Ключові показники ефективності (KPI) – це візуальні міри ефективності. KPI підтримується певним обчислюваним полем і призначений, щоб допомогти користувачам швидко оцінити поточне значення та стан певного показника порівняно з визначеним цільовим значенням. KPI порівнює ефективність значення, визначеного базовою мірою, з цільовим значенням, яке також визначається мірою або абсолютним значенням. Якщо у вашій моделі немає мір, див. статтю "Створення міри".
Ось зведена таблиця з рядками стовпця "ПІБ працівника" та показником KPI продажів у значеннях.
Дізнайтеся більше про показники KPI нижче, а потім продовжуйте читати наступний розділ, щоб дізнатися, як легко створити власний KPI.
Докладні відомості про показники KPI
KPI – це спосіб кількісного вимірювання досягнення бізнес-цілей. Наприклад, відділ збуту в організації може використовувати показник KPI, щоб порівнювати місячний валовий прибуток із запланованим. Відділ бухгалтерського обліку може порівнювати місячні видатки з доходом, щоб оцінювати витрати, а відділ кадрів може щоквартально оцінювати плинність кадрів. Кожний із цих показників – це приклади показника KPI. Різні професіонали у сфері бізнесу часто групують показники KPI у системі показників ефективності, щоб швидко отримувати точні дані про успішність діяльності підприємства протягом певного періоду або визначати тенденції.
KPI містить базове значення, цільове значення та граничні значення стану.
Базове значення
Базове значення – це обчислюване поле, яке має повертати значення. Цим значенням, наприклад, може бути сукупність продажів або прибуток за певний період.
Цільове значення
Цільове значення – це також обчислюване поле, результатом якого є значення (можливо, абсолютне). Наприклад, обчислюване поле можна використати як цільове значення, в якому керівники організацій хочуть порівняти відстеження відділом збуту для досягнення певної квоти, де обчислюване поле бюджету представлятиме цільове значення. Прикладом, у якому абсолютне значення використовується як цільове значення, є типовий випадок, коли керівнику відділу кадрів потрібно оцінити кількість оплачуваних годин відгулу для кожного працівника, а потім порівняти середнє значення. Середнє число днів ВВП буде абсолютною величиною.
Граничні значення стану
Граничне значення стану визначається діапазоном між нижнім і верхнім граничними значеннями. Граничне значення стану відображається у графічному вигляді, завдяки чому користувачі можуть легко визначити стан базового значення порівняно з цільовим значенням.
Створення показника KPI
Указівки
У поданні даних клацніть таблицю з мірою, яку потрібно використовувати як базову. Дізнайтеся, як створити базову міру, якщо потрібно.
Переконайтеся, що відображається область обчислення. Якщо ні, виберіть пункт "Головна>область обчислення ", щоб відобразити область обчислення під таблицею.
В області обчислення клацніть правою кнопкою миші обчислюване поле, яке використовуватиметься як базова міра (значення), і виберіть Створити показник KPI.
У розділі Визначте цільове значення виконайте одну з таких дій:
Виберіть Міра, а потім – цільову міру в полі.
Виберіть елемент Абсолютне значення і введіть числове значення.
Примітка.
Якщо це поле пусте, у моделі немає обчислюваних полів. Вам потрібно створити міру.
У розділі "Визначення граничних значень стану" протягніть пальцем, щоб настроїти нижнє та верхнє порогові значення.
У вікні Вибір стилю піктограм клацніть потрібний тип зображення.
Натисніть кнопку "Описи" та введіть описи для показника KPI, значення, стану та цільового значення.
Редагування показника KPI
В області обчислення клацніть правою кнопкою миші міру, яка використовується як базова міра (значення) показника KPI, і виберіть Редагувати настройки KPI.
Видалення показника KPI
В області обчислення клацніть правою кнопкою миші міру, яка використовується як базова міра (значення) показника KPI, і виберіть Видалити KPI.
Пам'ятайте, що видалення показника KPI не видаляє базову або цільову міру (якщо її визначено).
Приклад
Керівник відділу збуту компанії Adventure Works хоче створити зведену таблицю, яку можна буде використовувати для швидкого відображення відомостей про те, чи виконують працівники відділу свої квоти із продажів за певний рік. Необхідно, щоб для кожного працівника відділу збуту у зведеній таблиці відображався фактичний обсяг збуту в грошовій формі, розмір квоти із продажів у грошовій формі та просте графічне відображення стану виконання квоти кожним працівником. Керівнику потрібна можливість поділу даних за роками.
Для цього керівник відділу збуту додає до книги AdventureWorks показник KPI продажів. Після цього він створює зведену таблицю з полями (обчислюваними полями та показником KPI) і роздільниками, щоб проаналізувати, чи виконують працівники відділу збуту свої квоти із продажу.
У надбудові Power Pivot у стовпці SalesAmount таблиці FactResellerSales створюється обчислюване поле, у якому відображається фактичний обсяг збуту в грошовій формі для кожного працівника. На основі цього обчислюваного поля визначається базове значення показника KPI. Керівник відділу збуту може виділити стовпець і натиснути кнопку Автосума на вкладці Головна або ввести формулу в рядку формул.
Обчислюване поле продажів створюється за допомогою такої формули:
Sales:=Sum(FactResellerSales[SalesAmount])
У стовпці SalesAmountQuota таблиці FactSalesQuota визначається квоту обсягу продажів для кожного працівника. Значення в цьому стовпці використовуються як цільове обчислюване поле (значення) для показника KPI.
Обчислюване поле SalesAmountQuota створюється за допомогою такої формули:
Target SalesAmountQuota:=Sum(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])
Примітка.
Між стовпцем EmployeeKey таблиці FactSalesQuota та стовпцем EmployeeKey таблиці DimEmployees встановлено зв'язок. Цей зв'язок потрібен, щоб кожного працівника відділу збуту з таблиці DimEmployee було представлено в таблиці FactSalesQuota.
Тепер, коли обчислювані поля готові використовувати як базове та цільове значення показника KPI, обчислюване поле Sales поширюється на новий показник KPI збуту. Для показника KPI збуту обчислюване поле Target SalesAmountQuota визначається як цільове значення. Граничне значення стану визначається як діапазон у відсотках, цільове значення якого становить 100 %. Це означає, що фактичний обсяг збуту, визначений обчислюваним полем Sales, відповідає розміру квоти, визначеному в обчислюваному полі Target SalesAmountQuota. У рядку стану визначено нижнє та верхнє відсоткові значення, а також вибрано тип графіка.
Підсумовуємо приклад із відчутними перевагами KPI
Тепер керівник відділу збуту може створити зведену таблицю, додавши до поля значень базове значення KPI, цільове значення та стан. До поля RowLabel додається стовпець Employees, а стовпець CalendarYear додається як роздільник.
Тепер керівник відділу збуту може швидко переглянути стан продажів для відділу збуту, розділити за роками фактичний обсяг збуту, розмір квоти із продажів і стан для кожного працівника відділу збуту. Він також може проаналізувати тенденції продажів за кілька років, щоб визначити, чи потрібно змінити квоту із продажів для певного працівника.