний елемент керування. Якщо в елементі керування можуть відображатися дані, наприклад текстове поле або прапорець, потрібно ввести у властивість ім'я поля або вираз, перш ніж у ControlSource ньому відобразяться будь-які дані. Докладні відомості див. в статті Загальні відомості про елементи керування.

Відображення аркуша властивостей

Щоб відобразити аркуш властивостей у поданні конструктора, виконайте одну з таких дій:

1. На вкладці Конструктор звіту в групі Знаряддя натисніть кнопку Аркуш властивостей.
2. Натисніть клавішу F4.

На початок

Збереження результатів роботи

Зберігши макет звіту, ви можете запускати звіт скільки завгодно разів. Макет звіту не змінюється, але коли ви переглядаєте чи друкуєте звіт, використовуються поточні дані. За потреби ви можете змінити макет звіту або створити новий звіт на основі наявного.

Збереження макета звіту

1. Виберіть пункт Зберегти файл> або натисніть клавішу Ctrl+S. Крім того, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
2. Якщо звіт не має імені, введіть ім’я в полі Ім’я звіту та натисніть кнопку OK.

Збереження макета звіту під новим іменем

1. Виберіть команду Зберегти>як>зберегти об'єкт як.
2. У діалоговому вікні Збереження документа введіть ім'я в полі Зберегти звіт до нового звіту та натисніть кнопку OK.

На початок

Перегляд, друк або надсилання звіту як повідомлення електронної пошти

Зберігши макет звіту, ви можете використовувати його знову й знову. Макет звіту не змінюється, але щоразу, коли ви переглядаєте чи друкуєте звіт, використовуються поточні дані. За потреби ви можете змінити макет звіту або створити новий звіт на основі наявного.

Перегляд звіту

Переглянути звіт можна кількома способами. Вибраний метод залежить від того, що потрібно зробити зі звітом і його даними:

• Щоб тимчасово змінити дані , які відображаються у звіті, перш ніж друкувати, або скопіювати дані зі звіту до буфера обміну, скористайтеся поданням звіту.
• Якщо потрібно змінити макет звіту під час перегляду даних, скористайтеся режимом розмітки.
• Щоб побачити, як виглядатиме звіт під час друку, скористайтеся попереднім переглядом.

Перегляд звіту в поданні звіту

Якщо двічі клацнути звіт в області переходів, за замовчуванням він відкриється в поданні звіту. Якщо звіт не відкрито, двічі клацніть його в області переходів, щоб він відобразився в поданні звіту.

Якщо звіт уже відкрито, в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім’я звіту та виберіть пункт Подання звіту.

Робота з даними в поданні звіту

У поданні звіту можна виділити текст і скопіювати його до буфера обміну. Щоб виділити цілі рядки, клацніть і перетягніть вказівник по межі поруч із рядками, які потрібно виділити. Ці рядки потім можна скопіювати до буфера обміну, виконавши одну з таких дій:

1. На вкладці Основне в групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати.
2. Клацніть правою кнопкою миші виділені рядки й виберіть команду Копіювати.
3. Натисніть клавішу Ctrl+C.

Відображення лише потрібних рядків за допомогою фільтрів

Ви можете застосувати фільтри до даних звіту безпосередньо в поданні звіту. Наприклад, якщо у звіті є стовпець "Країна або регіон" і вам потрібно вибрати лише ті рядки, у яких цей стовпець має значення "Канада", виконайте такі дії:

1. Знайдіть у звіті слово "Канада" та клацніть його правою кнопкою миші.
2. Клацніть Дорівнює "Канада".

Програма Access створить і застосує фільтр.

Увімкнення й вимкнення фільтрів

Ви можете переключатися між відображенням фільтрованих і нефільтрованих даних, натискаючи на вкладці Основне в групі Сортування й фільтр кнопку Застосувати фільтр. Ці дії не призводять до видалення фільтра – він лише вмикається та вимикається.

Видалення фільтра

1. Правою кнопкою миші клацніть поле, з якого потрібно видалити фільтр.
2. Натисніть кнопку Очистити фільтр із імені поля. (Фактичне поле вказано для поля ім'я_поля).)

Якщо видалити фільтр, ви не зможете знову ввімкнути його за допомогою команди Застосувати фільтр. Спершу знадобиться створити новий фільтр.

Попередній перегляд звіту

Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Попередній перегляд.

Для послідовного перегляду сторінок або для переходу до потрібної сторінки можна користуватися кнопками переходу.

1. Клацніть, щоб відобразити першу сторінку.
2. Клацніть, щоб відобразити попередню сторінку.
3. Клацніть, щоб відобразити наступну сторінку.
4. Клацніть, щоб відобразити останню сторінку.
5. Введіть номер сторінки в цьому полі, а потім натисніть клавішу Enter , щоб перейти до певної сторінки.

У режимі попереднього перегляду можна збільшити масштаб, щоб відобразити деталі, або зменшити його, щоб переглянути розташування даних на сторінці. Установивши вказівник на звіті, клацніть один раз. Щоб скасувати ефект масштабування, клацніть ще раз. Ви також можете скористатись елементом керування масштабом у рядку стану Access, щоб ще трохи збільшити або зменшити зображення.

Щоб вийти з режиму попереднього перегляду, виконайте одну з таких дій:

• На вкладці Попередній перегляд натисніть кнопку Закрити вікно.
• Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим розмітки або Режим конструктора .

На початок

Друк звіту

Ви можете надрукувати звіт, коли його відкрито в будь-якому поданні або навіть коли його закрито. Перед друком ретельно перевірте параметри сторінки, зокрема поля й орієнтацію сторінки. Access зберігає параметри сторінки разом зі звітом, тому їх потрібно налаштувати лише раз. Ви зможете змінити їх згодом відповідно до своїх потреб.

Змінення параметрів сторінки

1. Відкрийте звіт у режимі Попередній перегляд. Параметри сторінки можна змінити в будь-якому поданні, але найкраще це робити в режимі попереднього перегляду, оскільки внесені зміни негайно відбиваються на зображенні.
2. На вкладці Попередній перегляд у групах Макет сторінки та Розмір сторінки натисніть кнопку Книжкова або Альбомна , щоб установити орієнтацію сторінки, Розмір , щоб установити розмір паперу, Поля для настроювання полів тощо.
3. Внісши потрібні зміни, за допомогою кнопок переходу перегляньте кілька сторінок, щоб упевнитись у відсутності проблем із форматуванням на наступних сторінках.

Передавання звіту на принтер

1. Відкрийте звіт у будь-якому поданні або виберіть його в області переходів.
2. Натисніть кнопкуДрук>файлу>. Відкриється діалогове вікно Друк.
3. Налаштуйте запропоновані параметри, зокрема принтер, діапазон друку та кількість копій.
4. Натисніть кнопку OK.

На початок

Надсилання звіту як повідомлення електронної пошти

Ви можете надіслати звіт одержувачам як повідомлення електронної пошти, а не друкувати паперову копію.

1. В області переходів виберіть звіт, клацнувши його. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Електронна пошта.
2. У діалоговому вікні Надіслати об’єкт як виберіть потрібний формат у списку Виберіть формат виводу.
3. Виконайте вказівки в решті діалогових вікон.
4. У програмі електронної пошти введіть відомості про повідомлення та надішліть повідомлення.

На початок