Під час імпортування даних до Access іноді вихідні дані не розподіляються належним чином між пов'язаними таблицями. Щоб отримати максимум користі від програми Access, дані потрібно нормалізувати, розділивши їх на різні таблиці, кожна з яких присвячена одній інформації, і пов'язаних між собою ключовими відомостями. Аналізатор таблиць може допомогти вам виконати це важливе завдання: на стрічці виберіть вкладку "Знаряддя бази даних", а потім у групі "Аналізувати " натисніть кнопку "Аналіз таблиці". Буде запущено майстер, який допоможе виконати весь процес.
Примітка.
Відомості в цій статті стосуються лише настільних баз даних Microsoft Access (.mdb або ACCDB).
1. Вихідна таблиця
2. Таблиці, створені аналізатором таблиць
3. Запит, створений аналізатором таблиць
4. Список підстановки
Якщо база даних Microsoft Access містить таблицю, яка містить повторювані дані в одному або кількох полях, скористайтеся аналізатором таблиць, щоб розділити дані між пов'язаними таблицями, щоб зберігати їх безпечніше та ефективніше. Ця процедура називається нормалізацією.
Аналізатор таблиць розділяє одну таблицю, яка містить повторювані дані, на окремі таблиці, у яких кожен тип інформації зберігається лише один раз. Це робить базу даних ефективнішою та простішою для оновлення, а також зменшує її розмір. Коли майстер розділить дані, ви все ще зможете переглядати дані та працювати з ними в одному місці, створивши майстер запит.
За допомогою запиту можна оновлювати дані в кількох таблицях одночасно. Запит також пропонує інші функції, які дають змогу заощадити час для підвищення точності даних.
- Якщо змінити поле, яке повторюється в запиті, усі записи з цим значенням автоматично оновляться, оскільки фактично оновлюється лише одне поле в базовій таблиці запиту.
- Від нових таблиць запит успадковує поля підстановки, які дають змогу змінювати значення полів, вибираючи значення зі списку, замість того, щоб вводити їх правильно. Список підстановки підставляє значення з базової таблиці. Якщо одне й те саме значення застосовується до кількох записів, ви можете забезпечити точність і узгодженість, вибираючи це значення зі списку кожного разу.
- Форми та звіти, які раніше базувалися на вихідній таблиці, тепер автоматично базуватимуться на запиті, оскільки майстер присвоює запиту ім'я вихідної таблиці та змінює ім'я таблиці.
- Наявні форми та звіти на основі запиту успадкують автоматичне оновлення полів. Нові форми та звіти також успадковуватимуть списки підстановки.